Zamanı Planlama ve Yönetme Teknikleri

1. Zamanı Planlama ve Yönetme Teknikleri İş Zamanını Etkin Kullanma Yöntemleri Bireysel Zamanı Etkin Kullanma Yöntemleri

2. A. İş Zamanını Etkin Kullanma Yöntemleri • Planlama; nereye gitmek istediğini ve oraya nasıl gideceğini mantıklı bir şekilde önceden kararlaştırmaktır. • Yöneticilerin zamanlarını etkin yönetebilmeleri için aşağıdaki tedbirleri alması gerekir: • Bir günlük tutarak zamanınızın nereye gittiğini belirleyin, • Zorunlu araç kullanarak gününüzü planlayın(Yapılacak işler listesi ve takvim hazırlayın), • En uzun randevularınızı kendiniz verin, • İşleriniz için bitirme tarihleri ve saatleri verin. Mümkünse bu tarih ve saatleri öne alın.

3. A. İş Zamanını Etkin Kullanma Yöntemleri • Bir işi doğru yapmak için zamanınız yoksa, düzeltmek için de zaman olmayacaktır. • Bir işi doğru yapmakla, doğru işi yapmak arasındaki seçim, yöneticiyi verimli ve etkin kılan en önemli yetenektir. • Zamanları olmadığı gerekçesiyle planlamaya karşı çıkan yöneticiler, uzun vadede kazanacakları zamanı ve elde edecekleri yüksek verimi görememektedirler.

4. A. İş Zamanını Etkin Kullanma Yöntemleri • İletişim Araçlarının Etkin Kullanımı • Telefon hem en çok zaman kazandıran hem de en çok zaman tuzağı oluşturan araç olabilir. Yönetici telefon aramalarında zaman tuzağına düşmemek için şunlara dikkat etmelidir: • Önce kiminle konuşacağını sekretere söylemeli, bu kişinin olmadığı durumlarda aynı bilgiyi verecek kişinin olup olmadığını saptamalıdır, • Konuşulacak konular kısaca not edilmeli, • Konuyla ilgili dosya varsa, el altında bulundurulmalı, • Telefon üç defadan çok çaldırılmamalı, istenilen kişiye ulaşıldığında kimlik ve konu belirtilmeli, • İstenilen yanıt anında alınamıyorsa, beklemek yerine, b,r süre sonra tekrar aranılacağı söylenerek telefon kapatılmalıdır.

5. İletişim Araçlarının Etkin Kullanımı • Telefon konuşmalarında zaman kaybetmemek için yöneticinin uyabileceği bazı ilkeler şunlar olabilir: • Nezaket sözlerini ve girişleri çok kısa tutun, • Cevaplarınızın kısa ve kesin olmasına özen gösterin, • Sizi arayan kişinin ne söylediğini dikkatle dinleyin, konuştuğunuz kişiye odaklanın, • Eğer mümkünse telefonlara cevap verme görevini başkasına devredin, • Telefon yanında mutlaka kalem ve kağıt bulundurun, • Kelimeleri olduğu kadar ses tonunun da dinleyin; ses tonu size karşınızdakinin duyguları hakkında ipucu verecektir, • Karşınızdakinin söylediği her şeyi duyduğunuzdan emin olmak için telefonu en son siz kapatın.

6. İletişim Araçlarının Etkin Kullanımı • Zaman yönetimine katkı sağlayabilecek araçlar: • Ses kayıt cihazı, • Çağrı cihazları, • Cep telefonları, • Fax cihazları • Bilgisayar ve İnternet

7. 2. Sekretarya Hizmetlerinin Etkin Kullanımı • Sekreter örgütsel zaman yönetimi açısından şunlara dikkat etmelidir: • Yalnızca yönetici için değil, genel anlamda işletmenin bütünü içinde gerekli bilgi akışını sağlayacak kadar, iletişim araçlarından yararlanmayı bilmelidir. • Sekreter, yöneticisinin çalışma ilkelerine uygun olarak zamanı düzenleyebilmeli ve program yapabilmelidir. • Sekreter, yöneticisinin hatırlatmasına gerek kalmadan, programları başlatabilmeli, yürütüp, kontrol edebilmelidir. • Sekreter, bazı sorunları yöneticiye getirmeden çözebilecek insiyatif ve yeteneğe sahip olmalıdır. • Sekreter, yönetici masasının üzerinde uzun süre duran evrakları, diğer yöneticilerin beklentilerin uygun olarak düzenleyebilmeli ve diğer yöneticilerin elindeki bilgileri de gerektiğinde toparlayabilmelidir. • Sekreter, çalışma saatine aldırmaksızın, işini bitirinceye kadar her gün çalışabilmelidir. Zorunlu olduğu zamanlarda, hafta sonları ve akşamları isteyerek işte kalabilmelidir. • Sekreter, yöneticiye ihtiyaç duymadan günlük işleri ve uygulamaları sürdürebilmelidir. • Sekreter, yöneticisi adına araştırma yapabilmelidir.

8. 2. Sekretarya Hizmetlerinin Etkin Kullanımı • Sekreteri ile etkin bir işbirliği içinde olma isteyen yöneticiler mutlaka aşağıda belirtilen hususlara uymalıdır: • Sabahları kısa bir günlük toplantı yapın, • Sekreterini işleri üzerine alması için teşvik edin, • Sorumluluk almayı özendirin. Onun güçlü yönlerini kullanın, • Sekreterinizi destekleyin, sekreterinizin düzen duyusuna güvenin, • Sekreterinizi sık sık yanınıza çağırmayın, • Sabah ve öğleden sonra görüşmelerinizi sabit bir saate alın.

9. 3. Önceliklerin Belirlenmesi • Alfabetik Kodlama • A: Bugün yapılması şart ve gerekli olanlar • B: Bugün yapılması gerekenler • C: Bugün yapılabilirler. • Renklerle Kodlama • Acil işler için kırmızı • Daha az önemli olanlar için sarı • Çok önemli olmayan iler için ise yeşil tercih edilebilir.

10. 4. Acil ve Önemli İşleri Ayırt Edin • Asıl amaçtan uzaklaşmadan bir işin ne kadar süre geciktirilebileceğinin belirlenmesine “acillik değerlendirilmesi” denir. • İşin aciliyeti zaman faktörünün ne denli kritik unsur olduğunu göstermektedir. • Yaptığınız işlerin asli hedeflerinize ulaşmanızdaki etkisi o işin önemini gösterir.

11. B. Bireysel Zamanı Etkin Kullanma Yöntemleri • Zaman Akışının Farkında Olun • Zaman algısının ve zaman akışının farkında olabilmek için zamanın; • Getirisi en yüksek, ancak ikamesi olmayan tek sermaye olduğunun bilincinde olunmalı, • Bireysel ve örgütsel verimliliğin ve etkinliğin, zamanın etkin yönetiminin bir sonucu olduğu bilinmeli, • Kişisel amaçlar için harcanan zamanın, kişinin daha verimli zaman kullanmasına katkıda bulunmalıdır.

12. B. Bireysel Zamanı Etkin Kullanma Yöntemleri • Ertelemekten Kaçının • Erteleme kişinin kendisinin yarattığı en sık görülen zaman tuzağıdır. • Ertelemeciliğin 2 çeşidi vardır: Ertelenenlerin farkında olunduğu “bilinçli erteleme” ve farkında olunmadan yapılan “bilinçsiz erteleme”. • Bilinçli erteleme, tanınması ve belirli önlemler alınması en kolay ertelemedir. Bilinçsiz erteleme ise biraz daha zorludur; çünkü kendimizi onu yaparken yakalamamız gerekir. • Ertelemenin iki şeklinin de fırsat maliyeti yüksektir. • Erteleme alışkanlığını yenmek için her bir iş için son tarih saptamak, en tatsız işi en önce yapmak, işi oyun haline getirmek gerekir. Bir ödül saptamak da işi kısa sürede bitirmeye teşvik edebilir.

13. 2. Ertelemekten Kaçının • Ertelemenin Önüne Geçmeye İlişkin Yöntemler • Salam veya dilimleme tekniği: Önemli ve büyük işlerin daha küçük parçalara bölünmesi, her bir parçanın tek tek ele alınarak sonuçlandırılması. • Bilanço tekniği: Bütün lehte ve aleyhteki noktaları ortaya koyup onlardan güç alarak hareket etmeyi gerektirir. Özellikle karar alma durumunda, karara destek olacak bilgileri toplamada bu yöntem çok yararlıdır. • Erteleme çekmecesi tekniği: Zor gelen işlerinize ait evrakların tümünü bir çekmeceye koyup, işlerin zamanı geçinceye kadar orada bırakmayı gerektirir. • Ödül tekniği: İşi tam ve duyarlı biçimde yerine getirdiğinizde, kendi kendinize bir ödül vaat etmenizi gerektirir. • Komite tekniği: Önemli kararları ve işleri başkalarıyla birlikte almayı gerektirir. Böylece kişi ağır sorumluluk duygusundan ve onun yarattığı stresten kurtularak erteleme nedenlerini geride bırakır.

14. Kendi Kendinize Söz Verin • Analiz Yapın • Planlama Yapın

15. 5. Planlama Yapın • Önceliklerin planlanması aşağıdaki gibi yapılabilir: • Önceliklerin belirlenmesi • Etkinliklerin planlanması • Yapılan planın uygulanması • Çalışma sırasında kesintilerin önlenmesi • Zamanın doğru etkinliklere yönlendirilmesi • Zamanın günlük programlanması • Uygun bitiş süreleri belirleyin.

16. Etkin ve Hızlı Okuma Teknikleri Geliştirin • Enerji Periyotlarına Uyun • Aceleci Olmayın

17. Aceleci Olmayın • İşleri zamanında yapıp, acele etmemek için alınması gereken tedbirler: • Ana işleri önce yapın, • Planlama ve değerlendirme için kendinize günlük düşünme zamanı ayırın, • İşin nasıl yapılacağına karar vermeden önce, ne elde etmek istediğinizi başlangıçta açık olarak ortaya koyun, • İş sırasında küçük çalışma boşlukları bulduğunuz herhangi bir anda, şahsi takviminiz üzerinde çalışın, • Uyarı ve heyecan kotanızı olumlu şekilde doldurun, • İşlerin son saati yerine, işleri uygun zaman dilimlerine bölün ve her bir dilimi kendi saatinde bitirin.

18. Mükemmelci Olmayın • Büyük İşleri Uygun Dilimlere Bölün • Bir İş Üzerinde Durun ve Tamamen Bitirin

19. Bir İş Üzerinde Durun ve Tamamen Bitirin • Bir günün başarılı geçmesi için uyulması gereken altın kurallar: • Önce ana ve zorunlu işleri yapın, • Birbiriyle ilgili faaliyetleri gruplandırın, • Büyük ileri elverişli dilimlere bölün, • Bir zaman tablosu kullanın, • Bir anda bir tek iş üzerinde durun, • İşi tamamıyla bitirin, • İşi şimdi yapın.

20. Yaratıcı Düşünme İçin “Özel Bir Mekan” Ayırın • “Hayır”da Hayır Vardır • Dakikalardan Oluşan Hedefler Edinin • Zaman Çizelgesi Kullanın • Yapılacak İşlerin Listesini Çıkarın