Creatie & opvolging van Requests en werkopdrachten ( WO’s ) in REFIN

1. Creatie & opvolging van Requests en werkopdrachten (WO’s) in REFIN • 01/10/2014 Footer

2. Inhoud • Login van leveranciers • Flows en proces in REFIN • Creatie Requests en Werkopdrachten (WO’s) in REFIN • Opvolging van Requests en WO’s • Afgekeurde Requests en WO’s Footer

3. 1. Login leveranciers Via Elia Portal : https://srm.elia.be User : VENxxxxxx Uw paswoord is hoofdlettergevoelig ! Met hoofd- en kleine letters + cijfers. Dit is hetzelfde als voor SRM (voor leveranciers die ook pro forma’s ingeven via het SUS-proces). Dit paswoord is uniek voor eenzelfde leverancier, maar meerdere personen kunnen verschillende bestellingen in de REFIN-tool bewerken ! Footer

4. 1. Login leveranciers Via de website Elia , blad « Leveranciers » : http://www.elia.be/nl/leveranciers-en-contractors/informatie-en-tools-voor-leveranciers Gebruikershandleidingen zijn er ook beschikbaar. Footer

5. 1. Login leveranciers • Internet opties • Internet Explorer > 6.0 (Compatibility view) • Pop-up blokkering deactiveren • Site “elia.be” toevoegen in de “toegelaten websites” Footer

6. 2. Flows en proces in REFIN Footer

7. 2. Flow in REFIN voor facturatie-aanvragen OPA : Operational Project Assistant. Footer

8. 2. Flow in REFIN voor werkopdrachten Footer

9. 2. Proces in REFIN • Zodra een bestelling goedgekeurd is krijgt de leverancier een mail met de PDF van de bestelling (of bijvoegsel) en haar bijlagen. • De contactpersoon voor REFIN bij deze leverancier krijgt ook een mail, na parametrage-stap, wanneer de bestelling klaar is voor het ingeven van facturatie-aanvragen (Requestsforinvoice) of werkopdrachten (WO’s) in de REFIN-tool. • Die persoon kan verschillend zijn als deze die de bestelling per mail heeft gekregen. • De bestelling staat dan automatisch klaar in REFIN-tool. • Na uitvoering van werken mag U • “Requestsforinvoice” ingeven op basis van de facturatieschijven van de bestelling. • “WO’s” ingeven op basis van een aanvraag van de projectleider voor bijkomende werken nog niet gedekt door de bestelling. Footer

10. 2. Proces in REFIN • Na het ingeven van een facturatie-aanvraag (Requestforinvoice) of een werkopdracht (WO) krijgt U een mail na goed- of afkeuring van uw aanvragen : • Goedkeuringsmail mbtRequests is voor U het signaal om te mogen factureren. • Goedkeuringsmail mbtWO’s betekent dat die WO aanvaard is en later het voorwerp zal uitmaken van een officieel bijvoegsel op de bestelling voor de gevraagde en aanvaarde bijkomende werken. • Op dit bijvoegsel zal U vervolgens een Request kunnen ingeven en nadien factureren (na goedkeuring van die Request). • Met een afkeuringsmail ivmRequest / WO moet u deze Request / WO aanpassen of verwijderen. U kan de Request / WO vanaf die afkeuringsmail bewerken of op elk moment vanaf de lijst “OverzichtRequest for Invoice” (zie punten 4-5 hierna). Footer

11. 3. Creatie Requests en Werkopdrachten (WO’s) in REFIN Footer

12. 3. Creatie Requests en WO’s Log off om de toepassing af te sluiten Gebruik het 1ste menu “Createconfirmation”. Om de taal te wijzigen Footer

13. 3. Selectie van de bestelling Vul één of meerdere criteria in om een bestelling op te zoeken. Zonder criteria krijgt u alle bestellingen voor REFIN (R) en SUS (S). REFIN-proces houdt geen rekening met een bepaalde PO-item. U mag dan om het even welke PO-item kiezen. Met SUS-proces heeft die keuze wel een invloed ! De pro forma zal met die PO-item gelinkt worden. Footer

14. 3. Selectie van de bestelling • Vindt U uw bestelling niet ? Er zijn daar 3 reden voor : • De bestelling werd niet voor het REFIN-proces geparametreerd. • De bestelling is aangepast (bijvoegsel voor prijsverhoging voor de gevraagde supplementen) en is ter goedkeuring voorgelegd bij Elia. • De bestelling is afgesloten. • Neem dan contact op met de OPA of Purchasing Support. Footer

15. 3. Selectie van de bestelling Selecteer de geschikte bestelling en klik op “Bevestiging creëren” Footer

16. 3. Creatie Requests en WO’s Klik eerst op “Bewerken” om een Request of een WO te kunnen ingeven. 2 tabs : de 1ste voor de RequestsforInvoice (facturatie-aanvragen) en de 2de voor de Werkorders(werkopdrachten). Totaal = totaal ingegeven (behalve status Verwijderd / Geweigerd). Open bedrag = Nettowaarde PO – totaal goedgekeurd. Goederenontvangst = goedgekeurde en geboekte Requests. Factuurontvangst = geboekte facturen. Footer

17. 3. Creatie van een Request Uw eigen referentie voor de Elia-bestelling. Klik op “Add” in tab “RequestforInvoice” om een Request in te geven. Footer

18. 3. Toevoegen van bijlagen Ingeven van waarde en omschrijving. Toevoegen van alle nodige bijlagen en bewijsstukken. Footer

19. 3. Request opslaan Klik op “Opslaan”. • Overschrijdt de Request het open bedrag van de bestelling, dan krijgt u volgende errormelding : Footer

20. 3. Creatie van een Werkopdracht (WO) Klik op “Add” in tab “Werkorders” om een Werkopdracht in te geven. Opmerking : een WO kan afzonderlijk of samen met een Request ingegeven worden. Footer

21. 3. Creatie van een Werkopdracht (WO) Ingeven van waarde en omschrijving. Bijlagen aan een WO worden op dezelfde manier als voor een Request toegevoegd via linker pijltje. Footer

22. 3. Creatie van een geschatte Werkopdracht (WO) Voor een geschatte WO vinkt U ook het vakje “Geschat” aan. Footer

23. 3. Creatie van een WO ter regularisatie van een geschatte WO Nadat werken uitgevoerd zijn en de eindwaarde gekend is (bv 5.845 eur), maakt U een nieuwe WO aan ter regularisatie van die geschatte WO (5.500 eur) voor het prijsverschil (345 eur) en met verwijzing naar die geschatte WO. Footer

24. 3. Werkopdracht (WO) opslaan Klik op “Opslaan”. Footer

25. 4. Opvolging van Requests en Werkopdrachten (WO’s) Footer

26. 4. Opvolging van Requests en WO’s Gebruik het menu “Overzicht RequestforInvoice”. Footer

27. 4. Opvolging van Requests en WO’s Vul één of meerdere criteria in om bestellingen, Requests of Werkopdrachten op te zoeken. Zonder criteria krijgt u alle bestellingen in REFIN. Kies één of meerdere status(sen) (Ctrl-toets) om de lijst van Requests (R) en/of WO’s (W) te beperken. Zonder status krijgt u alle Requestsen/of WO’s, ongeacht de status, die aan de criteria voldoen. Klik op “Apply”. Klik op “Clear” om criteria te wissen. Footer

28. 4. Opvolging van Requests en WO’s Export naar Excel Footer

29. 4. Variant aanmaken Lay-out van de lijst aanpassen Footer

30. 4. Variant aanmaken 2. Naam geven aan uw variante eventueel ter vervanging van de “Standard View”. 1. Orde van de kolommen aanpassen 3. Klik op “OK”. Footer

31. 4. Variant aanmaken Lay-out van de lijst aangepast met uw eigen variante. Footer

32. 5. Afgekeurde Requests en Werkopdrachten (WO’s) Footer

33. 5. Afgekeurde Requests en WO’s • Na afkeuring is de Request of WO teruggestuurd naar de leverancier voor aanpassing (of verwijdering). Kies het type documenten (R of W) met betreffende status en klik nadien op het nummer. Kies al dan niet het type documenten (R of W) met status “Rejected” en klik op “Apply”. Klik nadien op het Request/WO-nummer in de lijst. Footer

34. 5. Afgekeurde Requests en WO’s Klik op “Bewerken” om een Request of een WO te kunnen aanpassen (of verwijderen). Footer

35. 5. Afgekeurde Requests en WO’s Pas het bedrag aan (+ eventuele ontbrekende bijlagen) en sla op, of verwijder onnodige Request/WO. Bij het opslaan na aanpassing is de Request/WO opnieuw ter goedkeuring uitgestuurd naar de Projectleider. Commentaar bij afkeuring van de Projectleider of de OPA. Footer

36. Hulp nodig ? • Purchasing Support • Nathalie Sarlet 02/546.7764Nathalie.Sarlet@elia.be • Lorenz Sunt 02/546.7954 Lorenz.Sunt@elia.be • Kevin Rymenants 02/546.7787 Kevin.Rymenants@elia.be • Nancy De Smet 02/546.7683Nancy.Desmet@elia.be Footer