Session d’information Appel FSE 2012 15/9/2011

1. Session d’information Appel FSE 201215/9/2011 Points d’attention pour une piste d’audit adéquate Jocelyne Julémont, Chef de service Activation-FSE Service Public de Programmation Intégration Sociale, avec le soutien de l’Union Européenne Le Fonds Social Européen investit dans votre avenir

2. Suivi par l’autorité de gestion 2. Tableau de suivi des doubles-subventionnements 3. Respect de la réglementation en matière de marchés publics 4. Points d’attention et FAQ Service Public de Programmation Intégration Sociale, avec le soutien de l’Union Européenne Le Fonds Social Européen investit dans votre avenir

3. 1. Suivi par l’Autorité de Gestion Service Public de Programmation Intégration Sociale, avec le soutien de l’Union Européenne Le Fonds Social Européen investit dans votre avenir

4. Aspects préventifs L’AG a développé toute une série d’actions pour aider les promoteurs : • Sessions d’information • Séminaires d’échange de bonnes pratiques • Manuels (descriptif, comptable et IT) • FAQ • Visites préventives • Mails de rappels à l’ensemble des promoteurs • Possibilités de demander des explications par mail ou par téléphone • Outils mis à la disposition des promoteurs sur le site du SPP : • Modèles de feuilles de présence • Modèles de tableaux de double-subventionnement Service Public de Programmation Intégration Sociale, avec le soutien de l’Union Européenne Le Fonds Social Européen investit dans votre avenir

5. Monitoring des projets (1) • Visites préventives = contrôle préventif du contenu du projet et de la qualité des outils de suivi (par la cellule FSE ou l’inspection) • Réalité du projet • Réalité des infrastructures décrites dans la description du projet • Bon avancement du projet • Visibilité du FSE et respect du plan de communication (logo, …) • Qualité des feuilles de présence • Qualité du suivi des risques de double-subventionnement, recettes, déménagement • Respect de la législation en matière de marchés publics • Frais non justifiés : encodage, absence d’un encadrant,… Service Public de Programmation Intégration Sociale, avec le soutien de l’Union Européenne Le Fonds Social Européen investit dans votre avenir

6. Monitoring des projets (2) 2. Contrôles on desk = contrôle financier et administratif par la cellule FSE • Contrôles automatiques dans l’application FSE (lien avec DMFA) • Réalité des dépenses (conventions, factures, preuves de paiements) • Lien des dépenses avec les activités et la période du projet • Recettes • Coûts directs / coûts indirects • Contrôle des doubles-subventionnements sur base du tableau DS et des matchings avec les bases de données Prima (art. 60 et économie sociale) et Rapport unique (fonds énergie, …) • Rapport d’exécution à la fin du projet Service Public de Programmation Intégration Sociale, avec le soutien de l’Union Européenne Le Fonds Social Européen investit dans votre avenir

7. Monitoring des projets (3) 3. Contrôle sur place = contrôle financier et administratif par la cellule FSE sur éléments non disponibles on desk • Systématique si manquements constatés au niveau du suivi par le promoteur / Sur base d’un échantillon dans les autres cas. • Concordance entre les heures signées sur les feuilles de présence et les heures introduites dans l’application FSE. • Contrôle des doubles-subventionnements qui n’ont pu être contrôlés on desk (actuellement, GESCO, ACS, prime RW, …) • Détection des frais non éligibles (recettes non déclarées, absence d’un encadrant, encodage, double comptabilisation des heures),… Service Public de Programmation Intégration Sociale, avec le soutien de l’Union Européenne Le Fonds Social Européen investit dans votre avenir

8. 2. Tableaux de suivi doubles-subventionnements Service Public de Programmation Intégration Sociale, avec le soutien de l’Union Européenne Le Fonds Social Européen investit dans votre avenir

9. Objectifs (1) • A remplir si vos encadrants et/ou vos participants bénéficient de subventions autres que des subventions FSE • Encadrants • GESCO / ACS / Point APE • Maribel Social • Fonds énergie • Frais de personnel • Subvention politique grandes villes • Autre : … • Participants • Art. 60 / Subv. majorée économie sociale / Prime RW / Autre:

10. Objectifs (2) • Aider le promoteur à : • Répartir les subsides selon leur origine pour déceler les risques de double-subventionnement • Calculer le montant MINIMUMà mentionner en part publique (intéressant pour encadrant occupé en partie sur un projet FSE) => optimalisation des moyens FSE • Aider le gestionnaire de dossiers à : • S’assurer de la qualité du suivi des risques de double-subventionnement lors des visites préventives • Contrôler les doubles-subventionnements lors des contrôles sur place et/ou contrôles on desk.

11. Objectifs (3) • Interface entre les matchings effectués par l’autorité de gestion entre les différentes bases de données (application FSE, Primaweb, rapport unique, ONSS-APL) et l’application FSE. • Ces tableaux et les instructions ont été élaborés en collaboration avec notre service inspection. • Possible pour le promoteur d’utiliser un autre système de suivi d’une qualité équivalente. • Risques de double-subventionnement avec les subsides FSE octroyés via une agence régionale : utiliser un autre tableau.

12. Quels tableaux ? Encadrants : CONTROLE-DOUBLE SUBVENTIONNEMENT_Encadrants _Nom promoteur_Annéeprojet_Période (version 2) Participants : CONTROLE-DOUBLE SUBVENTIONNEMENT_Participants _Nompromoteur_Annéeprojet_Période OU tout autre tableau équivalent.

13. Quand les remplir ? • Lors de chaque période intermédiaire (sur base d’estimations les plus précises possibles) • Lors de la période de régularisation (sur base des données réelles) Uploader les tableaux dans l’application pour les PI introduites après le 1/7/2011 et les PR 2010 et 2011

14. Fonctionnalités • Commentaires pour chaque colonne (positionner votre souris sur le titre de la colonne OU lire instructions) • Cellules protégées pour ne pas casser les formules • Veiller à bien remplir toutes les colonnes (y compris si 0) • Cellules en JAUNE = Listes déroulantes (cliquer sur la cellule puis sur la flèche à droite) • Cellules en ROSE = Calculs automatiques (uniquement pour les encadrants) • Cellules en VERT = Somme automatique du montant minimum à reporter en PP fédérale et/ou régionale dans l’application FSE

15. Tableau encadrants (1) Modification version 2

16. Tableau encadrants (2) • Comprend des calculs automatiques du montant MINIMUM à mettre en PP fédérale et/ou régionale. Principe : si le travailleur est occupé à temps partiel sur le projet FSE, on impute la subvention d’abord sur le salaire hors FSE. => Montant de la subvention moins le montant du salaire hors FSE Si le montant est négatif, il est ramené à 0 €. • Si un encadrant bénéficie de plusieurs subventions d’un même niveau de pouvoir ou d’une subvention locale : demander un tableau sur mesure.

17. Tableau encadrants (3) Démo 1 • Un encadrant A a un coût salarial total de 1200 € : 500 € pour le projet FSE et 700 € pour des tâches hors FSE. Il ouvre le droit à une subvention fédérale de 800 €. • Montant à mettre en part publique fédérale : MINIMUM : 800 € - 700 € = 100 €

18. Tableau encadrants (4) Démo 2 • Un encadrant B a un coût salarial de 1000 € pour le projet FSE et de 0 € pour des tâches hors FSE. Il ouvre le droit à une subvention fédérale de 500 €. • Montant MINIMUM à mettre en part publique fédérale : 500 € - 0 € = 500 €

19. Tableau encadrants (5) Démo 3 • Un encadrant C a un coût salarial total de 1000 € : 500 € pour le projet FSE et 500 € pour des tâches hors FSE. Il ouvre le droit à une subvention fédérale de 400 € et à une subvention régionale de 600 €. • Montant MINIMUM à mettre en PP fédérale : 400 € - 500 € = -100 € => 0€ • Montant MINIMUM à mettre en PP régionale : 600 € - 100 € = 500 €

20. Tableau encadrants (6) Montants MIN en PP féd et rég

21. Tableau Participants (1)

22. Tableau Participants (2) • Montant MINIMUM à mettre en PP fédérale et/ou régionale: = Montant du total des subventions pour ce niveau de pouvoir. • Si un participant bénéficie de plusieurs subventions d’un même niveau de pouvoir : utiliser plusieurs lignes. • Si des participants bénéficient de subventions locales : demander un tableau sur mesure à l’AG.

23. Report dans l’application FSE (1) • Montants à mentionner dans chaque rubrique du tableau trimestriel de l’application FSE : • MINIMUM à mentionner en PP fédérale ET/OU régionale: montants mentionnés dans les cases vertes des tableaux • MAXIMUM à mentionner en part FSE : Salaires FSE (moins recettes) moinsmontants PP. • Veiller à effectuer une répartition correcte entre la part FSE et la PP (50/50) au niveau de l’ensemble du projet.

24. Report dans l’application FSE (2)

25. Questions ?

26. 3. Marchés publics Service Public de Programmation Intégration Sociale, avec le soutien de l’Union Européenne Le Fonds Social Européen investit dans votre avenir

27. Marchés publics (1) • La dépense relative à la sous-traitance ne peut être définie en pourcentage du coût total du projet. • Seul, le premier niveau de sous-traitance est éligible. • Les promoteurs et leurs partenaires gardent à disposition de l’autorité de gestion l’ensemble des documents qui attestent du respect des règles de concurrence et des marchés publics. Il apporte l’évidence du travail effectué.

28. Marchés publics (2) • Un contrat peut être renouvelable, à condition que ce soit stipulé d’abord dans l’appel d’offre pour le marché public, et après dans le contrat même. Un contrat peut être renouvelé au maximum 2 fois. Dans le cas d’un contrat renouvelable, on ne doit pas refaire le marché public. • L’idéal est de faire un contrat pour une période qui correspond à celui du projet.Exemple : Projet annuel-> contrat annuel    Projet triennal -> contrat sur trois ans

29. Marchés publics (3) La procédure à suivre dépend du montant du marché public : N-B : S’il s’agit d’un contrat pluriannuel, il faut prendre en compte les montants cumulés.

30. Marchés publics (4) • Attention : les règles en matière de marchés publics étant complexes, il est recommandé au promoteur de vérifier ces informations auprès des autorités compétentes (SPF Chancellerie Premier Ministre) Portail Belgium.be : http://www.belgium.be/fr/economie/marches_publics/ • Ne pas oublier la simplification administrative Télémarc : http://kanselarij.belgium.be/fr/asa/projets_en_cours/telemarc/

31. Marchés publics (5) A partir de l’appel 2012, • Le promoteur est invité à justifier le prix demandé par le sous-traitant par rapport au marché dans sa candidature. • L’AG vérifiera, lors des contrôles sur place, la méthode de sélection du marché. Par exemple, si le promoteur a choisi le sous-traitant qui n’avait pas soumis l’offre avec le prix le plus bas, elle vérifiera pour quelle raison le promoteur a accordé le contrat à ce sous-traitant.

32. Convention de partenariat (1) Lorsque le promoteur a conclu une convention de partenariat, le partenaire ne doit pas être considéré comme un prestataire de services sous-traitant du promoteur si : • Le partenariat est justifié par la nécessité d’encourager des synergies au sein d’une zone géographique; • Les dépenses de ce partenariat sont clairement identifiées dans la candidature agréée par l’arrêté ministériel; • Les dépenses prévues dans la convention excluent les achats de bien.

33. Convention de partenariat (2) Dans ce cas, le promoteur doit, dans sa candidature lors de la sélection des projets : • justifier le choix du partenaire • justifier le prix demandé par rapport au marché • si la convention porte sur un montant supérieur à 67.000 € HTVA, prouver qu’il a respecté les règles de transparence et d’égalité. Dans ledoute, suivre les procéduresmarchéspublics.

34. 4. Points d’attention Service Public de Programmation Intégration Sociale, avec le soutien de l’Union Européenne Le Fonds Social Européen investit dans votre avenir

35. Coût d’un projet • Constat : • Prix des projets varient très fort. • Demande de notre auditeur d’uniformiser les coûts • Calcul d’un coût moyen par participant et par heure de formation et d’accompagnement : • selon type de projet • Selon appel ou non à sous-traitants. • Un des critères de sélection par le Comité de sélection. • Si le projet a un coût qui s’écarte trop : fournir une justification (exemple : projet innovant).

36. Rappel suite aux constats de l’audit (1) • Disposer de documents démontrant l’exactitude des heures et des coûts introduits • Faire signer les feuilles de présence par les participants et les encadrants. • Tâches administratives : possibilité de tenir un état des prestations avec indication du nombre d’heures par jour et nature de l’activité à signer au-moins une fois par semaine. • Document avec un calcul des recettes • Tableaux de doubles-subventionnement • Etablir une convention de déménagement si nécessaire. Service Public de Programmation Intégration Sociale, avec le soutien de l’Union Européenne Le Fonds Social Européen investit dans votre avenir

37. Rappel suite aux constats de l’audit (2) • Ne pas compter les heures d’accompagnement en double • Ne pas compter les heuresd’encodage dans les heures de tâchesadministratives (= coûts indirects). • Si le participant d’un trajet est malade, ses heures ne peuvent pas être comptabilisées sur les listes de présence et ne peuvent pas être comptabilisées dans les heures de formation, d’accompagnement, et/ou d’activation sociale dans l’application FSE-Primaweb. Par contre, elles peuvent être comptabilisées dans les heures prestées si elles sont couvertes par un salaire garanti. • Si un encadrant est malade, ses heures ne peuvent PAS être comptabilisées dans les heures prestées. Service Public de Programmation Intégration Sociale, avec le soutien de l’Union Européenne Le Fonds Social Européen investit dans votre avenir

38. FAQ heures de concertation Lorsque 2 encadrants se consultent au sujet d’un participant, en l’absence du participant, ces heures sont-elles valorisées dans les heures d’accompagnement individuel ou dans les heures de tâches administratives ? Réponse Décision de notre auditeur : les heures de concertation entre différents encadrants au sujet d’un participant peuvent être valorisées en coût direct. Ces heures doivent cependant être valorisées dans les heures de tâches administratives et non dans les heures d’accompagnement, même si les encadrants travaillent au sujet de l’accompagnement individuel d’un participant. Service Public de Programmation Intégration Sociale, avec le soutien de l’Union Européenne Le Fonds Social Européen investit dans votre avenir

39. Questions ?