Microsoft Access

1. Microsoft Access Cosa sono i database, microsoft access, le relazioni e le tabelle

2. Microsoft Access… Ma cosa sono i database? Prima di iniziare a vedere il funzionamento di Access è bene parlare un po’ dei database in generale. Il Database è un archivio elettronico, dotato di un programma di interfaccia che facilita la registrazione e la ricerca dei dati. Un esempio di database di facile comprensione è un ipotetica rubrica del telefono. Questa è composta dall’insieme dei dati, nome, cognome, numero di telefono di una serie di persone, organizzati in una struttura, chiamata tabella. In tale schema le colonne identificano il tipo di dato e vengono indicate con il nome di campo; nell’esempio proposto le colonne riporteranno come etichetta i termini “nome”, “cognome”, “telefono” e così via… Nelle righe della tabella saranno inseriti il nome, cognome, telefono di ogni interlocutore presente nella rubrica; l’insieme di questi dati prende il nome di record.

3. Come si sa un database è uno strumento che permette di immagazzinare dati e di richiamarli in maniera organizzata in modo tale che questi dati forniscano delle informazioni. In particolare Access fa parte della categoria dei Database relazionali. • Possiamo dire che le caratteristiche essenziali di un database relazionale sono le seguenti: • tutti i dati vengono registrati in tabelle in cui le colonne sono i campi del database e le righe sono i record. Esempio: una tabella che contiene le generalità degli abbonati della rubrica telefonica avrà i campi (colonne della tabella) nome, cognome, indirizzo, ecc. I record (righe della tabella) saranno costituite dall’elenco vero e proprio degli abbonati della rubrica. • ciascun record nella tabella deve essere unico; per garantire l’unicità del record nella tabella viene individuato un campo che avrà un valore che non potrà essere ripetuto. Questo campo costituirà la “chiave primaria” della tabella. Riprendiamo il nostro esempio di tabella con le generalità degli abbonati: ci serve un campo che identifichi univocamente il Sig. Mario Rossi. In questo caso il campo che fa al caso nostro può essere quello del codice fiscale, infatti come noto il codice fiscale è diverso per ogni persona. Non si può scegliere il campo nome perché ci potrebbero essere più clienti che, ad esempio, si chiamano Mario. Se non c’è un campo idoneo a funzionare come chiave primaria, se ne crea uno apposito.

4. Il contenuto di una tabella può essere collegato con quello di altre tabelle, in modo tale che l’estrazione dei dati ci fornisca la serie completa di informazioni che stiamo cercando. I legami tra tabelle si chiamano relazioni. • Il Database relazionale si presenta all’utente come un insieme di tabelle correlate mediante relazioni tra campi. Esempio: • Il database della rubrica telefonica, preso come esempio, può essere ampliato mediante una seconda tabella; a quella già descritta interlocutori si aggiunge una nuova tabella aziende. Tale suddivisione risulta utile nell’ipotesi che possano esserci più interlocutori appartenenti alla stessa azienda. Questa nuova struttura permette di inserire i dati relativi all’azienda una volta sola per tutti gli interlocutori e di richiamare i dati delle aziende mediante la relazione fra le due tabelle. In questo modo si evita di ripetere più volte gli stessi dati all’interno del database, le ridondanze non solo rappresentano un onere di registrazione aggiuntivo, ma costituiscono anche un problema ulteriore per eventuali aggiornamenti.

5. Esistono tre tipi di relazioni:- relazioni uno a uno, a un record di una tabella corrisponde, al massimo, un solo record di un’altra tabella; • relazioni uno a molti, a un record di una tabella corrispondono più record di un’altra tabella, non è vero il contrario. • relazioni molti a molti, a un record della prima tabella corrispondono più record della seconda tabella ed è vero il contrario. • Microsof Access è il Database Relazionale • per Personal Computer più diffuso.

6. Avviare il programma Come gli altri programmi di office, Access può essere lanciato attraverso il menu Programmi, facendo clic sulla voce Access. Quando viene aperto Access, sulla destra della finestra, viene visualizzato il riquadro Attività che consente di scegliere se aprire un database esistente o crearne uno nuovo.

7. Per creare un nuovo database, all’apertura dell’applicativo, seleziona l’opzione Database vuoto nella sezione Nuovo del riquadro. Quando generi un nuovo database si apre la finestra di dialogo Salva nuovo database • In tale finestra esegui le seguenti operazioni. • Seleziona la cartella in cui memorizzare il database • Digita il nome da assegnargli • Fai clic sul pulsante crea.

8. Prima di poter procedere alla creazione di una tabella, bisogna prima capire come deve essere progettato un database. • Il processo di progettazione di un database è alla base della realizzazione di un database efficiente, sia in termini di capacità di reperire le informazioni di velocità di risposta. • Le fasi di progettazione di un database relazionale possono essere così sintetizzate: • Definizione degli obiettivi del database (vengono individuati i dati che devono essere memorizzati nel database) • Definizione delle tabelle (la suddivisione dei dati per argomenti, che costituiscono le tabelle del database) • Definizione dei campi (le caratteristiche dei dati da inserire nelle tabelle) • Definizione delle relazioni (i legami tra le tabelle)

9. Creazione di una tabella Per la creazione di una nuova tabella è necessario innanzi tutto definire la struttura, ossia definire i campi che la compongono e i loro attribbuti. Uno dei metodi più semplici per creare una tabella è quello di utilizzare Creazione guidata Tabella. Questa procedura prevede una serie di finestre di dialogo che ti fanno scegliere le tabelle più adatte per il tuo database, e i campi da inserire in esse. Per avviare la creazione guidata, nella finestra Database, fai clic su Tabelle nella barra Oggetti. Quindi doppio clic sull’icona Crea una tabella mediante una creazione guidata.

10. Un secondo modo per creare una nuova tabella è mediante la funzione Crea una tabella mediante l’immissione di dati. Attraverso questa procedura si può compilare una tabella con una serie di dati, come si fa in una rubrica del telefono cartacea. Per avviare la creazione mediante l’immissione di dati, nella finestra Database, fai clic su Tabelle nella barra Oggetti. Quindi doppio clic sull’icona Crea una tabella mediante l’immissione di dati; la finestra che compare presenta una tabella con 10 campi con etichette generiche (Campo1, Campo2…)

11. Per cambiare il nome alle etichette basta effetuare clic sull’etichetta da modificare; seleziona la voce Rinomina colonna dal menu Formato, digita il nuovo nome e premi invio per confermare l’operazione; Poi posiziona il cursore nella prima cella e immetti i dati, quando hai finito di inserire un record completo fai clic sul pulsante chiudi finestra; fai clic su si per salvare la tabella, immetti un nome e premi ok; Il terzo modo per generare una nuova Tabella è in visualizzazione struttura, mediante la quale definisci i campi che desideri includerci prima di immettere i dati.

12. Per avviare la creazione mediante l’immissione di dati, nella finestra Database, fai clic su Tabelle nella barra Oggetti. Quindi doppio clic sull’icona Crea una tabella in visualizzazione struttura; Digita il nome del campo per la prima colonna che desideri creare nella colonna Nome campo. Passare sulla casella Tipo dati per assegnare al campo appena creato un tipo. I tipi di dati disponibili in access sono: Testo, memo, numerico, data/ora, valuta ecc… Quando hai finito di inserire i campi fai clic sul pulsante chiudi finestra; fai clic su si per salvare la tabella, immetti un nome e premi ok;