การวางแผนกำลังคน : แนวคิดและเทคนิค Workforce Planning: Concepts and Techniques

surapong@ocsc.go.th poksm@hotmail.com การวางแผนกำลังคน: แนวคิดและเทคนิคWorkforce Planning: Concepts and Techniques Workforce Planning ดร.สุรพงษ์ มาลี ศูนย์บริหารกำลังคนภาครัฐ สำนักพัฒนาระบบจำแนกตำแหน่งและค่าตอบแทน สำนักงาน ก.พ.

ดร.สุรพงษ์ มาลี ผอ.กลุ่มยุทธศาสตร์และนวัตกรรม ศูนย์บริหารกำลังคนภาครัฐ สำนักพัฒนาระบบจำแนกตำแหน่งและค่าตอบแทน สำนักงาน ก.พ. รัฐศาสตร์บัณฑิต(เกียรตินิยมอันดับหนึ่ง) จุฬาฯ MPM (University of Birmingham, UK) Ph.D. (Management) London School of Economics, UK. ความเชี่ยวชาญ/การเป็นที่ปรึกษา:การบริหารทรัพยากรบุคคลเชิงกลยุทธ์ การบริหารผลงานและสมรรถนะ succession plan, Leadership,การบริหารการเปลี่ยนแปลง การบริหารความเสี่ยงHR Scorecard วัลยาภรณ์ ทังสุภูติ นักวิชาการสาธารณสุขชำนาญการ หัวหน้ากลุ่มงานพัฒนาบุคลากร สำนักงานสาธารณสุขจังหวัดแพร่ สป.สาธารณสุข พยาบาลศาสตร์บัณฑิต (เชียงใหม่) รัฐศาสตร์มหาบัณฑิต (บริหารรัฐกิจ-รามคำแหง) Ph.D. Candidateทางสังคมศาสตร์ เน้นการพัฒนาทรัพยากรมนุษย์ ความเชี่ยวชาญ/การเป็นที่ปรึกษา:การบริหารทรัพยากรบุคคลเชิงกลยุทธ์ HR Scorecardการกำหนดและพัฒนาสมรรถนะ

ประเด็นการสัมมนา เช้า – ยุทธศาสตร์การบริหารกำลังคนภาครัฐ - แนวคิดเกี่ยวกับการวางแผนกำลังคน บ่าย – กระบวนการในการวางแผนกำลังคน - เทคนิคการวิเคราะห์เพื่อการวางแผนกำลังคน - ตัวอย่างการวิเคราะห์เพื่อการวางแผนกำลังคน

The Big Picture: ภาพรวมการวางแผนกำลังคน แผนกลยุทธ์การบริหารงานในอนาคต (Strategic Plan) หน่วยงานจะอุดช่องว่างนี้ได้อย่างไร??? สภาพกำลังคนในปัจจุบัน Current Workforce สภาพกำลังคนในปัจจุบัน Current Workforce

Planning Workforce กระบวนการ/ระเบียบวิธีในการวิเคราะห์สภาพกำลังคนในปัจจุบัน การระบุความต้องการกำลังคนในอนาคต หาช่องว่างระหว่างปัจจุบันกับอนาคต กำหนดมาตรการในการดำเนินการและการติดตามประเมินผล A methodical process of analyzing the current workforce, determining future needs, identifying gaps between the present and future, devising and implementing solutions, and evaluating results. การสร้างความสอดคล้องเชิง กลยุทธ์ระหว่างทุนมนุษย์ กับทิศทางการบริหารขององค์กร Workforce planning is the strategic alignment of an organization’s human capital with its business direction. Or Having the right person with the right skills in the right job at the right time

ความสำคัญและประโยชน์ของการวางแผนกำลังคนความสำคัญและประโยชน์ของการวางแผนกำลังคน • ใช้กำลังคนให้สอดคล้องกับภารกิจเพื่อให้เกิดความคุ้มค่า • เตรียมกำลังคน (ทั้งเชิงปริมาณและคุณภาพสำหรับการเปลี่ยนแปลงที่จะเกิดขึ้นในอนาคต • เป็นเครื่องช่วยตัดสินใจในการบริหารทรัพยากรบุคคล • การวางแผนการสรรหาและคัดเลือกบุคลากร เพื่อลด Recruitment Gaps • การพัฒนาบุคลากร (Training and Development) • การวางความก้าวหน้าในสายอาชีพ (Career Development) • การสืบทอดตำแหน่ง/สร้างความต่อเนื่องในการบริหารราชการ (Succession Planning) • การบริหารค่าใช้จ่ายด้านบุคลากร เช่น ค่าตอบแทน สวัสดิการ (Staff Costings) • การตัดสินใจลดหรือเพิ่มกำลังคนด้วยมาตรการต่างๆ(Expansion/Restructuring/Reduction/Redundancy)

Organization, HR, and Staffing Strategy Organization Mission Goals and Objectives Organization Strategy HR Strategy • Staffing Strategy • Acquire or develop talent • Staffing as a lag or lead system • Specific or general competencies • Exceptional or acceptable workforce quality • External or internal hiring • Active or passive pursuit of diversity • Core or flexible workforce

กระบวนการวางแผนกำลังคน : Workforce Planning

กระบวนการที่ 1 การทบทวนบทบาทภารกิจและทิศทางของหน่วยงาน

กระบวนการที่ 2 การวิเคราะห์เพื่อกำหนดกลยุทธ์กำลังคน “Workforce Analysis”

ข้อมูลที่จำเป็นในการวิเคราะห์กำลังคนข้อมูลที่จำเป็นในการวิเคราะห์กำลังคน • ข้อมูลกำลังคนในหน่วยงาน (Employee Profiles) • ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับประสิทธิภาพกำลังคน (Productivities Index) • ข้อมูลเกี่ยวกับความต้องการกำลังคน และกำลังคนที่มีทั้งเชิงปริมาณ (จำนวน) และคุณภาพ Manpower demand and supply • Head count • Skill and Competencies required • ข้อมูลเกี่ยวกับการประมาณการความต้องการกำลังคน Manpower forecast • Future demand • Future supply– Internal / External

กระบวนการที่ 2.1 การวิเคราะห์ความต้องการกำลังคน (Demand Analysis)

Forecasting Future Demand (1) • Requires looking at: • Skills required • To achieve Business Targets (Goals, Design, Culture) • Assess skills available Vs Required • Predict how many people required • Skills will depend on: • Timescale • Nature of Org. activities

Forecasting Future Demand (2) Techniques Used to Forecast Demand: • Systematic Techniques • Time series or ratio trend analysis • Work-study approach • Productivity trend analysis • Managerial Judgement • Combined Approach (1+2) • Working back from costs

Demand Forecasting Technique Statistical (quantitative) approaches • Trend analysis • Ratio analysis • Regression analysis Judgmental methods • Group brainstorming • Sales force estimates 1

กระบวนการที่ 2.2การวิเคราะห์กำลังคนที่มีอยู่ (Supply Analysis)

Forecasting Supply - Internal • Involves identifying/acknowledging the existing staff employed by an organisation • department by department • grade by grade • Involves: • Skills Audits • Predicting Staff Turnover • Internal promotion analysis

Forecasting Supply - External • Filling the GAP using the external labour market: • Local • International • Understanding of the dynamics of the Labour Market to update plans as trends change and develop • General population density • Population movements • Age distribution • Unemployment rates • Education Level • Proportion with higher education • Skill levels/Skills shortages

Steps to Supply Forecasting • Group positions by title, function, and level of responsibility • Estimate within each job group how many of current employees remain, move to another position, or leave the organization

Forecasting Labor Supply Beginning Inventory 125 - Quits 5 - Retirements 2 - Demotions Out 1 Total 117 + Transfers In 3 + Promotions In 2 Forecasted Internal Supply 122

กระบวนการที่ 2.3 การวิเคราะห์ส่วนต่างของกำลังคน (Gap Analysis)

กระบวนการที่ 2.4 การกำหนดยุทธศาสตร์กำลังคน (Strategic Development)

กระบวนการที่ 3 การกำแผนกลยุทธ์กำลังคนไปปฏิบัติ

แนวคิดในการเตรียมและสรรหาบุคลากร: internal vs external staffing Advantage Disadvantage Internal External

Action Plans: ประเด็นสำคัญที่เกี่ยวข้อง • Situation Plans: • Redundancy • Redeployment • Retirement • Recruitment • Training • Retention • Succession • Option Plan • Outsourcing • Surplus – Shortage • Restructure • Skill Required

Freeze hiring Restrict overtime Retrain/redeploy Switch to part-time employees Use unpaid vacations Use a shorter workweek Use pay reductions Use sabbaticals Encourage early retirements Dealing with an Oversupply of Manpower

Hire additional workers Improve productivity through training Use overtime Add additional shifts Reassign jobs Use temporary workers Improve retention Dealing with an Undersupply of Personnel

Recruitment Job Choice Vacancy Applicant Company policy Recruiter Recruitment Sources • Internal – external recruiting • Market positioning and company image • Internal – external source • Collage and universities • Employment agencies

Development Methods Assessment Center Job Rotation Career Counseling Special Project Assignment Off-site Training Program Self Study Community of Practice (CoP) Job Enlargement/Enrichment Shadowing Mentoring Apprentice Training CBT On-the-Job Training Coaching Preferences, Corporate Culture, Actual Possibilities • Intervention for Development • Development through Work • Job Rotations • Shadowing/Coaching • CoP Activities • Challenges • Training & Development Source : Hunseok Oh (Department of Education, Seoul National University, Korea)

Option for Reducing an Expected Labor Surplus Option Speed Human Suffering 1.Downsizing Fast High 2.Pay Reduction Fast High 3.Demotions Fast High 4.Transfers Fast Moderate 5.Work sharing Fast Moderate 6.Retirement Slow Low 7.Natural attrition Slow Low 8.Retraining Slow Low Source : Human Resources Management 3rd edition Gaining a competitive advantage

Option for Avoiding an Expected Labor Shortage Option Speed Revocability 1.Overtime Fast High 2.Temporary employees Fast High 3.Outsourcing Fast High 4.Retrained transfers Slow High 5.Turnover reductions Slow Moderate 6.New external hires Slow Low 7.Technological innovation Slow Low Source : Human Resources Management 3rd edition Gaining a competitive advantage

กระบวนการที่ 4 การติดตามประเมินผลและทบทวนแผนกลยุทธ์ด้านกำลังคน

กิจกรรมที่1: การวางแผนกำลังคนในภาพรวม พูดคุยเกี่ยวกับกระบวนการวางแผนกำลังคน ในภาพรวม (4 กระบวนการ) โดยใช้กรอบและแนวทางที่ได้เรียนรู้ รวมทั้งนำแผนการปรับปรุงโครงสร้างและ อัตรากำลัง3ปี ของหน่วยงานกรุงเทพมหานครมาประกอบการพิจารณาด้วย ใช้เวลาประมาณ 1ชั่วโมง และนำเสนอ

ทำไมการวางแผนกำลังคนล้มเหลว....ทำไมการวางแผนกำลังคนล้มเหลว.... Ineffective internal movement. Managers didn't own it.

เรียนรู้จากประสบการณ์....เรียนรู้จากประสบการณ์.... กรณีศึกษาการวางแผนกำลังคนด้านสุขภาพ สรุปประเด็นเกี่ยวกับแนวคิด กระบวนการ ขั้นตอนและเทคนิคที่ใช้ในการวางแผนกำลังคน วัลยาภรณ์ ทังสุภูติ และ ดร.สุรพงษ์ มาลี

การวางแผนอัตรากำลัง : Staffing Plan แผนกำลังคน (Workforce Plan) ดร.สุรพงษ์ มาลี surapong@ocsc.go.th Poksm@hotmail.com เทคนิคการวิเคราะห์เพื่อจัดทำแผนอัตรากำลัง

ขั้นตอนการวิเคราะห์เพื่อกำหนดอัตรากำลังขั้นตอนการวิเคราะห์เพื่อกำหนดอัตรากำลัง • ศึกษา/ทบทวนภารกิจ ( MISSION )ขององค์การและหน่วยงาน • แจกแจง/รวบรวมงาน (TASK)หรือกิจกรรมหลัก ของหน่วยงาน • ศึกษา /รวบรวมปริมาณงาน ( Workload )ของแต่ละ ภารกิจหรือกระบวนงานหลักที่ต้องทำ • คำนวณอัตรากำลังแต่ละภารกิจ • สรุปอัตรากำลังของหน่วยงาน /องค์การ (อัตรากำลังของทุกงานและภารกิจ = อัตรากำลังของหน่วยงาน

ศึกษาทบทวนภารกิจของหน่วยงานศึกษาทบทวนภารกิจของหน่วยงาน • อาจใช้แนวทางที่กำหนดในกระบวนงานที่ 1 • ศึกษายุทธศาสตร์ โครงสร้างและการแบ่งส่วนงาน เอกสารกำหนดหน้าที่ของหน่วยงาน/ คำบรรยายลักษณะงาน  สัมภาษณ์หัวหน้างาน / ผู้ปฏิบัติงาน  5W 1H

ขั้นตอนที่ 2 แจกแจงรวบรวมงาน/กิจกรรมหลักของหน่วยงาน • แจกแจงงาน/กิจกรรม ที่หน่วยงานต้องทำตามภารกิจ หรือยุทธศาสตร์ ควรเป็นกิจกรรมที่ก่อให้เกิดมูลค่าเพิ่มต่อองค์การ อาจแบ่งเป็นภารกิจหลัก ภารกิจรอง ภารกิจสนับสนุน ภารกิจที่ทำร่วมกับหน่วยงานอื่น หรืองานโครงการ • กำหนดหน่วยนับของงานหรือกิจกรรมที่ต้องดำเนินการ ข้างต้น

ขั้นตอนที่ 3 วิเคราะห์ปริมาณงาน • แผนงานขององค์การ / หน่วยงาน • สถิติที่ผ่านมา 1 - 3 ปี และหาค่าเฉลี่ย

ขั้นตอนที่ 4 คำนวณอัตรากำลัง Judgment Methods Mathematical Methods Scientific Methods Combined Method

วิธีการคำนวณอย่างง่าย RATIO TECHNIQUE 1. อัตราส่วนประสิทธิภาพ(Productivity Ratio/ Input-Output Ratio ) 2. อัตราส่วน พนักงาน ต่อ อุปกรณ์ 3. อัตราส่วน ผู้บังคับบัญชา ต่อ ผู้ใต้บังคับบัญชา 4. อัตราส่วน กำลังคนในงานที่เกี่ยวข้องกัน 5. อัตราส่วน อัตรากำลังหลัก กับ อัตรากำลังเสริม

อัตราส่วนประสิทธิภาพ (Productivity Ratio/ Input-Output Ratio) 1. คำนวณจากชิ้นงาน 2. คำนวณจากพื้นที่ 3. คำนวณจากจำนวนลูกค้า 4. คำนวณจากการลงทุน

Ratio Analysis # patients = 100 # nurses = 25 patient /nurse ratio = 4/1 If there are 315 patients, how many nurses are needed? 315 4 = 79 nurses

อัตราส่วน กำลังคนที่เกี่ยวข้องกัน • ใช้ในงานที่ลักษณะการทำงานต้องมีผู้ช่วยในการทำงาน • ตัวอย่าง :เลขานุการ : ผู้บริหาร นักวิจัย : ผู้ช่วยนักวิจัย ช่างสำรวจ : ผู้ช่วยช่างสำรวจ ข้อเสีย • ค้อนข้างหยาบ • ไม่จูงใจให้ปรับปรุงวิธีการทำงาน

อัตราส่วน ผู้บังคับบัญชา : ผู้ใต้บังคับบัญชา จำนวนหัวหน้าทีมงานตามสัดส่วนที่เหมาะสำหรับการกำกับดูแล หรือการทำงานเป็นทีม เกณฑ์อาจแตกต่างกันตามประเภทของผู้ใต้บังคับบัญชา หรือ วิธีการบริหารในแต่ละองค์การ

อัตรากำลังหลัก : อัตรากำลังเสริม ข้อดี • คำนวณง่าย • ประหยัด • ใช้ในกรณีที่ไม่มีข้อมูลเดิมให้ศึกษา ตัวอย่าง อัตรากำลังหลัก : อัตรากำลังเสริม = 70 : 30 75 : 25 ข้อเสีย • วิธีการค่อนข้างหยาบ • ไม่สามารถแจกแจงตำแหน่งได้ชัดเจน • อาจมีข้อโต้แย้งในการตีความอัตรากำลังหลัก/เสริม

อัตราส่วน พนักงาน : อุปกรณ์ ข้อเสีย • อาจคำนวณคลาดเคลื่อน ถ้าอุปกรณ์ไม่ได้ใช้เต็มที่/คำนึงถึงประสิทธิภาพของอุปกรณ์ด้วย • ถ้าเปลี่ยนอุปกรณ์ ต้องกำหนด • อัตราส่วนใหม่ • ใช้ไม่ได้กับทุกงาน ตัวอย่าง >>> พนักงานขับรถ >>> พนักงานรับโทรศัพท์ >>> แคชเชียร์ >>> พนักงานบันทึกข้อมูล ข้อดี • ง่าย • ประหยัด • ค่อนข้างแม่นยำ

Workforce Forecasting Model • Action Plans • Recruitment • Decruitment • Development • Reassignment Inventory • Retirement • Transferals • Resignations • High • Potential • Career • Development Corporate Plan

การวางแผนกำลังคน : แนวคิดและเทคนิค Workforce Planning: Concepts and Techniques