Divisão Técnica de Processos Municipais

1. Divisão Técnica de Processos Municipais Manual de Autuação com Requerimento • Introdução • A Tabela de Unidades • A Tabela de Assuntos • Emitindo o Requerimento • Consultando Requerimentos Emitidos • Autuando o Requerimento • Problemas mais comuns • Glossário

2. Introdução

3. Introdução Por que emitir requerimento de autuação pelo SIMPROC? Após analisar diversos tipos de processos de todos os Órgãos da PMSP, vimos que o memorando de autuação muitas vezes apresenta falta de dados ou mesmo erros, contrariando as normas vigentes, que dispõe que o requerimento inicial deve trazer todos os dados necessários ao preenchimento da capa do processo. O processo autuado desta forma corre o risco de não prosperar, ou de ter sua tramitação atrasada, uma vez que um processo com dados errados acaba voltando para correção. Outro ponto a ressaltar é que os setores de autuação têm que tentar encaixar o processo em um assunto existente, e nem sempre o assunto escolhido é o correto para o processo, uma vez que cabe à unidade solicitante conhecer a legislação à qual o processo se refere.

4. Introdução Por outro lado, é mais cômodo e prático centralizar o requerimento de autuação no SIMPROC, pois assim é possível saber exatamente quais dados devem ser cadastrados, quantos e quais requerimentos foram emitidos por qualquer unidade, além do preenchimento automático do nome e unidade de quem vai assinar. Sobretudo, a emissão de requerimento pelo SIMPROC permitirá maior agilidade para o setor de autuação, na medida em que elimina o retrabalho de digitação de dados e a localização de assuntos que se encaixem no requerimento.

5. A Tabela de Unidades

6. A Tabela de Unidades Conhecer e manter atualizada a Tabela de Unidades é uma das operações mais importantes do SIMPROC, pois ela contém dados de todas as unidades da Administração Municipal que tramitam processos e é baseada no organograma oficial dos Órgãos. Através dela é possível saber o nome oficial da unidade e a sigla pela qual ela é mais conhecida, o telefone, endereço e o horário de atendimento. Outra informação importante é o campo “Responsável pela Unidade”, ou seja, o servidor que responde pela unidade e o seu cargo. É baseada nela também a consulta de processos pela Internet, que já ultrapassa um milhão de acessos/mês, portanto ao manter os dados de sua unidade atualizados você estará ajudando o cidadão e as demais unidades da PMSP a entrar em contato quando necessário.

7. Atualizando a Tabela de Unidades No menu do SIMPROC, acesse a tela TAB. UNIDADES.

8. Digite o CÓDIGO DA UNIDADE e tecle ENTER.

9. Confira se todos os dados em vermelho estão corretos e atualizados.

10. Se não estiverem, altere os dados necessários, e tecle ENTER e F9 para salvar as alterações

11. IMPORTANTE: Aqui deve ser colocado o nome completo do responsável pela unidade e o cargo pelo qual ele responde.

12. A Tabela de Assuntos

13. A Tabela de Assuntos Assunto é o tema do processo, ou seja, é a indicação do que o processo trata de modo geral. Para facilitar e melhorar o entendimento desta indicação são usados subassuntos, que visam esclarecer qual rotina específica está sendo tratada dentro daquele tema. Aos Assuntos/Subassuntos são atribuídos códigos numéricos, para que possam ser agrupados em uma tabela e entendidos pelo Sistema. Esta é a Tabela de Assuntos. É importantíssimo observar que antes de solicitar a autuação de um processo devemos saber a qual assunto ele pertence, pois cada um deles pode ter diferentes trâmites e fluxos, dentre os quais: • PRAZO DE RECEBIMENTO DO RECURSO • PRAZO PARA ANALISE • PRAZO PARA ARQUIVAMENTO • DESTINO DO PROCESSO APÓS PRAZO ARQUIVAMENTO • LEGISLAÇÃO ESPECÍFICA

14. Consultando a Tabela de Assuntos Para exemplificar o uso da tabela de Assuntos, vamos à casos práticos: 1 – É necessário autuar um processo para efetuar o pagamento de contas telefônicas. - Usaremos o assunto 022-pagamento e subassunto 011-telecomunicação. O código de Assunto para este processo é 022-011. 2 – Se precisarmos de um processo para aquisição de material com valor estimado em 40 mil reais. • Toda compra da Administração Pública é feita através de Licitação, então sabemos que o assunto será 016 – Licitação e o Subassunto 009 - Abertura. • Mas a legislação prevê que até determinado valor não é necessário fazer licitação. Se este for o caso, então o Subassunto será 004 – Dispensa. • Ou então, se já existir uma ARP para o item, poderemos usar o subassunto 011 – Ata de Registro de Preços.

15. Para consultar os assuntos possíveis para processos, acesse o item TAB. ASSUNTOS do SIMPROC e tecle ENTER para ver o assunto 001. tecle F8 para ver as próximas opções.

16. Após escolher o assunto, acesse a tela TAB. SUBASSUNTOS, coloque o CÓDIGO DO ASSUNTO escolhido no campo, conforme figura e tecle ENTER. Tecle F8 para ver as próximas opções.

17. Outra opção é acessar o endereço www.prefeitura.sp.gov.br/processos e clicar no link TABELAS. Esta home tem também muitas outras informações a respeito de processos e sobre o SIMPROC, como estatísticas, legislação, procedimentos para correções e modelos de formulários e peças do processo.

18. Clique depois em TABELA DE ASSUNTOS

19. Em seguida aparecerá a lista de Assuntos e respectivos Subassuntos, para consulta. Esta opção é mais recomendada pois a visualização e entendimento são mais claros.

20. Emitindo o Requerimento de Autuação

21. Emitindo o Requerimento de Autuação No menu do SIMPROC acesse o item PROCESSO-EMITE REQTO

22. Coloque o código do ASSUNTO e SUBASSUNTO escolhidos para o Processo.

23. No MOTIVO DA AUTUACÃO escreva uma breve descrição do que trata o processo, ou coloque informações que complementem o Assunto/Subassunto.

24. Coloque o CNPJ da Unidade Orçamentária e o Tipo 4, se o interessado for a própria PMSP, Ou o CNPJ do interessado e o tipo 2 se for Munícipe. Se o interessado for pessoa física, coloque o CPF e o Tipo 1.

25. Coloque a quantidade de folhas a serem autuadas junto com o requerimento.

26. Coloque o código da unidade interessada na autuação do processo. Através do Código, o SIMPROC trará o nome da Secretaria no cabeçalho, o nome do responsável pela unidade, ou seja, aquele que assinará o requerimento de autuação e o código para onde será enviado o processo após autuado.

27. Após teclar ENTER o SIMPROC trará todos as descrições dos códigos preenchidos. Se estiver tudo correto tecle F9 para imprimir o Requerimento de Autuação.

28. O Requerimento

29. O SIMPROC emitirá o requerimento de autuação com todas as informações necessárias para a formação do processo, conforme modelo.

30. Nome da Secretaria à qual pertence a unidade solicitante.

31. Quantidade de folhas enviadas ao setor de Autuação com o requerimento. Caso o número de folhas informado não seja igual ao enviado de fato, o setor de autuação deverá devolver tudo para regularização.

32. Número seqüencial do requerimento.

33. Assunto e Subassunto do processo. Aqui há também um campo para a legislação à que se refere o processo.

34. Motivo da Autuação, é usado para descrever brevemente do que o processo está tratando. Pode ser também um complemento do assunto.

35. Caso o processo trate de assunto relativo à imóvel, este campo trará o número do SQL ou INCRA.

36. Dados do Interessado, com nome completo, documento e endereço.

37. Aqui é mostrado o código da unidade para onde deverá ser enviado o processo após autuado. É o mesmo código da unidade interessada.

38. Campo para assinatura do responsável pelo pedido de autuação É sempre o nome do responsável legal pela unidade. Caso esteja incorreto, consulte o item “Atualizando a Tabela de Unidades”

39. Operador que emitiu o Requerimento e data de emissão.

40. Depois de impresso, se houver a necessidade de correção em algum dado, tecle F10, coloque o cursor em ALTERAÇÃO e tecle ENTER.

41. Coloque o numero do requerimento e tecle ENTER. • Corrija o dado incorreto e tecle F9 para reimprimir o requerimento. • Atenção! Depois de autuado, não é mais possível alterar dados do requerimento.

42. Consultando Requerimentos Emitidos

43. Consultando Requerimentos Emitidos • Tecle F10, e coloque o cursor em RELATÓRIO e tecle ENTER. • coloque o código da unidade e o período que deseja relacionar e tecle ENTER.

44. A tela vai mostrar todos os requerimentos emitidos pela unidade informada e os números dos processos caso já tenham sido autuados. • Atenção. Requerimentos não autuados em 6 meses serão automaticamente excluídos da base de dados, sem possibilidade de recuperação. Esta medida visa evitar o acúmulo de dados desnecessários no SIMPROC.

45. A tela vai mostrar todos os requerimentos emitidos pela unidade informada e os números dos processos caso já tenham sido autuados.

46. Autuando o Requerimento

47. No menu do SIMPROC acesse o item PROCESSO-AUTUA REQTO

48. Autuando o Requerimento • Coloque o número do requerimento e tecle <ENTER>

49. O Sistema irá trazer os dados inseridos pela unidade requisitante. Verifique se estão todos corretos e tecle F9 para Autuar o processo. • Atenção! Depois de autuado, não é mais possível alterar dados do requerimento.

50. Se tudo estiver correto, o SIMPROC emitirá a capa do processo, neste formato.