Pitney Bowes – Ein Überblick

2. Information LifecycleSteigerung der Wettbewerbsfähigkeit durch innovatives Korrespondenzhandling

3. Pitney Bowes – Ein Überblick PBMS Inbound Services Verarbeitung hochvolumiger Eingangskorrespondenzen (digital / physisch) und prozesskonforme Aufbereitung. Pitney Bowes Management Services (PBMS) PBMS Workflow Services Inovative Workflowoptimierung dokumentenbasierter Geschäftsprozesse. • Outsourcing-Division von Pitney Bowes International • Umsatz US$ 1,1 Mrd. • 12.000 Mitarbeiternweltweit • Schwerpunkt: Integration dokumentenbasierterKommunikation • Verarbeitetjeden Tag über20 MillionenDokumente PBMS Outbound Services Services für Produktion und Versand hochvolumiger Drucksachen oder individueller Kundendokumente. PBMS Marketing Services Optimierung von Kundenkommunikation durch professionelle Services von der Kreation, Erstellung, Beschaffung, Produktion, Lagerung und Versand von Marketing Materialien. „Mitallem, das wirtun, verfolgenwirnureinZiel: Sicherstellen, dassunsereKundenihreZieleerreichen.“ Murray D. Martin Chairman, President und CEO, Pitney Bowes

4. Gartner, Inc, listet Pitney Bowes unter den dreiführendenLösungsanbieternfürDatenqualität, Datenintegration und Druckmanagement. Pitney Bowes wird in derGlobal Outsourcing List 2010der IAOP (International Association of Outsourcing Professionals) unter den 100 weltbestenAnbietern von Outsourcing-Services aufgeführt. Paul Proctor, VP und Distinguished Analyst, Gartner

5. Informationslogistik heute

6. Informationen … … beeinflussen Prozesse z. B. Rechnungen, Anträge … • … haben Einfluss auf • Umsatz • Markteinführungszeit • Kundenzufriedenheit • Kundenkommunikation • Wahrnehmung der Marke • und last but not least • Wettbewerbsfähigkeit …unterstützen Produkte z. B. Handbücher für Produkte … …sind Produktbestandteil z. B. Berichte, Verträge, Policen …. … auf den Wert Ihres Unternehmens!

7. Informationseingangsmanagement • Übersicht: • In Deutschland werden rund 17,5 Milliarden Briefsendungen jährlich verschickt. • Poststellen in Deutschland verursachen jährlich Kosten in Höhe von ca. 20 Mrd. €., davon 50% im Handling eingehender Post. • Optimierungspotential bis zu 30% der Aber welche Potenziale schlummern noch im nachgelagerten Workflow, den man mit einer manuellen Informationslogistik gar nicht erreichen kann?

8. Verwaltung papierbasierter und geschäftskritischer Informationen ist umständlich und kostenintensiv • Hohe Kosten • manuelle Bearbeitung - birgt großes Fehlerpotenzial, verzögert Prozesse • bis zu 3% aller Informationen eines Unternehmen gehen verloren, im Durchschnitt kostet es ca. 100€ verlorene Unterlagen wieder herzustellen • Kosten durch physische Lagerung der Dokumente (Logistik, Lagerkosten) • Lange Durchlaufzeiten • Schneller, kostengünstiger Zugriff von Dokumenten oftmals nicht möglich • Kritische Verwaltung: • Kein Mehrfachzugriff möglich • Keine Reportingmöglichkeiten • Dokumentenverlust • Verlust von Skontoeffekten • Sinkende Kundenzufriedenheit • Verlust von Kunden

9. Informationskosten sind eine unbekannte Größe „Was man nicht messen kann, kann man nicht lenken.“ Zitat Peter Ferdinand Drucker • 90% der europäischen Unternehmen können keine Schätzung ihrer Kosten für Informationsbearbeitung nennen. • 5 – 15 % des Gesamtumsatzes eines Unternehmens entfallen branchenabhängig auf die Erstellung, Verteilung und Archivierung von Informationen. • 20plus% beträgt das Optimierungspotenzial bei durchgängiger Betrachtung informationsintensiver Prozesse. Bei einem Unternehmen mit $1.000m Umsatz betragen die Information LifecycleCost derzeit branchenabhängig bis zu $150m p.a.!!

10. Die Lösung für Ihren Informationszyklus

11. Grundstruktur der Posteingangsprozesse E-Mails Physische Post Faxe Digitalisierung (z.T.) Physikalische Dokumente werden gescannt Briefe, Faxe, E-Mails, SMS werden nach Dokumententypen geordnet. Klassifizierung Relevante Daten werden aus den klassifizierten Dokumenten ausgelesen. Extraktion Analysierte und attributierte Dokumente werden anhand definierter Regeln in spezifizierte elektronische Postfächerverteilt. Routing / Verteilung

12. Information - Workflow Posteingang Nachbearbeitung Dok. Aufberei... Validation Scan Kurzzeit- Archiv Vernichtung Completion Input-Response-Management Plattform Übergabe an Export IT-Systeme beim Kunden Classification OCR Extraction E-Mail / SMS OCR OCR liest Inhalt und führt automatisch Korrekturen durch Fax /E-Mail/SMS Routing Verteilung nach Klassen Classification Klassifikation nach Dokumententypen Extraction Automatische Extraktion und Korrektur von Vorgangswerten Routing Fax Routing Routing E-Mail Routing SMS

13. Informationslogistik der Zukunft Mechanische Bearbeitung Erkennung Hardware Software Labeling Routing Scanning Archivierung Prozesse Vorbereitung derDokumente / Sortierung Attributierung / Indexierung Lagerung / Vernichtung

14. ‘ Back-File Scanning ‘ Mailroom Transition Process Direkte Übergabe digitaler Informationen und Dokumente an operative Kundensysteme ‘Routing to Business’ Übermittlung nichtoperativer Eingangsdokumente an administrative Prozesse ‘Scan to Back Office’ Priorisierte Übermittlung physischer Eingangsdokumente an definierte email-Empfänger ‘ Scan to email ’ Customer Value Überführung von Bestands-informationen auf eine innovative Informationsplattform Übernahme 1:1 manuellerPoststellenzurVorbereitung auf nächstenInnovationsschritt Mailroom Management Time

15. Prozessoptimierung – eineganzheitlicheBetrachtung Inbound Communication Outbound Communication Mailroom Management Postal and Courier Management Transactional & Transpromotional Communications Multi-Channel Delivery Hybrid Mail Print on Demand Onsite & Offsite Print Services Total Print Management Integration Mailroom Management Fax / eMail - Management Digital Communication Centre Invoice Process Automation On Site or Off Site

16. Vorteile der Digitalisierung Transparenz & Kontrolle Durchgehende Transparenz über die gesamte Prozesskette (Peer-to-Peer). Optimale Voraussetzungen für Prozess-Mgmt. und zur Erfüllung formaler Anforderungen (SAS, ISO etc.). Performance& Kosten Prozesskostenreduzierungen und Performance-steigerungen ab 1. Tag, in Höhe von 30% möglich Time to Market, Steigerung Unternehmenswert, Erhoehung der Wettbewerbsfaehigkeit Workflow Automatisierte Initiierung nachfolgender Geschäftsprozesse Minimierung manueller Eingriffe & Fehlerquellen, Verhinderung von Medienbrüchen Zugriff & Kundenservice Sofortige Auskunftsfähigkeit und Zugriff auf alle Kunden-Informationen Signifikant verbesserte Reaktionszeit zum Kunden, gesteigerte Flexibilität, Multi-TaskingOn- und Offsite

17. Unsere Vorgehensweise • Methodische Vorgehensweise mit • bewährten Werkzeugen • Einsatz von erfahrenen Spezialisten Transition / Implemen- tierung Aufnahme der Kundenanforderung Lösungs-design Assessment / Due Diligence Angebot / Vertrag / SLAs Go Live

18. WiekönnenwirIhnenhelfen ? “Your Back Room Is Our Front Room“ • Fokussierung auf das Kerngeschäft • Variabilisierung bei Mengenschwankungen “pay-per-click ” • Qualitätssteigerung durch Reduzierung der Fehlerquote • Verkürzung der Prozesszeiten • Komplett - Lösung aus einer Hand • Bedarfsgerechte Plattformen durch Herstellerunabhängigkeit • Globaler Partner mit jahrzehntelanger Erfahrung

19. Danke für Ihre Aufmerksamkeit Ihre Ansprechpartner rainer.barucha@pb.com marc.toeller@pb.com

20. Ihr Partner für Information Lifecycle Services