http://www.sciencesconf.org

1. PLATEFORME DE GESTIONDECONGRÈS SCIENTIFIQUES http://www.sciencesconf.org ANF Sciencesconf – Meudon 10/11 octobre 2013

2. Sommaire • La plateforme Sciencesconf.org • Le portail • L’espace conférence • Site web • Gestion scientifique • Dépôt, sélection, envoi de mails, édition • Inscription • Paramétrage, paiement

3. INTRODUCTION

4. Historique • 2008 Demande de la direction du CNRS de mettre en place un outil unifié de gestion scientifique de conférences à destination de la communauté de l’Enseignement Supérieur et de la Recherche. - Débuté dans le cadre de l’appel à projet du TGE-Adonis - Projet porté par le CCSD • Septembre 2009 Début de la réalisation • Décembre 2010 Ouverture de la version 1.0 de la plateforme • Mars 2013 Poursuite de l’évolution de la plateforme avec la mise en place de la version 1.7  825conférencesgérées aujourd’hui

5. Présentation Un environnement informatique de la conférence externalisé dans le « cloud CCSD » offrant : • Serveur Web pérenne, personnalisable et possédant sa propre URL Exemple:http://hrms2011.sciencesconf.org • Des adresses mails spécifiques Exemple:hrms2011@sciencesconf.org, hmrs2011-edsci@sciencesconf.org • Possibilité de collections pérennes Exemple: collection.sciencesconf.org regroupera les conférences de 2011, 2012, etc. • Demande d’hébergement simple via un site dédié  Aucune infrastructure informatique locale

6. Organisation PORTAIL ›CRÉATION de l’espace conférence dans le cloudccsd ›ANNUAIREdes conférences ›CALENDRIERdes évènements ESPACE CONFÉRENCE • ›POUR LES PARTICIPANTS • Inscription • Soumission • ›POUR LES ORGANISATEURS • Hébergement et personnalisation du site web • Statistique de consultation • Suivi des inscriptions • Outils de sélection des contributions • Mise en place du programme • Envoi de mail • Edition électronique • Transfert vers l’archive ouverte HAL

7. www.sciencesconf.org Le portail d’entrée

8. Le portail www.sciencesconf.org • Demande d’hébergement de la conférence • Informations sur les conférences en cours

9. Création d’une nouvelle conférence • Demande de création en 4 étapes :  Définition de la conférence  Informations complémentaires • Personnalisation du site internet  Récapitulatif • Validation de l’hébergement sur la plateforme par le CCSD • Vérification d’éligibilité • Délai moyen 48 heures  Espace Conférence disponible

10. Consultation des événements (1) Liste RSS

11. Consultation des événements (2) chronologique Carte

12. Tutoriel [1] • Présentation du portail http://www.sciencesconf.org • Création de l’espace conférence

13. [conf].sciencesconf.org Espace conférence

14. Accès Participant • Inscriptions • Dépôt des résumés et communications • Programme, annonces • Consultation des informations de la conférence

15. Accès Organisateur (1) • Site Web • Hébergement • Personnalisation (gabarit, apparences, contenu, …) • Statistiques de consultation • Inscription • Construction du questionnaire • Suivi des inscriptions

16. Accès Organisateur (2) • Gestion scientifique • Outils de sélection des contributions • Mise en place du programme • Envoi de mail (appel à soumission, relance, …) • Edition électronique • Transfert des communications sur l’archive ouverte HAL • Administration • Configuration des listes (thématiques, types de dépôt, …) • Paramétrage de la conférence (période de soumission, de relecture, d’inscription, …)

17. Rôles utilisateurs Webmaster • Personnalisation du site web (apparence + contenu) Coordinateur • Organisation du travail de relecture (définition des relecteurs, répartition des soumissions) • Sélection des soumissions Relecteur • Evaluation des soumissions Rédacteur • Accès aux évaluations des relecteurs Gestionnaire (à venir) • Accès à la liste des inscrits Administrateur • Configuration de la conférence • + droit webmaster + droit coordinateur

18. Tutoriel [2-3] • Accès à l’espace conférence Connectez-vous sur votre espace conférence • URL du site : http://formationX.sciencesconf.org • Identifiants de connexion : « adminX» • Mot de passe « adminX » Le site est fermé. Seules les personnes possédant un rôlespécifique sur le site peuvent se connecter. • Création de comptes utilisateurs et attribution des privilèges

19. SITE WEB

20. Administration Site Web • Langues de l’interface • Définition des langues disponibles pour le site web de la conférence • Charte graphique • En-tête Personnalisation du bandeau du site • Disposition Mise en page du site • Apparence Définition du thème graphique • Menu • Ajout / Suppression de pages d’informations • Statistiques de consultation

21. En-tête du site (1) 3 méthodes de personnalisation : • Formulaire rapide En-tête créé automatiquement à partir des informations renseignées • En-tête image • En-tête HTML

22. En-tête du site(2)

23. Disposition Définition de la structure du site web: • Menu Vertical • Menu Horizontal

24. Apparence 3 méthodes de personnalisation du style : • Styles prédéfinis • Formulaire rapide • Style créé automatiquement avec les informations renseignées • Style avancé • Accès aux feuilles • de styles CSS

25. Contenu du site web Définition des pages constituant le site web de la conférence • Pages prédéfinies Planning, consultation, recherche, Liste des participants, … • Pages personnalisables Pages HTML, liens, galeries, …  Possibilité de définir des droits d’accès aux différentes pages du site en fonction des rôles utilisateurs

26. Pages prédéfinies (1) • Consultation des soumissions Différents types de consultation : par thématique, par intervenant, par auteur • Recherche Recherche dans les soumissions pour la conférence • Liste des participants Enrichissement de la liste en temps réel en fonction des nouvelles inscriptions

27. Pages prédéfinies (2) • Programme de la conférence Différentes vues : graphique (journée, semaine), détaillée • Actualités de la conférence Accessible sur une page du site ou via les flux RSS • Page Sponsors Liste des partenaires de la conférence

28. Pages personnalisables • Page d’accueil Personnalisation éditeur WYSIWYG (HTML) • Page personnalisable Personnalisation éditeur WYSIWYG (HTML) • Galerie photo Diaporama des photos déposées • Liens extérieurs • Lecteur flux syndication extérieurs (RSS) • Fichiers déposés • Dates importantes

29. Statistiques • Outil externe d’analyse des visites du site web intégré pour chaque conférence • Possibilité d’utiliser  http://piwik.org/  http://www.google.com/analytics/

30. Tutoriel [4] • Personnalisez votre espace conférence • Configuration générale • Disposition • Apparence • En-tête du site • Créez le menu de votre site • Ajoutez les différentes pages proposées par l’application (lien, fichier, page personnalisable, consultation, …)

31. GESTION SCIENTIFIQUE

32. DÉPÔT

33. Configuration • Définition des types de dépôts (oral, poster,…), des thématiques • Définition des règles de dépôt: • Type de dépôt • Format du résumé • Période de dépôt • Alerte mail • Choix des métadonnées demandées lors du dépôt • mots-clés, email des auteurs, …

34. Dépôt pour les participants 4 étapes :  Métadonnées • informations sur la soumission (titre, …)  Auteurs • Liste des intervenants (et auteurs) de la soumission avec appartenance des auteurs  Fichier(s) • Texte complet ou documents annexes (présentation, vidéo, images, …) • Conversion automatique dans le format PDF  Récapitulatif

35. SÉLECTION

36. Configuration • Définition des relecteurs • Ventilation des papiers par thématique (puis éventuellement par soumission) • Définition des options de relecture • Relecture (anonymisation possible) • Périodes par type de dépôt • Création d’une grille de notation pour l’évaluation des dépôts par les relecteurs • Ajout de critères de notation Ex: Pertinence, originalité, intérêt, qualité scientifique, …  1 note par critère pondérant la note finale • Accès en temps réel au tableau de bord des dépôts: • Accès aux avis des relecteurs • Sélection des dépôts

37. Relecture • Module accessible automatiquement en fonction des dates définies par le coordinateur • Accès aux dépôts attribuées par le coordinateur • 1 grille par dépôt • Possibilité d’ajout de commentaires, reclassement des dépôts (dans d’autres thématiques)

38. Tutoriel [5-7] • Configuration du dépôt scientifique Règles de dépôt • Configuration générale • Types de dépôts • Thématiques • Configuration de la relecture • Règles générales • Grille d’évaluation • Affectation des papiers

39. Tutoriel [8-10] • Dépôt de résumés • Evaluation des résumés • Sélection des résumés

40. PUBLIPOSTAGE

41. Alias mails • Création automatique d’un alias par conférence • Possibilité de créer d’autres alias préfixé par l’identifiant de la conférence  [conf]@sciencesconf.org  Ex: [conf]-liste1@sciencesconf.org

42. Apparence des mails • Personnalisation de la structure des mails envoyés par l’application

43. Modèles de mails • Personnalisation du contenu • Notifiant l’acceptation et/ou refus d’un dépôt • Confirmation inscription • … • Création de nouveaux modèles • Annonce colloque, • Appel à communication, • …

44. Listes de destinataires • Créations de liste de destinataires prédéfinies • Pour préparer les appels à communication • Pour informer les participants • …

45. Publipostage • Sélection destinataire • Listes prédéfinies (inscrits, déposants, déposant ayant au moins un papier accepté dans une thématique, liste personnalisées, …) • Ajout de nouvelles adresses mails • Utilisation de modèle prédéfini ou rédaction de nouveaux mails • Tags spéciaux remplacés au moment de l’envoi (%%USER%%, %%CONFERENCE%%, …) • Options supplémentaires • Ajout de pièces jointes • Possibilité d’envoyer une copie aux administrateurs, accusé réception, … • Historique des mails envoyés

46. Tutoriel [11] • Présentation du module d’envoi de mails • Création de liste de destinataires • Création de modèles de mails • Outil de publipostage

47. EDITION

48. Programme de la conférence • Ajout d’événements • Session, • Discours, • Pause, • … • Ajout des interventions dans les sessions • Récupéré dans les soumissions acceptées

49. Vue journée

50. Vue journée