REUNIÃO DO CENTRO DE ADMINISTRAÇÃO, FINANÇAS E INFRAESTRUTURA

1. REUNIÃO DO CENTRO DE ADMINISTRAÇÃO, FINANÇAS E INFRAESTRUTURA • PÚBLICO ALVO: • GERENTES DE ORGANIZAÇÃO ESCOLAR PAUTA • 08:30 à 09:00 horas – Abertura • 09:00 às 09:30h – Atribuições do Gerente de Organização Escolar – Prof. Vera Lucia Viana V. de Paula • 09:30 às 10:30h – Apresentação dos Núcleos do Centro de Administração, Finanças e Infraestrutura • 10:30 às 10:50h - Coffebreak • 10:50 ÀS 12:00h – Núcleo de Administração,Finanças e Compras • 12:00 ÀS 14:00h –Intervalo para almoço. • 14:00 às 16:00h – Núcleo de Obras e Manutenção Escolar • 16:00 às 17:00h – Considerações Finais

20. ATRIBUIÇÕES DO GERENTE DE ORGANIZAÇÃO ESCOLAR – GOE. • Orientações da Profª. Vera Lucia Viana V. de Paula – Dirigente Regional de Ensino. • Conforme o Artigo 7º da Resolução SE. 52, de 09/08/2011, o GOE exercerá a GESTÃO das atividades atribuídas aos: • 1 – Agente de Organização Escolar – AOE. • 2 – Agente de Serviços Escolares - ASE • 3 – Secretário de escola e Assistente de Administração Escolar.

21. ARTIGO 7º DA RESOLUÇÃO SE. 52/2011 • O servidor designado para o exercício da função de Gerente de Organização Escolar exercerá a GESTÃO das atividades previstas nos artigos 3º, 4º, 5º e 6º, responsabilizando-se pelo acompanhamento e controle de sua execução, com vistas ao pleno desenvolvimento dos trabalhos, a fim de garantir o cumprimento das atividades e o atendimento às necessidades da escola

22. ARTIGO 2º - SÃO ATRIBUIÇÕES DOS INTEGRANTES DAS CLASSES DO QUADRO DE APOIO ESCOLAR – QAE. • I – do Agente de Organização Escolar: desenvolver atividades no âmbito da organização escolar, relacionadas com a execução de ações envolvendo a secretaria escolar e o atendimento a alunos e à comunidade escolar em geral, de acordo com as necessidades da unidade escolar; • II – do Agente de Serviços Escolares: executar tarefas relacionadas a limpeza, manutenção e conservação da unidade escolar, bem como ao controle e preparo da merenda escolar. • Parágrafo único - Caberá aos integrantes das classes em extinção do Quadro de Apoio Escolar o exercício das seguintes atribuições: • 1 – Secretário de Escola: desenvolver atividades de apoio às ações da secretaria escolar; • 2– Assistente de Administração Escolar: desenvolver atividades de apoio técnico-administrativo, de acordo com as necessidades da escola.

23. ARTIGO 3º - ATRIBUIÇÕES DO AGENTE DE ORGANIZAÇÃO ESCOLAR • I – organizar e manter atualizados os prontuários dos alunos, procedendo ao registro e escrituração relativos à vida escolar, especialmente no que se refere à matrícula, frequência e histórico escolar; • II - providenciar a elaboração de diplomas, certificados de conclusão de série e de cursos, de aprovação em disciplinas e outros documentos relativos à vida escolar dos alunos; • III - expedir comunicados à equipe escolar sobre a movimentação escolar dos alunos; • IV -inserir, manter e atualizar dados dos alunos nos Sistemas Informatizados Corporativos da Secretaria de Estado da Educação, tais como: • a) efetivação de matrícula e manutenção da ficha cadastral dos alunos, de acordo com a documentação civil, e atualização do endereço completo; • b) lançamento de todas as informações referentes à participação em programas de distribuição de renda, transporte escolar e, quando for o caso, de caracterização de necessidade educacional especial; • c) lançamento da movimentação escolar, tais como transferências, ausências, abandono e outros;

24. d) lançamento de notas e frequência dos alunos, por componente curricular, no Sistema de Avaliação e Frequência - SAF, ao final de cada bimestre, para a elaboração do Boletim Escolar; • e) registro do Rendimento Escolar Individualizado, no final do ano letivo, ou a cada semestre no caso da Educação de Jovens e Adultos, no Sistema de Cadastro de Alunos, necessário para o cálculo dos indicadores de fluxo da escola; • f) preparação da documentação e dados para consultas e publicação de registro de concluintes de curso no sistema GDAE, Módulo Concluintes e Módulo Financeiro; • V - registrar, preparar, expedir e controlar documentos relativos à frequência do pessoal docente e dos demais servidores da escola; • VI - organizar e manter atualizados os assentamentos dos servidores em exercício na escola;

25. VII - preparar dados para a folha de pagamento de vencimentos e salários do pessoal da escola, bem como realizar expedientes relacionados a ela; • VIII - consultar, inserir e manter atualizados dados nos sistemas informatizados de Controle de Frequência e Cadastro Funcional PAEC/PAPC, relacionados à vida funcional dos docentes e dos demais servidores; • IX - lançar a frequência dos servidores lotados na unidade, bem como as alterações de carga horária de docentes, digitação de aulas ministradas eventualmente e reposição de aulas, dentro dos prazos estabelecidos; • X - elaborar e submeter à apreciação do Diretor de Escola a escala de férias anual e, no inicio de cada mês, verificar a confirmação do Boletim Informativo de Férias – BIF, para pagamento do adicional de 1/3 de férias dos docentes, bem como digitar a escala e apontamento de férias dos demais servidores no sistema GDAE, Módulo SIPAF;

26. XI – manter organizados e atualizados os arquivos, responsabilizando- se pela guarda de livros e papéis; • XII – preparar expedientes relativos a registro, controle, aquisição de materiais e prestação de serviços, bem como adotar medidas administrativas necessárias à manutenção e à conservação de equipamentos e bens patrimoniais de natureza permanente e de consumo; • XIII – controlar a movimentação de alunos no recinto da escola, em suas imediações e na entrada e saída da unidade escolar, orientando-os quanto às normas de comportamento, informando à Direção da Escola sobre a conduta deles e comunicando ocorrências;

27. XIV - controlar o fluxo de docentes, fiscalizando o cumprimento do horário de aulas e encaminhar docente eventual à sala de aula, quando necessário; XV – prestar atendimento, por telefone e pessoalmente, à comunidade escolar, quando solicitado; XVI – responder, perante o superior imediato, pela regularidade e autenticidade dos registros da vida escolar dos alunos, a cargo da secretaria; XVII - cumprir normas legais, regulamentos, decisões e prazos estabelecidos para a execução dos trabalhos de sua responsabilidade, relativos à secretaria da escola;

28. XVIII - propor medidas que visem à racionalização das atividades de apoio administrativo, bem como expedir instruções necessárias à regularização dos serviços sob sua responsabilidade; • XIX - providenciar a instrução de processos e expedientes que devam ser submetidos à decisão superior; • XX - elaborar e assinar relatórios circunstanciados sobre o desempenho de suas atribuições, conforme orientação superior;

29. XXI - receber, registrar, distribuir, preparar e instruir expedientes e ofícios, observadas as regras de redação oficial, oferecendo parecer conclusivo com fundamento na legislação pertinente, quando for o caso, e dando-lhes o devido encaminhamento; • XXII - organizar e manter o protocolo e o arquivo escolar; • XXIII - organizar e manter atualizado o acervo de leis, decretos, regulamentos, resoluções, portarias e comunicados de interesse da escola, acompanhando as publicações no Diário Oficial do Estado;

30. XXIV - atender aos servidores da escola e aos alunos, prestando-lhes esclarecimentos sobre escrituração e legislação, consultando o superior imediato quando necessário; • XXV - participar, em conjunto com a equipe escolar, da formulação e implementação da Proposta Pedagógica da Escola, contribuindo para a integração escola-comunidade; • XXVI - assistir o Diretor da Escola, mantendo registro de dados referentes à Associação de Pais e Mestres, a verbas, estoque de merenda escolar, disponibilidade de recursos financeiros, e prestando contas dos gastos efetuados na unidade escolar.

31. ARTIGO 4º - ATRIBUIÇÕES DO AGENTE DE SERVIÇOS ESCOLARES • I - executar tarefas relacionadas a limpeza, manutenção e conservação da unidade escolar, incluindo as áreas interna e externa do prédio, bem como suas instalações, móveis e utensílios; • II – executar, quando necessário, atividades relacionadas ao controle, manutenção, preparo e distribuição da merenda escolar; • III – auxiliar na vigilância da área interna da escola e na manutenção da disciplina dos alunos, de forma geral; • IV – executar outras tarefas, relacionadas à sua área de atuação, que lhe forem determinadas pelo superior imediato. (GOE.)

32. ARTIGO 5º -SECRETÁRIO DE ESCOLA • Artigo 5º - Para cumprimento de suas atribuições, o Secretário de Escola, até a extinção do respectivo cargo, exercerá, dentre as atividades referidas no artigo 3º, além de outras previstas em regulamento próprio, aquelas relacionadas às ações da secretaria escolar, que lhe forem determinadas pelo Gerente de Organização Escolar ou pelo Diretor de Escola.

33. ARTIGO 6º - ATRIBUIÇÕES DO ASSITENTE DE ADMINISTRAÇÃO ESCOLAR • O Assistente de Administração Escolar, até a extinção do respectivo cargo, desenvolverá atividades de apoio técnico-administrativo, de acordo com as necessidades da escola, em especial as previstas nos incisos IV, alínea “f”, XII e XXVI do artigo 3º desta resolução

34. DÚVIDAS DO GERENTE DE ORGANIZAÇÃO ESCOLAR • Você já deve ter se deparado com dúvidas como: • Eu ajudo o Diretor na prestação de contas? • Sim “ajudar”, no manual de competência do GOE diz que o gerente escolar auxilia o Diretor de Escola e o Vice-Diretor na gestão operacional da unidade escolar, possibilitando que esses últimos se dediquem mais às questões pedagógicas, isto não isenta as responsabilidades do diretor e da APM. da unidade.

35. OUTRAS DÚVIDAS • O Secretário de escola não pode ir para o pátio “inspetor de alunos”? • - de acordo com a resolução 52/2011, as atividades dos secretários de escola é na secretaria, casos excepcionais devem ser analisados a parte. • O GOE é que DELEGA as atividades? • - SIM de acordo com as atividades de cada um lembrando que o AOE, Secretário, ASE são funcionários para ajudar e auxiliarvocê Gerente nas suas atribuições.

36. CENTRO DE ADMINISTRAÇÃO, FINANÇAS E INFRAESTRUTURA Com a reorganização da Secretaria da Educação através do Decreto 57.141/2011, foram criados Centros e Núcleos de Serviços nas Diretorias de Ensino. O Centro de Administração, Finanças e Infraestrutura tem como objetivo orientar e apoiar as escolas, no exercício de atividades de administração e infraestrutura e na realização de procedimentos financeiros. Este centro conta com 4 (quatro) núcleos: • Núcleo de Administração • Núcleo de Finanças • Núcleo de Compras e Serviços • Núcleo de Obras e manutenção escolar

37. QUEM SOMOS • Nelson – Diretor Técnico II do Centro de Administração, Finanças e Infraestrutura; • Eliane – Diretor I do Núcleo de Finanças; • Ovilda - Diretor I do Núcleo de Administração; • José Nelson – Diretor I do Núcleo de Compras e Serviços; • Mirian – Diretor Técnico I do Núcleo de Obras e Manutenção Escolar;

38. ATRIBUIÇÕESNÚCLEO DE FINANÇAS • Ações previstas no artigo 10 do Decreto-Lei nº 233, de 28 de abril de 1970;b) dar baixa de responsabilidade nos sistemas competentes, emitindo documentos de reserva de recursos, liquidação, guias de recolhimento e anulação dos saldos de adiantamentos;c) providenciar atendimento às solicitações e aos requerimentos dos órgãos de controle interno e externo;d) manter registros para demonstração da execução financeira de contratos e convênios;e) zelar pela regularidade dos procedimentos relacionados ao regime de adiantamento, regulamentado pelo Decreto nº 53.980, de 29 de janeiro de 2009, e do uso dos recursos financeiros concedidos para esse fim às escolas; • Equipe: Eliane, Maria, Tereza, Tatiane e Marcelo • Tel. (15) 3275-9628 / 3275-9629/3275-9630 • e-mail deitnfi@see.sp.gov.br

39. ATRIBUIÇÕES NÚCLEO DE ADMINISTRAÇÃO • a)em relação a comunicações administrativas:1. receber, registrar, protocolar, classificar, autuar, expedir e controlar a distribuição de papéis e processos;2. informar sobre a localização e o andamento de papéis, documentos e processos em trâmite;3. providenciar, mediante autorização específica, vista de processos aos interessados, bem como o fornecimento de certidões e cópias de documentos arquivados;4. organizar e viabilizar serviços de malotes, distribuição e entrega de correspondência;5. arquivar papéis e processos; • b) em relação à administração patrimonial:1. administrar e controlar bens patrimoniais, utilizando- se de cadastro, formas de identificação, inventário periódico e baixa patrimonial;2. providenciar seguro de bens patrimoniais móveis e imóveis e promover outras medidas necessárias à sua defesa e preservação;

40. 3. efetuar o arrolamento de bens inservíveis e sua baixa patrimonial;c) em relação às atividades de zeladoria:1. prover e fiscalizar serviços gerais, em especial os de limpeza e copa;2. zelar pela manutenção e conservação dos bens patrimoniais;3. propor a especificação de materiais e equipamentos para os serviços gerais e providenciar sua aquisição;d) em relação ao Sistema de Administração dos Transportes Internos Motorizados:1. as previstas nos artigos 8º e 9º do Decreto 9.543, de 1º de março de 1977;2. propor a especificação das contratações de serviços e aquisições de veículos;3. controlar o custo e o uso da subfrota e de serviços motorizados EQUIPE: Ovilda, Janaina, Vanessa, Alzira, Terezinha, Sonia e Regina Tel: 15-3275-9645 – e-mail : deitnna@see.sp.gov.br

41. ATRIBUIÇÕES NÚCLEO DE COMPRAS E SERVIÇOS • a) elaborar termos de referências e especificar materiais, serviços, equipamentos e demais suprimentos das escolas e da Diretoria de Ensino, para sua aquisição de acordo com as orientações das unidades centrais da Secretaria da Educação;b) propor e acompanhar a prestação de serviços ao aluno, referentes, em especial, a alimentação, transporte e segurança;c) processar as licitações até a homologação do vencedor do certame;d) elaborar minutas de contratos;e) gerir contratos ou convênios de fornecimento de bens, materiais e serviços;f) coordenar a logística de distribuição de equipamentos e materiais na Diretoria de Ensino, desde o fornecedor até as unidades de destino final;g) analisar a composição dos estoques com o objetivo de verificar sua correspondência às necessidades efetivas;

42. h) fixar níveis de estoque mínimo, máximo e ponto de reposição;i) preparar pedidos de compras para composição ou reposição de estoques;j) controlar o atendimento, pelos fornecedores, das encomendas efetuadas, comunicando, ao Diretor do Centro, os atrasos e outras irregularidades cometidas;k) receber, conferir, guardar e distribuir os materiais adquiridos;l) controlar o estoque e a distribuição do material armazenado;m) manter atualizados os registros de entrada e saída e de valores dos materiais em estoque;n) realizar balancetes mensais e inventários físicos e de valor do material estocado;o) elaborar levantamentos estatísticos de consumo para subsidiar a elaboração anual do orçamento;p) efetuar e analisar a curva de utilização de materiais e verificar a existência de materiais em desuso ou excedentes; • EQUIPE: José Nelson, Nelson , • Telefone: (15) 3275-9645 – e-mail:deitnncs@see.sp.gov.br

43. ATRIBUIÇÕESNÚCLEO DE OBRAS E MANUTENÇÃO ESCOLAR • a) consolidar o plano de obras e de manutenção das escolas e acompanhar sua execução; • b) assistir as escolas na definição das necessidades de adequação, manutenção e reforma de instalações; • c) fiscalizar a execução de serviços terceirizados; • d) inspecionar as obras e os serviços de construção, reforma e manutenção nas escolas; • e) acompanhar a evolução do consumo de utilidades públicas nas escolas e as ações para sua otimização, de acordo com as orientações da Coordenadoria de Infraestrutura e Serviços Escolares. • EQUIPE: Mirian, Vanessa. • Tel. (15) 3275-96-53 e-mail:deitnnom@see.sp.gov.br

44. AÇÕES EM CONJUTO COM AS UNIDADES ESCOLARES • PATRIMÔNIO • GEMAT • SITEMA DE ENTREGA DE MATERIAIS • REDE DE SUPRIMENTOS • BEC/COMPRAS • LICITAÇÕES

45. PATRIMÔNIO CONHECENDO O SISTEMA DE ENTREGA DE MATERIAL PEDAGÓGICO

46. SISTEMA DE ENTREGA DE MOBILIÁRIO • O atual sistema de entrega de bens de material pedagógico é uma ferramenta de informação, assim, tudo que venha a fazer parte do patrimônio das escolas, como livros, mobiliário, equipamentos e materiais diversos, é monitorado por este sistema, pelo qual é possível que, gestores escolares, diretores de ensino e órgãos como CEI, COGESP e a própria Secretaria da Estado da Educação possam realizar o acompanhamento do que é fornecido à sua região. • Sua forma de gestão permite, a partir do controle realizado sobre as entregas, que os diretores relatem os problemas ocorridos,para que haja um controle e seja mantidas as informações sempre precisas e atuais, de forma a agilizar o processo de administração das distribuições programadas. • Por este canal, os fornecedores também têm acesso às informações, lançam fornecimentos e as - Unidades Escolares e Diretorias de Ensino, após receberem os materiais, confirmam o recebimento e o administrador acompanha o andamento dos procedimentos por meio de relatórios gerados pelo sistema.

47. ENTRANDO NO SISTEMA • Para acessar o sistema de entregas, digite no navegador o endereço do site: http://matpedagogico.fde.sp.gov.br • O usuário será o CIE da escola e a senha a já cadastrada pela Unidade

48. RESTAURANDO A SENHA • O USUÁRIO TENHA ESQUECIDO A SENHA DEVERÁ ENTRAR EM CONTATO COM A DIRETORIA DE ENSINO PARA QUE A MESMA SEJA RESTAURADA.

49. ACOMPANHAMENTO • Uma vez que TODO MOBILIÁRIO E CADERNOS DE ALUNO são lançados no sistema, o acompanhamento deve ser realizado periodicamente para que não constem baixas pendentes. • Lembramos que o recebimento de outros mobiliários dependem da baixa daqueles já recebidos. • Os cadernos de aluno, embora constem no sistema não são de responsabilidade do Núcleo de Administração e sim do Núcleo Pedagógico.

50. O QUE ACONTECE APÓS O RECEBIMENTO DOS BENS • Assim que os bens chegam as escolas, seja via FDE, APM, PDDE, os mesmos recebem um número de patrimônio. A partir daí esse bem passa a ser de inteira responsabilidade da escola podendo sair dela em 3 situações: