A organização e o acesso à informação nos arquivos

1. A organização e o acesso à informação nos arquivos Johanna W. Smit USP - ECA e Arquivo Geral

2. roteiro A informação e o documento A organização da informação Instituições que organizam o acesso à informação O acesso à informação Instrumentos de gestão

3. O que significa a informação, se não houver registro? documento 3

4. Tem que haverregistro Informação inscrita num suporte garante Permanência no tempo Portabilidade no espaço Ou seja: memória, prova, testemunho, base para decisões e produção de outras informações 4

5. ... mas registros desorganizados, inacessíveis, perdidos, escondidos, engavetados... ... servem como prova, testemunho, informação, memória, história, etc.??? 5

6. a organização da informação não é um fim em si mas oMEIOpara tornar a informação socialmente útil institucionalmente 6

7. Onde se organiza , socialmente ou institucionalmente , a informação ? Em uma diversidade de situações e instituições Para simplificar: em arquivos, bibliotecas, museus, centros de documentação, centros de informação, projetos memória, etc. Mas também em outras instituições, que não têm por finalidade a organização da informação mas que não prescindem dela: governo, empresas públicas e privadas, ONGs, sites, etc. 7

8. Há instituições especializadas na organização da informação museus arquivos bibliotecas contínuo de instituições coletoras de cultura (Homulos 1990) 8

9. Arquivos, bibliotecas e museus Semelhanças: todos preservam a memória social (ou institucional) e organizam o acesso à informação Diferenças: de acordo com a instituição, a função atribuída ao documento é diferente 9

10. arquivo Acumulação ordenada de documentos, criados por uma instituição ou pessoa, no curso de sua atividade, e preservados para a consecução de seus objetivos, visando à utilidade que poderão oferecer no futuro (Marilena Leite Paes, 1991) 10

11. portanto A informação arquivística é uma informação acumulada pela instituição para provar, ou informar, como a instituição persegue seus fins, com quem ela se relaciona, que direitos e deveres ela representa  O arquivo deve espelhar o funcionamento e a organização da instituição 11

12. Biblioteca ou centro de documentação Coleção de livros, periódicos, outros documentos audiovisuais, selecionados em função de sua utilidade e organizados para prover acesso aos materiais 12

13. portanto  a organização dos documentos na biblioteca reflete a organização dada à área doconhecimento (ou ao tema especificamente coberto pelo centro de documentação) 13

14. 14

15. Sem organização Não há acesso à informação ..... ..... somente um amontoado de dados que nada significam e que, quando necessários, não são encontrados 15

16. organizar a informação é atribuir UMA ordem ou inserir a informação numa ordem o que pressupõe a adoção de critérios, em função de objetivos 16

17. Exemplo – animais domésticos 17

18. conclusão Existem Nordens, ou formas de organizar a informação e os documentos Cada instituição deve adotar uma ordem para transformar um ajuntamento de dados num sistema de informação De acordo com a missão 18

19. Por isto dizemos que a organização da informação confere sentido à mesmaAnimais domésticos jibóia 19

20. relembrando O arquivo deve espelhar o funcionamento e a organização da instituição critérios para gerenciar o arquivo 20

21. Em decorrência O documento arquivístico não é pensado isoladamente (como se faz com os livros nabiblioteca) mas em função da atividade que o produziu e, portanto, inserido no conjunto dos documentos gerados por aquela atividade 21

22. Principais instrumentos de gestão do arquivo Tabela de Temporalidade dos Documentos – TTD Plano de classificação 22

23. TTD Instrumento de destinação, aprovado pela autoridade competente, que determina prazos para transferência, recolhimento, eliminação e reprodução de documentos 23

24. simplificando guardar pelo tempo certo = não eliminar antes do prazo mas guardar com organização! não guardar além do prazo

25. TTD - exemplo estrutura atividades documentos destino competência tempo 25

26. TTD – em resumo Dispõe tempo e destino dos documentos 26

27. Plano de classificação Plano (“mapa”) de acordo com o qual os documentos são organizados no arquivo logicamente critério: organização e funcionamento da intelectualmente instituição 27

28. Plano de classificação – exemplo SAESP Gestão orçamentária e financeira Planejamento orçamentário Fixação de diretrizes da política orçamentária e financeira Normalização orçamentáriaElaboração de propostas orçamentárias Consolidação e formalização de projetos de lei Genérico para específico 28

29. Pressupostos dos instrumentos de gestão PADRONIZAÇÃO De procedimentos relacionados à produção, tramitação, guarda e eliminação de documentos De nomenclatura 29

30. PADRONIZAÇÃO DE PROCEDIMENTOS geralmente estabelecida por um manual de serviço Exemplos: Em quais condições abro um processo? Como controlar a entrada e saída de documentos? Como anotar a retirada de documentos do processo?  por que esta anotação é importante? Como saber com quem está determinado documento? Como registrar a eliminação de documentos? Quem pode consultar processos de RH? 30

31. PADRONIZAÇÃO DE PROCEDIMENTOS No que diz respeito ao tempo de guarda e destino dos documentos guarda permanente, substituição de suporte ou tecnologia, guarda por amostragem, eliminação aTTD padroniza 31

32. PADRONIZAÇÃO DE PROCEDIMENTOS No que diz respeito à identificação da atividade que gerou o documento Instalar uma rede de telefonia Emitir histórico escolar Registrar diploma Controlar freqüência de funcionários Cadastrar fornecedores de matéria-prima Manter agenda de eventos o PLANO DE CLASSIFICAÇÃOpadroniza 32

33. padronizar procedimentosé muito importante Mas não é suficiente é necessário padronizar a nomeação !

34. PADRONIZAÇÃO DE NOMENCLATURA Pedido de transporte Requerimento de veículo Requisição de veículo ? Solicitação de transporte Solicitação de veículo Requisição de veículo 34

35. PADRONIZAÇÃO DE NOMENCLATURA Evita DISPERSÃO de documentos Gerados pelas mesma atividade Que têm o mesmo interessado Gerados pelo mesmo órgão Evita COMPREENSÕES diferentes do mesmo procedimento Particularmente, quando se trata da eliminação de documentos! 35

36. Afinal, tudo é uma questão de linguagem Linguagem para designar as atividades Linguagem para designar os tipos documentais Linguagem para designar órgãos da estrutura Linguagem para designar procedimentos Linguagem para designar “interessados” Linguagem para pesquisar documentos Linguagem para entender a pergunta do usuário/pesquisador/buscar Linguagem para .... 36

37. O que é um plano de classificação Um instrumento de gestão do arquivo que apresenta, de forma lógica, as atividades desenvolvidas pela instituição ensino de graduação colação de grau E que, através do controle de vocabulário, evita que a mesma atividade seja nomeada de formas diferentes colação de grau ou formatura ?

38. Como é elaborado um plano de classificação .... com controle de vocabulário? • Levantar as atividades desenvolvidas pela instituição, em linguagem livre (ou seja, tal como falado no dia a dia da instituição) • Uma vez este levantamento feito, verificar se ele inclui sinônimos e decidir qual termo será adotado pelo sistema • Verificar ainda outros problemas, tais como grafias diferentes, termos desatualizados, etc. • Organizar os termos em 2 conjuntos: - termos adotados, em ordem lógica - termos adotados + não adotados em ordem alfabética

39. levantamento de atividades em LN • Designação de comissão setorial para implantação do SAUSP • Designação de funcionários para participarem do SAUSP • Implantação do SAUSP • Implantação do Sistema de Arquivo da USP • Implantação do Sistema de Arquivos da USP • Indicação de membros da comissão setorial para implantação do sistema SAUSP Qual é a atividade? Designação de funcionário para compor comissão

40. Detectar sinônimos Pedido de transporte Requisição de veículo Solicitação de transporte Solicitação de veículo Opção pelo mais preciso Requisição de veículo cbdjoke@usp.br 40

41. Alguns sinônimos são complicados • Militares recebem soldo • Funcionários públicos recebem vencimentos • Empregados de empresas particulares recebem salário

42. Alguns sinônimos são complicados Como chamar o final de um contrato de trabalho na USP?

43. Detectar homônimos Joséda Silva (RG xxxxx) José da Silva (RG yyyyy) São Paulo (cidade) São Paulo (estado) Triunfo (PE) Triunfo (RS) Johanna cbdjoke@usp.br 43

44. Detectar mudança de grafia Rio Tamaduatehy Solução mais freqüente Tamaduatehy, rio USE TAMANDUATEÍ, rio Objetivo: reunir todos os documentos que dizem respeito ao rio Tamanduateí

45. O sistema de remissivas Adotar um termo Remeter dos demais ao termos adotado A use B use C use X D use E use

46. Uma vez o plano de classificação incluindo a preocupação com o vocabulário É necessário organizar os termos Outra operação de significação Bolsa de estudo Apoio à pesquisa Insumo financeiro á pesquisa

47. Dificuldades? • Optar pela expressão mais adequada • Garantia de uso • Garantia literária (legislação) • Organizar logicamente as atividades • Organizar uma lista alfabética

48. Organizar uma lista alfabética Avaliação de desempenho e incentivo funcional Capacitação e aperfeiçoamento funcional Contencioso disciplinar Controle da guarda e do uso de veículos Controle de saúde e da alimentação Elaboração de expedientes para concessão de vantagens e benefícios Execução de serviços de copa

49. Em média

50. Muito obrigada pela paciência! Johanna cbdjoke@usp.br