Orienteringsmøde vedr. årsafslutning 2013

1. Orienteringsmøde vedr. årsafslutning 2013

2. Dagsorden • Velkomst • Tidsplan for årsafslutning – Søren Ring Hansen • Bevillingsafregningen – Jesper Bojsen • Årsrapport – Søren Larsen • Udgiftsopfølgning 4 – Camilla B Riemer og Kasper G Verdoner • Afrunding – Erik Hammer

3. Tidsplan for årsafslutningen Søren Ring Hansen

4. Fremrykket årsafslutning 2013 • Det er besluttet i regeringens økonomiudvalg, at årsafslutningen for 2013 fremrykkes med ca. én måned set i forhold til 2012. • Statsregnskabet for 2013 skal derfor foreligge den 20. marts 2014. • Moderniseringsstyrelsen har pr. 1. oktober 2013 informeret samtlige departementer om processen for årsafslutningen 2013. • Moderniseringsstyrelsen anbefaler, at man gennemgår sine arbejdsgange i relation til årsafslutningen med henblik på at fremrykke alt, hvad der om muligt kan fremrykkes.

5. Tidsplan for årsafslutning 2013 • Centrale ændringer • Statsregnskab og årsrapporter fremrykket med ca. en måned • To uger mindre til bogføring i periode 13 • To uger mindre til bevillingsafregning

6. Hvad er nyt • Der lukkes for bogføring 14 dage tidligere end i 2012 • Bevillingsafregningen omlægges. I den forbindelse spares ca. yderligere 14 dage • Periode 13 opdeles udelukkende på 2 delperioden • Periode 13.1 anvendes til efterposteringer + bogføring af bevillingsafregning • Periode 13,2 anvendes til væsentlige fejlrettelser med Moderniseringsstyrelsens godkendelse

7. Gode råd 1. Hvad er den centrale udfordring ? At tilrettelægge nogle effektive interne processer og arbejdsgange omring årsafslutningen 2. Gode råd i den forbindelse - Udpeg en tovholder for processen - Sørg for at udarbejde huskelister - Kortlæg arbejdsgange - Arbejd med sideløbende processer - Anvend periodiseringsoversigter - Indhent fakturaer i god tid - Få mellemregningskonti udlignet

8. Periode 12 Der er følgende centrale tidsterminer for periode 12: 1. december 2013 Periode 12 starter 9. januar 2014 Sidste frist for indsendelse af bilag til ØSC 14. januar 2014 Der lukkes for bogføring i periode 12 Opmærksomhedspunkter: • Al almindelig bogføring bør afsluttes i periode 12 • ØSC udarbejder regnskabserklæring angående periode 12. Udsendes fra ØSC den 22. januar

9. Periode 13,1 Der er følgende centrale tidsterminer for periode 13,1: 15. januar 2014 Periode 13,1 starter 28. januar 2014 Sidste frist for indsendelse af bilag til ØSC via DDI 30. januar 2014 Sidste frist for bogføring af resultatdisponering via ØSC 31. januar 2014 Der lukkes for bogføring i periode 13,1 Opmærksomhedspunkter: • Reserver den sidste uge i perioden (uge 5) til bevillingsafregning • Koordiner tæt med ØSC omkring bogføring • Reserver perioden til bogføring af væsentlige fejlrettelser, afregninger der først kan foretages efter periode 12, periodiseringsoversigter og bevillingsafregning

10. Væsentlige fejlrettelser (periode 13,1) • I bestemmer selv, hvad I vil betragte som væsentlige fejlrettelser i periode 13,1 • Vi anbefaler, at I fastlægger en praksis for, hvad I vil acceptere som væsentlige fejlerettelser i periode 13,1 • I den forbindelse kan I lade jer inspirerer af vores definition på væsentlige fejlrettelser • Definition Væsentlige fejlrettelser er poster, der har væsentlig betydning for det samlede økonomiske resultat, og hvor en manglende rettelse vil have reel betydning for, om regnskabet kan betragtes som retvisende.

11. Afregninger der først kan bogføres når periode 12 er afsluttet (periode 13,1) Eksempler: • Lønreguleringer (2. lønkørsel vedr. periode 13 kører 21/1) • Regulering af feriepengeforpligtelser eller øvrige reguleringer af hensættelser (ØSC beregning foreligger 20/1) • Regulering i relation til regnskabserklæring fra ØSC angående periode 12 (ØSC regnskabserklæring angående periode 12 foreligger 22/1 • Regulering af tilskud og refusionsordninger • Regulering af indtægtsdækket virksomhed, tilskudsfinansierede aktiviteter, intern handel og interne overførsler

12. Periodiseringsoversigter (periode 13,1) Hvad er en periodiseringsoversigt ? Overslag over væsentlige udgifter i det afsluttede kalenderår, som endnu ikke er bogført fx på grund af ikke modtagne regninger Hvad er formålet med periodiseringsoversigter ? At sikre en korrekt periodisering Hvor kan man læse nærmere om periodiseringsoversigter ? På ØAV under Bogføring/Generelle Bogføringsbestemmelser/Hvornår skal bogføringen finde sted.

13. Bevillingsafregning (periode 13,1) • Bevillingsafregning kan først foretages når al anden bogføring er afsluttet • Vi anbefaler derfor, at den sidste uge i periode 13,1 (uge 5) forbeholdes til færdiggørelse af bevillingsafregning • Primo beholdninger 2013 på det udgiftsbaserede område skal bogføres i løbet af november. ØSC foretager bogføringen • Primobeholdninger 2013 på det omkostningsbaserede område er bogført og ligger derfor i regnskabssystemerne • VIGTIGT – VIGTIGT – Check at primo beholdninger på både det udgiftsbaserede og omkostningsbaserede område er korrekt bogført i regnskabssystemerne • Til brug ved check anvendes følgende tabeller i Statens BudgetsystemTabel 10151 – Bevillingsafregning, udgiftsbaseret Tabel 10251 – Bevillingsafregning, omkostningsbaseret

14. Periode 13,2 Der er følgende centrale tidsterminer for periode 13,2: 01. februar 2014 Periode 13,2 starter 07. februar 2014 Sidste frist for indsendelse af bilag til ØSC kl. 12.00 07. februar 2014 Der lukkes for bogføring i periode 13,2 Opmærksomhedspunkter: • Kun bogføring af væsentlige fejlrettelser godkendt af Moderniseringsstyrelsen • Anmodning om bogføring indsendes via ressortdepartementerne • Der skal foreligge begrundelse for at der er tale om en væsentlig fejlrettelse • I skal mandag den 3. februar meddele os om der bliver behov for væsentlige fejlrettelser og i giver fald hvilke

15. Færdiggørelse af statsregnskabet i Moderniseringsstyrelsen (7.-20. februar) • Afsluttende regnskabskontroller inkl. bevillingsafregning • Færdiggørelse af statusspecifikationer.Afleveringsfrist 20/2 • Fortegnelse over statsforskrivninger, garantier mv.Afleveringsfrist 31/1 • Regnskabserklæringer fra de enkelte departementerAfleveringsfrist 20/2

16. Udsendelse af materiale i forbindelse med årsafslutningen Vejledning om årsafslutning 2013Udsendt den 1. oktober Vejledning om bevillingsafregning 2013Udsendt den 1. oktober Vejledning om udarbejdelse af årsrapporter 2013 Forventes udsendt ultimo november Kvikguide til årsafslutning 2013Udsendt ultimo oktober Samlet detaljeret tidsplan for årsafslutningen fra ØSCUdsendt ultimo oktober

17. Bevillingsafregning 2013 Jesper Bojsen

18. Bevillingsafregning 2013 Ny løsning for bevillingsafregning 2013 Skal alene registreres i det lokale regnskabssystem Gælder både for det udgiftsbaserede og omkostningsbaserede område Regnskabsdata overføres automatisk til SB Registreringer skal være foretaget i periode 13.1 Umiddelbart efter, at årets resultat er kendes I slutningen af periode 13.1 vil data fra Navision til SKS blive overført flere gange om dagen Bogføring i Navision kan ses samme dag i SB 18

19. Bevillingsafregning 2013 Forretningsgange er grundlæggende de samme som før, men Bevillingsafregningen skal være afsluttet og registreret på et betydeligt tidligere tidspunkt. Derfor: Få afklaret alle principielle forhold, før bevillingsafregningen skal registreres, f.eks.: Hvad kan videreføres og hvad skal bortfalde Hvilke områder kan reserveres og vær klar til opgørelse af anvendelse af reserveret bevilling 19

20. Bevillingsafregningen 2013 20

21. Bevillingsafregning 2013 Organisationsændringer i 2013 Registrering af kontoændring Bør foretages inden årsafslutningen Bemærk speciel forretningsgang herfor Kontakt Moderniseringsstyrelsen statsregnskab@modst.dk 21

22. Bevillingsafregning 2013 Registreringer i bevillingsafregningen kræver altid forudgående hjemmel De gældende regler i budgetvejledningen Finanslov eller tillægsbevillingslov Kongelig resolution i forbindelse med ressortændringer Der kan som udgangspunkt aldrig foretages negativ bortfald 22

23. Bevillingsafregning 2013 Udgiftsbaserede bevillinger Der er oprettet nye regnskabskonti til anvendelse for registreringer af bevillingsafregningen 74.90 Akkumuleret overskud til videreførelse, udgiftsbaserede område 74.91 Afvigelse mellem bevilling og regnskab, udgiftsbaserede område 74.92 Kontoændringer, udgiftsbaserede område 74.93 Bortfald, udgiftsbaserede område 74.94 Bevillingstekniske omflytninger, udgiftsbaserede område 23

24. Bevillingsafregning 2013 Udgiftsbaserede bevillinger Videreførelser fra 2012 skal registreres som primokorrektioner i regnskabet Der gives snart besked herom 24

25. Bevillingsafregning 2013 Konteringsgang for registrering af bevillingsafregningen inden for det udgiftsbaserede område Registrering af ultimobeholdningen 2012 Registrering af forskel mellem bevilling og regnskab Bevillingstekniske omflytninger (merindtægter, der kan genanvendes til udgifter Kontoændring Bortfald 25

26. Bevillingsafregning 2013 Resultatopgørelse Udgifter Indtægter 1. Bevilling (B+TB) 104,0 100,0 2. Regnskab 100,0 102,0 3. Afvigelse mellem bevilling og regnskab 4,0 2,0 4. Bevillingstekniske omflytninger 2,0 -2,0 5. Årets overskud 6,0 - 26

27. Bevillingsafregning 2013 Opgørelse af akkumuleret resultat Udgifter Indtægter 11. Akk. overskud primo indeværende år (10,0+3,0)* 13,0 - 12. Året overskud (jf. resultatopgørelse) 6,0 - 13. Akkumuleret overskud ultimo indeværende år 19,0 - 14. Disposition, overskud som bortfalder 1,0 - 15. Akk. overskud til videreførelse ult. Indevær. år 18,0 - 27

28. Bevillingsafregning 2013 Registrering af videreførelsesbeholdning ultimo 2012 samt forskel mellem bevilling og regnskab 28

29. Bevillingsafregning 2013 Bevillingstekniske omflytninger (merindtægter) 29

30. Bevillingsafregning 2013Registreringer af kontoændringer, udgiftsbaseret område 30

31. Bevillingsafregning 2013 Registrering af bortfald, udgiftsbaseret område 31

32. Bevillingsafregning 2013 Konteringsgang for det omkostningsbaserede område Er den samme som i 2013 I modsætning til det udgiftsbaserede område skal der foretages likviditetsafregning i forbindelse med bortfald og kontoændringer Modkonto til den likvide konto er 7314, 7414 og 7514 Bemærk forskel på bortfald af året resultat til disponering ( konto 74.03 debiteres og 73.11 krediteres) og bortfald af egenkapitalen (74.06 debiteres og 74.13 krediteres) 32

33. Bevillingsafregning 2013 Ny løsning for bevillingsafregning 2013 Skal alene registreres i det lokale regnskabssystem Gælder både for det udgiftsbaserede og omkostningsbaserede område Regnskabsdata overføres automatisk til SB Registreringer skal være foretaget i periode 13.1 Umiddelbart efter, at årets resultat er kendes I slutningen af periode 13.1 vil data fra Navision til SKS blive overført flere gange om dagen Bogføring i Navision kan ses samme dag i SB 33

34. Bevillingsafregning 2013 Forretningsgange er grundlæggende de samme som før, men Bevillingsafregningen skal være afsluttet og registreret på et betydeligt tidligere tidspunkt. Derfor: Få afklaret alle principielle forhold, før bevillingsafregningen skal registreres, f.eks.: Hvad kan videreføres og hvad skal bortfalde Hvilke områder kan reserveres og vær klar til opgørelse af anvendelse af reserveret bevilling 34

35. Bevillingsafregningen 2013 35

36. Bevillingsafregning 2013 Organisationsændringer i 2013 Registrering af kontoændring Bør foretages inden årsafslutningen Bemærk speciel forretningsgang herfor Kontakt Moderniseringsstyrelsen statsregnskab@modst.dk 36

37. Bevillingsafregning 2013 Registreringer i bevillingsafregningen kræver altid forudgående hjemmel De gældende regler i budgetvejledningen Finanslov eller tillægsbevillingslov Kongelig resolution i forbindelse med ressortændringer Der kan som udgangspunkt aldrig foretages negativ bortfald 37

38. Bevillingsafregning 2013 Udgiftsbaserede bevillinger Der er oprettet nye regnskabskonti til anvendelse for registreringer af bevillingsafregningen 74.90 Akkumuleret overskud til videreførelse, udgiftsbaserede område 74.91 Afvigelse mellem bevilling og regnskab, udgiftsbaserede område 74.92 Kontoændringer, udgiftsbaserede område 74.93 Bortfald, udgiftsbaserede område 74.94 Bevillingstekniske omflytninger, udgiftsbaserede område 38

39. Bevillingsafregning 2013 Udgiftsbaserede bevillinger Videreførelser fra 2012 skal registreres som primokorrektioner i regnskabet Der gives snart besked herom 39

40. Bevillingsafregning 2013 Konteringsgang for registrering af bevillingsafregningen inden for det udgiftsbaserede område Registrering af ultimobeholdningen 2012 Registrering af forskel mellem bevilling og regnskab Bevillingstekniske omflytninger (merindtægter, der kan genanvendes til udgifter Kontoændring Bortfald 40

41. Bevillingsafregning 2013 Resultatopgørelse Udgifter Indtægter 1. Bevilling (B+TB) 104,0 100,0 2. Regnskab 100,0 102,0 3. Afvigelse mellem bevilling og regnskab 4,0 2,0 4. Bevillingstekniske omflytninger 2,0 -2,0 5. Årets overskud 6,0 - 41

42. Bevillingsafregning 2013 Opgørelse af akkumuleret resultat Udgifter Indtægter 11. Akk. overskud primo indeværende år (10,0+3,0)* 13,0 - 12. Året overskud (jf. resultatopgørelse) 6,0 - 13. Akkumuleret overskud ultimo indeværende år 19,0 - 14. Disposition, overskud som bortfalder 1,0 - 15. Akk. overskud til videreførelse ult. Indevær. år 18,0 - 42

43. Bevillingsafregning 2013 Registrering af videreførelsesbeholdning ultimo 2012 samt forskel mellem bevilling og regnskab 43

44. Bevillingsafregning 2013 Bevillingstekniske omflytninger (merindtægter) 44

45. Bevillingsafregning 2013Registreringer af kontoændringer, udgiftsbaseret område 45

46. Bevillingsafregning 2013 Registrering af bortfald, udgiftsbaseret område 46

47. Bevillingsafregning 2013 Konteringsgang for det omkostningsbaserede område Er den samme som i 2013 I modsætning til det udgiftsbaserede område skal der foretages likviditetsafregning i forbindelse med bortfald og kontoændringer Modkonto til den likvide konto er 7314, 7414 og 7514 Bemærk forskel på bortfald af året resultat til disponering ( konto 74.03 debiteres og 73.11 krediteres) og bortfald af egenkapitalen (74.06 debiteres og 74.13 krediteres) 47

48. Bevillingsafregning 2013 Ny løsning for bevillingsafregning 2013 Skal alene registreres i det lokale regnskabssystem Gælder både for det udgiftsbaserede og omkostningsbaserede område Regnskabsdata overføres automatisk til SB Registreringer skal være foretaget i periode 13.1 Umiddelbart efter, at årets resultat er kendes I slutningen af periode 13.1 vil data fra Navision til SKS blive overført flere gange om dagen Bogføring i Navision kan ses samme dag i SB 48

49. Bevillingsafregning 2013 Forretningsgange er grundlæggende de samme som før, men Bevillingsafregningen skal være afsluttet og registreret på et betydeligt tidligere tidspunkt. Derfor: Få afklaret alle principielle forhold, før bevillingsafregningen skal registreres, f.eks.: Hvad kan videreføres og hvad skal bortfalde Hvilke områder kan reserveres og vær klar til opgørelse af anvendelse af reserveret bevilling 49

50. Bevillingsafregningen 2013 50