Presentaciones Profesionales.

1. Presentaciones Profesionales. José Onofre Montesa Andrés Universidad Politécnica de Valencia Escuela Superior de Informática Aplicada 2003-2004

2. ¿Presentaciones? • Vamos a ver de que forma tenemos que abordar a una presentación. • La preparación. • Cómo obtener el material, • Conocer a los asistentes... • La realización. • Que hacemos nosotros. • Que hacen los otros. • Que mostramos... GPI-H-8 Presntaciones Profesionales.

3. Introducción • En la mayoría de los trabajos el ser humano actúa de forma colectiva. • Las personas debemos comunicarnos de forma efectiva. • El método más utilizado para comunicar temas de forma detallada es la presentación. GPI-H-8 Presntaciones Profesionales.

4. Visión General • El tener claras las ideas no es suficiente • Hay que enviar el mensaje del modo en que mejor lo acepte la audiencia. • Los asistentes no están siempre interesados. • La retroalimentación es muy importante. • No sólo transmitimos el mensaje de la idea, también nos transmitimos “Nosotros” GPI-H-8 Presntaciones Profesionales.

5. Proyecto informático y presentaciones. • A lo largo del proyecto informático tienen lugar muchas presentaciones. • Expresar y evaluar ideas. • Guiar las discusiones. • Inspirar al equipo. • Son una forma de impresionar a la audiencia. • Somos los lideres y el resto de las personas lo necesitan GPI-H-8 Presntaciones Profesionales.

6. Empresa de desarrollo Empresa Cliente Equipo de desarrollo Las presentaciones y el P.I. GPI-H-8 Presntaciones Profesionales.

7. Visón Global del Tema GPI-H-8 Presntaciones Profesionales.

8. Fases de una presentación. • Fijar el Objetivo. • Preparar la presentación. • Obtener la información. • Conocer a la audiencia. • Estructurar la información. • Presentar ante el público. • El presentador. • Atraer la Atención de la audiencia. GPI-H-8 Presntaciones Profesionales.

9. Fijar el Objetivo. • Habitualmente el objetivo viene dado: • Pedro, la semana que próxima viene el cliente del sistema “Gestión de Almacén”, serás el encargado de comentar la situación del proyecto. • … Tengo que transmitir a los miembros del equipo las ideas del cliente sobre el nuevo sistema. GPI-H-8 Presntaciones Profesionales.

10. ¿Para que una presentación? • ¿Para poder expresar mis ideas sobre el asunto…? • ¿Para que los [clientes…] entiendan y recuerden el mensaje? GPI-H-8 Presntaciones Profesionales.

11. Obtención de información y material base. • Crearemos un archivo: “Papeles de trabajo”, con: • Información publicada. • Investigación de escritorio. • Información no publicada. • Experimentos. • Entrevistas. • Reuniones sobre el trabajo. • Debates…. • Cúmulo de información. Revista Papeles de trabajo GPI-H-8 Presntaciones Profesionales.

12. Conocer a la audiencia. • Objetivos, Necesidades, Interés. • Conocimiento de la materia. • Nivel cultural (jergas) • ¿Cuantos serán? GPI-H-8 Presntaciones Profesionales.

13. Estructurar el mensaje. • Apertura. • Introducción. • Cuerpo. • Sumario • Cierre • Es muy útil el hacer un Storyboard. • Tiempos, duración... • Se ven redundancias. GPI-H-8 Presntaciones Profesionales.

14. Apertura. • Estamos en el mismo barco. • Entendemos y compartimos el problema. • Objetivo: • Obtener la atención. • Obtener su confianza. • Ser aceptados. GPI-H-8 Presntaciones Profesionales.

15. Introducción. Veremos los distintos aspectos... Este asunto es de vital importancia • Interés en el tema. • Temas a tratar. • Porqué yo. • Visión global de la exposición. He trabajado en... Durante ...y ahora... De que va todo esto,... Pues... GPI-H-8 Presntaciones Profesionales.

16. Cuerpo. • Puntos fundamentales, desarrollados. • Utilizar Ejemplos. • Hacer Resúmenes GPI-H-8 Presntaciones Profesionales.

17. Estructura el contenido • Hay que estructurar la presentación para que se pueda seguir. • Argumentación secuencial. • Descomposición jerárquica. • Orientada al problema y su solución. • Piramidal. • Bocata substancioso. GPI-H-8 Presntaciones Profesionales.

18. Argumentación secuencial. • Serie de sentencias enlazadas que llevan a una conclusión. • Exposición monótona donde un tema lleva al otro. • Hacerlo bien es difícil. GPI-H-8 Presntaciones Profesionales.

19. El tema se descompone en subtemas y así sucesivamente. Los libros... Capitulo, sección, párrafo. Se comenta la estructura en cada tema. 1. ~~~. 1.1. ~~~. 1.2. ~~~. 2. ~~~. 2.1. ~~~. 2.2. ~~~. ... Descomposición jerárquica GPI-H-8 Presntaciones Profesionales.

20. Orientada al problema y su solución • Se plantea un problema y la situación. • Se muestran varias líneas de solución. • Ventajas e inconvenientes. • Se resume soluciones, pros y contras. • Se opta por una solución o se inicia una discusión. • Se suele presentar criterios. GPI-H-8 Presntaciones Profesionales.

21. Piramidal • Se muestra toda la información por oleadas. • Como los periódicos o noticias TV. • Siempre toda la historia pero con más detalle. • Aumenta la receptividad. • Fácil de ajustar al tiempo. GPI-H-8 Presntaciones Profesionales.

22. Bocata substancioso • Comienzo - Medio - Final • Comida: aperitivo, 1º, 2º, postre. • Introducción - Contenido - Conclusión. • Esto se hace con cada sección. GPI-H-8 Presntaciones Profesionales.

23. Sumario • Ser concisos. • Próximos pasos a dar. • Revisar si han quedado preguntas pendientes. GPI-H-8 Presntaciones Profesionales.

24. Cierre • Impactar, que la gente lo recuerde. • Dar las gracias • Regresar a las ideas iniciales y ver como ayudara esto. GPI-H-8 Presntaciones Profesionales.

25. Medios a utilizar: Objetivo • Reforzar el mensaje. • Explicar cosas que son difíciles de explicar verbalmente. GPI-H-8 Presntaciones Profesionales.

26. Medios a utilizar • Transparencias • Copias y papeles • Videos • Música • Olores… • Objetos a dejar correr por la sala • Muestras GPI-H-8 Presntaciones Profesionales.

27. Preparar las transparencias. • Tamaño de las letras de 20 puntos en adelante. • Los títulos pueden ir en mayúsculas • El contenido en minúsculas. • Usar el color para impactar. • 6 líneas es una cantidad razonable GPI-H-8 Presntaciones Profesionales.

28. Probar el material • Realizar una prueba ante una persona conocida. • El del espejo es un conocido • El vídeo es otra alternativa. • Visitar la sala de exposición antes: • Acomodarse al lugar. • Conocer los interruptores…. • Probar el material audiovisual. GPI-H-8 Presntaciones Profesionales.

29. Hacer la presentación ante el Público. • El local • El presentador: • La indumentaria, • El lenguaje no verbal. • El kit de supervivencia. • El auditorio • Hacer grupos visuales. • Ver que están cómodos... GPI-H-8 Presntaciones Profesionales.

30. El local • Tamaño. • Estructura del local. • Posición del orador. • Equipo de soporte. • Persona de mantenimiento. • Cerrar la puerta. • Luz encendida. GPI-H-8 Presntaciones Profesionales.

31. La Comunicación Interpersonal • “La habilidad para expresar una idea es casi igual de importante que la idea misma” Bernard Baruch • Credibilidad y mensaje inconsciente: • Verbal: las palabras que se dicen; 7% • Vocal: entonación, resonancia 38% • Visual: lo que se ve: cara,cuerpo 55% GPI-H-8 Presntaciones Profesionales.

32. Claves de la Comunicación Interpersonal • Comunicación Visual • Postura y Movimiento • Gestos y Expresión de la cara • El Vestir y el Aspecto • Voz y Entonación • Lenguaje y Muletillas • Atraer la atención del que escucha • Humor • Ser uno mismo GPI-H-8 Presntaciones Profesionales.

33. Comunicación Visual • Mirar con sinceridad y sin titubear. • Intimidad, Intimidación e Implicación • Cinco segundos para mayor efectividad. • No disparar la mirada. • No parpadear lentamente. • Incidencia del ángulo de la mirada. GPI-H-8 Presntaciones Profesionales.

34. Postura y Movimiento • Pararse erguido, moverse suavemente y con naturalidad. • Mantenerse erguido • Observa la parte inferior de tu cuerpo • Utilizar la “posición preparada”. • Moverse. • Tener estilo propio. GPI-H-8 Presntaciones Profesionales.

35. Gestos y Expresión de la cara • ¿Cómo te ven los demás? • Relájate y actúa con naturalidad cuando hablas • Conoce tus hábitos • Los ademanes nerviosos • No puedes exagerar demasiado • Sonríe 1/3 • La percepción es la realidad en el ojo del que mira GPI-H-8 Presntaciones Profesionales.

36. El Vestir y el Aspecto • Los 5 primeros segundos… • los 5 primeros minutos - 50% del efecto • 90% se nos ve ropa • 10% restante pelo, cara, manos son muy importantes. • Se propio, consciente. GPI-H-8 Presntaciones Profesionales.

37. El Vestir y el Aspecto • Se propio • Valora la comodidad • Apropiado a las circunstancias • Consciente. • Colores • Peinados • ¿Por qué uso estos…? • Es mayor de lo que pensamos • Dice lo que tu sientes de ti mismo GPI-H-8 Presntaciones Profesionales.

38. Voz y Entonación • Instrumento sonoro y resonante • Atrae la atención • Tu voz transmite energía • El tono y la calidad, el 80% por tel. • Variedad vocal. • Leer… • genera monotonía. GPI-H-8 Presntaciones Profesionales.

39. Lenguaje y Muletillas • Pausas y muletillas • Muletilla: ah…, esto…, … (No usarlas) • Pausas: recurso dramático (4-5 segundos) • lenguaje directo • Lo intentare  lo haré • Intentare conseguir una respuesta..  • Vocabulario, jerga, • Cambia muletillas por pausas. GPI-H-8 Presntaciones Profesionales.

40. Atraer la atención del que escucha • Cuando el que escucha se ve aburrido… CREA REMOLINOS • Instante de interés total en la mente del que escucha. • Ups…, invitación a participar, una pregunta... GPI-H-8 Presntaciones Profesionales.

41. Atraer la atención • Mediante: • Estilo propio. • Interacción. • Contenido. GPI-H-8 Presntaciones Profesionales.

42. Estilo propio. • Drama. • Sorprender con afirmaciones. • Elemento emocional, alegría, enfado... • Enfocar hacia la acción al finalizar. • Comunicación visual. • Movimiento: Cambio de lugar, avanzar. • Visuales: Variedad, Distintos tipos de material, Participación del público... GPI-H-8 Presntaciones Profesionales.

43. Interacción. • Preguntas. • Retóricas, votación, voluntarios. • Demostraciones. • Muestras • Divertirse con el publico. • Regalar cosas a los voluntarios. • Creatividad... Pero con buen gusto. GPI-H-8 Presntaciones Profesionales.

44. Contenido. • Interés: • ¿En que beneficia? • Mi propio interés influye. • Humor: • Comentarios cálidos. • Humanizar. • Reírse de uno mismo. GPI-H-8 Presntaciones Profesionales.

45. Humor • No cuentes chistes 100 -10- 1. • Si historias y anécdotas. • Humanizar es humor. • Directo, abierto, amigable,… • Muestra la personalidad. • Tu sonrisa es lo que los otros ven. • La gente aprende mejor con humor. GPI-H-8 Presntaciones Profesionales.

46. Ser uno mismo • A la gente le gusta encontrarse con una persona al otro lado. • Todos somos diferentes, con nuestras debilidades y fortalezas. • Estudiar nuestras debilidades y abordar la mejora. GPI-H-8 Presntaciones Profesionales.

47. Bibliografía • Decker, B., El arte de la comunicación, Editorial Granica. • Blair, G., Starting to manage: the essential skills, IEEE, 1995. • Buckler, P., Presentaciones eficaces, Díaz de Santos, 1998 (Vídeo) GPI-H-8 Presntaciones Profesionales.