SIGA

1. SIGA

2. Descripción • SIGA es un sistema informático que permite el flujo de los procesos de gestión de forma ágil, sencilla y segura. • SIGA esta diseñado para el registro y seguimiento a los diferentes asuntos de gestión, dando resultados en tiempo real mediante apoyos como: • Facilidad en el llenado de asuntos • Notificaciones vía correo electrónico • Distribución de información por estatus • Elementos de control visuales (Ej. Semáforos y prioridades) • Consultas sobre la mayoría de los datos para facilitar la localización de la información • Pose una distribución jerárquica basado en una estructura departamental funcional, haciéndola mas familiar para los procesos de cada unidad.

3. Objetivos • Automatizar el registro, almacenamiento y seguimiento de los asuntos generados desde el interior o el exterior de la unidad. • Permitir al usuario obtener el control sobre la información de los asuntos e instrucciones de manera ágil y oportuna. • Reducir sustancialmente el consumo de papel y del uso de la mensajería

4. Entorno Tecnológico • Aplicación cliente-servidor tipo Web • No se requiere instalar nada en el equipo de los usuarios. • Fácil acceso. • Altamente Seguro. • Integra archivos electrónicos a los asunto o a las instrucciones • Notificaciones vía Correo electrónico, tales como: • Asignación de asunto para turnar • Asignación de instrucción por atender • Cambio de semáforo de asuntos o instrucciones • Rechazo de una instrucción • Solicitud de ampliación de tiempo de atención • Entre otros.

5. Ventanilla Única • Se refiere a un grupo de personas que se encuentran en un área definida para la recepción – Registro – seguimiento – descargo de la documentación que se refiere a su Unidad Administrativa (UA). • Documentos de SALIDA: • Documentos generados desde la UA para entidades externas o para personal de la misma UA. • Documentos de Entrada: • Documentos generados por entidades externas para personal de la UA.

6. Entidades y remitentes Externos • Refiere a toda área y personal remitente que no pertenece a la unidad administrativa: • Otras áreas en la SHCP que no están en SIGA. • Empresas privadas • Áreas de otras dependencias

7. Asuntos • Refiere a todo tipo de documentación que se genere o se reciba en la unidad administrativa. • Oficios • Documentos • Atentas Notas • Etc. • Los asuntos son Registrados-Turnados-Supervisados-descargados por el personal de la Ventanilla.

8. Instrucciones • Se refiere a las acciones que se derivan de un asunto y que deben ser atendidas por los usuarios que las reciben y que cuentan con el rol de Atención • Las instrucciones pueden llegar a un usuario en SIGA desde: • Un usuario en SIGA con nivel superior • Desde la ventanilla de la unidad Administrativa.

9. Estructura Departamental Funcional • Refiere a el grupo de usuarios de la unidad administrativa, que se dan de alta en SIGA para realizar actividades especificas denominados roles. • La estructura es jerárquica basado en la asignación de un superior y subordinados. • Esta estructura es independiente a la estructura laboral.

10. Roles • Se les llama roles a los diferentes tipos designaciones con tareas especificas a los usuarios finales, los cuales son: • De Seguimiento a Asuntos: • Recepción • Turnado • De Seguimiento a Instrucciones: • Atención • Asistente • De Mantenimiento • Supervisor de Área • Administrador

11. Ambiente Estructural Ventanilla CGTIyC CGTIyC TITULAR DGA DGA Director Director Director Subdirector Subdirector Subdirector Subdirector Jefe Jefe Jefe Jefe Jefe

12. Procedimientos • En las siguientes plantillas se mostraran las arquitecturas de trabajos y sus flujos de las instrucciones. • Los procedimientos en SIGA, se asemejan a lo que normalmente se ha venido realizado en el proceso de gestión.

13. Arquitectura de flujos externos e internos Ventanilla única de la UA CGTIyC Turnador (Captura y turnado) De la Iniciativa Privada Se generan instrucciones para atender el asunto Área de Recepción (Solo Captura) De otras Dependencias Asuntos en Papel De otras UA’s en la SHCP Sin SIGA e De puestos de la misma UA De otras UA’s en la SHCP con SIGA Asuntos en Electrónico

14. Flujo de Atención de instrucciones Atender Instrucción Instrucción Atendida DGA o Asistente e e Director o Asistente CGTIyC Subdirector o Asistente Jefe Jefe Las instrucciones se reciben, se crean y se responden en formato electrónico

15. ¿Que se puede hacer con una instrucción? • Contestarla • Rechazarla • Delegarla • Reasignarla • Solicitar ampliación de tiempo para su atención.

16. Contestar una instrucción • Refiere a responder a quien nos turno la instrucción (ventanilla o superior) de manera parcial o total, la respuesta puede ser: • Mediante un texto que contenga nuestra respuesta. • Mediante uno o varios archivos electrónicos anexados y un texto que describa el contenido de los archivos Pueden realizarse repuestas parciales de una misma instrucción mediante un campo que indica en cada respuesta parcial que porcentaje se lleva. NOTA: Si la instrucción solo es informativa, solo respondemos como enterados y al 100% para terminar la instrucción

17. Rechazar una respuesta • Refiere a identificar que la instrucción que se asigno por la ventanilla o un superior no nos corresponde y mediante un breve texto se describe el motivo del rechazo. • Al ejecutar este proceso la instrucción desaparece de nuestro control.

18. Delegar una instrucción • Refiere a turnar la instrucción recibida por la ventanilla o un superior a nuestros subordinados para que nos apoyen en el armado de la respuesta que finalmente haremos nosotros, existen dos tipos de instrucciones que se pueden turnar: • Ejecutorias (esperamos que nos respondan la instrucción) • Informativas (no esperamos respuesta de la instrucción)

19. Reasignación de una instrucción • Refiere a turnar la instrucción recibida por la ventanilla o un superior a un subalterno para que este se encargue de la atención y respuesta de la misma: • Siempre serán instrucciones ejecutorias • En este proceso el usuario que turno la instrucción no formara parte de la ruta de respuesta, la instrucción original esta fuera de su control

20. Arquitectura de flujos externos e internos Instrucciones Atendidas, para responder el asunto CGTIyC Ventanilla única de la UA A la Iniciativa Privada e Respuestas de asuntos en Electrónico Atención entidades externas Respuestas de asuntos en Papel A otras Dependencias A puestos de la misma UA A otras UA’s en la SHCP Sin SIGA A UA’s de SHCP con SIGA (Ventanillas)

21. Fuera del proceso actual de SIGA • No se realizan turnados lineales de instrucciones (puesto del mismo nivel en la estructura funcional de su unidad en SIGA). • Cuando se turno un asunto y las instrucciones ya se comenzaron a atender, este ya no es posible recuperarlo para hacer algún cambio. • El Rol de asistente solo adquiere las características de atención del rol de su asistido • El rol de asistente puede atender a mas de un usuario, siempre y cuando estos estén como subalternos del puesto de su jefe.

22. Gracias