Information (Processus 44) versus Gestion de la Connaissance (Processus 78 )

1. Pré-étude portant sur l'implémentation et l'organisation d'un système de gestion des connaissances au SPF Finances Information (Processus 44) versus Gestion de la Connaissance (Processus 78) Version validée par le groupe de pilotage du 23 mai 2006

2. Délimitation future entre les processus 44 et 78 Processus 78: Gestion de la Connaissance • Raison d’être: Gestion stratégique du cadre de la connaissance • Tâches principales: • Stimuler l’utilisation des communautés, des espaces de travail pour les équipes de projets et des réseaux d’experts, et élaborer des procédures concernant ces formes de gestion de la connaissance • Promouvoir la taxonomie globale à l’organisation • Fournir un support par accréditer des experts et mettre en place des groupes d’experts • Développer une politique et des procédures concernant l’archivage, la déontologie et le respect de la vie privée • Évaluer la gestion de la connaissance et introduire des programmes de connaissance (mentoring, l’échange d’information et de la connaissance, etc.) • Gestion du changement pour la gestion de la connaissance Processus 44:Information • Raison d’être: Gérer l'information (et la connaissance) dans le système de gestion de la connaissance (base de données) • Tâches principales: • Collecte et screening permanents des sources d’information externes • Recevoir et analyser des tâches concernant l'information et la connaissance • Chercher et parcourir les sources • Rédiger ou adapter l’information à garder ou à diffuser, y compris un commentaire, un résumé ou la dépersonnalisation de l’information • Ajouter des méta-données • Stocker dans la base de la connaissance • Développer la manière dont l’information sera offert • Sélection du canal de distribution dans le canal d’information digitale & diffusion • Passer l'information préparée au processus CRM • Surveillance de la qualité de l’information dans le système de gestion de la connaissance (cleaning, anomalies, traitements des plaintes,...) • Gestion de la structure taxonomique dans le système de gestion de la connaissance • Gestion des méta-données (mots-clés, groupes ciblés,...) • Gestion système des communautés, des espaces de travail pour les équipes des projets, des réseaux d’experts, des profils d’utilisateurs • L’archivage

3. La différence entre le processus 44 ancien et futur Processus 44: Information (ancien) Analyse de la mission: • Enregistrement du dossier Information • Gestion administrative du dossier Information • Déterminer le type de dossier et désigner le Documentaliste Senior • Collecte et screening d’information • Analyse rigoureuse • Rechercher les sources et rédiger un rapport • Évaluer et coordonner les sources et décider • Sélectionner, répertorier et analyser toutes les données • Établir une projet de décision de communication • Évaluer la communication et décider • Reprendre dans son propre documentation Rédiger le contenu et mettre l’information à disposition: • Rédiger l’information à communiquer • Rédiger le commentaire • Elaborer le plan de communication • Evaluer la communication / le plan de communication et décider • Traduire • Mettre à disposition l’information

4. La différence entre le processus 44 ancien et futur Processus 44: Information (futur) Analyse de la mission et exploration de l’information : • Enregistrer du dossier Information • Gestion administrative du dossier Information • Déterminer le type de dossier et désigner le Documentaliste Senior • Collecter et screening permanents des sources d’information externes • Analyser rigoureuse • Rechercher les sources et rédiger un rapport • Évaluer et coordonner les sources et décider • Sélectionner, répertorier et analyser toutes les données • Établir une projet de décision de communication • Évaluer le projet de la communication et décider Déterminer les groupes ciblés, les destinataires et les canaux: • Développer la manière dont l’information sera distribuée (groupes ciblés, destinataires et canaux) • Si nécessaire, proposer de traduction de (parties de) l’information • Évaluer la manière de diffusion de l’information et décider Rédiger le contenu et mettre l’information à disposition: • Rédiger ou préparer l’information à diffuser • Rédiger un commentaire • Si nécessaire, traduire l’information • Ajouter des méta-données et stocker provisoirement l’information dans la base de la connaissance • Ajouter des destinataires pour le canal d’information digitale (si prévu) • Approuver l’information et les méta-données ainsi que les destinataires et les canaux Gérer le système de gestion de la connaissance: • Recevoir et examiner les plaintes et les idées d’amélioration • Monitorer le système de gestion de la connaissance et effectuer un contrôle de qualité périodiquement • Évaluer et définir des propositions d’amélioration • Améliorer, actualiser et nettoyer le système • Gérer les méta-données (mots-clés, groupes ciblés,...) et la taxonomie • Gérer le système des communautés (réseaux d’experts, profils, chat-rooms, team-rooms,...) • Archiver la connaissance • Répertorier les sources d’information • Approuver les changements dans le répertoire des sources d’information

5. La différence entre le processus 78 ancien et futur Processus 78: Gestion de la connaissance (ancien) Identifier les besoins en connaissance: • Réceptionner et centraliser les besoins en information qui ont été définis • Répertorier les connaissances existantes • Identifier les domaines où la connaissance manque • Examiner les causes du manque de connaissance: systèmes, processus ou personnes • Etablir des plans d’action concernant le manque de connaissance identifié Étayer la création: • Développer et fournir les templates • Remplir ensuite les templates • Structurer l’information • Filtrer la connaissance ré-utilisable • Etayer la préparation des documents avec la connaissance la plus relevante et ré-utilisable (par exemple les templates, les FAQ’s, les interprétations,etc.) • Effectuer un contrôle de qualité de la connaissance créée Cautionner la mise à disposition: • Déterminer quelles personnes/fonctions peuvent consulter la connaissance en collaboration avec les piliers et les services d’encadrement • Structurer la connaissance amenée (par exemple en créant des bases de données) • Conseiller les piliers sur l’endroit où les connaissances doivent être mises à disposition • Coordonner la distribution, la répartition et la capitalisation de la connaissance (à travers la gestion des forums de discussion, de communautés,etc.) • Donner un support aux utilisateurs Contrôler l’intégrité: • Donner un support aux piliers et services d’encadrement dans la vérification de la justesse et de l’intégralité de l’information (validation) • Apporter les corrections / Adaptations • Identifier et éliminer l’information redondante • Suivre et faire rapport de l’activité du système Identifier les sources: • Déterminer quelles personnes/fonctions peuvent amener la connaissance en collaboration avec les piliers et les services d’encadrement • Cautionner l’identification d’une source d’info • Contacter les sources d’information adéquates qui amèneront de la connaissance (pro-actif) • Réceptionner et traiter les sources d’information qui apparaissent en vue d’amener de la connaissance • Répertorier les sources d’information

6. La différence entre le processus 78 ancien et futur Identifier les besoins en connaissance: • Répertorier la connaissance et l’expertise présentes • Identifier les domaines où la connaissance fait défaut • Examiner les causes du manque de connaissance Déterminer la stratégie de gestion de la connaissance: • Déterminer les besoins pour la gestion de la connaissance • Mettre en place une stratégie pour la gestion de la connaissance • Mettre en place des plans d’action pour la gestion de la connaissance • Communiquer la stratégie établie pour la gestion de la connaissance Gérer le cadre de la connaissance: • Stimuler les communautés • Promouvoir une taxonomie globale à l’organisation • Fournir un support en accréditant des experts • Développer une politique et des procédures concernant les divers aspects de la gestion de la connaissance (par exemple, l’archivage, la déontologie, le respect de la vie privée, etc.) • Encadrer l’élaboration de plans d’action pour la gestion de la connaissance • Évaluer la gestion de la connaissance et introduire des programmes de connaissance Gestion du changement pour la gestion de la connaissance: • Déterminer le programme de gestion de changement • Exécuter le programme de gestion du changement • Monitorer et adapter le programme de gestion du changement Processus 78:Gestion de la connaissance (futur)