Optimiser les coûts informatiques

1. Maîtriser les coûts informatiquesVersion du 10/10/08M2CG - CCAPartie 3Benchmarking et optimisation des coûtsB QuinioUniversité Paris X Nanterre

2. Optimiser les coûts informatiques • Des points de repères • Benchmaking • Le tableau de bord • Les axes de progrès

3. Informatique / point de repère : source KLC • 5 à 10 k€ par utilisateur et par an • Très variables selon les entreprises • Bien dénombrer les utilisateurs : • Lourds, occasionnels, itinérants • Les clients sont ils concernés ? • 1 informaticien pour 100 utilisateurs • Même remarques que ci-dessus • Le budget SI / CA ou équivalent : • Une moyenne > 3% qui augmente (doublement en 10 ans) • Moins de coûts cachés • Augmentation du périmètre (Télécom)

4. Les grand postes budgétaires • Prestation externes : • Plus de 15% mais il y a-t-il une limite ? • Comment revenir en arrière pour l’infogérance ? • Personnel : • De 25% il y a 10 ans à autour de 30% aujourd’hui • Externalisation en offshore ? • Infrastructure : • Autour de 20% • En baisse constante • N’y a-t-il pas surcapacité (pour gérer les pics d’activité) • Logiciels : • Autour de 20% • En augmentation constante • Impact des « rares » éditeurs • Une solution le SaaS (ex google Apps pour 50$ par an et par personne) • Télécom : • Autour de 20% (> 30% selon le type d’entreprise) • L’explosion (surtout pour les mobiles) • Pas toujours incorporé dans le budget DSI

5. Des points de repères sur les coûts : KLC • Exemple pour une entreprise industrielle • SI internationalisé • Contrainte majeure : contrôler la décentralisation • Objectif premier : assurer la rentabilité

6. Des points de repères sur les coûts : KLC

7. Des points de repères sur les coûts : KLC

8. Des points de repères sur les coûts : KLC • Estimation globale des dépenses réseau • Sur le mobile des écarts de 1 à 4 • Sur la donnée une évolution constante du prix de la bande passante

9. Repères UO de refacturation • MIPS : • Dépassé avec les nouvelles architectures • Toujours utilisés pour les gros sites centraux • GO : • Toujours pertinent • Se poser la question de la durée • J/H • TJM : Taux journalier Moyen • Chargé • Uo métier : • Facture, écriture, …

10. Run et Build • BUILD • Refonte majeure 40% • Evolution normale 30% • Tout est bloqué : 10% • RUN • Attention MOA / MOE • Licence logiciel et impact sur la maintenance • Un développement de 400 K€ • Donnera 600 k€ de maintenance et exploitation sur 5 ans • 1 € de développement • Donne 0.25€ de maintenance et exploitation par an

11. Répère : Offshore • Taux journalier classique : ingénieur débutant • France : 500 € • Pologne : 350 € • Inde : 120 € • Vietnam : 70 € • Des réductions de coûts estimés à 20% • Attention aux mesures de coûts trop étroites • Coût de coordination plus important • Coût de réalisation de CDC plus important • Des difficultés à surmonter : • Culturelle • Stabilité des équipe chez les prestataires

12. Le tableau de bord de la DSI : indicateurs • Pour chaque indicateur, les informations suivantes doivent être explicitées • un libellé (le nom de l’indicateur) • une formule de calcul • un relevé des sources d’information • une périodicité, une maille de temps de base : « cet indicateur sera calculé chaque mois ainsi qu’en cumul sur l’année » • un responsable : qui calcule ? qui le contrôle ? à qui est-il fourni ? • un mode de représentation : un chiffre, un graphique, • une référence, un objectif : quel est « le bon niveau de l’indicateur »

13. EXEMPLE D’OBJECTIF STRATEGIQUE DE L’ENTREPRISE EXEMPLE Accroître la rentabilité Déclinaison opérationnelle Accroître les ventes Réduire les coûts Accroître la satisfaction des clients Créer de nouveaux canaux de distribution Optimiser voire repenser les Processus Déclinaison informatique Mettre en place des outils de CRM Utiliser les technologies WEB Mettre les NTIC au service des processus • Internet • Extranet • … • Gestion de la Force de vente • Propositions commerciales • Call Centers • ERP • PDM • Communication / réseaux • … Source : Philippe Brunet La poste

14. Le tableau de bord de la DSI • Disposer par BU d’un tableau de bord global

15. Maîtrise des coûts : types de solution • Variabiliser les coûts fixes : • Contrat de TMA • Achat de services logiciels sous mode ASP • Infogérance • Mutualiser les coûts : • Pour l’infrastructure informatique et réseaux • Pour les prestations d’expertise technique • Qualification de fournisseurs et accord cadre • Capitalisation pour le prestataire • Pour l’achat de logiciel • Effet volume vis-à-vis des éditeurs • Aide des services achats • Aide des services juridiques

16. Maîtrise des coûts : types de solution • Mutualiser les services : • Usines de prestations • Exemples bancaires • Impact fort de l’architecture • Impact fort des acquisitions de filiales • Un inventaire régulier des postes & applications : • Un simple inventaire physique peut réduire de 5% le coût du parc • Nettoyage des applications • Proposition d’Yves Caseau

17. Maîtrise des coûts : Gérer les effets de bord • Tenir compte des coûts financiers : • Assurance sur les matériels • Les locaux informatiques coûtent cher : • Climatisation, câblage, assurance • Tenir compte des coûts utilisateur ou MOA: • 40% des coûts projets • Une machine et une application ont une durée de vie • Le remplacement doit être planifié

18. Les axes de progrès dans la maîtrise des coûts • Bien gérer les projets : • La « bonne » technologie est celle qui répond le mieux au besoin • Maîtrise, intégration avec l’existant et évolution • Sélectionner et gérer les projets de la BU • Lien avec la stratégie business • Gestion d’un portefeuille de projets • Business plan systématique sur tous les projets • Suivi des coûts (cost-control) • Bilan complet et mémorisé du projet à la clôture • Gérer les prestataires : • Sélection • Contrat • Suivi • Mémorisation

19. Piloter la valeur de chaque projet € • 3 indicateurs indissociables • La rentabilité : • L'investissement de développement • Les coûts d'exploitation • Les recettes d'utilisation • La rentabilité (VAN, TRI, …) • Les gains qualitatifs • Non traduisibles en € • Estimer et suivi sur des indicateurs clairs • Les risques • Qui peuvent diminuer la rentabilité • Estimer et suivi avec des outils adaptés Risque Qualité

20. Choisir entre spécifique et standard • Le progiciel est un choix standard : • Evolution logique entre deux versions Version n Version n + 1 • Evolution lourde entre deux versions Version n Version n + 1

21. En conclusion : ne pas oublier • Une machine et une application ont une durée de vie • Le remplacement doit être planifié • Le coût de la sécurité peut dépasser le coût du développement • Dans un programme informatique : 1/3 de calculs pour 2/3 de contrôles • L’assurance incendie est payée pour rien sauf si … • Pour les projets de SI, le premier FCS réside dans la collaboration informatique / métier