MODULE ACHATS POUR BACHELOR SUPPLY CHAIN-COORDONNATEUR LOGISTIQUE

1. MODULE ACHATS POUR BACHELOR SUPPLY CHAIN-COORDONNATEUR LOGISTIQUE COURS 4: CAHIER DE CHARGE FONCTIONNEL ET TECHNIQUE Préparé par Mr. Ouassini Hamza

2. CAHIER DE CHARGE FONCTIONNEL • Objet et domaine d'application: L'élaboration d'un cahier des charges fonctionnel débute lorsque la phase de lancement du projet est terminée (charte de projet validée).

3. CAHIER DE CHARGE FONCTIONNEL • Objectifs du cahier des charges fonctionnel: • Préciser les orientations et le champ du domaine étudié, • Analyser l'existant au niveau organisation, documents utilisés, traitements effectués, données manipulées, • Proposer des solutions d'organisation, fonctionnelles et techniques répondant aux exigences et besoins exprimés, • Obtenir une description globale du système (organisationnelle, fonctionnelle, technique, contraintes majeures de sécurité, de performance, interfaces avec d'autres systèmes, ...), • Vérifier la faisabilité organisationnelle et technique, • Aboutir à un choix argumenté d'une solution type de développement.

4. CAHIER DE CHARGE FONCTIONNEL Objectifs du cahier des charges fonctionnel: Le Cahier Des Charges Fonctionnel (CDCF) exprime la demande en termes de besoins et de services attendus et non pas en termes de solutions et de moyens de réalisation. Il laisse toute latitude aux initiatives du concepteur pour trouver les meilleures solutions. La finalité est d’optimiser le couple besoin-solution, vis-à-vis des performances et des coûts.

5. CAHIER DE CHARGE FONCTIONNEL Cahier des charges fonctionnel Vs spécifications:  Le cahier des charges est l’expression d’un besoin à satisfaire, Le cahier des charges n’indique pas la manière de réaliser le besoin, ni un produit à fournir. Le cahier des charges est en amont de la conception.  Les spécifications sont en aval de la conception, et en amont de la réalisation.

6. CAHIER DE CHARGE TECHNIQUE Objectifs du cahier des charges Technique: Il est utilisé pour décrire les contraintes techniques du produit ou du service à réaliser. Il permet la coordination avec les prestataire extérieurs. De même il fixe les dispositions techniques applicables à toutes les prestations d’une même nature.

7. CAHIER DE CHARGE TECHNIQUE Objectifs du cahier des charges Technique: Donc il exprime le besoin en termes de caractéristiques techniques : dimensions, plans, matériaux. Il décrit le besoin en termes de « produit fait de... ».

8. CAHIER DE CHARGE TECHNIQUE OU FONCTIONNEL?? Le choix entre cahier de charges technique et cahier de charges fonctionnel dépend du produit que l'on doit acheter : plus le cahier de charges des composants d'un produit fini est fait en amont de la conception, plus il peut être fonctionnel. Quoi qu'il en soit, dans bien des cas, on a intérêt à introduire une dimension fonctionnelle dans le cahier de charges. Cela permet de donner suffisamment d'informations et d'espace aux fournisseurs pour qu'ils puissent mettre leurs compétences à profit. En effet, le fournisseur est, par définition, plus compétent que le client dans son métier, il est donc plus à même de proposer une réponse adaptée à son besoin. Il est évident que le cahier de charges dépendra du type de produit ou service recherché.

9. Rédaction d’un cahier des charges Les contraintes juridiques: Pour éviter n’importe quel type de problèmes, il suffit de définir des pré-requis en amont du projet et d'en faire mention dans le cahier des charges ou d'ajouter un projet de contrat en annexe quand c'est possible. Ce dernier accélère la rédaction et donc la du contrat final et garantit un commencement du projet dans un cadre juridique partagé.

10. Rédaction d’un cahier des charges Les contraintes juridiques: Précisément, il y a trois conditions juridiques à inclure dans le cahier des charges : un planning précis (des dates, des délais impératifs avec engagement de résultat et un mécanisme de pénalité en cas de retard) ; les clauses de cession des droits incluant les droits des éléments de contenu utilisés pour produire le bien ou service ; les modalités de validation (déroulement et supports des validations, répartition des rôles lors de la recette, PV de réception provisoire, PV de réception définitive, etc.).

11. Rédaction d’un cahier des charges Le cahier des charges est irréversible. • La base d’un cahier des charges est la clarté,la concision, la simplicité • A l’inverse d’une spécification, un cahier des charges peut être général, vague (par ex un CdC indiquera « conforme à une norme x », alors qu’une spec imposera 25 mm ± 0.05 mm)

12. Rédaction d’un cahier des charges Un cahier des charges correct exprime un besoin nécessaire, réalisable, vérifiable;

13. Rédaction d’un cahier des charges Nécessaire Le cahier des charges indique tous les paramètres nécessaires à la conception et réalisation du projet, mais ne doit pas exprimer des besoins qui ne sont pas nécessaires.

14. Rédaction d’un cahier des charges Réalisable Le cahier des charges exprime un besoin qui est techniquement et financièrement réalisable dans le cadre du planning du cahier des charges, et des moyens disponibles.

15. Rédaction d’un cahier des charges Vérifiable l’auteur du cahier des charges doit s’assurer qu’il existe des moyens de vérifier ce qui est requis

16. Rédaction d’un cahier des charges Un cahier des charges doit être complet, mais pas surabondant : pour chaque besoin exprimé se demander qu’est ce qui se passe si on le supprime ? Cohérence: le cahier des charges doit exprimer des besoins qui ne se contredisent pas entre eux;

17. Rédaction d’un cahier des charges Les phrases et paragraphes doivent être courts; Un cahier des charges doit rester aussi général que possible afin de ne pas brider la conception; Un besoin s’exprime au futur, pas au conditionnel.

18. Rédaction d’un cahier des charges Un cahier des charges doit être clair,cela veut dire que l’idée ou le besoin qu’il exprime n’est pas susceptible d’être interprété différemment de ce que pense le maître d’ouvrage. Le cahier des charges doit servir tout au long du projet : imposer une lecture fastidieuse est le meilleur moyen pour que personne ne l'utilise.

19. Rédaction d’un cahier des charges Un cahier des charges est en général composé de quatre parties: La première explique pourquoi le projet existe, quels sont ses objectifs et qui le pilote : rôles respectifs de la maîtrise d'ouvrage (MOA) et de la maîtrise d’œuvre(MOE), procédures de validation, etc… La seconde présente les besoins fonctionnels, techniques et organisationnels ainsi que les contraintes et les exigences. La troisième liste les prestations et les livrables attendus. La quatrième définit le cadre de la réponse : planning de l'appel d'offres, documents attendus, règles de sélection, etc.

20. Rédaction d’un cahier des charges Ainsi, le cahier des charges portera sur : Les caractéristiques techniques des produits et la ou les normes de référence. Les quantités par diamètre. Le conditionnement. Les conditions de fret. Les modalités de paiement et décomposition du prix offert. Les modalités d'inspection. Planning d'expédition. La date de clôture de la consultation.