How to f ill in the Full Application Form ? Kuidas t äita täismahus taotlusvormi ?

1. How to fillin the Full Application Form?Kuidas täitatäismahus taotlusvormi? Joint Technical Secretariat 13 August 2012, Tartu

2. Full Application Form (FAF) • Follow instructions and guidance as they reflect the requirements to FAF; • Complete and clear information • FAF is locked – damaged file will be rejected; • Reliable contact details.

3. Täismahus taotlusvorm (FAF) • Järgi juhiseid ja suuniseid, need kajastavad nõudeid täismahus taotlusvormile; • Lõpuni täidetudjaselge teave • Taotlusvorm on lukus – kahjustatud taotlusvormi fail lükatakse tagasi; • Usaldusväärsed kontaktandmed.

4. Legend of fields “ERROR!”appears if not filled Before submission: ensure that there are no errors in the FAF

5. Väljade kirjeldus “ERROR!”kuvatakse, kui väli on täitmata Enne esitamist: kontrolli, et taotlusvormis ei oleks ühtegi error teadet

6. Structure of FAF

7. Taotlusvormi struktuur

8. Worksheet I – 1 1. Project description: • summary of the project • location • partnership (no partners can be added/dropped out) • associates (can be added the maximum of 5) 2. Relevance of the Project: • Overall vs. Specific objectives • Final beneficiaries vs. Target Groups • capacity of partnership to manage the project • identification of actual cross-border component and justification a real need for cross-border cooperation • explanation of relevance to national/EC policies

9. Tööleht I – 1 1. Projekti kirjeldus: • Kokkuvõte projektist • Asukoht • Partnerlus (ühtegi partnerit ei saa lisada/välja jätta) • Kaasatud partnerid (saab lisada kuni 5) 2. Asjakohasus: • Üldine ja otsene eesmärk • Lõppkasusaajad ja sihtgrupid • Projekti partnerite võimekus juhtida projekti • Tuvastatav piiriülene komponentjapõhjendatud vajadus piiriüleseks koostööks • Vastavusriiklikule/EÜpoliitikatele

10. Worksheet I – 2 3. Methodology: • how the project will be implemented to hit the project objectives and achieve results • outline the advantages and relevance of operational and financial management 4. Sustainability • Indication and brief analysis of risks • Sustainability and continuation of the initiatives/results after project lifetime Compliance with the Concept Note!

11. Tööleht I – 2 3. Metodoloogia: • Kuidas projekti rakendatakse, et saavutada eesmärgid ja jõuda projekti tulemuseni • Too välja eelised ja asjakohasus tegevuse ja finatsjuhtimise kohta 4. Jätkusuutlikkus • Lühike riskide kirjeldus ja analüüs • Jätkusuutlikus ja tegevuste jätkumine/tulemused pärast projekti eluea lõppu Võrdle esitatud projekti lühikirjeldusega!

12. Worksheets II-VI – 1 Activity Packages Thematical grouping Activity Packages (AP) 1 and 2 are predefined! • AP1 -Management and coordination • AP2 information and visibility AP3, AP4, AP5grouped by content! (not by time or budget headings!)

13. Töölehed II-VI – 1 Tegevuste kirjeldus Temaatilised rühmad Tegevuste kirjeldus(TP) 1 ja 2 on eelmääratletud! • AP1 – Juhtimine ja koordineerimine • AP2 Informatsioon ja nähtavus TP3, TP4,TP5rühmitatud sisu järgi! (mitte aja ega eelarverubriikide järgi!)

14. Worksheets II-VI – 2

15. Tööleht II-VI – 2

16. Worksheet VII Indicative project implementing TIME PLAN • All activities should be listed in accordance with Activity Packages. • Project time planning principle: • Year 1 (12 months) on a monthly basis; • Year 2 (rest of months) on a quarterly basis. • Month 1 is when the project starts(Month 1 ≠ January) • Distinguish between preparation(P)and implementation(I), (choose from dropdown list). • Implementing body: indicate all partners involved! (e.g. P1, P2, P3, etc.). • Duration of activity (both P and I) should be reasonable and justified. Respect Eligibility Criterion “”

17. Tööleht VII Indikatiivne projekti rakendamise AJAKAVA • Kõik tegevusedtuleb loetleda vastavalt tööpakettidele. • Projekti ajakava põhimõtted: • Aasta 1 (12 kuud) kuude lõikes; • Aasta 2 (ülejäänud kuud) kvartalite lõikes. • 1 kuuks loetakse projekti alguse kuud(kuu 1 ≠ Jaanuar) • Eristaettevalmistamine(P) ja elluviimine(I) (vali valikmenüüst). • Juhtpartner: märkidakõikkaasatud partnerid! (nt. P1, P2, P3, jne.). • Tegevuste kestvused (mõlemadPjaI) peavad olema mõstlikud ja põhjendatud. Arvesta abikõlblikkuse kriteeriumiga

18. Worksheet VIII Project Applicant • Lead Partner principle. • Indicate Project Manager and Financial Manager (can also be subcontracted). Demonstrate capacity to successfully implement the project: • project Management and operational experience • experience in similar projects (by topic, by scale) • resources (human, equipment, premises, etc.) planned to be contributed to the proposed project • Legal information on Applicant organisation: • Financial information for 3 previous years. • paid staff and voluntary staff (tick appropriate with dropdown list) • Budget will be filled automatically as soon as corresponding worksheets are completed! Applicant signs the Partnership Statement!

19. Tööleht VIII Projekti taotleja • Juhtpartneri põhimõte. • Märgi äraprojekijuhtjafinantsjuht (võib võtta allankelepinguga). Kirjelda võimekust projetedukalt ellu viia: • projekti juhtimise ja korraldamise kogemused • kogemused sarnastes projektides (teema, ulatus) • ressursid (inimesed, seadmed, ruumid, jne.),mida plaanitakse projekti panustada • Juriidiline teave taotleja organisatsioonist: • Finantsinformatsioon 3 eelmise aasta kohta. • Tasustatud ja vabatahtlikud töötajad (vali sobiv rippmenüüst) • Eelarve täidetakse automaatselt, niipea kui vastavad töölehed on täidetud! Taotleja allkirjastab partnesluskinnituse!

20. Worksheet IX Project Partners • Complete the information for all involved partners. • Indicate Project Manager and Financial Manager (can also be subcontracted). • Outline the cooperation history. If none, explain the reasons to start the partnership. • Demonstrate capacity to successfully implement the project (draft as detailed and clear as possible): • availability of financial resources to finalise the project (!!!); • role played in preparation of the project proposal, and expected role in implementation; • competences of partner relevant to the project idea, management, scale, etc. • resources (human, equipment, premises, etc.) planned to be contributed to the proposed project • Budget will be filled automatically as soon as corresponding worksheets are completed! All partners sign the Partnership Statement!

21. Tööleht IX Projekti partnerid • Täida informatsioon kõigiprojekti kaasatud partnerite kohta. • Märgi äraprojektijuht ja finantsjuht (võib võtta allankelepinguga). • Too välja eelnev koostöö. Kui ei ole, selgita selle partnerluse/koostöö alustamise vajalikkust. • Kirjelda võimekust projekt edukalt ellu viia(kirjelda nii detailselt ja selgelt kui võimalik): • rahaliste vahendite olemasolu, et projekt edukalt lõpetada(!!!); • roll projektitaotluse ettevalmistamiselja ootadav roll projekti elluviimisel; • partneri pädevus seotud projekti idee, juhtimise, ulatusegajne. • ressursid(inimesed, seadmed, ruumidjne.), mida plaanitakse projekti panustada • Eelarve täidetakse automaatselt, niipea kui vastavad töölehed on täidetud! Kõik partnerid allkirjastavad partnesluskinnituse!

22. Worksheet X Logical Framework (Logframe) • Current EC approach: project development and implementation is Logframe based (not AP based) • Compulsory if requested Programme Grant exceeds EUR 100 000,00. • More details on Logframe are available at www.estlatrus.eu (How to Apply  Seminar Downloads  "Project Management Cycle")

23. Tööleht X Loogiline Maatriks (Logframe) • Praegune EÜ lähenemine: projekti arendamine ja rakendamine, mis põhineb Logframel (mitteTP baasil) • Kohustuslik, kui taotletakse programmi poolset toetus üle 100 000,00 EUR. • Detailne teave Logframekohta on kättesaadavwww.estlatrus.eu (How to Apply  Seminar Downloads  "Project Management Cycle")

24. Worksheet XI Expected sources of funding Start filling the budget with Worksheet XIV! • Sources and amounts to be identified for each partner • Max Programme Grant – 90% (for SMEs 50% under Priority 1 and max grant EUR 200 000.00) • Min 10% partner’s own co-financing: • in-kind(1) max ≤10% of total eligible costs, (2) cannot exceed own contribution to project • in-cash • state budget (depends on state)

25. Töölehtt XI Eeldatavad rahastamisallikad Alusta eelarve täitmist töölehelt XIV! • Allikad ja summad, mis tulebkindlaks määrata iga partneri kohta • MaksimaalneProgrammi toetus – 90% (väikese ja keskmise suurusega ettevõtetele 50% prioriteet 1 raames ja maksimaalne toetussumma 200 000.00 EUR) • Minimaalselt 10% partnerite omafinatseering: • Mitterahaline panus(1) max ≤10% kõigist abikõlblikest kuludest, (2) ei tohi ületada enda panust projekti • Rahaline panus • Riigi rahastus (oleneb riigist)

26. Worksheet XII Total Budget for the Project • Includes (1) total costs for all years and (2) costs for Year 1. • Will be filled automatically as soon as corresponding worksheets are complete. • What should be added manually: forecasted costs by total of Budget Headings* for Year 1. NB:Project duration below 12 month – automatic fill only! * See Worksheet XIV

27. Tööleht XII Projekti kogueelarve • Sisaldab (1)kogukulusid kõikide aastate kohta ja (2) kulud 1. aastal. • täidetakse automaatselt, niipea kui vastavad töölehed on täidetud. • Mis tuleb lisada käsitsi: prognoositud kogusumma eelarverubriikides* 1 aastal NB:Projekti kestus alla 12 kuu – on see automaatselt täidetud! * Vaata tööleht XIV

28. Worksheet XIII Budget per Partner and Activity Packages • Information should match with other budget tables:Worksheets XI, XII and XIV. • Costs are to be arranged by Activity Packages (Worksheets II-VI) by the Applicant/partners. No “ERROR!” accepted!

29. Tööleht XIII Eelarve partnerite ja tööpakettide lõikes • Teave peab vastama teistele eelarve tabelitele:töölehtedel XI, XII ja XIV. • Taotleja/partnerite kulud peavad olema korraldatud tööpakettide lõikes(töölehed II-VI). “ERROR!”teatega lükatakse tagasi!

30. WorksheetXIV Budget per Partners Start filling the budget from this Worksheet! • Budget items are parts of total eligible costs of the project. • Plan the budget items carefully – rows are limited! • No lump sums! • Pre-filled budget items are examples –replace with actual lines • Ühikute kuluartiklid (kuu, reis, leping, isik, km, liiter, jne.)peavad olema lihtsad, jagamatud ja kajastama tegelikkust

31. TöölehtXIV Eelarve partnerite lõikes Alusta eelarve täitmist sellelt töölehelt! • Eelarvepunktid on osa kõigist abikõlblikest kuludest projektis. • Plaani eelarvepunkte hoolikalt – read on piiratud! • Mitte kajastada üldisi kogumaksumusi! • Eeltäidetud eelarvepunktid on toodud näiteks –asenda need tegelike ridadega • Maksumuse ühikud (kuu, reis, leping, inimene, km, liiter jne.)peavad olema lihtsad, jagamatud ning kajastama tegelikke ühikuid

32. Worksheet XV Declaration by the Applicant Lead partner principle! • Applicant fills in the Declaration. • Declaration should be signed by an authorised representative of Applicant organisation. • (!!!) STAMP should be put!!! (if no stamp is foreseen by legislation – put “STAMP NOT APPLICABLE”) By signing (and stamping, if applicable) the Declaration the Applicant undertakes responsibility for project and confirms compliance of partners with requirements set in the GfGA

33. Tööleht XV Taotleja deklaratsioon Juhtpartneri põhimõte! • Taotleja täidab deklaratsiooni. • Deklaratsioon tuleb allkirjastada taotleja organisatsiooni allkirjaõigusliku esindaja poolt. • (!!!) PITSATtuleb panna!!! (kui pitsatitei ole – pane “STAMP NOT APPLICABLE”(pitsat ei ole kohaldatav)) Deklaratsiooni allkirjastamisega (olemasolu korral ka pitsat) võtab taotleja endale vastutuse projekti eest ja kinnitab partnerite vastavust nõuetele, mis on kirjas juhistes toetuse taotlejatele

34. Worksheet XVI Associates Information • Complete the information for all associates (max 5). • Outline the cooperation history. If none, explain the reasons to make organisation(s) associated with project. • Demonstrate the relevance of associate(s) to project: • role and involvement in preparation and implementation of project; • advantagesand experience of associate(s) relevant to project.

35. Tööleht XVI Teave kaasatud partneritest • Täida teave kõigikaasatud partnerite kohta (max 5). • Too välja koostöö ajalugu. Kui ei ole, põhjenda miks kaasatud partner on vajalik projektis. • Näita kaasatud partnerite asjakohasust projektis: • Roll ja osalemine projekti ettevalmistamisel ja rakendamisel; • Kaasatud partneri(te)eelised ja kogemusedantud projektis.

36. Worksheet XVII Checklist After the Full Application Form is filled and ready for submission, check that it complies with the criteria listed in the table!

37. Tööleht XVII Kontroll-leht Kui täismahus taotlusvorm on täidetud ja esitamiseks valmis, kontrolli kas see vastab tabelis toodud kriteeriumidele!