DOSTAWY SPRZĘTU

1. DOSTAWY SPRZĘTU

2. JAKI SPRZĘT TRAFI DO BIBLIOTEK? W załączniku nr 4 do umowy – opisany jest przysługujący danej placówce zestaw, a w załączniku nr 1 – skład zestawu. W tabeli na pomarańczowo oznaczyliśmy dodatkowy sprzęt, który przekażemy bibliotekom.

3. JAKI SPRZĘT TRAFI DO BIBLIOTEK? • Urządzenie wielofunkcyjne posiada:i) możliwość drukowania w czerni i kolorze – urządzenie atramentoweii) funkcje drukowania, skanowania, kopiowania i faksowaniaiii) opcję druku dwustronnegoiv) możliwość połączenia bezprzewodowego

4. FILOZOFIA DOSTAW SPRZĘTU Przygotowując się do odbioru warto znać odpowiedzi na poniższe pytania: W jaki sposób przygotować się do odbioru? 2. Jak będzie wyglądał odbiór? 3. Sprzęt odebrany i zainstalowany – co dalej?

5. W JAKI SPOSÓB PRZYGOTOWAĆ SIĘ DO ODBIORU?

6. 1. Przed dostawą sprzętu - OPROGRAMOWANIE MICROSOFT Oprogramowanie Microsoft • Oprogramowanie zostanie dostarczone przez Microsoft bezpłatnie • W grudniu 2012 i styczniu 2013 r. biblioteka otrzymała dwa e-maile (pierwszy od TechSoup, drugi od Microsoft) • E-maile nie wymagają żadnych działań, należy je zachować i wydrukować • Wydruk należy udostępnić dostawcy w dniu odbioru sprzętu

7. 1. Przed dostawą sprzętu - KONTAKT Z DOSTAWCĄ Kontakt z dostawcą • Przygotować się na telefon od dostawcy w celu ustalenia z wyprzedzeniem co najmniej 5 dni roboczych terminu dostawy • Biblioteka akceptuje termin lub proponuje inny • Biblioteka potwierdza dostępność informatyka gminnego • Zarezerwować odpowiednio dużo czasu w dniu dostawy • Zapewnić dostęp do urządzenia dostępowego do internetu • Najpóźniej na 3 dni robocze przed dostawą biblioteka dzwoni do dostawcy i potwierdza termin lub proponuje inny • Wszystkie terminy są dodatkowo potwierdzane przez dostawcę poprzez e-mail • Koniecznie należy zapisać telefon do dostawcy, może się przydać w nagłych wypadkach

8. 1 . Przed dostawą sprzętu - INTERNET Internet w każdej placówce, która otrzymuje sprzęt • Podczas umawiania terminu dostawy zostaniecie Państwo zapytani czy w placówce do której przekazany będzie sprzęt jest Internet. • Uwaga: sprzęt przekazujemy tam, gdzie jest zainstalowany Internet. • Przypominamy, że zgodnie z umową biblioteka miała obowiązek instalacji Internetu do końca 2012 roku.

9. 1 . Przed dostawą sprzętu - INFORMACJE I DOKUMENTY Informacje i dokumenty • Należy sprawdzić Wirtualny Segregator najpóźniej na 3 dni robocze przed datą dostawy w celu pobrania procedury odbioru oraz uzyskania dokładniejszych informacji o sprzęcie • Przekazać procedurę odbioru do zapoznania się informatykowi gminnemulubosobie, której dane zostały podane w umowie (§6 punkt 1) przed planowaną datą dostawy • Przygotować umowęna dostawę internetu (kopia lub oryginał) • Przygotować umowęBiblioteka – Gmina – FRSI (kopia lub oryginał), w tym załączniki nr 1 i nr 4 w celu sprawdzenia w czasie odbioru, czy został dostarczony właściwy zestaw i czy jest on kompletny.

10. 1 . Przed dostawą sprzętu - ROZMIESZCZENIE SPRZĘTU Rozmieszczenie sprzętu • Należy zaplanować, gdzie ma być umieszczony sprzęt: • powinien być w sąsiedztwie gniazdka elektrycznego • zalecane jest, aby wszystkie instalowane urządzenia mieściły się w odległości 30 metrów w sąsiadujących ze sobą pomieszczeniach (w tym urządzenie dostępowe do internetu, tj. router) • lokalizacja urządzeń musi być zgodna z przepisami BHP (np. przewody i urządzenia nie mogą blokować przejść) • zalecane jest umieszczenie urządzenia wielofunkcyjnego na biurku lub szafce oraz w sąsiedztwie gniazdka telefonicznego

11. JAK BĘDZIE WYGLĄDAŁ ODBIÓR?

12. 2 . W trakcie dostawy sprzętu - TRZYMAMY SIĘ PROCEDUR W trakcie dostawy sprzętu: trzymamy się procedur • za dostawę, wnoszenie sprzętu odpowiedzialny jest tylko i wyłącznie dostawca, • nawet w przypadku pozostawienia sprzętu w bibliotece przed zakończeniem instalacji, dostawca nadal odpowiada za sprzęt aż do momentu podpisania protokołu odbiorczego,

13. 2 . W trakcie dostawy sprzętu - TRZYMAMY SIĘ PROCEDUR Liczymy sprzęt • Razem z dostawcą dokładnie liczymy sprzęt • Dyrektor biblioteki wraz z wspierającym go informatykiem sprawdzają, czy dane - np. liczba, nazwy i modele urządzeń, numery seryjne podane w protokole odbiorczym są zgodne ze stanem faktycznym oraz z umową Biblioteka – Gmina – FRSI. • Tylko wtedy, gdy zestaw jest kompletny kontynuujemy odbiór sprzętu.

14. 2 . W trakcie dostawy sprzętu - TRZYMAMY SIĘ PROCEDUR Gdy zestaw jest niekompletny • Wypełniamy specjalnie oznaczoną cześć protokołu odbiorczego („Uwagi”) i przerywamy odbiór do momentu uzupełnienia wszelkich braków • Jeżeli sytuacja się powtarza (jest to kolejna próba odbioru zakończona niepowodzeniem), zaznaczamy to w protokole odbiorczym i zgłaszamy do FRSI

15. 2 . W trakcie dostawy sprzętu - TRZYMAMY SIĘ PROCEDUR Gdy zestaw jest kompletny • Wskazujemy dostawcy miejsce instalacji sprzętu: • Sprzęt powinien znajdować się w sąsiedztwie gniazdka elektrycznego • Zalecane jest, aby wszystkie instalowane urządzenia mieściły się w odległości 30 metrów w sąsiadujących ze sobą pomieszczeniach (w tym urządzenie dostępowe do internetu) • Lokalizacja urządzeń musi być zgodna z przepisami BHP (np. przewody i urządzenia nie mogą blokować przejść) • Zalecane jest umieszczenie urządzenia wielofunkcyjnego na biurku lub szafce oraz w sąsiedztwie gniazdka telefonicznego

16. 2 . W trakcie dostawy sprzętu - TRZYMAMY SIĘ PROCEDUR Gdy uzgodniliśmy miejsca instalacji sprzętu • Pozwalamy dostawcy spokojnie przeprowadzić proces instalacji: • Udostępniając mu niezbędne pomieszczenia • Udostępniając mu umowę na dostawę internetu • Zapewniając mu dostęp do urządzenia dostępowego do internetu (routera) • Zapewniając życzliwą atmosferę

17. 2 . W trakcie dostawy sprzętu - TRZYMAMY SIĘ PROCEDUR Gdy dostawca zgłosił zakończenie prac instalacyjnych – procedura odbioru • Procedura odbioru to osobny dokument, który pomoże sprawnie odebrać dostarczony sprzęt. • Procedura odbioru będzie zawierała proste zadania mające na celu zaprezentowanie najważniejszych funkcji sprzętu oraz weryfikację poprawności ich działania. • Zadania wykonywane będą przez dostawcę i potwierdzane przez dyrektora biblioteki wspieranego przez informatyka. • Procedura odbioru będzie dostępna w Wirtualnym Segregatorze w zakładce „Sprzęt i oprogramowanie”

18. Muszkowo – sprzęt zainstalowany, trwa sprawdzanie wszystkich funkcji, czyli procedura odbioru

19. 2 . W trakcie dostawy sprzętu - TRZYMAMY SIĘ PROCEDUR Gdy dostawca zgłosił zakończenie prac instalacyjnych – procedura odbioru • Po wykonaniu wszystkich zadań i zaznaczeniu ich wyników procedurę odbioru należy podpisać i załączyć do protokołu odbiorczego • W przypadku pomyślnego przejścia kroków procedury odbioru należy zweryfikować dane wpisane przez dostawcę w protokole odbiorczym, w razie potrzeby uzupełnić je lub skorygować, zaznaczyć pole brak uwag i podpisać protokół odbiorczy, a następnie protokół przekazania sprzętu w darze.

20. 2 . W trakcie dostawy sprzętu - TRZYMAMY SIĘ PROCEDUR Gdy dostawca zgłosił zakończenie prac instalacyjnych – procedura odbioru • W przypadku niepomyślnego przejścia kroków procedury odbioru lub braku możliwości potwierdzenia danych zawartych w protokole odbiorczym należy podpisać protokół odbiorczy z uwagami i ustalić z dostawcą nowy termin odbioru po usunięciu wykrytych nieprawidłowości (nie później niż 5 dni roboczych od ich wykrycia) • Protokół przekazania sprzętu w darze jest podpisywany tylko po pomyślnym przejściu kroków procedury odbioru (wszystkie zadania wykonane prawidłowo) i podpisaniu protokołu odbiorczego bez uwag

21. 2 . W trakcie dostawy sprzętu - TRZYMAMY SIĘ PROCEDUR Sprawdzamy, czy zestaw jest kompletny Procedura odbioru Sprawdzenie, czy zestaw działa prawidłowo Protokół odbiorczy Potwierdzenie, że zestaw jest właściwy i kompletny Protokół przekazania sprzętu w darze Formalno-prawne przekazanie własności zestawu

22. SPRZĘT ODEBRANY I ZAINSTALOWANY – CO DALEJ?

23. 3 . Po dostawie sprzętu Po dostawie sprzętu: Gwarancja, serwis, pomoc techniczna: • 5-letnia gwarancja na kluczowy sprzęt • Wsparcie telefoniczne i e-mail – firma Talex (odpowiedzialna za dostawy, instalację i pomoc techniczną) • Numer telefonu: (61) 827 54 56 • Faks: 61 827 55 99 • Email: biblioteka@talex.pl