1 / 60

INTERNAL AUDIT

INTERNAL AUDIT. HELLO!. Abu Hanifah. Education. Bachelor of science,Major : Statistic, Sepuluh November Institute of Technology (ITS) Surabaya Certified Lead Auditor ISO 14001. Work Experiences. PT PAL INDONESIA PERSERO (1999-2013) Research & Development

tiffanyb
Download Presentation

INTERNAL AUDIT

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. INTERNAL AUDIT

  2. HELLO! Abu Hanifah Education • Bachelor of science,Major: Statistic, Sepuluh November Institute of Technology (ITS) Surabaya • Certified Lead Auditor ISO 14001 Work Experiences • PT PAL INDONESIA PERSERO (1999-2013) • Research & Development • Assistan Manager Productivity Improvement and Measurement • Asistan Manager QA System • Internal Auditor • Manager House Of Quality Indonesia (HOQI) (2013-2014) • Senior Consultant QMS and Researcher • Auditor Equal Assurance Indonesia Areas of Expertise • Quality Improvement and Measurement System • Research and data analyze • System Analyze • Trainer • Management System Development • Balanced Score Card • ISO Auditor

  3. INSTRUCTIONS RULES

  4. TUJUAN PELATIHAN Peserta diharapkan dapat : • Melaksanakan audit internal secara profesional, independen dan obyektif • Mengidentifikasikan kesesuaian, kecukupan dan efektifitas sistem manajemen mutu • Mengidentifikasikan lingkup perbaikan dan meningkatkan secara berkelanjutan

  5. ISO 9001:2015 Overview

  6. Quality Overview Definisi Kualitas Mengapa harus berkualitas

  7. ISO Overview Darimanakah asal ISO? Siapakah yang menyiapkan Standar ISO? Siapakah Anggota Technical Commitee ISO?

  8. Transformasi ISO 9001:2015 ISO 9001:1987 ISO 9002:1987 ISO 9003:1987 ISO 9001:1994 ISO 9002:1994 ISO 9003:1994 ISO 9001:2008 ISO 9001:2000

  9. Persyaratan ISO 9001:2015 Introduction Scope Normative Reference Terms and Conditions Context of the Organizations Leadership Planning Support Operation Performance Evaluation Improvement Auditable Requirement

  10. Auditable Requirement • Context of The Organization • Understanding the organization and its context • Understanding the needs and expectation interest parties • Determining the scope of the QMS • QMS and its process • Leadership • Leadership and Commitment –customer focus • Policy – Quality Policy (Developping and Communicating) • Organization Roles, Responsibilities and Authorities • Planning • Action to Address Risk and Opportunity • Quality Objective and Planning to Achieve • Planning of Change

  11. Auditable Requirement • Support • Resources (People, Infrastructure, Environment, Monitoring and Measuring Resources, Measurement Tracebility, Knowledge Organization) • Competence • Awareness • Communication • Documented Information • Operation • Operation Planning and Control • Requirement of Product and Service • Design and development products and Services • Control of External Provided Process • Production and Service Provision (controling, identification and Tracebility, Customer Properties, Preservation) • Release Product and Service • Control of Unconforming Output • Performance Evaluation • Improvement

  12. Auditable Requirement • Performance Evaluation • Monitoring, Measurement, Analysis and Evaluation (data processing, Customer Satisfaction) • Internal Audit • Management review • Improvement • Nonconformity and Corrective Action • Continual Improvement

  13. Prinsip Mutu Customer Focus Leadership Engagement of People Process Approach Improvement Evidence Based Decission Making Relationship

  14. Process Approach Input Output Process System Approach Keinginan Pelanggan Process Kepuasan Pelanggan Process Process Process

  15. PDCA Cycle Output Input Process

  16. MILESTONE IMPLEMENTASI QMS Analisa GAP 1 Pembentukan Tim Mutu dan Pelatihan Pemahaman ISO dan Sistem Dokumentasi 2 3 PengembanganSistemManajemenMutudanPenyusunanDokumen 4 PendampinganPenerapanSistemManajemenMutu 5 Pelatihan Internal Audit danPendampingan Internal Audit 6 PendampinganTinjauanManajemen 7 Sertifikasi Audit OlehBadanSertifikasi Pendampingantindaklanjuthasil audit sertifikasi 8

  17. AUDIT MUTU Pengujian sistematik dan mandiritentangSistemManajemenMutuuntuk menetapkan apakah kegiatanmutu dan hasil yang berkaitan sesuaidengan pengaturan yangdirencanakan dan apakahpengaturan-pengaturan yang disebutini diterapkan secara efektif dansesuai untuk mencapai tujuan

  18. DASAR KEGIATAN INTERNAL AUDIT :ISO 9001:2015 Clausul 9.2 9.2.1. Organisasi harus melakukan audit internal pada selang waktu tertentu untuk memberikan informasi apakah sstem manajemen mutu : • Sesuai dengan: • Persyaratan organisasi sendiri untuk sistem manajemen mutu • Persyaratan standar internasional ini • Secara efektif diimplementasikan dan dipelihara 9.2.2 Organisasi harus: • Merencanakan, menetapkan, menerapkandanmemelihara program audit termasukfrekuensi, metode, tanggungjawabpersyaratanperencanaandanpelaporan yang akanmempertimbangkan proses yang bersangkutan, perubahan yang mempengaruhiorganisasidanhasilsebelumnya • Menentukankriteria audit danlingkup audit • Memilih auditor untukpelaksanaan audit untukmemastikanobyektifitasdanketidakberpihakan • Memasikanhasil audit tersebutdilaporkankepadamanajemen yang berwenang • Mengambiltindakankoreksi yang tepat • Menyimpaninformasi yang terdokumentasisebagaibuktipelaksanaan program audit danhasil audit

  19. DAFTAR ISTILAH Bukti Audit Catatan pernyataan fakta atau informasi yang relevan dengan kriteria audit dan dapat diverifikasi Kriteria Audit Rujukan atau referensi yang digunakan untuk melakukan audit. Dapat berupa Peraturan, Kebijakan, Prosedur, atau persyaratan dalam ISO Temuan Audit Hasil Penilaian bukti audit yang di kumpulkan berdasarkan kriteria audit Auditor Orang yang memilikikemampuanuntukmelakukan audit Auditee Orang atauorganisasi yang di audit

  20. PENGELOLAAN PROGRAM AUDIT

  21. PLAN

  22. TUJUAN AUDIT Tujuan Audit harusditetapkanuntukmengarahkanperencanaandanpelaksanaan Audit: • PrioritasManajemen • TujuanKomersial • PersyaratanSistemManajemen • PersyaratanPerundangandanKontraktual • Kebutuhanevaluasi vendor • Persyaratanpelanggan • Kebutuhanpihak – pihak yang berkepentingan • Risikoorganisasi

  23. RUANG LINGKUP PROGRAM AUDIT Ruanglingkup Program Audit dapatberbagaimacamdandipengaruhioleh: • Ruanglingkup,tujuandanwaktusetiap audit dilakukan • Frekuensipelaksanaan audit • Jumlah, pentingnya, kompleksitas, kesamaandanlokasiaktifitas yang diaudit • Standar, peraturandanpersyaratankontraktualsertakriterialainnya • Kebutuhanuntuk audit sertifikasiataupengawasan • Hasildari audit atautinjauan program audit sebelumnya • Bahasa, budayadanisusosial • Pihak-pihakberkepentingan • Perubahan yang mendasardalamorganisasidanoperasinya.

  24. SUMBER DAYA Padasaatmengidentifikasisumberdaya program audit, kitaharusmempertimbangkan: • Finansialuntukmengembangkan, menerapkan, mengeloladanmeningkatkanaktivitas audit • Teknik Audit • Proses untukmencapaidanmemeliharakompetensi auditor danmeningkatkankinerjanya • ketersediaan auditor dan expert (jikaperlu) sesuaitujuan audit • Lingkup program audit • Waktuperjalanan, akomodasidankebutuhan lain

  25. INFORMASI TERDOKUMENTASI PROSEDUR AUDIT Prosedur Program Audit harusditetapkantermasuk: • Perencanaandanjadwal Audit • Meyakinkankompetensi Auditor dan Lead Auditor • Menyeleksitim Audit • Pelaksanaan Audit • Pelaksanaantindaklanjut Audit, jikadapatdilaksanakan • Memeliharacatatan Program Audit • Mengawasikinerjadanefektifitas Program Audit • Pelaporanpencapaian program audit secarakeseluruhankemanajemenpuncak

  26. DO

  27. PROSES PELAKSANAAN AUDIT Preparing the on-site Audit Initiating the Audit Document Review Preparing, Approving, Distributing audit Report Completing the Audit On-site Audit Audit Follow Up

  28. PELAKSANAAN AUDIT Mengawali Audit • Menunjuk Lead Auditor • MenentukanTujuan, RuangLingkupdanKriteria • Menentukankecukupan audit (informasiuntuk audit plan, kerjasama auditee, waktudansumberdaya) • Menetapkantim audit • Melakukankomunikasidengan auditee

  29. PELAKSANAAN AUDIT PersiapandanPelaksanaan Audit MenyiapkanRencana Audit (Audit Plan), yang menjelaskan: • Tujuan audit • Kriteria audit danreferensidokumen • Ruanglingkup, termasukidentifikasifungsidanorganisasionalserta proses yang akandiaudit • Tanggaldantempatpelaksanaan audit • Durasiuntukmasing – masingaktifitas audit • Tanggungjawabanggotatim audit internal dan “witness” • Alokasisumberdayadanperalatan yang diperlukan di area kritikal • Nama auditee

  30. PELAKSANAAN AUDIT PersiapandanPelaksanaan Audit Pembagiantugas Tim Auditor Internal didasarkanpada: • Independensi • Kompetensi • Efektifitas, sepertiwewenangdantanggungjawabuntuk Auditor, Auditor Trainee dan Technical Expert • Perubahantugasmungkinbisaterjadipadasaatpelaksanaan audit untukpencapaianTujuan Audit

  31. PELAKSANAAN AUDIT PersiapanDokumenKerja Dokumenkerjaharusdisiapkandandigunakanoleh Tim Audit sebagaireferensidanalatpencatatanhasil audit, termasuk: • Checklist dan Audit Plan • Form untukpencatatan Catatan – catatan yang dihasilkanpadasaat Audit Internal dilakukan, harusdisimpan

  32. PELAKSANAAN AUDIT Format Checklist • Proses apa yang akandiaudit / diverifikasi • Dokumen yang terkaitdengan proses tersebut (Nama danNomordokumen) • Form ataucatatan yang mendukung proses tersebutsebagaibuktibahwa proses tersebuttelahdilaksanakan • Kategoritemuan (Observasi, Ketidaksesuaian Minor, Ketidaksesuaian Major)

  33. CHECKLIST PERTANYAAN • Checklist • Rangkaianpertanyaansingkat yang digunakansebagaialat bantu ataupetunjukuntukmelakukan audit • Keuntungan Checklist • - Membantu auditor mengingatapa yang harusdiperiksa • - Membantupengaturanwaktu • - Membantudalammemastikancakupanruanglingkup • Kerugian Checklist • Statis • Audit lebihkearah compliance daripada assessment untuk continual improvement • Bisamelewatkanhal-hal yang penting

  34. TIPS CHECKLIST Contoh 2. Membuat checklist untukmengauditprosesdibagian Purchasing/Pembelian

  35. PELAKSANAAN AUDIT MelakukanTinjauanDokumen Meninjaudokumen – dokumen yang relevandenganDockumentasiSistemManajemen, termasukcatatan, laporan audit sebelumnya. Dokumen yang relevan: • DokumenMutu • ProsedurMutu • FormulirKerja • PeraturanatauPerundangan • dll

  36. PELAKSANAAN AUDIT Pelaksanaan Program Audit Pelaksanaan Opening meeting: • Memperkenalkan anggota Tim Audit • Konfirmasi mengenai Tujuan, Ruang Lingkup dan Kriteria Audit • Konfirmasi mengenai Rencana Audit (Audit Plan) • Metode Pelaksanaan Audit • Sumberdaya dan Fasilitas yang diperlukan • Konfirmasi mengenai kerahasiaan informasi dan data • Konfirmasi mengenai hadirnya personil yang relevan dengan ruang lingkup audit

  37. OPENING MEETING Tujuandarirapatpembukaadalahmemastikanbahwatidakadaperubahan yang dilakukansejakpersetujuantanggaldanruanglingkup audit. Pesertarapatpembukameliputi top manajemen, wakilmanajemen, koordinator AMI, auditor, danauditee.

  38. Apa ini…. Apa itu …. PELAKSANAAN AUDIT Metode Pelaksanaan Audit • Bertanya dengan 5W 1H 1S • Observasi aktifitas • Peninjauan Dokumen

  39. PELAKSANAAN AUDIT Metode Pelaksanaan Audit • PertanyaanPembuka: • Pertanyaanumum, tidakmerupakanpertanyaandenganjawaban “Ya” atau “Tidak”.Bisabersumberdari Checklist yang telahdisiapkanataupersyaratanElemen ISO 9001:2015 • PertanyaanLanjutan: • Bersumberdaripernyataan auditee terhadapPertanyaanPembuka • PertanyaanPenutup: • Merupakanpenutupdaripertanyaan yang telahdiajukan, biasanyamencariBukti Audit

  40. PELAKSANAAN AUDIT Metode Pelaksanaan Audit • Trace Forward menelusuri dari Input Proses ke Output Proses, untuk mengetahui bagaimana Input Proses tersebut diolah menjadi output. Contoh: Menelusuri semua salinan kontrak penjualan dan menentukan apakah semua persyaratan pelanggan telah dipenuhi • Trace Backward menelusuri dari Output Proses ke Input Proses, untuk mengetahui bagaimana Output Proses tersebut didapatkan. Contoh: Dari keluhan pelanggan/produk yang dikembalikan untuk kemudian memeriksa tahapan produksi, pemeriksaan, penggunaan material yang berkaitan dengan proses tersebut. • Combination gabungan kedua metode diatas

  41. PELAKSANAAN AUDIT Hal yang Perlu Dicatat • Tanggal Audit • Area Audit : sepertiDepartemen, Bidang, Seksi, Bagian, Biro, dan lain-lain. • Klausul ISO 9001:2015 yang terkait • NomorDokumen/referensi • Penjelasanmengenai proses, produk, sumberdaya yang diaudit • Juduldantanggaldaridokumen yang diaudit

  42. PELAKSANAAN AUDIT Tugas Tim Audit Mutu Internal • MenuliskanKetidaksesuaian yang ditemukandalam Form LaporanHasil Audit • MenjelaskanKetidaksesuaian yang ditemukankepada Auditee • Memintapersetujuandari Auditee mengenaibataswaktupelaksanaanTindakanPerbaikan (Corrective Action) • MelakukanVerifikasiatasTindakanPerbaikan yang telahdilaksanakanoleh Auditee

  43. PELAKSANAAN AUDIT Temuan Audit Bukti Audit harus dievaluasi dengan Kriteria Audit untuk menghasilkan Temuan Audit. Temuan Audit dapat menghasilkan Kesesuaian maupun Ketidaksesuaian dengan Kriteria Audit maupun kesempatan untuk melakukan perbaikan. Temuan Audit: • Observasi • Ketidaksesuaian Minor • Ketidaksesuaian Major

  44. TEMUAN AUDIT • MAJOR • Ketidaksesuaian yang memilikidampakluasterhadap SMM & Konsumen : • Penyimpanganterhadappersyaratan SMM atauhukum/legal • Konsumendirugikandandampaknyaluas • MINOR • Ketidaksesuaian yang memilikidampakterbataspada SMM : • Tidakkonsistenterhadappersyaratan ISO 9001:2008 • Memberikandampakkepadapotensidirugikannyakonsumen OBSERVASI BukanmerupakansuatuPenyimpangan , namundapatberpotensiuntukmenyimpang. Ataubisajugasebagai saran peningkatanperbaikan

  45. PELAKSANAAN AUDIT Penulisan Ketidaksesuaian P: Problem L: Location O: Objective Evidence R: Reference Contoh: LKS no. 3 di Top Managementbelum dilakukan verifikasi, O L P sesuai yang diminta oleh Prosedur PM/AM/02 revisi 04 R

  46. PELAKSANAAN AUDIT Pelaksanaan Program Audit Pelaksanaan Closing meeting: • Ucapan terima kasih atas bantuan dan kerjasama auditee • Menjelaskan bahwa audit tidak meliputi seluruh aspek (sampling), sehingga ketidaksesuaian hanya contoh acak. Bukan tidak mungkin terdapat ketidaksesuaian lain yang tidak terlihat. • Menjelaskan hasil temuan audit.

  47. PELAKSANAAN AUDIT Pelaksanaan Program Audit Pelaksanaan Closing meeting: • Jikaterdapatketidaksesuaian, konfirmasikankepada auditee danmemintatindakankoreksiserta target penyelesaian. • Menyimpulkanhasil audit • Membuka forum tanyajawab. • Menjelaskanhal - hal yang ditanyakanoleh auditee. • Menutuppertemuan.

  48. PELAKSANAAN AUDIT Distribusi Laporan Audit • Top Management • Anggota tim tinjauan manajemen • Koordinator program audit mutu internal • Tim audit dan auditee • Personel yang bertanggung jawab untuk pembuatan Koreksi dan Tindakan Koreksi

  49. CHECK

  50. VERIFIKASI • MelakukanVerifikasi yang membuktikanbahwaakarpermasalahantelahteridentifikasi. • MelakukanVerifikasi yang membuktikanbahwatindakanperbaikan yang dilakukanefektif. • Meyakinkanbahwapersonilterkaitmengetahuitindakanperbaikan yang dilaksanakan. • Melihatbuktijikatindakanperbaikan yang dilakukanmerubahdokumentasisistemmanajemenmutu.

More Related