Základy PR a umění prezentace

1. Základy PR a umění prezentace Gabriela Krčmařová

2. Základní témata přednášky • PR – Public Relations (vnější vztahy) • Interní komunikace • Prezentační dovednosti Klub vysokoškolských knihovníků 4. dubna 2006

3. Definice PR – Public Relations PR jsou procesy směřující k vytvoření pozitivních postojů na základě znalostí nebo k přeměně negativních postojů a názorů na pozitivní. PR řídí pověst a vnímání organizace. PR v praxi jsou umění a sociální věda analyzující trendy a jejich dopady. Klub vysokoškolských knihovníků 4. dubna 2006

4. Úvod do PR • Důvěra, sympatie a podpora se dají rychle ztratit, nedají se však naráz získat. • Ve slovníku PR stojí na prvním místě hodnoty dlouhodobé strategie, kontinuity, předvídavosti i pružné taktické reakce. • Škála prostředků, kterými je možno usilovat o přízeň veřejnosti, je poměrně pestrá. Klub vysokoškolských knihovníků 4. dubna 2006

5. Základní komunikační kanály • tisková zpráva • článek v časopise (klasické i elektronické) • leták, brožura • seminář, setkání, konference • webová prezentace • tiskové konference • rozhovor • rozhlas, televize Klub vysokoškolských knihovníků 4. dubna 2006

6. PR lidé • In-house • PR agentury • Nezávislí konzultanti • Kombinace uvedených možností • Úzká spolupráce PR a HR (Human Resources) Klub vysokoškolských knihovníků 4. dubna 2006

7. PR a knihovníci • Z hlediska důvěryhodnosti je tištěné slovo nejvýš – dobrá zpráva pro knihovníky, kteří tištěné slovo respektují. • Knihovníci dělají PR, aniž by to tak vnímali, a dělají to dobře. Mnoho pracovníků PR jsou původním vzděláním knihovníci. • Existuje kvalitní PR směrem k uživatelům, jako externí cílové skupině. Klub vysokoškolských knihovníků 4. dubna 2006

8. Cílové komunikační skupiny Externí cílová skupina – uživatelé: • jasně definovaná a strukturovaná • vytvořeny živé komunikační kanály • existuje zpětná vazba, permanentní interakce Interní cílová skupina – vedení univerzity: • nejsou vytvořeny jasné komunikační kanály • neexistuje žádná nebo minimální zpětná vazba • Proč? Klub vysokoškolských knihovníků 4. dubna 2006

9. Působení na interní cílovou skupinu • Dědictví nízké prestiže knihovníka a informačního pracovníka. Je třeba to zlomit, sebevědomí a sebedůvěra je na místě. • Omezená možnost přímého působení, osobní setkání méně časté. • Soustředit se na „nepřímé“ cesty, jsou velmi podobné jako ty, které používáme v komunikaci s uživateli. Klub vysokoškolských knihovníků 4. dubna 2006

10. Interní uživatelé 1 • Vnímat vedení univerzity jako „interní uživatele“. • Tuto interní cílovou skupinu také rozdělit na kategorie, zjistit, co na kterou platí a co ne. • Pokusit se pochopit jejich profesní chování. • Nepředkládat jen popis problému, ale zároveň návrh na jeho řešení. Klub vysokoškolských knihovníků 4. dubna 2006

11. Interní uživatelé 2 Pro efektivní komunikaci s vedením univerzit jako komunikační skupiny je nutné znát: • názory a postoje skupiny • komunikační prostředky, které skupina preferuje • motivační preference skupiny. Klub vysokoškolských knihovníků 4. dubna 2006

12. Zásady efektivního jednání • příprava • zvolit vhodný okamžik • sledovat jen jeden cíl • začít pozitivně, „prolomení ledu“ • mluvit otevřeně a k věci Tím, že pochopíme, co nám druhý sděluje, umožňujeme vzájemné porozumění. Klub vysokoškolských knihovníků 4. dubna 2006

13. Vhodné komunikační nástroje • podněty pro vydáváni tiskových zpráv • články v interních univerzitních časopisech • nové letáky o knihovně a jejích službách, akcích, apod. předávat i na vedení • semináře (např. AKP v Liberci), kde aktivně vystupují i vedoucí kateder • další… Klub vysokoškolských knihovníků 4. dubna 2006

14. Odpovědnost za komunikaci • Odpovědnost za úroveň komunikace uvnitř organizace má vrcholový management. • Dobrý manažer má větší schopnost se přizpůsobit, zároveň má pravomoc a záleží jen na jeho morálně volních vlastnostech. • V komunikaci se musí přizpůsobit ten, kdo to dokáže, proto má odpovědnost. Klub vysokoškolských knihovníků 4. dubna 2006

15. Komunikace 1 • Není jen předání informací, ale „propojení“, dorozumění se na základě přizpůsobení se komunikačním možnostem druhého. • Vážíme si názoru každého člověka, což však neznamená, že s jeho názorem souhlasíme. • Říkáme, co si myslíme a co cítíme, jinak není šance na domluvu. Klub vysokoškolských knihovníků 4. dubna 2006

16. Komunikace 2 Čím komunikujeme: • 10% slovy • 90% mimoslovně: • řečí těla (postojem, mimikou, hlasem, gesty, dynamikou, vzdáleností, oblečením, vyzařovanou energií) • vývojově daleko starší než slova • neverbální signály oslovují podvědomí Prezentační dovednosti Klub vysokoškolských knihovníků 4. dubna 2006

17. Prezentační dovednosti Můžeme mít ty nejskvělejší myšlenky a nápady, pokud je nebudeme umět prezentovat a vysvětlit, jsou k ničemu. Klub vysokoškolských knihovníků 4. dubna 2006

18. Prezentační dovednosti – osnova: • Klíče k dobré prezentaci • Osoba prezentanta • Obsah a struktura prezentace • Zajímavosti a triky • Rétorika a hlasová technika • Práce s otázkami • Antistresový program • Co dělat a nedělat při prezentaci Klub vysokoškolských knihovníků 4. dubna 2006

19. Klíče k dobré prezentaci • Komu: informace o posluchačích – věk, pohlaví, co vědí o tématu, zda jsou to lidé s rozhodovací pravomocí • Co: naše sdělení • Jak: je stejně důležité, jako co • 10% verbální sdělení - slova • 50% neverbální projevy – postoj, gestikulace, mimika • 40% hlas – to, jak to řekneme • Kdo: osoba prezentanta Za jak dlouho si vytvoříme první dojem? Klub vysokoškolských knihovníků 4. dubna 2006

20. Osoba prezentanta 1 „Řečník má vyčerpat téma, ne posluchače“ W. Churchill • oblečení, úprava na úrovni skupiny • úroveň projevu – obecná čeština • využití času – nezatěžovat detaily, přestávky • osobnostní kvality – být přirozený • vizuální kontakt s posluchači: • 2/3 prezentace se díváme na posluchače • 1/3 do prezentace, materiálů • očima sledovat „Z“ i ve tmě Klub vysokoškolských knihovníků 4. dubna 2006

21. Osoba prezentanta 2 • postoj – je možné střídavě stát i sedět (změna podporuje pozornost posluchačů) • pohyb – klidový, nevytvářet překážku • gestika – přirozená gestikulace je žádoucí • otevřená gesta, aby bylo vidět dlaně • velikost gesta, dle počtu posluchačů (zápěstí, loket, celá ruka) • nedoporučovaná gesta • fíkové gesto • ruce v kapsách • pancířové gesto Klub vysokoškolských knihovníků 4. dubna 2006

22. Proxemika – práce s prostorem Tři zóny, které udržujeme v prostoru od druhých jedinců: • Intimní zóna – ti nejbližší, nemáme kontrolu očima • Osobní zóna – pro ty ostatní, přátelé kratší vzdálenost • Společenská zóna – užíváme při prezentaci Využít respektování vzdálenosti v prezentaci: • respektovat teritoria posluchačů • zkracování vzdálenosti k upoutání pozornosti • hlasová technika • práce s technikou Klub vysokoškolských knihovníků 4. dubna 2006

23. Obsah prezentace Obsah závisí na cíli prezentace: • Informovat (stačí papír) • Přesvědčit (prezentace s diskusí) • Motivovat k jednání (pobavit, workshop) Chceme-li I+P+M, musí být prezentace hodně interaktivní, účastníci se do ní zapojí konkrétním úkolem. Klub vysokoškolských knihovníků 4. dubna 2006

24. Struktura prezentace Úvod – řekni, co řekneš • seznámit posluchače s osobou řečníka a tématem prezentace • máme první 3 minuty, abychom zaujali Stať – řekni to • je jádrem prezentace • srozumitelnost, stručnost, jednoduchost, uspořádanost Závěr – řekni, co jsi řekl • shrnutí nejdůležitějších bodů, otevřená otázka Klub vysokoškolských knihovníků 4. dubna 2006

25. 3 P pro dobrou prezentaci • Poselství • Posel • Postup Ďábel je v detailech! Klub vysokoškolských knihovníků 4. dubna 2006

26. Zajímavosti a triky • slouží k upoutání pozornosti • motto, slogan, obrázek, vtip, příběh • videonahrávky, spoty, hry • řečnické otázky • sliby – na začátku prezentace, ale jen ty, co mohu splnit a skutečně splním • odnést si informace (prezentaci) na papíře • změna upoutá pozornost, vrátí posluchače k naší prezentaci Klub vysokoškolských knihovníků 4. dubna 2006

27. Nepoužívat: • termíny: celá řada možností, nejoptimálnější, strašně, děsně • výrazy „povídat“ nebo „bavit se o“ – zeslabují obsah • absolutismy: vy všichni, určitě, všechny otázky • neurčitky: něco, někteří, nějak,… • záporné otázky: „Neměl bys…?“ – je to komunikační past, vybízí k odpovědi: „Ne, neměl.“ Klub vysokoškolských knihovníků 4. dubna 2006

28. Práce s chybou Bezpečná chyba (něco nám upadne, přeřeknutí): lze nechat proběhnout bez komentáře. Možno použít úmyslně, je-li špatná atmosféra. Nebezpečná chyba (v datech nebo taková, která vzbuzuje dvojsmyslnost): Spoutat pozornost na chybu, vysvětlit, uzavřít a už se k ní nevracet. Klub vysokoškolských knihovníků 4. dubna 2006

29. Rétorika a hlasová technika • správné dýchání a artikulace – třesoucí se hlas • přirozeně posazený hlas – nepít kávu • regulovat mluvní tempo (rychlost mluvy je 150 slov za minutu, myšlení 350 slov/minuta) • mluvíme-li moc rychle, posluchač přepne na rychlost 350 a přemýšlí si o svém • Chceme, aby posluchač zpomalil své myšlenkové procesy, proto vkládáme krátké přestávky, myslíme na změny a rychlost 150 slov za minutu. Klub vysokoškolských knihovníků 4. dubna 2006

30. Práce s otázkami S otázkami pracujeme v průběhu celé prezentace, jsou žádoucí. Jak reagovat na otázky posluchačů: • pozitivní přístup – i u provokativních dotazů • pozorně vyslechnout – oční kontakt, soustředění • ověřit si pochopení • zodpovědět, posunout, prodiskutovat • ověřit si správnost odpovědi Klub vysokoškolských knihovníků 4. dubna 2006

31. Problematické dotazy • neznáme odpověď – nekličkujeme, „nevím“ • dlouhá otázka nebo otázka neotázka – jakmile je identifikujeme, snažíme se tazatele přerušit • provokace – odpovědi bez sarkasmu a ironie • osobní útok: zastavit, ignorovat • vyjadřuje nesouhlas : nikdy nereagujeme na osobu tazatele, ale na obsah dotazu, hledáme shodu Klub vysokoškolských knihovníků 4. dubna 2006

32. Stres a tréma Stres – fáze poplachu, vyplavují se stresové hormony (adrenalín) a vydrží 1-2 hodiny. Pozitivní stres – vyplavuje endorfíny, ty však v těle zůstávají pouze 15 – 20 minut. Tréma je pocit zodpovědnosti, nesmí být svazující. Klub vysokoškolských knihovníků 4. dubna 2006

33. Antistresový program • dokonalá příprava • rozdýchání se • uklidňující rituál - individuální • pozitivní očekávání, sebemotivace - endorfíny • ztotožnění se s místem – podívat dříve • myšlenkový posun z „hrůza“ dostat se na „uvidíme“ • 1 frťan!!!, Guarana – placebo, obsahuje kofein • když nás přepadne tréma: vstát, vzít něco do ruky Klub vysokoškolských knihovníků 4. dubna 2006

34. Co dělat a nedělat při prezentaci • Zabraňte „sebevražedným“ začátkům: nedostatek sebedůvěry – nutno předstírat, že je větší, než skutečně je! • Nezačínejte organizačními záležitostmi. • V závěru neodcházejte, dokud neskončíte. • Zařazujte přestávky a psychopřestávky (zapojení posluchačů do aktivity, říct zajímavý příběh nebo vtip k tématu, apod.) Prezentující, který aktivně pracuje, je daleko méně unaven, než posluchači, kteří mu naslouchají. Klub vysokoškolských knihovníků 4. dubna 2006

35. Závěr s magickou trojkou • 3 vteřiny - první dojem na člověka • 3 minuty - zaujmout posluchače • 3 P dobré prezentace: Poselství, Posel, Postup • 3 základní myšlenky – udrží pozornost posluchačů • 3x opakujeme sdělení: úvod, stať, závěr Klub vysokoškolských knihovníků 4. dubna 2006

36. Diskuse a shrnutí Otevřené otázky Klub vysokoškolských knihovníků 4. dubna 2006

37. Základy PR a umění prezentace Děkuji za pozornost! Gabriela Krčmařová CESNET E-mail: gabriela.krcmarova@cesnet.cz Klub vysokoškolských knihovníků 4. dubna 2006