Unified Mail Archiv (UMA ) Rechtsrahmen und Administration

1. Unified Mail Archiv (UMA) Rechtsrahmen und Administration Mailarchivlösung mit Beweiswerterhaltung aus der Box

2. Agenda • 09:30 Kurzvorstellungsrunde • 09:35 Kurzvorstellung Securepoint GmbH mit Produktportfolio • 09:45 Einführung in die Securepoint UMA: vertrieblich und rechtlich • 10:30 Pause • 10:45 Einführung Technik (Bitcount, SMTP, POP3, IMAP) • 12:15 Mittagspause • 13:15 Einführung Webinterface • 14:45 Pause • 15:00 Konfiguration Modi / Admin- und Userinterface • 16:30 Pause • 16:45 Sichern der Konfiguration, Backup, Fragen und Antworten • 17:30 Abschlusstest • Gegen 18.00 Uhr: Ende der Veranstaltung

3. Die Securepoint GmbH als Hersteller – Firmenvorstellung – – Produktzirkel – – Alleinstellungsmerkmale –

4. Securepoint GmbH • Deutsches Unternehmen • Mehr als 10 Jahre IT-Security-Erfahrung: gegründet 1997 • Hauptsitz Lüneburg, Geschäftsstelle in Potsdam und Vertriebsbüro Stuttgart • 60 hochqualifizierte Mitarbeiter • Entwicklung/Support durch eigene deutsche Security-Software-Spezialisten • 1.300 aktive Fachhandelspartner in DACH • Indirekter Vertrieb über Fachhandel/Systemhäuser • Zur Zeit am schnellsten wachsender Hersteller in Europa Intel® ESAAMEMBER

5. Wir sichern einfach Ihre Welt der Daten Securepoint UMA:E-MailArchivGDPdU konform inkl. Beweiswerterhaltender Langzeitspeicherung nach TR-03125 des BSI Securepoint UTM-/VPN-Produkte:Ganzheitlicher Netzwerkschutz und sichere Filialanbindung Securepoint Operation Center: Zentrales Management aller Securepoint Produkte wieUTM- und VPN-Systeme, NAC, UMA und alles was ein Webinterface hat. Securepoint Produktwelt Securepoint VoIP: Einfach mit Sicherheit günstiger telefonieren OTP ID Control Server: Sicherer Zugang mittels Einmalpasswort / OTP Securepoint DocumentSigner:Softwarelösung zum signieren, prüfen von Signaturen, ver- und entschlüsseln von Dateien Securepoint WLAN und Network Access Controller:Konfigurationsfreier Internet-Zugriff und WLAN-Management für Mitarbeiter, Gäste und Besucher

6. Securepoint Support Ist persönlich … & … technisch = excellent!

7. Secuerpoint UMA Securepoint Unified Mail Archive

8. Motivation: Archivierung zum Schutz vor Datenverlust Wertvolle und wichtige Dokumente, Verträge und Depeschen wurden schon immer besonders geschützt…

9. Motivation: Archivierung zum Schutz vor Beweiswertverlusten

10. Securepoint UMA - manipulationssicher - - revisionssicher - • gesetzeskonform – - einfach - - günstig - - sicher - UMA

11. Securepoint UMA:Überblick Transparent in das Netzwerk integriert. Keine Änderungen erforderlich. Zugriff auf den Mailserver und das E-Mail-Archiv. Zugang über Vier-Augen-Prinzip.

12. Securepoint UMA: Features • Transparentin das Netzwerk zu integrieren • EinfacheAdministration/Wartung über WebInterface • Integrierte Datensicherheit/Verschlüsselung • Integration an Active Directory oder LDAP Verzeichnisdienste • Supervisor Mode nach Vier-Augen-Prinzip • Indizierungder E-Mails und Anhänge zur Suche im Archiv • Userbasierter Readonly-Zugriff via Browser-Interface oderIMAP E-Mail Client (z.B. Outlook, Thunderbird, etc.) • Beweiswerterhaltende Langzeitspeicherung nach Technischer Richtlinie 03125 des BSI (TR-eSOR) und DIN – in Evaluierung nach Protection Profile ArchiSafe und Zertifizierung nach TR-eSOR • Qualifizierte externe Zeitstempel • Prüfung aller Zertifikate inside

13. Was die Kunden bisher tun … I N T E R N E T M A I L S E R V E R E-Mailnachrichten werden empfangen und versendet … meistens ohne Archivierungskonzept oder Richtlinien wenn „archiviert“ wird, dann durch kopieren von *.pst-Dateien auf einfache Datenträger keine Revisionssicherheit Fehleranfälligkeit manipulierbar

14. Was die Kunden tun sollen … I N T E R N E T M A I L S E R V E R UMA

15. Archivlösung nach TR 03125 des BSI (TR-eSOR) https://www.bsi.bund.de/ContentBSI/Publikationen/TechnischeRichtlinien/tr03125/index_htm.html … in DIN-Normung!

16. Rechtliche Grundlagen der TR(Bundesrecht)

17. Aufbewahrungspflichten Nahrungsmittelfertigung nach Markteinführung 2 Jahre Morphine und Medikamente nach Verkaufsende 3 Jahre Finanzaudit bei AG nach Prüfung 4 Jahre Biologische Produkte nach Fertigung 5 Jahre Einfuhr-/Exportunterlagen, Frachtbriefe, Geschäftsbriefe 6 Jahre Protokolle, Gutachten, Zollbelege, Angebote, Preislisten 6 Jahre Handelsbriefe, Schriftwechsel, Reklamationen, Verträge6 Jahre Gehaltslisten, Personaldaten, Rechnungen, Prozessakten 10 Jahre Journale, Jahresabschlüsse, Kassenbücher, Kontoauszüge 10 Jahre Behandlungsakten, Grundbuchauszüge, Lieferscheine 10 Jahre Medizinische Aufzeichnungen bei Kindern 21 Jahre Giftige Inhaltsstoffe nach Audit-Ende 30 Jahre Röntgenbehandlung, Krankengeschichte, Haftungsfälle 30 Jahre Lebensversicherungspolicen >100 Jahre Personenstandsdaten 110 Jahre Gerichtsurteile, Baupläne dauerhaft

18. Securepoint UMA: Storagevarianten / Zeitstempel • Local Storage (interne Festplatte) mit und ohne Hardware-RAID(Festplatten sind austauschbar) • automatische Backup Mechanismen konfigurierbar • gezieltes Restore durch Privacy Officer • Qualifizierter Zeitstempeldienst von AuthentiDate inklusive AuthentiDate International AG ist akkreditierter Anbieter durch die Bundesnetzagentur und betreibt ein Trust Center nach den strengen Auflagen des Signaturgesetzes.

19. SecurepointUMA: Dynamic Single User Authentication • ActiveDirectory Anbindung • Dynamic User Detection (DyUDe) • Eigenes Archiv je Nutzer • Automatischer Webclient-Zugang je Nutzer • Integration per IMAP in alle IMAP-fähigen (Fat-) E-Mail-Client Umgebungen • Integrierter Archive Mail Reader • Schreibender Archivzugriff nur durch Revisoren (Vier-Augen-Prinzip mit Privacy Officer) • Indexierung des Content inkrementell konfigurierbar • Automatisierbare Löschfristenvorgabe • Löschmechanismus über Indexierte Inhalte möglich

20. Integrationsszenarien 1/3Modus „Hub“ • UMA ist einfacher Bestandteil des internen Netzes • Das UMA steht nicht wie in den anderen Szenarien physikalisch vor dem Mail Server. Die Appliance ist als Server im internen Netzwerk angeschlossen. Da E-Mails die Appliance nicht passieren, ruft das UMA die Mails vom Mailserver ab. • Dazu muss auf dem Exchange Server ein Hub Konto eingerichtet sein, in dem von jeder eingegangenen und versendeten Mail eine Kopie hinterlegt wird. Auch E-Mails, die über die MAPI Schnittstelle versendet werden, werden in dieses Konto kopiert. Auf diese Weise werden alle E-Mails vom UMA archiviert.

21. Integrationsszenarien 2/3Modus „Transparent“ Internet • UMA steht im bridged Modus zwischen Router und Mailserver • E-Mails kommen per SMTP am Router an und werden an den internen Mailserver geleitet. Dabei passieren die E-Mails das UMA. • Mails, die aus dem internen Netzwerk ins Internet verschickt werden, passieren nach dem Mailserver das UMA. Das Gleiche gilt für Nachrichten innerhalb des internen Netzes. • Dabei werden alle Mails in dem UMA gespeichert. • Verwenden die Netzwerkrechner den Microsoft Mailclient Outlook und wird als Mailserver der Microsoft Exchange Mailserver verwendet, werden diese Mails nicht aufgezeichnet, da in dieser Konstellation Mailserver und Mailclients die Microsoft eigene E-Mail Schnittstelle MAPI über ein RPC Protokoll benutzen. Router Interne PC Interne PC UMA im transparentenModus Mailserver

22. Integrationsszenarien 3/3Modus „Forward“ Internet • UMA steht zwischen Router und Mailserver und holt E-Mails aus dem Internet ab. • Das UMA holt Mails von einem externen E-Mail Provider ab. Dazu können die Protokolle IMAP, POP3 und ähnliche genutzt werden. • Die abgeholten Mails werden archiviert und an den internen Mailserver weitergeleitet. • Der Versand der E-Mails funktioniert identisch. Die Mails erreichen den internen Mailserver und dieser überträgt sie an das UMA. Das UMA sendet die Mails per SMTP an den externen Provider Server. • Auch hier besteht das Problem, dass interne Mails zwischen MS Outlook und MS Exchange Server nicht archiviert werden, weil diese Komponenten die MAPI Schnittstelle benutzen. Router Interne PC Interne PC UMA im weiterleiten Modus Mailserver

23. Securepoint UMA: Die Zugriffsmöglichkeiten Administration über WebInterface Zugriff auf das Archiv via WebInterface Zugriff auf das Archiv via Outlook

24. Für Administratoren:Der Status auf der Startseite Storage Usage Zeit Status Network Traffic CPU Usage Memory Usage Entropie

25. Für Administratoren:Das Setup im SOC

26. Für Administratoren:Das Backup – einfach automatisch

27. Kommunikationsarten undKategorien • Kategorien, bei denen der Gesetzgeber Archivierungspflichten definiert hat: Buchführung – Personalsachen – Medizinische Dokumentation – Bankunterlagen – Akten der Verwaltung – Gerichtsakten Fallen Teile Ihrer E-Mailkommunikation (auch interne) in eine dieser Kategorien? • Nutzen Sie E-Mailpostfächer? • Wollen Sie Ihren E-Mailserver einfach entlasten? • Haben Sie jemals ein Angebot per E-Mail angefordert? • Haben Sie jemals ein Angebot per E-Mail bekommen? • Haben Sie jemals eine Rechnung per E-Mail bekommen? • Haben Sie jemals mit Kunden Vertrags Inhalte per E-Mail abgestimmt? • Haben Sie schon ein signiertes Dokument erhalten? • Werden bereits elektronisch signierte Dokumente empfangen? • Wollen Sie sich einfach gegen Klagen wehren, wenn Sie faktisch nichts getan haben? • Haben Sie Mitarbeiter mit eigenen E-Mailpostfächern?

28. Infrastruktureller Bereich • Haben Sie einen Provider für Ihren E-Mailserver? • Steht bereits ein E-Mailserver bei Ihnen im Hause? • Wie viele Postfächer sind im Active Directory registriert? • Wird in absehbarer Zeit die Zahl der Mitarbeiter und damit die Anzahl der Postfächer steigen? • Wie groß ist Ihr Mailvolumen pro Monat? • Welche Protokolle nutzt der Kunde (POP3 / IMAP)? • Wie hoch ist der Traffic derzeit in GB (Tag / Woche / Monat / Jahr)? • Wie hoch ist die Anzahl eingehender und ausgehender E-Mails? • Wie hoch ist das Wachstum im Monat um wie viel MB / GB / TB? • (inklusive durch Nutzer gelöschte E-Mails?) • Gibt es Peaks durch Mailings / Rechnungsversand (Tag / Woche / Monat / Jahr)?

29. Konkretes Sizing des UMA • Benötigen Sie eine Rackversionfür den Serverschrank? • Genügt ein Software RAID oder soll ein Hardware RAID eingesetzt werden? • Sollte ein redundantes System eingesetzt werden, um Ausfallzeiten durch Wartungsfenster zu minimieren? • Wohin werden die Backups gesichert? • Wie oft sollen Backups erstellt werden? • Haben Sie an den dafür erforderlichen Speicherbedarf gedacht? HINWEIS: Eine E-Mail wird mit Faktor 1,7 Ihrer Größe ins Archiv gelegt. Soll sie ins Beweisarchiv, muss zusätzlich der Faktor 3 angewendet werden.

30. Ein „Ja“ als Verkaufshilfe … Haben Sie jemals ein Angebot per E-Mail bekommen? Haben Sie jemals eine Rechnung per E-Mail bekommen? Haben Sie jemals mit Kunden Vertrags Inhalte per E-Mail abgestimmt? Haben Sie schon ein signiertes Dokument erhalten? Wollen Sie sich gegen Klagen wehren, wenn Sie faktisch nichts getan haben? Haben Sie Mitarbeiter mit eigenen E-Mailpostfächern? … ein „JA“ rechtfertigt die Beschaffung derSecurepoint UMA UMA

31. Wie groß muss meine UMA sein? • Verarbeitungsgeschwindigkeit der E-Mails: annähernd irrelevant • Kapazität des Speichermediums: WICHTIG! • Software-RAID vs. Hardware-RAID (RAID=„Redundant Array ofIndependent Disks“, also „Redundante Anordnung unabhängiger Festplatten“ = Ausfallsicherheit) • Tisch-Versionvs. Rack-Version UMA 100 / 100 UMA 200 / 210 UMA 300 UMA 400

32. Rechenbeispiel Ein Unternehmen hat eine 20 User (Mailbox) Lizenz erworben und hat auch 20 User im Exchange aktiviert. Nun verlassen 5 der User das Unternehmen und es werden 5 neue Usereingestellt. Das Unternehmen muss eine neue Lizenz erwerben, da ja bereits 20 Mailboxen archiviert wurden und nun 5 neue dazu kommen. Ansonsten werden die neuen 5 Mailboxen nicht mehr archiviert. Das Unternehmen braucht nun mindestens eine 25 User Lizenz.

33. Lizenzverhalten • Lizenzablauf: Karenzzeit 7 Tage unter alten Bedingungen • Inbetriebnahme: 7 Tage unter kleinsten Bedingungen (5 user) • Falsche Lizenz: Gehe zu Punkt 1, wenn keine alte Lizenz vorhanden,gehe zu Punkt 2

34. Securepoint UMA UMA Security madebySecurepoint, mit Governikus LZA

35. Securepoint UMA - manipulationssicher - - revisionssicher - • gesetzeskonform – - einfach - - günstig - - sicher - UMA

36. … alles klar, oder: … fragen Sie jetzt…

37. … vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Securepoint GmbHSalzstraße 121335 Lüneburg Tel.: +49 4131 2401 – 0Fax: +49 4131 2401 – 50Web: http://www.securepoint.de Securepointprodukte erhalten Sie bei diesen Distributionspartnern: