Logiciels CIEL

1. Logiciels CIEL La Gestion Commerciale

2. Les généralités de la gestion commerciale • But, Définition, Que peut-on faire ? • Suivi des achats et des ventes. • Devis, Bon de commande, Bon de livraison, Avoir et Facture. • Relation Entreprise => Client (Vente). • Relation Fournisseur => Entreprise (Achat). • Suivi des stocks. • Suivi des Règlements, Relances.

3. Les généralités de la gestion commerciale • Les principaux fichiers concernés : • Les coordonnées de l’entreprise. • Les paramètres et les options liées au dossier. • Les fournisseurs. • Les familles d’articles. • Les représentants ou commerciaux. • Les clients. • Les articles. • Les pièces comptables et les factures.

4. Ordre du paramétrage de la gestion commerciale • Les coordonnées de l’entreprise. • Les paramètres et les options liées au dossier. • Les fournisseurs. • Les familles d’articles. • Les représentants ou commerciaux. • Les clients. • Les articles.

5. La Gestion des stocks • L’inventaire : date, fréquence et obligation. • Les zones concernées dans le fichier article : • Code gestion du stock (ex : main d’œuvre). • Stock réel = Quantité en stocks. • Stock théorique = Quantité en Cde. • Stock mini = Stock d’alerte. • Stock maxi = Péremption, Coût, Volume. • Validation d’une pièce : • Bl, Facture ou Avoir pour mettre à jour le stock.

6. La Gestion des stocks • Les commandes : • Entreprise auprès du fournisseur. • Suivi des stocks : • Réapprovisionnement. • Surstockage. • Les périmés. • Régularisation du stock.

7. La Gestion des prix des articles • Les zones du fichier article : • A partir du HT => PA -> PVht. • A partir du TTC => PA -> PVttc. • Zones fixes : • Prix de vente : PV HT ou TTC devra être renseigné. • Coef marge : PV HT = PA * Coef Marge. • PAMP = Prix d’Achat Moyen Pondéré.

8. La Gestion des prix des articles • Les zones du fichier article : • Coefficient de marge : • Soit lié à la famille de l’article imposé. • Soit calculé si le PV est fixé : • Si HT : Coef = PV HT / PA. • Si TTC : PV HT = PV TTC / (1+taux de TVA). • Le taux de TVA influe sur le PV TTC.

9. La Gestion des prix des articles • Les différentes remises : • Remise client dans son fichier. • Remise à la ligne en pourcentage dans la facture. • Remise globale en pourcentage dans la facture. • Escompte (taux ou montant). • Grille article : Tarif par quantité ) lié au client. • Grille article : Code tarif direct ) lié au client.

10. La Gestion des prix des articles • Les frais supplémentaires : • Port dans le pied de facture (avec ou sans TVA). • TPF = Taxes parafiscales. • Même principe que la TVA.

11. Dossier 1 Jet Set Modélisme • Mise en place des fichiers nécessaires à la Gestion Commerciale. • Fiche identité société Page 103. • Paramètres Annexe 1 Page 109 et 110. • Fichier des commerciaux Annexe 2 Page 110. • Fichier des familles d’articles Annexe 3 P 110. • Fichier des fournisseurs Annexe 4 Page 111. • Fichier des clients Annexe 5 Page 111. • Fichier des articles Annexe 6 Page 112-113.

12. Le logiciel • Création d’un dossier. • Ouvrir le logiciel Ciel GC. • Mot de passe = VALID • Choix d’un dossier quelconque. • Accès : Dossier / Nouveau. • Fermeture de la société / Oui. • Mot de passe = VALID • Saisir le nom de la société / Ok. • Voulez-vous reprendre les coordonnées saisies lors du référencement ? NON

13. Le logiciel • Création d’un dossier. • Saisir les paramètres de la société : • Saisir dans l’ordre du document papier. • Rubrique à créer si elle n’existe pas. • Bouton à droite (ex : forme juridique). • Affichage des données existantes. • Page 103 Jet Set Modélisme pour saisir les coordonnées de la société.

14. Le logiciel • Description de l’écran principal : • Barre de titre. • Barre des menus (Dossier, Édition, …). • Barre d’outils (Sauvegarde, Imprimer). • Barre d’état (grise en bas). • Barre de navigation (verticalement à gauche).

15. Le logiciel • Paramétrage de l’écran principal : • Accès : Utilitaires / Préférences. • Onglet Général. • Les différentes barres. • Les Infos bulles (définition).

16. Le logiciel • Description de la barre des menus : • Dossier : Généralités sur l’entreprise. • Édition / Fonctions : Si une des options Bases ou Ventes ou Achats a été choisie. • Bases : Les fichiers. • Ventes : Relation Client / Entreprise. • Achats : Relation Fournisseur / Entreprise. • États : Liste globale. • Utilitaires : A utiliser avec précaution.

17. Le logiciel • Description de la barre des menus : • Internet : Mise à jour du logiciel. • Fenêtre : Position de plusieurs fenêtres à l’écran. • ? = Aide et version sur le logiciel.

18. Le logiciel • Remarques : Sauvegarde du dossier : • A faire en double. • Sur disquette ou disque dur. • Gestion si plusieurs disquettes (noter l’ordre d’insertion). • Les fichiers sont mis à jour en temps réel sur le disque dur. • Les fichiers sauvegardés sont compressés et illisibles, il faut faire une restauration (voir explication).

19. Le logiciel • Réalisation : Sauvegarde du dossier : • Accès : Dossier / Sauvegarde. • Fermeture de la société. • Choix support : • Choix disquette = Lecteur A / Ok. • Choix disque dur = Autre emplacement et rechercher le dossier de destination / Ok. • Insérer la disquette si besoin / Ok. • Si des fichiers sont présents, il est demandé d’effacer. • Le contenu des disquettes est un Backup numéroté. • A la fin de la sauvegarde le dossier est ouvert.

20. Le logiciel • Restauration d’un dossier : • Créer un nouveau dossier sans saisir les paramètres de la société. • Accès : Dossier / Restauration. • Fermeture de la société. • Mot de passe = VALID. • Choix du lecteur ou du dossier / Ok. • Insérer les disquettes dans l’ordre si besoin. • Cliquer sur le bouton Restaurer (Date dernière sauvegarde). • Vérification des fichiers dans Bases.

21. Le logiciel • Suppression d’un dossier : • Ouvrir le dossier. • Accès : Dossier / Supprimer. • Confirmer par Oui. • Mot de passe = VALID. • Choix du dossier à supprimer / Ok. • Confirmer par Oui. • Confirmer la suppression par Détruire. • Fermer le logiciel.

22. Dossier Jet Set Modélisme • Informations de la banque : • Accès : Dossier / Paramètres / Onglet Banque. • Cliquer sur le bouton Banques. • Cliquer sur le bouton Ajouter. • Exercice comptable du 1/01/N au 31/12/N: • Accès : Dossier / Paramètres. • Renseignement de toutes les dates Début et Fin.

23. Dossier Jet Set Modélisme • Numérotation et Paramétrage des pièces : • Code pièce = Lettre + Année(2) + No(4). • Accès : Dossier / Paramètres / Onglet Codes pièces. • Ex : FC040001.

24. Dossier Jet Set Modélisme • Paramétrage : • Accès : Utilitaires / Préférences / Onglet Messages. • Onglet Divers : pour des valeurs. • Fichier des taux de TVA : • Accès : Bases / Tables / Onglet TVA (en bas). • Accès : Dossier / Paramètres. • Zone TVA sur port soumis en fin de facture.

25. Dossier Jet Set Modélisme • Comptabilité : • Journaux comptable. • Plan comptable. • Ces deux paramètres seront renseignés dans le logiciel de comptabilité.

26. Dossier Jet Set Modélisme • Fichier des catégories de tiers. • Créer dans le fichier Client ou Fournisseurs. • Fichier des Commerciaux : • Accès : Bases / Représentants. • Clic droit / Créer ou Bouton Créer de la barre d’outils. • Titre et Région à créer ? • Commission = Onglet Commission, zone Taux. • Ajuster la largeur des colonnes du fichier.

27. Dossier Jet Set Modélisme • Fichier des familles d’articles. • Accès : Bases / Famille d’articles. • Coefficient = Onglet Divers, zone Coefficient marge. • Compte vente et achat = Onglet Comptes. • Pour aller plus vite utiliser la touche TAB et la flèche droite et BackSpace ( Retour arrière).

28. Dossier Jet Set Modélisme • Fichier des fournisseurs. • Accès : Bases / Fournisseurs. • Famille = Catégorie de tiers, Fournisseurs. • Taux de remise sur le total facturé = 20% • Contact = Onglet Contacts. • Cliquer sur le bouton Ajouter. • Saisir dans la zone Nom. • Le sélectionner en contact principal. • Compte = Onglet Adr et Compta. • Zone Compte Comptable. • Mode de règlement = Zone mode règlement. • Cliquer sur le bouton à droite. • Choisir le bon mode.

29. Dossier Jet Set Modélisme • Fichier des clients. • Accès : Bases / Clients. • Famille = Clients revendeurs ou Clients particuliers de code Tiers (car fichier indépendant). • Remise = Onglet Divers / Zone Taux de remise facture = 20%. • Compte = Onglet Divers. • Zone Compte Comptable. • Commercial = Zone Représentant. • Rechercher le commercial à l’aide du bouton à droite. • Mode de règlement = à créer 30 jours fin de mois. Prendre l’exemple sur un mode déjà créé.

30. Dossier Jet Set Modélisme • Fichier des articles. • Accès : Bases / Articles. • Attention aux désignations longues : A compléter dans l’Onglet Désignation pour compléter la fin de la désignation courte. • Répondre Oui à la question « Remplacer les paramètres de l’article par ceux de la famille d’articles » Ce qui permet de mettre à jour le coefficient de marge. • Fournisseur = Onglet Divers, dans la zone Fournisseur, renseigner le Code (Cliquer sur la bouton à droite).

31. Dossier Jet Set Modélisme • Fichier des articles. • Accès : Bases / Articles. • Stock d’alerte = n’existe pas dans Ciel GC. • Stock Minimum = Stock d’alerte qui permet de déclencher la commande. • Stock Maximum = Mettre 40 par défaut pour éviter un message, car le stock maximum doit être supérieur au stock minimum. • Quantité en stock = Stock Réel. En cas d’erreur de saisie sur le stock réel après validation, il faut supprimer l’article et le recréer. Une entrée sortie ou une régularisation de stock serait possible.

32. Dossier Jet Set Modélisme • Fichier des articles. • Accès : Bases / Articles. • Prix d’achat hors taxes : • Onglet Prix / Tarif. • Cocher à partir du HT, Choisir le taux de TVA. • Saisir le prix d’achat HT. • Vérifier l’affichage automatique du coefficient de marge. • Étude de l’exportation d’un fichier vers Excel : • Ouvrir le fichier. • Clic droit en haut et à gauche / Exporter. • Cliquer sur le bouton Éditer. • Ajouter les champs à exporter. • Ouvrir le fichier sous Excel.

33. Dossier 2 Jet Set Modélisme • Gestion des fichiers de base. • Fichier Clients et fournisseurs. • Impression des fichiers. • Modifier l’affichage de l’écran : • Ouvrir le fichier Client ou Fournisseurs. • Clic droit en haut et à gauche / Propriétés. • Cliquer sur le bouton Éditer. • Sélectionner la colonne à supprimer / Bouton Supprimer. • Impression : • Cliquer sur le bouton Aperçu pour affichage écran. • Choisir un type de Listes / Ok. • Cliquer sur le bouton Imprimer.

34. Dossier 2 Jet Set Modélisme • Imprimer la fiche du client Micro Model. • A rechercher. • Imprimer la fiche du fournisseur Futaba. • A rechercher. • Fichier articles : • Imprimer la liste des articles de la famille Aviotiger Tuning. • Ouvrir le fichier Articles. • Supprimer les colonnes à l’affichage. • Accès : Fonctions / Rechercher. • Dans la liste des champs, Choisir Famille. • Valeur = AVT / Ok. • Cliquer sur le bouton Imprimer. • Réafficher tous les produits, Accès : Fonctions / Tout Afficher.

35. Dossier 2 Jet Set Modélisme • Fichier des commerciaux : • Impression du fichier. • Ouvrir le fichier. • Supprimer les colonnes à l’affichage si besoin. • Cliquer sur le bouton Imprimer. • Ouverture du commercial Pierre DURIEUX : • Pourcentage de sa commission ? • Onglet Commissions, Zone Taux de Commission 20%. • Sur quelle base est calculée sa commission ? • Tous les articles, pas de famille particulière. • Quelle est sa zone de prospection ? • Zone Région = PACA.

36. Dossier 3 Gestion des Achats • 1ère partie : • Bon de cde du 5/01 Annexe 7 (1) Page 114. • Accès : Achats / Commandes. • Cliquer sur le bouton Créer. • Fournisseur. • Date. • Saisie des produits : • Choix du produit (Saisie du code, Bouton, Rechercher). • Quantité par la touche TAB, Remise ligne si besoin. • Cliquer sur le bouton Ajouter pour passer à une autre ligne. • Onglet Pied de commande, vérifier les zones.

37. Dossier 3 Gestion des Achats • 1ère partie : • Imprimer les 4 bons. • Accès : Achats / Commandes. • Sélectionner le bon de commande. • Cliquer sur le bouton Modifier. • Cliquer sur le bouton de l’imprimante. • Choisir le format Modèle A4.

38. Dossier 3 Gestion des Achats • 1ère partie : • Lancement de la procédure réapprovisionnement automatique. • Accès : États / Suivi des stocks. • Réapprovisionnement / Suivant. • De tous vos articles / Suivant. • Stock Réel / Suivant. • Stock inférieur à la quantité minimum / Suivant. • Triée par article / Ok. • Critères de sélection non satisfaits / Ok si aucun produit n’est à afficher.

39. Dossier 3 Gestion des Achats • 1ère partie : • Visualisation des articles à recevoir à une certaine date. • Accès : États / Portefeuille des commandes. • Fournisseurs / Suivant. • De toutes les commandes / Suivant. • De tous vos fournisseurs / Suivant. • De tous vos articles / Suivant. • Sans tenir compte des dates / Suivant. • Trié par fournisseur / Ok.

40. Dossier 3 Gestion des Achats • 1ère partie : • Imprimer l’état des stocks avant la réception des marchandises. • Accès : États / Inventaire des articles. • De tous les articles / Suivant. • En liste, triée par code article / Suivant. • Euros / Ok. • L’inventaire est chiffré avec le PAMP.

41. Dossier 3 Gestion des Achats • 2ième partie : • Génération des bons de réception en date du 08/01/N. • Accès : Achats / Commandes. • Sélectionner le bon de commande. • Clic droit / Transféré en bon de réception. • Oui / Ok / Ok. • Accès : Achats / Bons de réceptions. • Ouvrir chaque Bon de réception en modification. • Modifier la date = 08/01/N. • Fichier articles Si BR est non validé : • Stock théorique différent du stock réel. • En cde fourn est renseignée.

42. Dossier 3 Gestion des Achats • 2ième partie : • Transférer les bons de réception en factures fournisseurs. • Accès : Achats / Bons de réception. • Sélectionner le bon de réception. • Clic droit / Valider (obligatoire). • Clic droit / Transférer en facture. • Fichier articles Si BR est validé : • Stock théorique égal au stock réel. • En cde fourn est mis à 0. • Imprimer les factures au 10/01/N. • Accès : Achats / Factures. • Ouvrir la facture, mettre la date 10/01, Imprimer Modèle A4.

43. Dossier 4 Gestion des Ventes • 1ère partie : • Créer les factures No pièce 1 à 4 des 7 et 10 janvier Annexe 7 Page 114. • Accès : Ventes / Factures. • Cliquer sur le bouton Créer. • Code Client. • Date. • Saisie des produits. • Ne pas oublier les frais de transport dans l’onglet Pied de facture, zone Port soumis.

44. Dossier 4 Gestion des Ventes • 1ère partie : • Créer le Devis No pièce 5 du 15 janvier Annexe 7 Page 115. • Accès : Ventes / Devis / Proforma. • Cliquer sur le bouton Créer. • Code Client = 0010. • Date = 16/01/N. • Saisie des produits. • Ne pas oublier les frais de transport dans l’onglet Pied de facture, zone Port soumis et la remise. • Impression du devis. • Ouvrir le Devis. • Cliquer sur le bouton de l’imprimante. • Choisir Modèle A4.

45. Dossier 4 Gestion des Ventes • 2ième partie : • Transférer le devis en bon de commande en date du 18/01/N. • Sélectionner le devis. • Clic droit / Transférer en commande. • Accès : Ventes / Commandes. • Date = 18/01/N. • Transférer le bon de commande en bon de livraison le 20/01/N. • Clic droit / Transférer en Bon de livraison. • Accès : Ventes / Bons de livraison. • Date = 20/01/N.

46. Dossier 4 Gestion des Ventes • 2ième partie : • Transférer le bon de livraison en facture en date du 22/01/N. • Clic droit / Valider (obligatoire). • Clic droit / Transférer en Facture. • Accès : Ventes / Factures. • Date = 22/01/N.

47. Dossier 4 Gestion des Ventes • 2ième partie : • Ventes au comptoir Pièce No 6 Annexe 7 Page 115. • Accès : Ventes / Factures. • Cliquer sur le bouton Créer. • Code client = 0010. • Date = 18/01/N. • Saisie des produits. • Mode règlement = CHQ. • Cliquer sur le bouton Valider. • Sélectionner la facture. • Clic droit / Règlement automatique.

48. Dossier 4 Gestion des Ventes • 3ième partie : • Avoir Page 115. • Accès : Ventes / Avoirs. • Cliquer sur le bouton Créer. • Code client = 0002. • Date = 19/01/N. • Saisie des produits. • %Remise = 12 (à la ligne), ne pas supprimer la remise dans le Pied de l’avoir. • Cliquer sur le bouton Valider. • Non « Désirez-vous que ces articles soient réintégrés dans les stocks », car détériorés. • Sélectionner l’avoir. • Clic droit / Remboursement d’avoir. • Génération d’un enregistrement d’avoir de Rbst.

49. Dossier 5 Travaux de fin de mois • 1ère partie (à étudier) : • Procédure de relance des clients. • Accès : Bases / Clients. • Clic droit / Relances Clients. • Tous les clients. • Dont le solde dû est supérieur à. • Suivant. • Créer une vue / Ok. • Supprimer les colonnes inutiles à l’écran.

50. Dossier 5 Travaux de fin de mois • 1ère partie : • Lettres types de relance pour les clients. • Sélectionner un client dans la liste de relances. • Clic droit / Documents Word. • Choisir une lettre de relance. • Cliquer sur un bouton : • Consulter : à l’écran. • Modification : lettre type sous Word. • Impression des lettres types. • Imprimer (bouton précédent).