Struktura obchodního dopisu

1. Struktura obchodního dopisu Renata Vyšínová Lenka Hliňáková Hana Klímová

2. Obchodní dopis • Prakticky odborný funkční styl • Obchodní styl • má ustálenou slovní zásobu • užívá ustálených pojmenování a obratů (např. ustálených formulací žádostí, pozvánek, začátků a závěrů obchodní korespondence aj.) • užití prostředků z jiných stylů není vhodné (slova citová) • nejvíce uplatňovaný je slohový postup informační, někdy i postup výkladový a popisný • Administrativně-právní styl

3. Části obchodního dopisu • Tři základní části: • Předtištěné úvodní náležitosti • záhlaví • vyznačení adresového pole a pásma • odvolací údaje v úpravě • sloupcové • řádkové • Text dopisu • oslovení • důvod proč píšeme • návrh • co potřebujeme • pozdrav • Náležitosti dopis ukončující • razítko • vlastnoruční podpis • jméno a funkce pisatele • vyznačení přílohy

4. Normalizovaná úprava obchodního dopisu - normy • Kvalitu a způsob předtisku dopisních papírů pro obchodní a úřední písemný styk stanoví • ČSN 88 6101 Dopisní papíry pro obchodní a úřední korespondenci • Formální uspořádání textu určuje • ČSN 01 6910 Úprava písemností zpracovaných textovými editory nebo psaných strojem • Do obou norem jsou zpracovány ustanovení mezinárodní normy • ČSN ISO 11180 Poštovní adresování

5. Normalizovaná úprava obchodního dopisu - dopis • Adresa odesílatele • Umístění • na obálce • levá horní čtvrtina • na dopisním papíru • místo v záhlaví • Úprava • přesná a úplná adresa • jinak není normou stanoveno

6. Normalizovaná úprava obchodního dopisu - dopis • Adresa adresáta • Umístění • na obálce • adresové pásmo nebo do pravé dolní čtvrtiny • na dopisním papíru • od levé svislice • Písmo • stojaté • velikost min. 10 bodů a max. 16 bodů • bez zvýraznění, podtržení, tučnění ani proložení • název instituce lze napsat velkými písmeny • název adresní pošty se doporučuje psát velkými písmeny • Řádkování • vždy jednoduché řádkování • nikdy se nevynechává prázdný řádek, vše rovnoměrně

7. Normalizovaná úprava obchodního dopisu - dopis • Rozsah • adresa nesmí obsahovat více než 6 řádků • na jednom řádku nemá být více než 30 znaků • PSČ • nikdy se nepředsazuje • umístění na posledním řádku adresy s názvem adresní pošty • mezi PSČ a názvem adresní pošty se vynechávají obvykle dvě mezery • Pravopis • adresa začíná vždy velkým písmenem • bez interpunkce na konci řádků • dva údaje se oddělují čárkou

8. Normalizovaná úprava obchodního dopisu - dopis • Odvolací údaje • Sloupcová úprava • umístěny vlevo nebo vpravo • Řádková úprava • umístěny pod adresou • Věc • Předtisk slova Věc byl zrušen • Heslovitý obsah dopisu se uvádí po vynechání dvou prázdných řádků pod posledním odvolacím údajem • Zvýrazňuje se podtržením nebo tučně • Začíná velkým písmenem • Nekončí tečkou

9. Normalizovaná úprava obchodního dopisu - dopis • Oslovení • Vynecháváme dva prázdné řádky pod „věcí“ • Oslovujeme 5. pádem • Za oslovením je čárka • Text dopisu • Používáme jednoduché řádkování • Mezi odstavci vynecháváme jeden prázdný řádek • Důležitý údaj může být zvýrazněný na samostatném řádku • Šířka levého a pravého okraje je vždy stejná • Levý okraj textu má zpravidla blokovou úpravu • Pravý okraj textu je nezarovnaný nebo může mít blokovou úpravu • Nový odstavec lze též odrážet asi o pět úhozů od levé svislice

10. Normalizovaná úprava obchodního dopisu - dopis • Pozdrav • Mezi posledním řádkem textu a pozdravem vynecháváme jeden prázdný řádek • Další odstavec • Píše se v souladu s předchozími odstavci • Podpis • Vlastnoruční podpis • Pod vlastnoruční podpis se píše titul, jméno, příjmení a funkce pracovníka • Podlouhlé razítko má své místo nad vlastnoručním podpisem • Při blokové úpravě levého kraje se podpis umísťuje vlevo • Při odrážení odstavců náleží podpis vpravo • Přílohy • Lze napsat jejich počet • Řádek také můžeme zvýraznit • Za nadpisem Přílohy není dvojtečka • Doplňující údaje • Bankovní spojení, IČ, DIČ, e-mailová a internetová adresa apod.

11. Zásady stylizace obchodního dopisu • Píšeme jen o jedné věci • Užíváme sloveso i zájmeno v 1. osobě množného čísla (my) • Ve vztahu k adresátovi slovesa a zájmena ve 2. osobě množného čísla (Vy) • Tón dopisu přirozený a zdvořilý • Volíme slova přesného a jednoznačného významu • Tvoříme raději kratší srozumitelné věty • Dbáme na gramatickou a interpunkční správnost • Cizí slova užíváme pouze tehdy, když známe bezpečně jejich význam a pravopis

12. Psychologie obchodního dopisu • Využíváme toho ve složitějších situacích např. kdy musíme příjemce přesvědčovat, vysvětlovat mu vlastní potíže nebo omlouvat nedopatření • Záměrně volíme přesvědčivá slova a formulace vět • Stylizace je náročnější • Tímto tedy rozumíme snahu pisatele ovlivnit příjemce obsahem i způsobem písemného vyjádření a dosáhnout potřebného účinku

14. Zdroje • Obchodní korespondence I(Stanislava Štiková) • Obchodní korespondence pro střední školy(PhDr. Emilie Fleischmannová, PhDr. Olga Kuldová, Ing. Rajmund Šedý) Děkujeme za pozornost !