séminaire Optimiser son temps Elisabeth Noguès

1. séminaire Optimiser son temps Elisabeth Noguès

2. BIENVENUE Optimiser son temps Présentations Déroulement Règles du jeu Matériel

3. Optimiser son temps Déléguer des mandats S’organiser dans le quotidien Maîtriser la dimension temps Planifier l’action dans le temps

4. docteur J’ai mal à mon temps Optimiser son temps

5. Optimiser son temps Apprenez à ne pas perdre de temps !

6. Optimiser son temps horloge Culturel nature pouvoir biologique psychologique Nous vivons plusieurs temps en même temps

7. été chante consomme plaisir facilité hiver travaille épargne rendement effort Cigale Fourmi Optimiser son temps Notre comportement face au temps Présent > Futur Futur > Présent

8. Fraisse Optimiser son temps Pareto Parkinson Carlson

9. Optimiser son temps facteurs 20 résultats 80 loi de Pareto

10. Optimiser son temps EFFICACITE [efikas] adj (déb. XIIIe; lat. efficax) qui produit l’effet qu’on attend Petit robert

11. Optimiser son temps s’organiser se faire organiser anticiper réagir penser résultats penser activités se concentrer se disperser EFFICACITE

12. Optimiser son temps Optimiser son temps prioriser se faire imposer planifier exécuter déléguer faire contrôler laisser faire EFFICACITE

13. Optimiser son temps Déléguer des mandats S’organiser dans le quotidien Maîtriser la dimension temps Planifier l’action dans le temps

14. diagnostiquer son temps Journal de temps 9 h : 00 10 h : 00 Optimiser son temps sauver du temps 2 : 30 durée 1 : 45 durée éviter la chronophagie s’organiser améliorer son organisation du travail AOT tâches méthodes outils poste de travail

15. 100 ● 90 ● 80 ● 70 ● 60 ● 50 ● 40 ● 30 ● 20 ● 10 ● 0 ● CONCENTRATION = EFFICACITE DEGRÉ sans interruptions Optimiser son temps Les chronophages sont l’ennemi n° 1 de la concentration avec multiples interruptions 0 1 2 3 4 5 TEMPS (HEURES)

16. Optimiser son temps Pour limiter les attaques de chronophages analysez l’origine des dérangements

17. Optimiser son temps INTERDIT AUX CHRONOPHAGES

18. Optimiser son temps qui fait quoi pourquoi pendant combien de temps quand comment où Analyser son organisation du travail

19. Optimiser son temps Tâches Méthodes de travail Analyser son organisation du travail Outils de travail Poste de travail

20. Quoi? Pour qui? M’appartient? Quel résultat? Quelle échéance? Quel plan d’action? Optimiser son temps Traiter les véritables urgences Doit être traité dans la période (mois, semaine, jour)

21. Optimiser son temps Déléguer des mandats S’organiser dans le quotidien Maîtriser la dimension temps Planifier l’action dans le temps

22. Optimiser son temps planifier l’action PLANIFIER prioriser se fixer des objectifs réserver son temps

23. s’organiser planifier déléguer 35 30 25 20 15 10 5 0 35 30 25 20 15 10 5 0 35 30 25 20 15 10 5 0 Optimiser son temps Bulletin médical

24. Optimiser son temps stratégique opérationnelle Espace – temps de la planification temps jours semaines mois année années

25. Optimiser son temps • Avoir un cycle de planification trop court • Ne pas vouloir perdre du temps pour en gagner • Penser « activités » et non « résultats » • Imposer une date d’échéance sans tenir compte du temps d’exécution nécessaire Les 7 péchés capitaux de la planification du temps (1)

26. Optimiser son temps • Ne pas établir de plans d’action avant d’agir • Ne pas oser faire des choix et les justifier • Ne pas se bloquer à l’avance des périodes de temps dans son agenda Les 7 péchés capitaux de la planification du temps (2)

27. ▼ Consacrer régulièrement du temps au temps Optimiser son temps ▼ Réviser ses projets ▼ Décider ce qui est à plus haut rendement d’entreprendre pour mieux gérer son temps ▼ Décider ce qui doit passer en premier dans le temps : PRIORITES

28.  durée Optimiser son temps EVALUER LE TEMPS échéance D B synchronisation E A F C G

29. Optimiser son temps Durée d’exécution d’une tâche simple – complexe qualité attendue compétence – expérience antérieure ressources disponibles Évaluer le facteur temps (1)

30. Optimiser son temps Date d’échéance d’un mandat Durée d’exécution des tâches Délais – temps d’attente – imprévus Période de pointe - calme Évaluer le facteur temps (2)

31. Synchronisation des activités activités séquentielles – parallèles liens hiérarchiques entre les personnes impliquées dispersion – concentration des ressources Optimiser son temps Évaluer le facteur temps (3)

32. De bons sont mesurables réalistes stimulants partagés cohérents entre eux Optimiser son temps

33. Optimiser son temps LE LIFOPHILE facile ● difficile rapide ● prend du temps connaît ● nouveau plaît ● déplaît urgent ● important imposé ● choisi

34. c’est faire volontairement des choix parce qu’il y a toujours plus de choses à faire que de temps disponible Optimiser son temps PRIORISER

35. Planifier ou entretien approfondi avec chaque client dont j’ai la responsabilité • Rencontrer avec les chefs de groupe et les collaborateurs les 2 principaux clients de chacun, d’eux • Demander à chaque collaborateur d’obtenir une référence active par client • Organiser des réunions techniques avec les banquiers • Rédiger en détail le budget technique et le suivre • Visiter les collectivités locales • Dresser une liste d’entreprises cible Optimiser son temps Activités à haut rendement

36. Optimiser son temps Fait partie de mes responsabilités M’aide à atteindre mes objectifs Est de nature préventive Est orienté vers le moyen-long terme Évaluer le « haut rendement »

37. Quelles sont les activités qui contribuent le plus à l’atteinte des objectifs? • Qu’est-ce qui différencie ma fonction de celle de mes collaborateurs? • Quelles activités, si elles étaient négligées, auraient des conséquences négatives à moyen ou à long terme? • Quelles autres activités entreprendrais-je si j’avais plus de temps disponible? Optimiser son temps Quelques questions-clés

38. EFFETS ▼ Optimiser son temps CAUSE PROBLEMES OBJECTIFS ▼ ▼ SOLUTIONS RESULTATS

39. temps disponible<demandé ? Optimiser son temps prioriser    décider-négocier A B C D réserver du temps dans son agenda

40. Optimiser son temps HAUT RENDEMENT OUI NON OUI NON 1 2 3 PRIORISER URGENT OUI NON OUI NON

41. décision 1 2 3 Optimiser son temps A je fais B je fais faire Prioritaire C je reporte D je refuse

42. planifier # 1 déléguer au plus tôt se réserver du temps pour soi inscrire l’heure de début et de fin planifier la préparation et le suivi être flexible Optimiser son temps

43. RESERVER Mercredi Vendredi Lundi Mardi Jeudi 9:00 Optimiser son temps 12:00 LUNCH 13:00 A L’AVANCE 17:00

44. Optimiser son temps nécessite synchronisation plusieurs activités ? non se fixer un objectif oui établir un plan d’action réserver du temps dans son agenda

45. Optimiser son temps Trouver 30 nouveaux clients dans l’année Augmenter de 20% le chiffre d’affaires abonnements Trouver 60 jours de facturation pour 3 collaborateurs en sous charge Vendre 20 analyses financières au cours de l’exercice chez des banquiers Exemple d’objectifs domaine : extériorisation

46. Optimiser son temps Déléguer des mandats S’organiser dans le quotidien Maîtriser la dimension temps Planifier l’action dans le temps

47. Optimiser son temps ? PRINCIPAUX OBSTACLES 

48.  Optimiser son temps rencontrer déléguer  ?  se préparer suivre

49. précis Optimiser son temps Responsable le chef d’unité Verbe d’action aura réduit dans son service Formuler un Résultat précis Les heures supplémentaires de 10% Échéance avant le 30 novembre 20..

50. Optimiser son temps résultat précis + échéance