Цагийн менежмент Some Tips on Time Management

1. Цагийн менежментSome Tips on Time Management

3. Хар нүх “The Black Hole” Огторгуйд юу ч татагдан орсон гарч чадахааргүй маш хүчтэй таталцлын орон зай үүссэн хэсгүүд байдаг. Гэрэл хүртэл тэдгээрийг нэвтрэн гарч чаддаггүй. There are regions in space where the pull of gravity is so strong that nothing which enters it can escape, not even light.

4. “Хар нүхэнд” байгаа юм шигтанд санагддаг уу? Are you in the “Black Hole”? • Та ажилдаа дуртай, тушаал дэвшиж байгаа боловч бусад юманд ерөөсөө цаг хүрэлцэхгүй байна уу? Do you enjoy your career, but have no time for anything else? • Гэр бүлийнхээ хэрэгцээг хангахын тулд маш их ажиллаж байгаа боловч тэдэнд анхаарахгүй, хайхрахгүй байгаа юм шиг санагдаж байна уу? Do you work really hard, but your family feels neglected? • Та маш их завгүй учраас эрүүл мэнддээ анхаарал тавилгүй орхигдуулж байна уу? Are you neglecting your health because other areas of life are so demanding?

5. Энэ та мөн үү? Is this you? Нэг дор дэндүү олон зүйл хийж амжуулахыг хичээдэг үү? Do you have too many things you are trying to keep going at one?

6. Та энэ байдлаасаа ГАРЧ, АМЖИЛТАНД ХҮРЧ чадна. You can SURVIVE and THRIVE • Цаг зарцуулалт дээрээ анализ хий. Analyze your time • Дэс дараа тогтоо. Чухал, чухал бусаар нь ялга. Prioritize • Хил хязгаар тогтоож, түүнийгээ хамгаал. Set & Protect Boundaries

7. 1. Цагаа юунд зарцуулж байгаагаа хар Analyze your time Та цаг хугацааг “олно‘’ гэж хэзээ ч байхгүй. Хэрвээ та илүү их цагийг хүсч байгаа бол түүнийг бүтээх хэрэгтэй!“ You will never ‘find’ time. If you wanttime, you must make it.” Цагаа юунд зарцуулдаг вэ? Where does your time go? Цаг зарцуулалтын хүснэгтийн тусламжтай мэдэж болно. Use a Time Log to find out.

8. Цаг зарцуулалтын хүснэгтийг ашиглах нь Using a Time Log • 1-р алхам – Бичиж тэмдэглэ: Step 1 – Record:

9. 2-р алхам – Ангилж ялга: Step 2 – Categorize: А= Ажилтай холбоотой үүрэг даалгаврууд W= Work or work-related tasks Х = Хувийн эсвэл гэр бүлийн хэрэгцээ – унтаж амрах, хоол хийх ба идэх, усанд орох, дэлгүүр явах г.м. P= Personal or family needs - sleeping,cooking or eating, bathing, shopping Ч = Чөлөөт цаг. (Чөлөөт цаг чухал гэдгийг сана!) L= Leisure time. (Remember, this IS important!)

10. 3-р алхам – Хийх зүйлсээ ач холбогдлоор нь ангил Step 3 - Assign TaskValue: A= Заавал хийх ёстой. Чухал, яаралтай. Must do. Important and urgent B= Хийх хэрэгтэй. Чухал боловч яаралтай биш. Need to do. Important but not urgent C= Хийвэл зүгээр Nice to do D = Хэн нэгэнд хариуцуулж болох Delegateto someone else. E = Болих!Хийх хэрэггүй. Eliminate! Doesn’t need to be done.

11. 4-р алхам – Анализ хий: Step 4 - Analyze: • Цагаа юунд зарцуулж байна вэ? Where does your time go? • Хийх ёстой, чухал ажил дээрээ төвлөрч чадаж байна уу, эсвэл онцын шаардлагагүй зүйл хамаг цагийг чинь аваад байна уу? Are you focused on high-value tasks, or do low-value tasks fill up your time? • Хүнд хариуцуулаад хийлгэж болох ажил байна уу? Are there things you can delegate? • Хийхгүй байж болох зүйл байна уу? Are there things you can eliminate?

12. Миний сурсан зүйлс: Some things I have learned: • Бодож байснаас маань илүү цаг ордог Tasks often take longer than I expect • Би хэтэрхий ихийг хийх гэдэг I try to accomplish too much • Миний ажил хийх чадвар өглөө хамгийн сайн байдаг I do my best work in the morning • Шөнө дөл болтол ажиллах юм бол сайн унтаж чаддаггүй If I work until bed time, I won’t sleep well • Ажлаа хийхгүй, хойш тавих үе гардаг Sometimes I procrastinate

13. Та ажлаа хойш тавьдаг уу? Яагаад? Do you Procrastinate? Why? • Таны дургүй зүйл учраас It is something you don’t enjoy. • Хаанаас, яаж эхлэхээ мэдэхгүй You don’t know where to start. • Алдаж буруутахаас эмээсэндээ You are afraid of failure • Зөв, тохирох цагийг хүлээж байгаа You are waiting for the “right” time. • Өөр хэн нэгэн хийчих байх гэж найдаад You are hoping someone else will do it!

14. 2. Дэс дараа тогтоо. Чухал, чухал бусаар нь ялга. Prioritize Урт хугацааны, богино хугацааны гэж ялга: Recognize the difference between long-term and short-term priorities: • Урт хугацааны – гэрлэлт, гэр бүл, эрүүл мэнд, ажил дээрээ өсч хөгжиж, тушаал дэвших Long term - marriage & family, health, career • Богино хугацааны – өдөр тутмын ажил үүрэгShort term - day-to-day demands of the job

15. Миний сурсан зүйлс: Some things I have learned: • Гэр бүлийн хүндээ цаг гаргаж, анхаарал тавих хэрэгтэй Spouses need time & attention • Хүүхдүүддээ цаг гаргаж, анхаарал тавих хэрэгтэй Kids need time & attention • Өөртөө цаг гаргаж, анхаарал тавих хэрэгтэй I need time & attention! • Ажил надад юу чухал, юу чухал бишийг зааж өгөхгүй The job will not set priorities for me • Ажил хэзээ ч дуусна гэж байхгүй, үргэлж танаас илүү ихийг шаардах болноThe job will always demand more • Би бүгдийг хийж чадахгүй I can’t do it all

16. Анхаар: Watch out for: • “80:20 дүрэм” The “80:20 Rule” • “Яарахын дарамт” “The “Tyranny of the Urgent” • Бүхнийг төгс төгөлдөр хийх хандлага Perfectionist tendencies • Цаг зав, эрч хүчээ хамгийн чухал зүйлдээ зориул. Spend your time and energy on what is most important.

17. Эмх цэгцтэй байGet Organized • Эмх цэгцтэй байна гэж ямар байхыг хэлж байгааг хувьдаа шийд. Decide what “organized” means for you. • Ажлын байраа эмх цэгцтэй байлга. Organize your work space. • Саад болох хүчин зүйлсийг аль болох багасга Minimize distractions

18. Төлөвлөгөө гаргаж, түүнийгээ дагаж мөрд Make a Plan and Follow it • Хийх зүйлсийнхээ жагсаалтыг гарга. Write a to-do list. • Хамгийн чухлыг нь түрүүлж хий. Do the most important things first. • Өдрийн турш гаргасан жагсаалтаа эргэн хар. Refer to your list throughout the day. • Хэдэн минут гарсан ч ашиглахыг хичээ. Grab minutes when you can.

19. Ажлаа хойш тавьдагаа боль Overcome Procrastination • Хүлээн зөвшөөр Recognize it • Шудрага бай!Be honest! • Яагаад хойшлуулаад байна вэ? Why are you procrastinating? • Үйлдэл хийж, хэрэгжүүл Take action • Өглөө эрт эхэл – амжилт чинь танд урам өгч, түлхэц болно. Start early in the day - success is motivating! • Хэрэгтэй байгаа бол тусламж ав.If you need help, get it. • Төлөвлөгөө гарга – хийх зүйлээ хэсгүүдэд хуваа Make a plan - break the task into parts. • Хийж дууссаныхаа дараа өөрийгөө шагна. Reward yourself when it is done!

20. 3. Хил хязгаар тогтоож, түүнийгээ хамгаал. Set & Protect Boundaries • Хүлээлтүүд чинь бодитой байх ёстой. Keep expectations realistic • Эн тэргүүнд тавьдаг, чухал зүйлсээ ТА л хамгаална. YOUmust protect your priorities • Тогтоосон хил хязгаар, хэм хэмжээ- гээ баримтлахгүй л бол хэрэг нь гарахгүй. Boundaries only work if you stick to them

21. “Тавьж явуулж” буюу татгалзаж сур Learn to “Let Go” • Хариуцлага, үүрэг даалгаврыг бусдад хариуцуулж хийлгэ. Delegate tasks and responsibility • Хариуцлагаа хуваалцаж, хүмүүстэй хамтар. Share tasks and responsibility • Заримыг нь бүр болих хэрэгтэй болж магадгүй. Some things you may need to eliminate

22. “Үгүй” гэж хэлж сур Learn to say “No” • Эелдэгээр хэл Say it gently • Өөр гарц, шийдлийг санал болго Offer an alternative • Яагаад үгүй гэж байгаагаа тайлбарла Explain why you are refusing • Хэлэх зүйлээ давтаж бэлд Practice what you will say

23. Миний сурсан зүйлс: Some things I have learned: • Утсаар ярихаа багасга Limit phone calls • Гэр орондоо, гэр бүлдээ бүрэн гүйцэд анхаарал тавь Give undivided attention at home • Амралтын өдрүүдээ хамгаал Protect the weekends • Ажлаа ажил дээрээ үлдээ Leave work at work • Унтахаасаа өмнө 30-45 минут толгойгоо амраа “Unwind” 30 – 45 min. before bedtime • Эмх цэгцтэй бай Stay organized

24. Тогтмол үнэлэлт дүгнэлт хий Evaluate Regularly • Урьдчилж төлөвлөж байна уу? Are you planning ahead? • Хамгийн чухал ажлаа түрүүнд нь хийж байна уу? Are you doing the most important things first? • Таны хүлээлт бодитой бөгөөд үндэслэл бүхий байна уу? Are your expectations realistic and reasonable? • Та амарч, алжаал ядаргаагаа тайлах цаг гаргаж байна уу? Are you making time for relaxation? • Гэр бүлдээ хангалттай анхаарал, цаг зарцуулж байна уу? Does your family get enough time &attention?