Planlagt kommunikasjon 2:4

1. Planlagt kommunikasjon 2:4 Larsåke Larsson, kap. 3-6

2. Den kritiske skolen • Samfunnsansvar: bedriftene har et ansvar for samfunnet de eksisterer innenfor, både lokalt og globalt • Etikk: lovgivning, policy, allmennmenneskelige prinsipper og informatørens oppfatning av rett og galt • Dialog: Habermas, strategisk og kommunikativ handling, åpenhet, symmetri, ærlighet, empati og omsorg

3. Funksjonelle beskrivelser av PR • Institusjonelle • Representativ • Ideologisk • Integrerende • kulturell

4. Organisatorisk plattform • Organisasjonsteoretiske syn • Analyse av organisasjoner • Organisasjonskommunikasjon • Informasjonsfunksjonen i organisasjoner • Informasjonsvirksomheten

5. Organisasjonsteoretiske syn • Det strukturelle perspektivet: Klassisk teknokratiskole, Max Weber og de ideelle modellene. • Det personrettede perspektivet: menneskene i organisasjonen. Ulike retninger, ex prosesser, behov og motivasjon, læring og kommunikasjon • Det kulturelle perspektivet: Organisasjonens indre kultur og dens plass i kulturen • Politiske system: et makt- og interesse-perspektiv

6. Analyse av organisasjoner • Sektorer: hvilken sektor tilhører organisasjonen, offentlig, privat? • Virksomheten: hva leverer organisasjonen? • Strukturen: hvordan er organisasjonen ordnet? • Oppbygging: byråkratier eller flate strukturer? • Funksjon: Prosessrettet eller fritt styrte?

7. Funksjon • Prosessrettet eller resultatrettet • Personalrettet eller oppgaverettet • Identifiseres med organisasjonen eller med oppgaven • Åpne system eller lukkede system • Fritt styrte eller streng kontroll • Normativ eller pragmatisk innstilling

8. Organisasjonskommunikasjon • Begrepet organisasjonskommunikasjon omfatter de kommunikative handlingene og samhandlingen til foretak, myndigheter, interesseorganisasjoner og andre organiserte parter som deltar i ulike beslutningsprosesser i samfunnet åpent og aktivt eller på andre måter.

9. Organisasjonskommunikasjon • Intern og ekstern kommunikasjon • Formell og uformell kommunikasjon • Verbal og ikkeverbal kommunikasjon • Den interne kommunikasjonen • - funksjon og kriterier • - kommunikasjonsnivåer, nettverk og roller • - interne kommunikasjonsveier

10. Informasjonsfunksjonen i organisasjoner • Støtter virksomheten: fungerer grenseoverskridende for organisasjonen • Støtter markedet: hjelper organisasjonen å beholde sine konkurransefordeler • Relasjonsrolle: bygge opp gode forbindelser til viktige grupper og samarbeidspartnere

11. Informasjonsvirksomheten • Analyse, strategi og planlegging • Relasjoner • Produksjonsfunksjon • Konsulentfunksjon (internt)

12. Informasjonsarbeidets retning • Samlende spørsmål – offentlig og privat • Intern kommunikasjon – offentlig og privat • Ekstern kommunikasjon – offentlig: henvender seg til medborgere og brukere, kommuniserer om lovgivning og rettigheter, privat: henvender seg til kunder og støtter markedsavdelingen, sikter mot økt økonomisk utbytte

13. Virksomhetsplanlegging • Flerårsplaner • Ettårsplaner • Prosjektplaner

14. PR i organisasjoner: excellency-modellen

15. Omverdensanalyse og føranalyse • Omverden: politiske, sosiale, økonomiske, økologiske og teknologiske dimensjoner. • Aktiviteter: forberedelse, etiske aspekter, tidligere innsats, evaluering, kriseanalyse

16. Omverden • Markedsrettet overvåking – SWOT: strengths, weaknesses, opportunities, threats. • Issues management: går fra overvåking av omverden til å analysere resultatene og ta konsekvensen av analysen.

17. Fem steg i ”issues management” • Identifisering • Søking • Overvåking (monitoring) • Analyse • Prioritering av beslutninger

18. Etiske aspekter • Lover • Regler • Alminnelig dannelse og moral • Kultur/religion Hvordan en organisasjon forholder seg til etikk er avhengig av organisasjonsformen og aktiviteten.

19. Interne faktorer i organisasjonen • Kultur • Stemning • Kompetanse • Struktur

20. Tidligere aktiviteter • Erfaringer • Formativ evaluering: hvordan lignende prosjekter har fungert tidligere i organisasjonen eller utenfor (se faglitteratur) • Pretesting: hvordan reagerer folk?

21. Kriseanalyse • Hva kan gå galt • Hvordan kan vi hindre at noe går galt • Hvordan kan vi hindre at ting går galere når det først er gått galt?

22. Mål og målsetting • Ha et mål for innsatsen • Ha et gjennomførbart mål • Ha et målbart mål • Ha en måte synliggjøre målet

23. Sentrale spørsmål: infoplan • Trenger noen informasjonen? • Trengs det mer informasjon? • Hvorfor? • Kan problemet løses uten informasjon? • Skill mellom ingeniørløsninger og informasjonsløsninger

24. Målnivåer • Visjon – overgripende for organisasjonen • Hovedmål (for infoarbeidet) • Sektormål • Prosjektmål • Delmål

25. Grunnbegreper i planlegging • Virksomhetsidé • Visjon • Mål • Strategi

26. Profil, identitet, image • Profil: organisasjonen vil formidle • Image: slik omverden ser på organisasjonen • Identitet: slik organisasjonen oppfatter seg selv, det kulturelle helhetsbildet

27. Profil, Image, Identitet • Skillet mellom slik en organisasjon vil bli oppfattet, slik den faktisk blir oppfattet og slik den oppfatter seg selv

28. Mål må være • Begripelige • Relevante • Substansielle • Brukbare • Realistiske

29. Mengden planlegging • Nok til å vite hva som gjøres og hvorfor • Arbeidsmengden må vurderes • Logistikk og rekkefølge er viktig • Rasjonaliteten må ikke ta overhånd • Systemet må bevare fleksibiliteten

30. Planleggingsnivå, fig 6.1

31. Erfaringer om kampanjer • Kampanjer er best for å nå kortsiktige mål • Media er det beste kanalene for å skape oppmerksomhet • Publikum må identifisere seg som mottakere • Gode kampanjer har utnyttet resultater og erfaring fra forskning

32. Planleggingshjulet

33. Kjenn organisasjonens mål Finn realistiske kommunikasjonsmål Studer målgruppen Kunnskap er makt Prioriter innsatsen Intern enighet om strategi, rammeplan og budsjett Involver organisasjonen Velg ansvarlige Selg planen internt Slutt ikke å planlegge Ti råd om planlegging