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SIGA - Gestão Documentos

SIGA - Gestão Documentos. Acção de Formação 2007 Junho 26. O que Mudou?. Botão de OK Na grelha de documentação não existe botão de OK. Os registos são gravados automaticamente quando se muda de linha. Existe inter-acção entre o SIGA e o Word

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Presentation Transcript

  1. SIGA - Gestão Documentos Acção de Formação 2007 Junho 26

  2. O que Mudou? • Botão de OK • Na grelha de documentação não existe botão de OK. Os registos são gravados automaticamente quando se muda de linha. • Existe inter-acção entre o SIGA e o Word • Campos de Nome, morada, assunto, data, nº do SIGA, entre outros. Estes campos passados pelo SIGA não podem ser alterados senão a partir do sistema. • Numerador Geral • O Numerador Geral de documentos do IHRU é o SIGA. As Ordens de Serviço e Circulares têm uma numeração própria para além da do SIGA.

  3. O que Mudou? • Nome dos Ficheiros • Os Ficheiros Word são gerados automaticamente pelo SIGA e seguem as seguintes regras: • Tipo de documento • O – Oficio • F – Fax • I – Informação • C – Circular • S – Ordem de Serviço • Todos os ficheiros são precedidos pela letra respectiva do tipo de documento, seguidos pelo ano e pelo nº documento gerado pelo siga. • [Inicial Tipo Doc][Ano Doc]-[Nº SIGA].doc Ex. F2007-51059.doc

  4. Como fazer? • Criação de um documento novo (5 passos) • Criar o registo do documento na documentação preenchendo campos obrigatórios • Mudar de linha na grelha para GRAVAR o registo do documento • O SIGA abre o Word com o respectivo template do documento escolhido e passa os dados para os sítios do documentos, como por exemplo, Nome, morada, assunto, data, nº do SIGA, entre outros. • O utilizador escreve o texto do documento e fecha o Word. • O SIGA grava na directoria EXPEDIENTE\[Direcção do Serviço do Utilizador]\ o documento aplicando ao nome as novas regras. Ex. H:\Expediente\DSI\ F2007-51059.doc

  5. Como fazer? • Alteração de um documento já existente • Editar o documento já existente, alterando os dados respectivos na grelha de documentos. • Gravar, mudando de linha na grelha. • Fazer duplo-click no link do documento de Word para o abrir e alterar qualquer texto que seja necessário. Os dados que são passados do SIGA ficarão automaticamente actualizados. • Imprimir, fechar o Word, gravar e regressar ao ecrã de documentação.

  6. Como fazer? • Alteração de Entidade ou Morada num ofício já feito e anteriormente gravado. • Pesquisar e editar a Entidade módulo de Entidades do SIGA • Inserir ou alterar a morada • Gravar as alterações • Voltar ao módulo de Gestão de Documentos • Abrir o documento de ofício (fazer duplo-click no link do documento). O SIGA abre o Word e a actualização está automaticamente efectuada no ofício. • Imprimir, fechar o Word, gravar e regressar ao ecrã de documentação

  7. Diversos • Vamos arquivar, no SIGA, todos os documentos com data anterior a 31-12-2006 passando-os para o separador do “Arquivo” • As directorias de expediente antigas manter-se-ão para separar os documentos INH dos documentos IHRU. • Delegação do Norte • Servidor de Ficheiros H:\ versus T:\

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