Nå målen med planerad information och kommunikation

1. Nå målen med planerad information och kommunikation

2. Varför kan det vara svårt med kommunikationsplanering? KIs informatörsnätverk

3. SLÄCK BRANDEN! KIs informatörsnätverk

4. MISSION IMPOSIBLE KIs informatörsnätverk

5. Men ….Om man tålmodigt jobbar strukturerat och planerat så börjar omgivningen så småningom att förstå. KIs informatörsnätverk

6. Vinsterna • God planering bidrar till att uppnå syften och mål. • Genom att samordna samtliga kommunikativa insatser uppnår man bästa möjliga effekt. Arbetet med planen gerett internt diskussions- och förankringsunderlag – kan sedan slängas i papperskorgen. KIs informatörsnätverk

7. Denna mall kan användas på olika sätt • I sin helhet för större aktiviteter/projekt. • I delar för begränsade insatser. Men behöver oftast ledas av en professionell informatör. KIs informatörsnätverk

8. Planens innehåll KIs informatörsnätverk

9. Grundläggande begrepp • Informationär budskapen som ska leda till ökad kunskap. • Kommunikationär processen av budskap som bygger på interaktivitet bland dem som deltar i processen och som ska leda till attityder eller förhållningssätt. • Relationen är ett ömsesidigt engagemang eller gemensamma åtaganden som leder till handling och resultat. KIs informatörsnätverk

10. Bakgrund • Beskriv bakgrunden och anledningen till den planerade kommunikationsinsatsen. • Beskriv bakomliggande faktorer som är av vikt. KIs informatörsnätverk

11. Exempel 1 – KIs medarbetarundersökning • Medarbetarundersökningen är ett led i KIs utvecklingsarbete – gott ledarskap och ett gott medarbetarskap. • Det är viktigt att så många som möjligt svarar för att resultatet ska kunna användas. KIs informatörsnätverk

12. Nulägesbeskrivning/nulägesanalys • Sätt kommunikationen i sitt sammanhang; vilka andra pågående företeelser inom organisationen kan vara av betydelse. Glöm inte omvärlden. • Analysera och beskriv nuläget av kommunikationen. • Vad är det som ska kommuniceras i anslutning till projekt/aktivitetens mål? KIs informatörsnätverk

13. Exempel KIs medarbetarundersökning • KI har aldrig genomfört något liknande förut • Det pågår två andra enkäter samtidigt. • Det pågår en omorganisation • Det är riksdagsval samtidigt • Såväl själva enkäten som uppföljningsarbetet är viktiga att kommunicera KIs informatörsnätverk

14. Definitioner • Finns särskilda begrepp, företeelser eller sammanhang som särskilt måste beskrivas och förklaras. • En ordlista som bilaga till planen kan vara användbar vid budskapsformuleringarna. KIs informatörsnätverk

15. Exempel • AHA • Chef • K2 • Organisationslistor • Respondent KIs informatörsnätverk

16. Avgränsningar • Vilka är avgränsningarna, dvs vilka problem eller uppgifter ska kommunikationen inte lösa? • Tänk också igenom ambitionsnivån och vilka resurser som finns. Ange gränsen för vad som är realistiskt att genomföra. Exempel: Denna kommunikationsplan ska inte hantera generella frågor om arbetsmiljön. KIs informatörsnätverk

17. Syfte med kommunikationen • Beskriv syfte med kommunikationen, varför ska vi kommunicera och vad ska vi uppnå – effekter? • Syftet ska uttryckas som den generella och övergripande målsättningen och inriktningen kopplat till projektets/verksamhetens/aktivitetens mål. KIs informatörsnätverk

18. Exempel Huvudsyftet med kommunikationen av medarbetarundersökningen är att bidra till medarbetarundersökningens mål dvs att den uppfattas på ett förtroendefullt sätt och att den skapar en vilja till att svara på enkäten (hög svarsfrekvens, < 70%) samt en vilja till och förtroende för fortsatt förbättring av arbetsmiljön på KI. KIs informatörsnätverk

19. Mål för kommunikationen • Kopplas till projekt- /aktivitets-/verksamhetsmål. • Vilka konkreta resultat ska uppnås? • Kvantitativa och kvalitativa. • Kan indelas i:- Kunskapsmål – från ”Känna till” till ”Kunna rabbla”. - Attitydmål – från ”Tolerera” till ”Älska”. - Motivationsmål – från ”Tänka sig att göra” till ”Kämpa för”.- Beteendemål – från ”Pröva en gång” till ”Alltid göra”. • SMARTA mål: (Specifika, Mätbara, Accepterade, Realistiska, Tidsbestämda samt Adresserade) KIs informatörsnätverk

20. Strategi för kommunikationen • Koppla strategin till behov och förutsättningar • Alla projekt har risker och framgångsfaktorer, en del av riskerna kan motverkas genom en genomtänkt kommunikation. • Ett bra sätt att arbeta fram strategin är att göra en SWOT-analys. KIs informatörsnätverk

21. Hjälper att nå målen Hindrar att nå målen SWOT S W Styrkor/Strengths Svagheter/Weaknesses Interna egenskaper O T Hot/Threats Möjligheter/Opportunities Externa företeelser KIs informatörsnätverk

22. Budskap • Tänk vad, vem, varför, hur och när? • Anpassning till olika målgrupper? • Rationell eller emotionell? • Tilltal och ton. • Var noga med fakta. • Översättning till andra språk? • Dela upp i huvudbudskap och nedbrutna budskap – titta tillbaka på syfte och mål för avstämning av budskapen. • Repetera gärna men med variation. • Stäm av mot begreppslista. • Testa budskap på några ur målgruppen. KIs informatörsnätverk

23. Målgrupper/aktörer • Definiera målgrupper, intressenter nyckelpersoner och aktörer • Vilka är de? • Vilken situation befinner de sig i? (Utgå från nulägesanalysen) • Finns det primära och sekundära målgrupper - vilka ska prioriteras? • Ska vi kommunicera olika saker till olika målgrupper? • Behöver vissa mer information än andra? KIs informatörsnätverk

24. Kanal/medieval Några saker att beakta vid kanalval är • Räckvidd • Selektivitet • Snabbhet • Uppmärksamhet/verkningsgrad • Kontaktkostnad • Räcker befintliga kanaler eller behövs särskilda/nya kanaler? • Behövs särskilda distributionslistor upprättas? KIs informatörsnätverk

25. Styrtal, mätning och uppföljning av informations- och kommunikationsinsatser Har vi uppnått våra kommunikativa mål? Frågor som bör ställas är: • Vad måste jag undersöka? • Vad vore intressant att undersöka? • Vad har jag råd och tid att undersöka? • När behöver jag svar? KIs informatörsnätverk

26. Ansvarsfördelning • Vem eller vilka ansvarar för kommunikationsinsatsernas olika delar • Identifiera nyckelpersoner som är viktiga för planen, lista kontaktuppgifter • Särskilt ansvar vilar på chefer KIs informatörsnätverk

27. Tid- och aktivitetsplan • Ange planerade kommunikationsinsatser, budskap och målgrupper • Ange datum de beräknas vara klara/genomföras samt en kortare beskrivning av dem • Utse alltid en ansvarig och vem som ska vara utförare • Gäller kommunikationsplanen för en längre tid är det bra att dela upp aktiviteterna månadsvis. • Gör tid- och aktivitetsplanen som en separat bilaga - den kommer att uppdateras mer frekvent än planen i sin helhet KIs informatörsnätverk

28. Exempel på tid- och aktivitetsplan KIs informatörsnätverk

29. Kommunikationsbudget • Ange kostnader och investeringar kopplade till kommunikationsplanen • Några vanliga poster: • Personalkostnader • Material, tryckkostnader • Utbildning • Resor • Konsultarvoden • Annonsering • Övriga kostnader KIs informatörsnätverk

30. Till sist signering • Beställare – mottagare • Ansvarig för planen KIs informatörsnätverk