Opzetten en actueel houden van een Sharepoint Platform voor Devices & Applicaties bij MHC

1. Opzetten en actueel houden van een Sharepoint Platform voor Devices & Applicaties bij MHC Devices: smartphone, tablet, laptop, PC, camera, conferentietoestel, beamer(s), printer(s) Applicaties= Microsoft Sharepoint & Lync

2. “Begrijp waar je probleem over gaat alvorens je gaat prutsen aan oplossingen”–Dick Rijcken/Haagse Hogeschool/Steim naar Kees Dorst/Design Thinking MHC= Zweedse multinational, hoofdkantoor Göteborg, fabrikant, verdeler en marktleider in • Chirurgisch single- use materiaal (voor het O.K.) • Wondzorgmateriaal • Desinfectantia BeneluxSales & Marketing Division van MHC te Antwerpen: 64 mensen • 5 directieleden + 12 managers = 17 leidinggevenden • 47 bedienden : 17= 2,76 Devices verdeelt onder: • 17 leidinggevenden /met interne opleiding + tijd • 30 buitendienstmedewerkers (Account Managers + product Specialisten) /zonder opleiding Weinig of geen devicesonder 17 binnendienstmedewerkers van : • Finance • Interne Sales • Facility Front Office (= receptie + Facility Coördinator) >>moeten device knelpunten coördineren/oplossen

3. Directe aanleiding • GSM > smartphone in augustus 2011 : veel problemen • In 2013: HTC > Iphone, nieuwe laptops+ camera, Ipad verdeling, webinars, Tandberg Video Conferencing • Stijgende brandstofkosten:vergaderen via Lync + samenwerken via Sharepoint • Kotter 1 : urgentiebesef • Technische probleemschets • FFO <> device problemen • Keuze device/merken: op directieniveau • De eindgebruiker doelstellingen<> IT-medewerker , directie en Fac. Coördinator toe. • Device knelpunten: 4 oorzaken: • toestel gebonden mankementen • gebrek aan gebruikskennis • misprijzen van device of merk • Mismatch device <> doelstelling • Microsoft Lync: Benelux: chatten +beschikbaarheidscontrole. / geen opleiding • Microsoft Sharepoint: Benelux: gedeeltelijk gebruikt op directie – en managersniveau/geen opleiding/ Sharepoint verkoopt zichzelf niet!

4. Visie Als we professioneel willen blijven werken en professioneel willen blijven overkomen bij onze klanten, dan moeten we leren werken met onze devices en applicaties binnen het kader van onze beschikbare tijd en middelen , dus op een heel efficiënte manier.

5. Doel en resultaatOpzetten en actueel houden van een Microsoft Sharepoint Platform dat, 12 maanden na lancering • Effectiviteitsverhoging + efficiëntieverhoging • Organisatievernieuwing • Geplande verandering • Sturingsvermogen • overtuigingsstrategie

6. Verandercapaciteit: competent vernieuwd directie & management team, competente buitendienst mits efficiënt platform weinig tijdsverlies • Veranderbereidheid: zal blijken op MT. Tijdsinvestering voor buitendienst + FFO. De efficiëntie, directe successen, moet overduidelijk zijn

7. Projectplan • WP1: literatuurstudie + vooronderzoek • Boeken: Sharepoint + web usability - Enquête over Sharepoint/Lync/device knelpunten • WP2: Sponsoring zoeken >>Smart Doelstellingen • Visie afstemmen met externe stakeholders, interne stakeholders en vooral met MT • (K1: urgentie)(Kotter 2: leidende coalitie ) (K3: visie & strategie)(K8:creëer nieuwe cultuur) • WP3: ontwikkeling van procesveranderingen>>Efficiënte procedures • Procedure device keuze >>device levering + procedure device knelpunten melding (K1: urgentie)(K2: leidende coalitie)(K3: strategie) • WP4:aanpak opleidingsaanbod applicaties>>vormen + uitschrijven van opleidingen • Handleidingen Sharepoint & Lync + tespanel, sessies rond Sharepoint + Lyncsharing best practises , brainstorm # opleidingsvormen (K1) • (K2: leidende coalitie) • WP5: aanpak opleidingsaanbod devices>>vormen + uitschrijven opleidingen • Demo’s office beamers + conf. toestel, sharing best practisesIphone + Ipad, handleidingen devices + testpanel, brainstorm # opl. Vormen • (K1: urgentie)(K2: leidende coalitie) • WP6: Sharepointstructuur opzetten>>inrichten van nuttige, overzichtelijke, makkelijk toegankelijke site • Toegangsmogelijkh. platform, duidelijke structuur platform + testpanel, toegangsrechten per gebruikersgroep (Kotter 5: breed draagvlak) • WP7: lancering platform >>nieuwe procedures verkondigen + eerste kennismaking + opstart • Aankondigingen; enquêtegegevens, visie, keuze Sharepoint platform, procedures, positieve ervaringen testpanel (M-Zines, Carenet, Twitter, Mail) - Sight-SeeingSharepoint show op lanceerdatum • (K1: urgentie)(K2: leidende coalitie) • WP8: aanwakkeren platformbezoek>>initiatieven , uitbreidingsmogelijkheden • Beloningen voor bijdragen, interviews positieve ervaringen, nieuwe info op platform aankondigen via twitter/mail, (K1: urgentie)(Kotter6:inbouwen successen)(K7: consolideren verbeteringen) • evaluatie projectgroepen, welke knelpunten blijven binnenkomen?- publiceer je eigen website pagina (Kotter7: consolideren van verbeteringen)