Spisová služba a digitalizace - komplexní řešení administrativy

1. Spisová služba a digitalizace - komplexní řešení administrativy Mgr. Karel Lux, vedoucí oddělení koncepce informatiky MPSV ISSS 2007 – ALDIS Hradec Králové – 2. a 3.4.2007

2. Elektronická spisová služba na MPSV – východiska Práce s dokumenty se na MPSV řídíSpisovým řádemaSkartačním řádem, vydanými příkazem ministra aSkartačním plánem. Využívá sesystém elektronické spisové služby ARSYS, který vyhovuje • zákonu č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě • vyhlášce č. 646/2004 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby • vyhlášce č. 496/2004 Sb., o elektronických podatelnách. Základní moduly elektronické spisové služby ARSYS • elektronická podatelna(centrálně registruje - elektronická podání a všechny další druhy došlé pošty do podatelny, výpravna – centrální expedice) • sekretariát(veškerá manipulace s písemnostmi prováděná jednotlivými uživateli na všech úrovních) • spisovna(centrálně eviduje všechny archivované dokumenty, včetně jejich fyzického uložení v archivu). Ministerstvo práce a sociálních věcí, Na Poříčním právu 1, 128 01 Praha 2 tel: 221922436, e-mail: karel.lux@mpsv.cz, http:/portal.mpsv.cz, www.mpsv.cz,

3. Elektronická spisová služba na MPSV – možnosti Elektronická spisová služba ARSYS umožňuje zejména • evidenci došlé pošty doručené všemi způsoby (pošta, kurýr, osobní doručení, fax, e-mail) • evidenci všech dokumentů vzniklých uvnitř úřadu • vytváření tzv. referátníků a zajištění jejich elektronického oběhu na MPSV • vkládání elektronických příloh přímo do evidence • přidělování dokumentů k vyřízení, včetně záznamu do historie dokumentu • spojování souvisejících dokumentů do spisu • operativní přehledy o vyřizování dokumentů v útvarech • užívání, vkládání a úpravy různých číselníků (adresy, typy dokumentů, …) • nastavení přístupových práv zaměstnanců k dokumentům • expedici dokumentů, včetně hromadných adres, frankování, evidence • používání čárových kódů k označení dokumentů a expedovaných zásilek • vyhledávání dokumentů a vytváření různých tiskových sestav (kontrola) • převod dokumentů do spisovny a archivu, včetně příslušných seznamů • bezpečnost a nezpochybnitelnost evidence. Ministerstvo práce a sociálních věcí, Na Poříčním právu 1, 128 01 Praha 2 tel: 221922436, e-mail: karel.lux@mpsv.cz, http:/portal.mpsv.cz, www.mpsv.cz,

4. Elektronická spisová služba na MPSV – zkušenosti a přínosy Zavedení organizační struktury a sledování termínů • organizační struktura ministerstva je neustále aktualizována • zaznamenává se historie zpracování dokumentu • nastavena přístupová práva (vedoucí, sekretářka, referent) • sledování překročení termínu požadované doby vyřízení • zavedení možnosti zástupu (převádění práv). ARSYS mohou využívat skutečně všichni pracovníci. Ne všichni však tuto možnost využívají, stále leží největší objem práce na sekretariátech (i vedoucí na nich nechávají řadu úkonů). Zajistit využívání všemi pracovníky bude však nutné v souvislosti s postupně zaváděným plným elektronickým oběhem dokumentů, včetně schvalování. Ministerstvo práce a sociálních věcí, Na Poříčním právu 1, 128 01 Praha 2 tel: 221922436, e-mail: karel.lux@mpsv.cz, http:/portal.mpsv.cz, www.mpsv.cz,

8. Elektronická spisová služba na MPSV – zkušenosti a přínosy Vytvoření a kontrola databáze adres • jednotná údržba databáze adres je nezbytně nutná • všechny nové adresy jsou nyní při zápisu kontrolovány na adresní registr UIR-ADR, čímž je automaticky zaručen tvar adresy dle standardu a není možné zapsat neexistující adresu • často se využívá možnost zavedení tzv. hromadné adresy, která zjednodušuje práci s expedicí stejného dokumentu na někdy až několik stovek různých adres jedním příkazem. V první fázi toto vše znamenalo větší pracnost, v současné době jednoznačně převažují výhody tohoto způsobu adresace. Ministerstvo práce a sociálních věcí, Na Poříčním právu 1, 128 01 Praha 2 tel: 221922436, e-mail: karel.lux@mpsv.cz, http:/portal.mpsv.cz, www.mpsv.cz,

11. Elektronická spisová služba na MPSV – zkušenosti a přínosy Elektronická podání a e-mailová komunikace obecně • elektronická podatelna MPSV zřízena podle nařízení vlády č. 496/2004 Sb. • ARSYS umožňuje připojit se na poštovní server, stáhnout elektronickou poštu, uložit a evidovat ji a běžným postupem ji postoupit k dalšímu vyřízení (jak se zaručeným elektronickým podpisem, tak běžné e-maily) • dvě zaměstnankyně podatelny pověřeny ministrem elektronickou komunikací za MPSV a mají kvalifikované certifikáty • přijetí elektronického podání je možné i z technického nosiče (disketa, CD, flash disk, … ) • pro potvrzování doručení datových zpráv jsou stanovena pravidla, včetně vzoru datové zprávy, kterou se doručení potvrzuje • před poštovním serverem je FireWall a antivirový program; datové zprávy, které neprošly antivirovou kontrolou, nejsou považovány za doručené. Elektronická podatelna je tedy do ARSYS plně integrována. Ministerstvo práce a sociálních věcí, Na Poříčním právu 1, 128 01 Praha 2 tel: 221922436, e-mail: karel.lux@mpsv.cz, http:/portal.mpsv.cz, www.mpsv.cz,

14. Elektronická spisová služba na MPSV – zkušenosti a přínosy Komunikace uvnitř ministerstva – referátníky • pro zajištění komunikace mezi jednotlivými útvary ministerstva v souladu s organizační strukturou a organizačním řádem • způsob předávání je popsán i ve spisovém řádu • referátníky jsou v ARSYS připraveny v elektronické formě, včetně zajištění průkazného elektronického oběhu • ARSYS je připraven i na využívání elektronického podpisu těchto referátníků (všichni zaměstnanci ministerstva jsou již nyní vybaveni duálními čipovými kartami, včetně elektronického podpisu a možností šifrování). Elektronická forma však zatím není plně využívána – konzervativnost aparátu na všech úrovních bez rozdílu. Ministerstvo práce a sociálních věcí, Na Poříčním právu 1, 128 01 Praha 2 tel: 221922436, e-mail: karel.lux@mpsv.cz, http:/portal.mpsv.cz, www.mpsv.cz,

17. Elektronická spisová služba na MPSV – zkušenosti a přínosy Elektronické „schvalující“ formuláře • formuláře, které vyžadují podpis žadatele, jeho vedoucího, případně podpis dalších schvalujících osob (zejména ve finanční a personální oblasti) • možno využívat elektronický podpis na čipové kartě zaměstnance • formulář je přiložen jako elektronická příloha k záznamu o čísle jednacím, lze ho vytisknout a ověřit, že kopie odpovídá elektronickému dokumentu a že všechny elektronické podpisy jsou v pořádku • elektronické formuláře mohou mít automatickou návaznost na související evidence (přebírání údajů) • ve všech takových případech by se listinný dokument nemusel vůbec používat. Zatím připraveny dva formuláře – „Návrh na zahraniční pracovní cestu“ a „Návrh pro platové a personální účely“. Ministerstvo práce a sociálních věcí, Na Poříčním právu 1, 128 01 Praha 2 tel: 221922436, e-mail: karel.lux@mpsv.cz, http:/portal.mpsv.cz, www.mpsv.cz,

20. Elektronická spisová služba na MPSV – zkušenosti a přínosy Jak modularita systému přispívá i ke zkvalitňování agend • modularita systému je nezbytná • proběhla plná integrace modulu agendy stížností • celou agendu stížností se tak podařilo centralizovat a podstatně zkvalitnit její vyřizování • referenti si nyní mohou snadno zjistit (i s využitím dříve zmíněné databáze adres), zda si už dotyčný odesílatel nestěžoval, případně neposlal stejnou či obdobnou stížnost na několik míst (jak tomu u některých notorických stěžovatelů bývá) • vazba v rámci ARSYS – zobrazí se nejen všechny stížnosti příslušného odesílatele, ale i všechny další dokumenty v požadovaném časovém období. Agenda stížností je do ARSYS plně integrována. Ministerstvo práce a sociálních věcí, Na Poříčním právu 1, 128 01 Praha 2 tel: 221922436, e-mail: karel.lux@mpsv.cz, http:/portal.mpsv.cz, www.mpsv.cz,

23. Elektronická spisová služba na MPSV – zkušenosti a přínosy Co si chválí dokonce i uživatelé • různé systémy evidence na jednotlivých útvarech byly nahrazeny centrálním sledováním, což umožňuje snazší a rychlejší vyhledávání dokumentů • přístup k elektronickým dokumentům (nahradilo různé sdílené disky) • možnost registrace doručených dokumentů přímo uživatelem, není je nutno znovu registrovat prostřednictvím podatelny • napojením ARSYS na tiskárny typu zebra na sekretariátech se zrychlila práce díky tisku etiket, ještě větší úspora práce i času nastala v podatelně, resp. ve výpravně • osvědčují se i čtečky čárových kódů na etiketách, s jejichž pomocí mohou být spisy vyhledávány • možnost vyhledávání spisů podle nejrůznějších hledisek. Po počátečním plošném odmítání – postupná velká podpora. Ministerstvo práce a sociálních věcí, Na Poříčním právu 1, 128 01 Praha 2 tel: 221922436, e-mail: karel.lux@mpsv.cz, http:/portal.mpsv.cz, www.mpsv.cz,

24. Elektronická spisová služba na MPSV – zkušenosti a přínosy Shrnutí zkušeností z tříletého provozu • nezbytnost podpory vedení na všech úrovních • spolupráce s vytipovanými pracovníky, ne formálně ustavený pracovní tým • nutnost zavádění systému po krocích, průběžné zaškolování • přínos integrace frankovacích strojů a používání adresních štítků • vyřešení zástupnosti na všech úrovních, bez toho zůstávaly dokumenty nevyřízeny • zajištění průkaznosti evidence (prosazení, že některé položky prostě nelze měnit) a že toto zjednoduší i schvalování dokumentů • s obecně se zvyšující znalostí možností výpočetní techniky u uživatelů se zlepšuje i přístup k využívání ARSYS • v systémech nově řešících elektronizaci administrativy se nutně zvyšuje úloha útvarů informatiky. I bez náročného zavádění systémů pro řízení a sledování pohybu dokumentů či nasazování různých MIS lze aplikací ARSYS dosáhnout velkého posunu k racionalizaci administrativy. Ministerstvo práce a sociálních věcí, Na Poříčním právu 1, 128 01 Praha 2 tel: 221922436, e-mail: karel.lux@mpsv.cz, http:/portal.mpsv.cz, www.mpsv.cz,

25. Digitalizace a archivace dokumentů IS SSP – důvody • Počet pracovišť státní sociální podpory: • 98 hlavních tzv. lokálních kontaktních míst • 300 tzv. vzdálených kontaktních míst Počet písemností za rok: přes 20 miliónů Skartační lhůta od ukončení řízení: 15 let Trvání vyplácení dávek: až 26 let Celková situace: nedostatečné prostorové kapacity pro uložení písemností na úřadech. Ministerstvo práce a sociálních věcí, Na Poříčním právu 1, 128 01 Praha 2 tel: 221922436, e-mail: karel.lux@mpsv.cz, http:/portal.mpsv.cz, www.mpsv.cz,

26. Digitalizace a archivace dokumentů IS SSP – koncepce řešení Podrobná evidence všech písemností: • Identifikace každého samostatného listu písemnosti čárovým kódem Po odsouhlasení dávky SSP: • Digitalizace každé písemnosti • Svoz a uložení písemností v centrální spisovně SSP V případě potřeby pracovat: • Pouze s elektronickými obrazy písemností • Listinný originál používat pouze v mimořádných případech Skartační řízení: • Automatizovat stanovení počátku skartační lhůty ve vazbě na ukončení správních řízení o dávce • Zabezpečit SW podporu skartačního řízení Ministerstvo práce a sociálních věcí, Na Poříčním právu 1, 128 01 Praha 2 tel: 221922436, e-mail: karel.lux@mpsv.cz, http:/portal.mpsv.cz, www.mpsv.cz,

27. Digitalizace a archivace dokumentů IS SSP - schéma řešení Vzdálené kont. místo Vzdálené kont. místo Centrální systém SSP Evidence písemností Evidence pohybů a uložení Úložiště digitálních obrazů Lokální kontaktní místo Centrální spisovna Digitalizační pracoviště

28. Digitalizace a archivace dokumentů IS SSP – skenování a kontrola • Skenování: • Vytvoření digitalizačních dávek podle formátu a typu dokumentů (obálka, A4, A3). • Skenování černobíle. • Obrazy jsou ukládány v bezeztrátovém formátu TIFF (dvourozměrné faxové komprese Fax Group 4). • Kontrola naskenovaných písemností • Předzpracování obrazu (rozřezání A3, rozpoznání čárového kódu, čištění) • Vizuální kontrola (úplnost, pořadí). • Elektronické podepsání kvalifikovaným certifikátem. • Automatické odeslání do centrálního digitálního úložiště obrazů • Evidované uložení do archivní krabice El. podpis Ministerstvo práce a sociálních věcí, Na Poříčním právu 1, 128 01 Praha 2 tel: 221922436, e-mail: karel.lux@mpsv.cz, http:/portal.mpsv.cz, www.mpsv.cz,

29. Digitalizace a archivace dokumentů IS SSP – úložiště obrazů Centrální digitální úložiště obrazů písemností • Úložiště obsahuje: • Metadata (identifikátory a atributy obrazů, elektronické podpisy, CRL) Roční přírůstek: 16 GB • Databáze obrazů Roční přírůstek: 6 TB • Ukládání v úložišti je řízeno platnou politikou. • Kryptografické zprávy používají formát CMS vyhovující normě RFC-3852. • Přístup k obrazům písemností je řízen centrálním systémem evidence písemností. Ministerstvo práce a sociálních věcí, Na Poříčním právu 1, 128 01 Praha 2 tel: 221922436, e-mail: karel.lux@mpsv.cz, http:/portal.mpsv.cz, www.mpsv.cz,

30. Digitalizace a archivace dokumentů IS SSP - centrální spisovna Centrální systém SSP • Písemnosti jsou přijímány a ukládány pouze v archivních krabicích. • Archivní krabice je identifikována čárovým kódem. • Ve spisovně není krabice otevírána, odpovědnost za obsah krabice mají kontaktní místa. • Centrální systém eviduje obsah archivních krabic. • Centrální spisovna eviduje místa uložení archivních krabic. • Požadavky na příjem a výdej předává spisovně centrální systém. • O přijetí a výdeji krabic ze spisovny předává IS spisovny informace centrálnímu systému. Centrální spisovna

31. Digitalizace a archivace dokumentů IS SSP - evidence písemností Aplikace pro evidenci písemností a jejich uložení poskytuje zejména: • rychlé vyhledání písemnosti, • informace o uložení písemnosti • informace o obsahu jednotlivých úložných míst • tisk předávacích protokolů • práci s elektronickým obrazem písemností Ministerstvo práce a sociálních věcí, Na Poříčním právu 1, 128 01 Praha 2 tel: 221922436, e-mail: karel.lux@mpsv.cz, http:/portal.mpsv.cz, www.mpsv.cz,

32. Digitalizace a archivace dokumentů IS SSP – zobrazování Zobrazení elektronického obrazu písemnosti Elektronické obrazy písemností jsou pro obsluhu přístupné z aplikace pro rozhodování a výplatu dávek SSP nebo z evidence písemností. Zpřístupnění obrazů je řízeno přístupovými právy obsluhy. Ministerstvo práce a sociálních věcí, Na Poříčním právu 1, 128 01 Praha 2 tel: 221922436, e-mail: karel.lux@mpsv.cz, http:/portal.mpsv.cz, www.mpsv.cz,

33. Digitalizace a archivace dokumentů IS SSP - realizace systému Autor systému: OKsystem s.r.o., Praha Vývoj: leden – srpen 2005 Testovací provoz: září – listopad 2005 Ostrý provoz: Od prosince 2005 je systém postupně nasazován na všech pracovištích SSP. Do 13.2.2007: 6,6 milionu digitálních obrazů, 6 tisíc krabic, 2 mil. digital. listů 16,8 milionu čárových kódů (příchozí pošta – lepené štítky), 8,8 milionu čárových kódů z PC (vyšlá pošta – formulář s kódy) • Architektura systému: • Vícevrstvá architektura nad centrální databází • Implementace tenkého bohatého klienta: • veškerá aplikační logika je výhradně na aplikačním serveru • na klientském počítači je spouštěn pouze zobrazovací klientský program • s grafickým uživatelským rozhraním (typu MS Windows) a komfortem obvyklým pro aplikaceklient – server. • Framework pro realizaci bohatého tenkého klienta byl vyvinut společností OKsystem. • Technické realizační parametry: • Databázový server: Oracle database 10g • Aplikační server: Oracle aplication server 10g • Datové úložiště: HP XP 12000 (seriové zrcadlení pomocí Continuous Access) • Dokumentační skenery: Canon 9080C Ministerstvo práce a sociálních věcí, Na Poříčním právu 1, 128 01 Praha 2 tel: 221922436, e-mail: karel.lux@mpsv.cz, http:/portal.mpsv.cz, www.mpsv.cz,

34. Děkuji za pozornost. Mgr. Karel Lux vedoucí oddělení koncepce informatiky a archivu MPSV telefon: + 420 221922436 e-mail: karel.lux@mpsv.cz Ministerstvo práce a sociálních věcí, Na Poříčním právu 1, 128 01 Praha 2 tel: 221922436, e-mail: karel.lux@mpsv.cz, http:/portal.mpsv.cz, www.mpsv.cz,