Partes Adicionales de la Carta Comercial

1. Partes Adicionales de la Carta Comercial Prof. D. Pacheco

2. Partes Adicionales de la Carta Comercial • Línea de anotación de correos o de carácter personal. • Línea de número de archivo • Línea de atención • Línea de referencia • Línea de asunto • Línea de antefirma • Línea de nombre de archivo electrónico • Línea de anexo(s) o anejo(s) • Línea de copia • Línea de visto bueno • Línea de posdata

3. Línea de Anotación de correos o de Carácter Personal • Se destaca el tipo de servicio postal utilizado. • Las reglas para colocación de la línea de anotación de correos o de carácter personal son las siguientes: • Se escribe siempre en el margen izquierdo, no importa el estilo de carta que se use. • Hay dos formas de escribir la línea de anotación de correos. • Dos renglones (líneas verticales) después de la fecha, en mayúscula sólida.

4. Ejemplo de anotaciones de correo • CORREO CERTIFICADO • ENTREGA ESPECIAL • CORREO NOCTURNO • CERTIFICADO CON ACUSE DE RECIBO • UPS • EXPRESS MAIL • FEDERAL EXPRESS • FACSÍMIL (FAX)

5. Reglas de colocación de líneas de anotación • A espacio sencillo, en mayúsculas y minúsculas debajo de la iniciales de referencia o de la línea de anexo o de la línea de archivo electrónico. Puede ir precedida por la palabra Por. • xxx Correo Certificado • xxx Anexo2 Por Facsímil

6. Reglas de colocación de líneas de anotación • Si se entrega una carta personalmente o se envía por mensajero, se escribe dos renglones (líneas verticales) después de la fecha, en mayúsculas sólidas. • ENTREGA A MANO • EN SUS MANOS

7. Reglas de colocación de líneas de anotación • Las indicaciones de carácter personal o confidencial se escriben dos líneas verticales después de la fecha, en mayúscula sólidas. • CONFIDENCIAL • PERSONAL

8. Línea de Número de Archivo • Las oficinas que utilizan el sistema de archivar por asuntos o por casos le asigna un número distinto a cada uno de ellos. En esta forma el destinatario sabe cuál es su número de archivo; y en caso de contestar la carta, puede hacer referencia al mismo.

9. Reglas para escritura de la Línea de Número de Archivo • Se escribe dos renglones (líneas verticales) debajo de la fecha y en forma bloque, en cualquiera de los estilos de cartas. • Esta línea también puede escribirse a dos renglones (líneas verticales) debajo del saludo. En este caso se puede escribir en el margen izquierdo, sangrada cinco espacios, centrada o para terminar con el margen derecho.

10. Reglas para escritura de la Línea de Número de Archivo • Se escriben dos puntos después de las palabras Número de Archivo. Estas palabras se pueden destacar en mayúsculas sólidas, aunque no es obligatorio. La palabra número se puede abreviar. • Número de Archivo: 89-44-4098 • Núm. De Archivo: 89-44-4098 • NÚMERO DE ARCHIVO: 89-44-4098 • NÚM. DE ARCHIVO: 89-44-4098

11. Reglas para escritura de la Línea de Número de Archivo • En algunas oficinas la línea de archivo se escribe a mano derecha, opuesta a las líneas de dirección del destinatario. Como la dirección tiene varias líneas, se escribe centrada verticalmente de acuerdo con el número de éstas. La línea de archivo se puede colocar también en el lado derecho opuesto a la línea de anotación de correos. Esta forma se usa cuando la carta incluye una líneas de referencia.

12. Línea de Atención • Una carta que contiene línea de atención, por regla general, va dirigida a una empresa o a una división. La línea de atención indica el nombre o puesto de la persona que se interesa lea la carta. La línea de atención puede incluir la abreviatura del título académico o de cortesía, el nombre y apellido(s) y el título del puesto que ocupa dicha persona.

13. Línea de Atención • La tendencia actual es usar esta línea con menos frecuencia. Hoy día se prefiere dirigir la carta a la persona directamente y no a la compañía con atención a una persona. No obstante, todavía en algunas oficinas se escribe la línea de atención en las cartas.

14. Línea de Atención • Se escribe en la dirección antes del nombre de la compañía, división u oficina. • Atención Dr. Carlos Santos, Gerente Banco Nativo del Sur PO Box 457 Ponce, PR 00731-0457

15. Línea de Atención • Se escribe la palabra Atención con letra inicial mayúscula. • No se escribe puntuación después de la palabra Atención. • Se incluye el título de cortesía (Sr., Sra., Srta.) o académico (Dr., Lic., Ing., etc.) o dignidad (Hon., Rev., etc.).

16. Línea de Atención • Se puede incluir el título oficial del puesto que ocupa la persona. • Cuando no se sabe el nombre de la persona que se interesa lea la carta, pero sí se sabe el título del puesto que ocupa, se escribe en la primera línea la palabra Atención seguida del título de cortesía (en minúscula y completa) y el título del puesto • Atención señor Registrador Oficina del Registrador Recinto Universitario de Río Piedras PO Box San Juan, PR 00931-_ _ _ _

17. Línea de Atención • Cuando se incluyen varias personas en la línea de Atención, la forma de colocar los nombres es a espacio sencillo y en forma bloque. • Atención Sr. José Pérez, Presidente Srta. María Pérez, Tesorera Empresas Pérez Escudero PO Box 3412 Guaynabo, PR 00969-3412

18. Línea de Atención • La línea de Atención no altera el saludo de la carta. El saludo de una carta con línea de atención se escribe de acuerdo con la dirección. Es decir, si la carta va dirigida a una empresa, división o departamento, el saludo se escribe en plural. Si la carta va dirigida a un individuo, el saludo se escribe en singular.

19. Línea de Referencia • La línea de Referencia se escribe para destacar un caso o asunto, el cual generalmente, está identificado por una numeración. Esta línea es similar a la línea de Asunto. Las reglas que aplican para la escritura de la línea de Referencia son:

20. Línea de Referencia • Se escribe la palabra Referencia en mayúsculas sólidas o en mayúscula y minúscula o abreviada, seguida de dos puntos. • REFERENCIA: Referencia: • RE: Re:

21. Línea de Referencia • Se escribe dos renglones (líneas verticales) después del saludo, en el margen izquierdo, sangrada cinco espacios o terminando con el margen derecho. • En algunas oficinas se escribe la línea de referencia en la misma línea del saludo, pero opuesto al mismo • Estimado señor Aguirre: Re: Póliza Núm. 48-031-776

22. Línea de Referencia • Hay dos formas adicionales de colocar la línea de referencia: • Dos renglones (líneas verticales) debajo de la dirección del destinatario en el margen izquierdo. • Sr. Jaime Pomales PO Box 115 San Juan, PR 00936-0115 RE: Período 31/12/97

23. Línea de Referencia • Dos reglones (líneas verticales) debajo de la fecha. • 23 de noviembre de 1997 RE: Período 31/12/97 • Si la carta tiene línea de Por Conducto y línea de Referencia, se escribe primero la línea de Por Conducto.

24. Línea de Asunto • La línea de Asunto se usa cuando se desea destacar el tema principal del cual trata la carta. Se utiliza para captar la atención del lector.

25. Reglas para la Línea de Asunto • En el estilo moderno se escribe dos renglones (líneas verticales) después del saludo, comenzando en el margen izquierdo, en mayúsculas sólidas o en mayúsculas y minúsculas y en la palabra asunto. • En el estilo Simplificado no se escribe la palabra asunto. La información del asunto se escribe en mayúsculas sólidas o en mayúsculas y minúsculas, dos o tres renglones (líneas verticales) después de la dirección, ya que en este estilo no hay saludo.

26. Línea de Antefirma • Representa el nombre de la compañía, oficina o departamento que envía la carta. En el pasado, la antefirma se usaba para establecer la responsabilidad de la compañía se hace responsable por el contenido del mensaje, aun cuando la antefirma no esté incluida como parte de la firma.

27. Reglas de Línea de Antefirma • Se escribe dos renglones (líneas verticales) después de la despedida. • La posición horizontal dependerá del estilo de carta que se use, ya sea en el margen izquierdo o a la derecha. • Siempre se escribe en mayúsculas sólidas.

28. Reglas de Línea de Antefirma • Si se usa papel con membrete, no es necesario escribir el nombre de la compañía como antefirma. • Si el nombre del negociado, sección, división, oficina, etc., de donde procede la carta no aparece en el membrete se recomienda que se escriba éste como antefirma. • Si la carta es de carácter contractual, es obligatorio escribir el nombre de la compañía en la línea correspondiente a la antefirma.

29. Línea de Nombre de Archivo Electrónico • En algunas oficinas se escribe el nombre asignado al documento en el archivo electrónico debajo de las iniciales de referencia, a espacio sencillo.

30. Línea de Anexo(s) o Anejo(s) • Se usa para indicar que con la carta van incluidos uno o varios documentos, ya sean cheques, estados de cuenta, copia(s) y otros.

31. Reglas de Línea de Anexo(s) o Anejo(s) • La palabra indicando anexo(s) o anejo(s) se escribe siempre en el margen izquierdo, dos renglones después de la iniciales de referencia. • La palabra anexo o anejo y sus plurales se escriben con letra inicial mayúscula. • Si la carta contiene un anexo o anejo, se escribe solamente la palabra Anexo o Anejo. • MAE:xxx Anexo

32. Reglas de Línea de Anexo(s) o Anejo(s) • Si la carta contiene más de un anexo o anejo debe indicarse en cualquiera de las siguientes formas: • Se coloca el número de anexos o anejos correspondientes después de la palabra Anexos o Anejos. Es opcional escribir los dos puntos. • Anexos: 3 Anexos 3

33. Reglas de Línea de Anexo(s) o Anejo(s) • Se detallan los anexos o anejos en forma bloque, a espacio sencillo, en cualquiera de las cuatro formas ilustradas. • Anexos: Cheque Núm. 4892 Recibo Núm. 95-47 Orden Núm. 419 • Un solo anexo o anejo puede identificarse por su nombre. • Anexo: Informe Anual

34. Línea de Copia • La complejidad y el gran número de los asuntos que surgen y se atiende a diario en la oficina obligan el tener una constancia escrita de los mismo. La palabra de “caballero” y el “descansar en la memoria” han quedado atrás. Por lo tanto, duplicar por lo menos una copia de cada documento que se hace mecanográficamente, en computadora u otro medio es algo común y corriente en la oficina de hoy.

35. Línea de Copia • Las copias puede ser de diferente naturaleza: copia carbón, fotocopia, copia reproducida por medios electrónicos, otras.

36. Reglas de Línea de Copia • En el estilo moderno se escribe dos renglones después de las iniciales de referencia, si las hubiese. • La anotación se escribe comenzando en el margen izquierdo. • La tendencia es a escribir una c en minúscula sin hacer distinción el qué tipo de copia es: ya sea, copia carbón, fotocopia, otras, se deja un espacio después de la c y se escribe el nombre del que recibe la copia. Se puede escribir dos puntos después de la c. • c Sra. Elena Cortés • c: Sra. Elena Cortés

37. Reglas de Línea de Copia • No es necesario escribir los títulos de cortesía o universitarios de la persona a quien se le envía una copia. Sin embargo, en muchas oficinas se conservan estos títulos por cortesía y respecto a la persona que recibe la copia.

38. Reglas de Línea de Copia • Cuando se envían copias a dos o más personas, debe hacerse una marca de cotejo al lado de la persona a quien se le encía la copia. El mecanógrafo deberá preparar un sobre a la persona señalada por la marca de cotejo. • c Sr. Jorge Ramírez √ c Sr. Roberto Castro c Sra. Brunilda Ortiz

39. Línea de CopiaCopia Confidencial (“Blind Copy”) • Cuando por cualquier circunstancia se desea que el destinatario de una carta no sepa que una o más copias de ésta se han enviado a otra(s) personas), la indicación de la copia no se escribe en el original, pero sí en la copia. Se hace lo que se llama una copia confidencial.

40. Línea de CopiaCopia Confidencial (“Blind Copy”) • Las iniciales correspondientes a la copia confidencial se escriben dos renglones (líneas verticales) debajo de las iniciales de referencia o de la de anexo si la hubiere.

41. Línea de Copia Reglas Copia Confidencial (“Blind Copy”) • En español, la copia confidencial se puede expresar de las siguientes maneras: • En la copia aparecerán dos c (cc) correspondientes a copia confidencial. • cc Sr. Andino • En la copia aparecerán la letras fc cuando es una fotocopia confidencial. • fc Sr. Morales

42. Línea de Copia Reglas Copia Confidencial (“Blind Copy”) • En el idioma Inglés la copia confidencial (“blind copy”) se expresa en la copia por la abreviatura bcc si es copia carbón o bc si es otro tipo de copia. • bcc Mr. John Smith • bc Mr. John Smith

43. Línea del Visto Bueno • En algunas oficinas puede existir la norma de que una carta se procese con el Visto Bueno de otra persona que no es el firmante antes de que se envíe al destinatario. También hay situaciones en que una persona redacta una carta para la firma de otra y a la vez le interesa que una tercera persona le dé el visto bueno a la misma. En ambos casos, se hace constar así por escrito en la carta.

44. Reglas Línea del Visto Bueno • Se usa la abreviatura de la palabras Visto Bueno: Vo. Bo. • Se escriben dos renglones (líneas verticales) después de las iniciales de referencia o de la última anotación de la carta.

45. Reglas Línea del Visto Bueno • En el estilo moderno se eliminan los dos puntos después de la abreviatura del Visto Bueno. • MAE:xxx (2) Anexos 2 (2) Vo. Bo. Sr. Santiago Director de Personal

46. Reglas Línea del Visto Bueno • En el estilo tradicional la abreviatura Vo. Bo. Va seguida por dos puntos • Vo. Bo.: Sra. Vargas • Otro formato para escribir la línea de Visto Bueno es colocar la abreviatura Vo. Bo. dos renglones (líneas verticales) debajo de la línea anterior y dejar cuatro renglones (líneas verticales) para la firma mecanografiada y el título • Vo. Bo. (4) Sra. Vargas Directora Escolar

47. Reglas Línea del Visto Bueno • La persona que da el Visto Bueno debe firmar (preferiblemente) o escribir sus iniciales. En esta forma se le da validez a la línea de Visto Bueno. • En Estados Unidos no acostumbran usar la línea de Visto Bueno. Sin embargo, al escribir una carta en inglés y es necesario incluir la línea de Visto Bueno, se escribe la palabra “Approver” o la frase “Approved by”.

48. Línea de Posdata • Generalmente se usa para dar énfasis a algún asunto relacionado con la carta o para añadir algo que se ha omitido en el cuerpo de la misma. Es lo último que se escribe en una carta o mensaje.

49. Reglas Línea de la Posdata • Se escribe dos renglones (líneas verticales) después de la última anotación de la carta, a espacio sencillo tal como está escrito el texto, excepto en cartas extremadamente cortas que se escribe a doble espacio.

50. Reglas Línea de la Posdata • En el estilo tradicional va precedida de la abreviatura P.D. con o sin los dos puntos. En el estilo moderno no se escribe la abreviatura ni los dos puntos. • La primera línea de la posdata puede sangrarse o no sangrarse, dependiendo del estilo de carta que se ha utilizado. La segunda línea de la posdata comenzara en el margen izquierdo.