MANUAL COMPRADOR PLAN DE VUELO – ADMINISTRACIÓN DE VUELOS INTERNACIONALES

1. MANUAL COMPRADOR PLAN DE VUELO – ADMINISTRACIÓN DE VUELOS INTERNACIONALES

2. “Administración de Vuelos Internacionales” • El Convenio Marco de Plan de Vuelo Internacional, consta de 3 etapas: • I. Creación de un Plan de Vuelo (comprador) • II. Envío de ofertas (proveedor) • III. Adjudicación (comprador) • En este manual se verán las etapas I y III. • Cuando se crea el plan de vuelo, se ingresa una fecha de cierre de las ofertas, después de esta fecha de cierre, se puede adjudicar.

3. Ingresar al catálogo electrónico – ChileCompra Express “Administración de Vuelos Internacionales”

4. “Administración de Vuelos Internacionales”

5. Parte I – Creación del Plan de Vuelo A continuación se explican los pasos a seguir para la creación de un plan de vuelo

6. “Administración de Vuelos Internacionales” • I. Creación de un Plan de Vuelo • Para la creación de un plan de vuelo, se tiene que hacer “click” en el botón “Crear Plan de Vuelo”

7. “Administración de Vuelos Internacionales” • I. Creación de un Plan de Vuelo • Paso 1: Ingreso de Tramos • 1. En este paso se puede elegir las alternativas del viaje, si es “Ida y Regreso”, “Sólo Ida” o “Múltiples Destinos”

8. “Administración de Vuelos Internacionales” • I. Creación de un Plan de Vuelo • Paso 1: Ingreso de Tramos • 2. Para ingresar los destinos y demás temas, hay que hacer “click” en el ícono del lápiz en la columna “Ingresar/Modificar”.

9. “Administración de Vuelos Internacionales” • I. Creación de un Plan de Vuelo • Paso 1: Ingreso de Tramos • 2. Al hacer “click” en “Ingresar/Modificar”, se visualiza lo siguiente:

10. “Administración de Vuelos Internacionales” • I. Creación de un Plan de Vuelo • Paso 1: Ingreso de Tramos • 3. Se ingresa la ciudad de origen, destino, fecha vuelo y hora de embarque. En hora de embarque, se dispone de las siguientes opciones: • - Mañana: 04:01 – 12:00 hrs • - Tarde: 12:01 – 20:00 hrs • - Noche: 20:01 – 04:00 hrs • Si la ciudad no se encuentra (puede existir en inglés, francés o español), se tiene que informar a la Mesa de Ayuda de ChileCompra al 600 7000 600.

11. “Administración de Vuelos Internacionales” • I. Creación de un Plan de Vuelo • Paso 1: Ingreso de Tramos • 3. También se puede incluir el “radio” (opcional). Esto se refiere a los kilómetros de distancia entre el aeropuerto y el centro de la ciudad.

12. “Administración de Vuelos Internacionales” • I. Creación de un Plan de Vuelo • Paso 1: Ingreso de Tramos • 4. Finalmente se graba haciendo “click” en el botón “Grabar”.

13. “Administración de Vuelos Internacionales” • I. Creación de un Plan de Vuelo • Paso 1: Ingreso de Tramos • Se verifica que se modificaron en forma exitosa los datos del vuelo.

14. “Administración de Vuelos Internacionales” • I. Creación de un Plan de Vuelo • Paso 1: Ingreso de Tramos • El sistema, por defecto, realiza el retorno del vuelo. Para modificar esta información, se ingresa en “Ingresar/Modificar”.

15. “Administración de Vuelos Internacionales” • I. Creación de un Plan de Vuelo • Paso 1: Ingreso de Tramos • Ya están ingresados los datos de los 2 vuelos que se van a realizar.

16. “Administración de Vuelos Internacionales” • I. Creación de un Plan de Vuelo • Paso 1: Ingreso de Tramos • Se tienen los datos de los 2 vuelos que se van a realizar.

17. “Administración de Vuelos Internacionales” • I. Creación de un Plan de Vuelo • Paso 1: Ingreso de Tramos • Si se tienen que efectuar escalas (es decir, más viajes que sólo “Ida y Vuelta”), se pueden adicionar tramos al pinchar en “Múltiples Destinos”. • En ese momento aparecerá el botón “Adicionar Tramos”

18. “Administración de Vuelos Internacionales” • I. Creación de un Plan de Vuelo • Paso 1: Ingreso de Tramos • Si se hace click en “Adicionar Tramo”, se van agregando más viajes y se completan de igual forma que los anteriores. • Se pueden agregar tantos tramos nuevos como se necesite

19. “Administración de Vuelos Internacionales” • I. Creación de un Plan de Vuelo • Paso 2: Pasajeros • 1. Cantidad de pasajeros: En este punto, se ingresan la cantidad de pasajeros que van a viajar. • Si una Institución requiere pasajeros que van a viajar en distintas clases (económica, ejecutiva, etc), se tienen que realizar distintos planes de vuelo.

20. “Administración de Vuelos Internacionales” • I. Creación de un Plan de Vuelo • Paso 2: Pasajeros • 2. Líneas aéreas • El sistema, por defecto, selecciona que todas las líneas aéreas pueden servir para su requerimiento. • Si desea que se puedan combinar líneas aéreas en su requerimiento, hay que hacer “click” donde se señala. Por ejemplo, en una oferta que les llegue puede ser que primero la persona utilice LAN y después American Airline

21. “Administración de Vuelos Internacionales” • I. Creación de un Plan de Vuelo • Paso 2: Pasajeros • 2. Líneas aéreas. • Debe señalar si desea utilizar una línea aérea en específico.

22. “Administración de Vuelos Internacionales” • I. Creación de un Plan de Vuelo • Paso 2: Pasajeros • 2. Líneas aéreas. • Para la búsqueda de una línea aérea en específico, se tiene que ingresar el nombre y seleccionar. Si se utiliza este buscador, sólo se puede elegir 1 línea aérea.

23. “Administración de Vuelos Internacionales” • I. Creación de un Plan de Vuelo • Paso 3: Cierre de Cotizaciones • En este punto se debe elegir si la cotización es “normal” o “urgente” • 1. Cotización Normal

24. “Administración de Vuelos Internacionales” • I. Creación de un Plan de Vuelo • Paso 3: Cierre de Cotizaciones • 1. Cotización Normal: • Se incluye la fecha y la hora de cierre de la cotización.

25. “Administración de Vuelos Internacionales” • I. Creación de un Plan de Vuelo • Paso 3: Cierre de Cotizaciones • 1. Cotización Normal: • Se incluye la vigencia de la cotización. Esto corresponde a la validez de las cotizaciones y se cuenta desde la hora de cierre de éstas. Si el comprador, se demora más de lo establecido en la vigencia, el proveedor no está obligado a conservar el precio ofertado.

26. “Administración de Vuelos Internacionales” • I. Creación de un Plan de Vuelo • Paso 3: Cierre de Cotizaciones • 1. Cotización Normal • Finalmente en las observaciones, se puede incluir todo lo que se desee con respecto al vuelo y la persona, como por ejemplo, si es alérgica u otra información importante.

27. “Administración de Vuelos Internacionales” • I. Creación de un Plan de Vuelo • Paso 3: Cierre de Cotizaciones • 2. Cotización Urgente • Al seleccionar la cotización “urgente”, aparece una ventana de “pasajeros” para incorporar los datos de las personas que viajan. Cambia también la vigencia de la cotización que pasa a ser de 2 a 4 horas. • Para la cotización “normal”, no se agregan estos datos en esta parte sino después, cuando se adjudica el vuelo.

28. “Administración de Vuelos Internacionales” • I. Creación de un Plan de Vuelo • Paso 3: Cierre de Cotizaciones • 2. Cotización Urgente • En ventana “pasajeros” se deben completar los datos y hacer click en “Guardar”. Si es más de una persona, después de hacer click en “Grabar” luego de ingresar los datos de la primera persona, se aprieta “nuevo” y así sucesivamente. Si no se graba, los datos de los pasajeros no quedarán ingresados en el sistema.

29. “Administración de Vuelos Internacionales” • I. Creación de un Plan de Vuelo • Paso 3: Cierre de Cotizaciones • 2. Cotización Urgente • El resto se completa igual que para una cotización “normal” pero hay que tener en cuenta que la vigencia de la cotización cambia a 2 o 4 horas.

30. “Administración de Vuelos Internacionales” • I. Creación de un Plan de Vuelo • Paso 4: Agregar Proveedores por Región • En este punto se agregan las regiones a las cuales corresponden las agencias de viaje que usted desea que le oferten. • Para este ejemplo se agregarán todas las regiones.

31. “Administración de Vuelos Internacionales” • I. Creación de un Plan de Vuelo • Paso 4: Agregar Proveedores por Región • Una vez que se agregan la(s) regiones que se deseen y luego se hacer click en “Guardar”. • Luego se puede “Enviar” o “Salir”.

32. “Administración de Vuelos Internacionales” • I. Creación de un Plan de Vuelo • Paso 5: Grabar • Cuando se graba la solicitud, aparece la siguiente ventana

33. “Administración de Vuelos Internacionales” • I. Creación de un Plan de Vuelo • Paso 5: Enviar • Cuando se envía la solicitud, aparece la siguiente ventana, en la que se pregunta si se desea enviar la solicitud.

34. “Administración de Vuelos Internacionales” • I. Creación de un Plan de Vuelo • Paso 5: Enviar • Cuando se envía la solicitud, aparece la siguiente ventana

35. “Administración de Vuelos Internacionales” • I. Creación de un Plan de Vuelo • Paso 6: Plan de Vuelo • Cuando se envía la solicitud o se graba para después enviarla, el plan de vuelo aparece guardado en la Administración de Vuelos Internacionales.

36. Parte III - Adjudicación A continuación se explican los pasos a seguir luego de haber recibido ofertas por parte de los proveedores (después de la fecha de cierre ingresada inicialmente).

37. “Administración de Vuelos Internacionales” • III. Adjudicación • Al ingresar a la Administración se pueden ver los planes de vuelo. El plan que se va a utilizar es el N° 921, que fue creado anteriormente. El buscador por fechas opera solamente desde el día en curso, por tanto para Planes de vuelos creados con anterioridad debe cambiarse la fecha en “Desde”. • Se aprecia que se recibieron 4 ofertas.

38. “Administración de Vuelos Internacionales” • III. Adjudicación • Ahora se ingresa a la flecha de la columna “Adjudicar”. A este punto, sólo se puede ingresar luego de la fecha de cierre de recepción de ofertas que colocamos en el punto I (antes de esto, el sistema no lo permite)

39. “Administración de Vuelos Internacionales” III. Adjudicación Al ingresar a la “adjudicación”, aparece la Tabla Comparativa. En esta tabla aparecen las escalas de los vuelos y las líneas aéreas junto con los precios. Haciendo “click” sobre los precios, se accede a las ofertas con los datos correspondientes al proveedor.

40. “Administración de Vuelos Internacionales” • III. Adjudicación • Se ingresarán a ver las 4 ofertas. • Para la 1° oferta se observa lo siguiente:

41. “Administración de Vuelos Internacionales” • III. Adjudicación • Se aprecia en el “Detalle Oferta” los precios de las tarifas, impuestos, tasas y comisiones, junto con el total del valor

42. “Administración de Vuelos Internacionales” • III. Adjudicación • Haciendo “click” donde aparecen los círculos, se despliega el detalle del vuelo (sus escalas, lugares, horarios, vuelos y líneas aéreas).

43. “Administración de Vuelos Internacionales” • III. Adjudicación • Finalmente se tienen que chequear las restricciones del vuelo en el botón correspondiente.

44. “Administración de Vuelos Internacionales” • III. Adjudicación • Para este vuelo no se observan restricciones • Para pasar a la siguiente oferta, se tiene que apretar el botón “Salir”.

45. “Administración de Vuelos Internacionales” • III. Adjudicación • Para la 2° oferta se observa lo siguiente:

46. “Administración de Vuelos Internacionales” • III. Adjudicación • Repitiendo los pasos se ve el detalle del vuelo.

47. “Administración de Vuelos Internacionales” • III. Adjudicación • Finalmente se verifica si tiene restricciones

48. “Administración de Vuelos Internacionales” • III. Adjudicación • Para la 3° oferta, se observa lo siguiente:

49. “Administración de Vuelos Internacionales” • III. Adjudicación • Finalmente se verifica si tiene restricciones. En este caso el proveedor ingresó restricciones a su oferta.

50. “Administración de Vuelos Internacionales” • III. Adjudicación • Para la 4° oferta, se tiene lo siguiente: