A GESTÃO DA INFORMAÇÃO NAS AUTARQUIAS LOCAIS

1. A GESTÃO DA INFORMAÇÃO NAS AUTARQUIAS LOCAIS X Jornadas de Ciência da Informação Susana Oliveira

2. Objectivos… Testemunho enquanto autarca e gestora de informação; Percepção do mundo das autarquias: dificuldades e desafios; O papel da gestão da informação no sucesso dos políticos e das autarquias locais.

3. Complexidade do contexto organizacional Diversas áreas de actuação; Falta de estabilidade dos Executivos (mudanças partidárias e dos seus líderes); Falta de corpos técnicos com formação e capacidade de adaptação à mudança; Escassez de recursos financeiros – impossibilidade de contratar RH e obrigatoriedade de reduzir despesa e nº de efectivos

4. Complexidade do contexto organizacional • Reestruturaçõesorgânicasimpostaspor lei: umaemDezembro de 2010 e outraqueteremos de fazeratéaofim de 2012; • Diferentessensibilidades dos elementos do Executivo e a sua forma de gerir; • Feitio/caracteristicaspessoais • Orientação e objectivospolíticos • Impactonosmunicipes e suasvidas • Contagemdecrescentepara as próximaseleições e a pressão de implementarosprojectos;

5. Complexidade do contexto organizacional Legislação a nivel nacional em constante modificação: incerteza total em tudo o que se faz; Necessidade urgente de tomar decisões na hora e um sem fim de decisões tomadas em cada dia de trabalho; Ritmo alucinante: atendimento ao público, gerir serviços, organizar e planear acções, controlar despesas e recursos humanos, fazer política durante a semana e fins-de-semana…

6. Informação como recurso estratégico Criação do Pelouro da Gestão da Informação, aliadoao da Qualidade dos Serviços e ModernizaçãoAdministrativa; Reconhecimento da necessidade de alguém com perfil e formaçãoparageriresterecursotãoimportante e valiosopara a organização; Reconhecimento da gestão da informaçãocomoumamaisvaliapara a entidade e seusmunicipes; Gestão da Informaçãocomoferramentaimprescindivelpara o apoio/suporteàtomada de decisãocorrecta e em tempo útil;

7. A Gestão da Informação na autarquia • Pequenasmedidasquefazemtoda a diferença: • Nãoimprimiros emails – fazer o reencaminhamento e criação de estrutura de pastas paracontrolo; • Disponibilização dos documentosparareunião de câmara no servidor – desmaterializaçao • Orientação dos dirigentespara a elaboração de documentos de apoioàgestão: rel. de act; plano de act; instrumentos de controlo do cumprimento dos objectivos de SIADAP; monitorização de diversosindicadoresquevariam de serviçoparaserviço; • Exemplo: estágiosacolhidosna CMP desde 2001; nº de concursos de pessoaldesde 2001 a termocerto e indeterminado… (listasescritasàmão); medalhados do 3 de Março;

8. A Gestão da Informação na autarquia • Implementação de um sistemavoip de comunicação: maiorcontrolo das chamadas e despesas, bemcomo das chamadasperdidas, entre outros; • Desafio de desenvolver um sistema de informaçãointegradopara as autarquiaslocais – e-situs (projectoconjunto da AMVS) • Intranet + portal do colaborador (férias, faltas, siadap, controlo de assiduidade, etc) + gestão documental + requerimentos on-line e consulta do estado dos processos online • Avaliação, selecção e eliminaçao de informação no Arquivo Municipal e noutroslocais da Câmara, ondearmazenavaminformação… • Elaboração do plano de classificaçãoparafuturaimplementação da gestão documental; • Qualificação e certificação dos serviços (apenas a Divisão de Ambiente se encontracertificada)

9. A Gestão da Informação na autarquia • Implementação de um sistemacentralizado de multifunções, porpisos/serviços, retirando as impressoras de secretária; • Substituição de todo o parqueinformático, de modofaseado; • Construção de um novo website, usandoferramentasmaisactuais, parasuportar as novasfuncionalidadesquesãonecessárias e com versãoacessivel, de acordo com as normas W3C. • Preparaçãoparaabertura de um balcãoúnico de atendimento dos serviços municipais e respectivareorganização e reengenharia de processosorganizacionais; • Criação de um manual de procedimentos de apoioaoatendimento multi-serviços. • Criação de um manual de imagempara a organização;

10. A Gestão da Informação na autarquia • Músicos que tocam os vários instrumentos: • Efectivos: • 1 tecnica superior da área da Comunicação (site, e-situs, reengenharia de processos do BU, etc) • 1 eng informático (apoio às escolas…) • 1 assistente técnico – informática (substituição de hardware…) • Temporários: • Eu  • 1 estágio profissional (+ 1 acto único) • 1 estágio PEJENE (a iniciar em Julho - 3 meses + possibilidade de 1 acto único)

11. Gestores de Informação - precisam-se a tempo inteiro… •  Obrigada!