Istruzione operativa per la presentazione dell’istanza di iscrizione all’Albo Fornitori

1. Istruzione operativa per la presentazione dell’istanza di iscrizione all’Albo Fornitori www.seapprovvigionamenti.it Rev. 1

2. Introduzione • Il presente documento in aggiunta al Regolamento di Iscrizione all’Albo Fornitori di SEA, ha l’obiettivo di guidare operativamente i Fornitori nel processo. • I passi da seguire sono: • Prendete visione di tutta la documentazione relativa all’istanza di iscrizione all’Albo Fornitori di SEA; • Se non siete ancora registrati al portale SEApprovvigionamenti, procedete con la registrazione direttamente su SEApprovvigionamenti (altrimenti passate al punto successivo); • Scaricate, firmate e scannerizzate il documento “Condizioni generali di utilizzo del portale” e clausole vessatorie per poterli successivamente ri-allegare ove richiesto; • Classificatevi sull’albero delle categorie merceologiche per identificare le categorie di vostra competenza per le quali intendete proporvi per SEA e compilate i questionari relativi; • Predisponete ed allegate la copia del bonifico bancario in relazione alle categorie merceologiche selezionate. Il corrispettivo va calcolato sulla base dei terzi livelli dell’albero. Gli estremi bancari per il pagamento del corrispettivo saranno visualizzabili direttamente in piattaforma. Ognuno dei passi descritti viene dettagliato nelle pagine seguenti

3. Introduzione – Processo di Iscrizione all’Albo SCHEMA DI SINTESI Visualizzare la documentazione utile 0 La vostra azienda è già registrata al portale acquisti SEApprovvigionamenti ? NO SI 1 2 Registratevi al portale SEApprovvigionamenti su www.seapprovvigionamenti.it Allegate il documento “Condizioni di utilizzo del portale” firmato dal vs. Legale Rappresentante e clausole vessatorie ABILITAZIONE PASSWORD DAL SISTEMA RICEZIONE PASSWORD DAL SISTEMA 3 Selezionate le categorie merceologiche di vostra competenza 4 Rispondete alle domande obbligatorie presenti nei questionari 5 Calcolate l’importo in base alle categorie da Voi selezionate e caricate copia del bonifico sul portale FINE

4. 0 DOCUMENTAZIONE UTILE

5. 0 Dove reperire la documentazione per l’Albo 1/2 • Tutta la documentazione utile relativa all’iscrizione all’Albo Fornitori di SEA è disponibile sul portale SEApprovvigionamenti. • Accedere a www.seapprovvigionamenti.it • Cliccare sulla destra su “Albo Fornitori e Sistemi di qualificazione” • Scaricate sul vostro computer tutti i documenti della sezione “A - Albo Fornitori Si suggerisce sin da ora di scaricare anche il documento “Condizioni generali di utilizzo del portale” e clausole vessatorie

6. 0 Dove reperire la documentazione per l’Albo 2/2 • Elenco dei documenti a disposizione: • Regolamento di iscrizione all’Albo fornitori • documento ufficiale che regola le procedure di istanza di iscrizione all’Albo Fornitori di SEA • Istruzione operativa per l’istanza di iscrizione all’Albo Fornitori (il presente documento) • documento operativo che ha l’obiettivo di guidare il Fornitore in tutte le fasi del processo di iscrizione all’Albo Fornitori • Albero di classificazione merceologica: • documento che contiene la lista completa delle categorie merceologiche (beni/servizi/lavori) che potranno essere selezionate dal Fornitore durante il processo. • Guida operativa alla firma digitale: • documento che contiene le istruzioni relative alle modalità di richiesta e di utilizzo della firma digitale + + +

7. 1 REGISTRAZIONE AL PORTALE SEAPPROVVIGIONAMENTI Solo per i Fornitori non ancora registrati al portale acquisti. Se la vostra Azienda è già registrata passate direttamente al punto n°2

8. 1 Come registrarsi al portale SEApprovvigionamenti ATTENZIONE Solo nel caso in cui non foste già registrati al portale SEApprovvigionamenti Collegarsi a www.seapprovvigionamenti.it Cliccare su “Nuova registrazione”, inserire i dati anagrafici richiesti e allegare dove richiesto il documento “Condizioni generali di utilizzo del portale” e clausole vessatorie firmate dal Legale Rappresentante della Vs. società (si veda punto 2) Terminata la fase di registrazione riceverete automaticamente dal sistema - alla mail che avete indicato durante la registrazione - la vostra password di accesso al portale. La vostra password non sarà attivata finché non verrà verificata la presenza del documento “Condizioni generali di utilizzo del portale” debitamente compilato e firmato. Una e-mail vi avviserà dell’abilitazione della vostra password.

9. 1 Recupero della password e della username Se invece la vs. società è già registrata al portale SEApprovvigionamenti, ma vi siete dimenticati i codici di accesso cliccate “Recupero password ”; il sistema vi chiederà di inserire la vostra username ed il vostro indirizzo email Nel caso in cui abbiate dimenticato anche la username contattate direttamente il numero dedicato all’Albo Fornitori: +39 02 266.002.681 (lun/ven dalle 9:00 alle 18:00)

10. 2 CONDIZIONI GENERALI DI UTILIZZO DEL PORTALE

11. 2 “Condizioni generali di utilizzo del portale” • Il documento “Condizioni generali di utilizzo del portale” e relative clausole vessatorie hanno l’obiettivo di regolamentare l’utilizzo del portale acquisti tra SEA ed i propri Fornitori. • I documenti sono obbligatori per tutti i Fornitoriper l’istanza di iscrizione all’Albo Fornitori. • I documenti dovranno essere compilati, firmati e timbrati dal Legale Rappresentante della vs. società e infine riallegati al portale ove richiesto. • Si suggerisce, sin da ora, l'apposizione della firma digitale del Legale Rappresentante al presente documento in alternativa alla firma autografa • Ulteriori informazioni sulla firma digitale sono disponibili nel documento “Guida operativa alla firma digitale”

12. 2 Dove trovare il documento “Condizioni generali di utilizzo del portale” I documenti in versione pdf “Condizioni generali di utilizzo del portale” e clausole vessatorie sono disponibili sulla pagina principale del portale SEApprovvigionamenti Collegarsi a www.seapprovvigionamenti.it Scaricare la documentazione sul proprio computer

13. 2 Come allegare il documento “Condizioni di utilizzo del portale” 1/3 Il documento “Condizioni generali di utilizzo del portale” e relative clausole vessatorie debitamente firmate dal Legale Rappresentante della Vs. società devono essere riallegate nell’area “Dati Integrativi”. Collegarsi al portale SEApprovvigionamenti www.seapprovvigionamenti.it Inserire username e password SEGUE

14. 2 Come allegare il documento “Condizioni di utilizzo del portale” 2/3 Cliccare a destra su “Dati integrativi” SEGUE

15. 2 Come allegare il documento “Condizioni di utilizzo del portale” 3/3 Nella pagina “Dati integrativi” cliccare su “modifica”, caricare gli allegati firmati dal vs. Legale Rappresentante e cliccare su “salva” Per vostra comodità cliccando su “Scarica Template” potrete scaricare la documentazione originale nel caso in cui non l’aveste già scaricata in precedenza.

16. 3 SELEZIONE DELLE CATEGORIE MERCEOLOGICHE

17. 3 Come selezionare le categorie merceologiche” 1/3 Terminata la fase di caricamento del documento “Condizioni generali di utilizzo del portale” (punto 2) procedete con la candidatura all’Albo Fornitori di SEA Si consiglia di visualizzare il documento “Albero di classificazione” per identificare preventivamente le categorie di vostro interesse. Di seguito: Collegarsi al portale SEApprovvigionamenti www.seapprovvigionamenti.it Inserire username e password Cliccare su “Albo fornitori e Sistemi di qualificazione”

18. 3 Come selezionare le categorie merceologiche” 2/3 Cliccare sul pulsante “aggiungi categoria” per visualizzare l’albero delle categorie e procedere con la selezione”

19. 3 Come selezionare le categorie merceologiche” 3/3 Selezionare le categorie Cliccare su “seleziona”. Automaticamente il sistema vi proporrà i questionari con le domande sulla base delle categorie selezionate Il sistema consente di utilizzare un motore di ricerca per inserire parole chiave (ex. prodotti, servizi, lavori) per trovare più facilmente le categorie di vostro interesse.

20. 4 COMPILAZIONE DEI QUESTIONARI

21. 4 Come compilare i questionari Immediatamente dopo la selezione delle categorie (punto 3), il sistema vi proporrà automaticamente l’elenco completo delle domande che dovranno essere compilate per l’istanza di iscrizione all’Albo Fornitori. • Il simbolo “*”asterisco evidenzierà le domande la cui risposta è obbligatoria. • La compilazione di tutte le domande obbligatorie terminerà il processo di istanza di iscrizione all’Albo. Nota: nei questionari sarà inoltre riproposta per vostra comodità la possibilità di caricare l’allegato “Condizioni generali di utilizzo del portale” (punto 2). Nel caso in cui abbiate già caricato il documento al punto 2 troverete la domanda già precompilata con il vostro allegato.

22. 4 Come visualizzare se il processo di compilazione dei questionari è terminato Dopo aver salvato le vostre risposte, il sistema visualizzerà per ogni categoria merceologica da Voi selezionata lo stato di completamento del processo. ESEMPIO Stato di completamento Cliccare sulla riga se si desidera riaccedere al questionario per terminare la compilazione Questionario completo Questionario incompleto

23. 5 CALCOLO DEL BONIFICO

24. 5 Come calcolare l’importo di iscrizione all’Albo: albero delle categorie SEA ha strutturato un albero di classificazione merceologica per consentire ai Fornitori di indicare i beni/servizi/lavori che essi sono in grado di proporre. L’albero delle categorie è strutturato su più livelli di profondità ed al Fornitore è consentito classificarsi al livello di maggiore dettaglio (non necessariamente al 4°livello ) 1° LIVELLO (A) 2° LIVELLO (es. A01, A02, A03, …) 3° LIVELLO (es. A02A, A02B, A02C, A03A,...) X 4° LIVELLO X (es. A02A01, A02A02, …) X X SELEZIONE DEL FORNITORE (ultimo livello disponibile, di maggiore dettaglio) CALCOLA L’IMPORTO DEL BONIFICO

25. 5 Come calcolare l’importo di iscrizione all’Albo Come indicato nel “Regolamento di iscrizione all’Albo Fornitori per gli affidamenti sotto soglia comunitaria “al paragrafo n°7, l’ammontare del corrispettivo dovuto è calcolato come di seguito riportato. L’importo di iscrizione all’Albo Fornitori di SEA è determinato, sulla base degli importi precisati, in funzione del numero delle categorie di terzo livello selezionate dal Fornitore Per la prima categoria merceologica di terzo livello selezionata 250 € + IVA (21%) = 302,5 € Per ognuna delle successive categorie merceologiche di terzo livello selezionate 150 € + IVA (21%) = 181,5 € Nota bene: il conteggio delle categorie va effettuato al 3° livello dell’albero. VISUALIZZA ESEMPI DI CALCOLO

26. 5 Come calcolare l’importo di iscrizione all’Albo – ESEMPIO 1 Per calcolare l’importo totale del bonifico devono essere contate le categorie al 3° livello dell’albero (esempio: A02A + A02B + A02C) indipendentemente dal numero delle categorie selezionate al 4° livello X CATEGORIE SELEZIONATE DAL FORNITORE (=4) TERZI LIVELLI INTERESSATI (=3) IVA ESCLUSA IVA INCLUSA 302,5 € 250 € 3° LIVELLO 1 X + + 181,5 € 150 € 2 3° LIVELLO X + + X 181,5 € 150 € 3° LIVELLO 3 X 665,5 € IMPORTO TOTALE DEL BONIFCOI Regola di calcolo: 250 € + IVA 21% = 302,5 € per la prima categoria di terzo livello selezionata; 150 € + IVA 21% = 181,5 € per ognuna delle successive categorie di terzo livello selezionate ALTRI ESEMPI

27. 5 Come calcolare l’importo di iscrizione all’Albo – ESEMPIO 2 X CATEGORIE SELEZIONATE DAL FORNITORE (=7) TERZI LIVELLI INTERESSATI (=4) Categorie selezionate: A10A, A10C01, A10C02, A10C04, A10E, A10G01, A10G02 IVA INCLUSA IVA ESCLUSA 302,5 € X 3° LIVELLO 250 € 1 + + 181,5 € 150 € 3° LIVELLO 2 X X + + X X X 181,5 € 150 € 3° LIVELLO 3 X + + 181,5 € 150 € 3° LIVELLO 4 X X 847 € IMPORTO TOTALE DEL BONIFICO

28. 5 Come compilare il bonifico L’istanza di iscrizione all’Albo Fornitori è efficace solo laddove il fornitore abbia provveduto al versamento dell’importo dovuto, calcolato sulla base di quanto sopra indicato, sul c/c bancario i cui estremi sono indicati all’interno dell’Albo Fornitori stesso. La Copia del Bonifico con numero di CRO deve essere allegata nella apposita domanda sul portale all’interno dei questionari Beneficiario Indicato nel portale IBAN Indicato nel portale 302,5 € 847 € Importo (Euro) 484€ 1.028,5 € 665,5 € … Si prega di indicare le categorie di 3° livello Descrizione/ Causale AlboSEA Ragione sociale + Partita IVA Fornitore Categorie: A01A, A02B, A03C, …. Seguirà fattura trasmessa all’indirizzo della sede legale che il Fornitore avrà comunicato nella sezione dei Dati di registrazione alla Piattaforma SEA.

29. Contatti per l’assistenza I Fornitori saranno supportati in tutte le attività di iscrizione all’Albo Fornitori di SEA. A tal proposito sono stati attivati il seguente numero telefonico e l’indirizzo di posta elettronica dedicato all’Albo: +39 02 266.002.681 (attivo dal lunedì al venerdì dalle 9:00 alle 18.00) sea.albofornitori@bravosolution.com