Ginette Gareau Directrice adjointe, Registrariat École Polytechnique

1. Pratiques en matière de suivis relatifs aux pièces requises pour l’inscription des étudiants Ginette GareauDirectrice adjointe, RegistrariatÉcole Polytechnique

2. Contenu de la présentation • Polytechnique en bref • Mission partagée – en partenariat • Évolution de notre démarche • Projet de développement

3. Polytechnique en bref Données au trimestre d’hiver 2010 6243 étudiants 4490 – 1er cycle 1753 – 2e et 3e cycles 1er cycle 62 % canadiens 17% rés. perm. 21% étudiants visa 2e et 3e cycles 42% canadiens 27% rés. perm. 31% étudiants visa

4. Polytechnique en bref CLIENTÈLE ÉTUDIANTE : RÉPARTITION

5. Polytechnique en bref étudiantsétrangersen échange à Polytechnique Programmes d’échanges 460 250établissements Ententes avec 15pays

6. Mission partagée • Le rôle du Bureau des étudiants étrangers • (Service aux étudiants) : • accueil et information • encadrement, conseil et facilitateur • collecte des pièces requises (CAQ, permis d’études) • des nouveaux étudiants pour dépôt au Registrariat • Le rôle du Registrariat : • réception et saisie des pièces aux dossiers de l’étudiant • contrôle et suivi • désinscription, le cas échéant • répondant auprès du MELS et de la vérification externe

7. En partenariat • Activités d’accueil organisées par le Bureau des étudiants étrangers (Service aux étudiants). • Communication régulière à l’ensemble des étudiants étrangers pour leur offrir aide et conseil pour le renouvellement de leurs papiers d’immigration. • Collaboration étroite entre les deux services pour tenter de régulariser les dossiers problématiques afin d’éviter dans la mesure du possible la désinscription de l’étudiant.

8. Évolution de notre démarche • Il y a quelques années : • Requête pour identifier les étudiants dont les papiers étaient manquants ou arrivaient à échéance. • Courriel de rappel aux étudiants avec date butoir ultime pour déposer leurs documents. • Blocage informatique des dossiers toujours en erreur. • Suivi personnalisé par le Registrariat et le Bureau des étudiants étrangers. • La majorité des cas se réglaient ultimement dans les 90 jours prévus pour le rétablissement de statut.

9. Évolution de notre démarche • Depuis les deux dernières années : • Les règles se sont resserrées et il n’est plus possible pour l’étudiant en rétablissement de statut de poursuivre ses études, malgré qu’il ait fourni la preuve de ses démarches pour le renouvellement de son permis. • Ce resserrement a un impact significatif pour les étudiants et nous oblige à revoir nos opérations de suivi. • Annulations d’inscription en 2009-2010 (dont plusieurs en milieu de trimestre) : 19

10. Évolution de notre démarche • Révision récente du processus : • Mise sur pied d’un calendrier d’opérations et transmission de courriels ciblés : • courriel de prévention (4 mois avant les dates d’expiration des CAQ ou permis d’études) • courriel de rappel (2 mois avant les dates d’expiration) • courriel avisant du blocage informatique aux étudiants dont les dossiers sont toujours sans preuve de renouvellement (2 semaines avant les dates d’expiration) • déblocage et dernier avertissement avant l’annulation de l’inscription (dernière semaine avant la date d’expiration) Tous ces suivis sont faits manuellement à l’aide de requêtes ce qui engendre beaucoup de vérification.

11. Projet de développement • Selon les statistiques du MICC, un total de 992 CAQ a été délivré pour Polytechnique en 2009. On peut en déduire le même nombre pour les permis d’études. • Le suivi est complexifié pour plusieurs raisons : dates d’expiration du CAQ et du permis d’études différentes; problématique du cycle d’études lors de changement de programme (passage maîtrise-doctorat, …); expiration des pièces en cours de trimestre, … • Le suivi manuel est de plus en plus difficile, particulièrement lorsqu’il repose sur une très petite équipe…. Pour y remédier, ou du moins en diminuer les impacts, nous sommes actuellement en discussion pour mettre sur pied un projet pilote à l’aide de la plateforme de gestion documentaire « Alfresco ».

12. Questions