“5253 Sayılı Yeni Dernekler Kanunu ve Yönetmeliğin Derneklere Getirdiği Yükümlülükler”

1. “5253 Sayılı Yeni Dernekler Kanunu ve Yönetmeliğin Derneklere Getirdiği Yükümlülükler”

2. Dernek İşlemleri ile ilgili tek yetkili merci İL DERNEKLER MÜDÜRLÜĞÜ’dür.

3. Dernek kurmak için hangi evrakları hazırlamanız gerekiyor? • 3 adet tüzük • 2 adet dernek kuruluş bildirimi • Kurucuların nüfus cüzdanı fotokopileri • Yazışma ve tebligatı almaya yetkili kişi veya kişilerin listesi • Tapu fotokopisi

4. Şube açmak için hangi evraklar hazırlanmalıdır.? • İlgili dernekler müdürlüğünce onaylanmış iki adet dernek tüzüğü • Kurucuların nüfus cüzdan fotokopisi • Yazışma ve tebligatı almaya yetkili kişi veya kişilerin listesi • Genel kurul kararının fotokopisi • Kurucu olarak yetkilendirilmiş kişiler için alınmış dernek yönetim kurulu kararı fotokopisi • Tapu Fotokopisi

5. Federasyon nasıl kurulur? • Federasyon kurulabilmesi için aynı amaçlı beş adet derneğin bir araya gelmeleri gerekir. • 3 adet federasyon tüzüğü, • Dernek tüzüklerinin; yönetim kurulu başkanından onaylı ve kaşeli sureti, • Derneklerce alınmış genel kurul kararı • Dernek yönetim kurullarının kararı • Yazışma ve tebligatı almaya yetkili kişi veya kişilerin listesi • Tapu Fotokopisi

6. Konfederasyon nasıl kurulur? • Aynı amaçlı üç adet federasyonun bir araya gelmeleri gerekir. • 3 adet konfederasyon tüzüğü • Federasyon tüzüklerinin; yönetim kurulu başkanından onaylı ve kaşeli sureti, • Federasyonlarca alınmış genel kurul kararı • Federasyon yönetim kurullarının kararı • Yazışma ve tebligatı almaya yetkili kişi veya kişilerin listesi • Tapu fotokopisi

7. Dernekler kurulduktan sonra ne zaman tüzel kişilik kazanırlar ve kurulduktan sonra nelere dikkat etmek gerekir? • Her türlü kuruluşa ait evrak, İl Dernekler Müdürlüğümüzce teslim alındıktan ve Alındı Belgesi verildikten sonra tüzel kişilik kazanırlar. • Evraklar ve tüzükler Müdürlüğümüzce 60 gün içinde incelenerek sonuç ilgili dernek, şube, federasyon veya konfederasyon yöneticilerine bir yazı ile bildirilir. • Tüzük onaylanıp yazı ile bildirildikten sonra 6 ay içinde ilk kongreyi yapıp, dernek organlarını oluşturmak zorunludur. • Dernekler tüzüklerinde belirtilen amaç ve çalışma konuları kapsamında faaliyet göstermek zorundadırlar.

8. Çocuk Derneklerinasıl kurulur? • 15 yaşını bitiren ayırt etme gücüne sahip küçükler; toplumsal, ruhsal, ahlakî, bedensel ve zihinsel yetenekleri ile spor, eğitim ve öğretim haklarını, sosyal ve kültürel varlıklarını, aile yapısını ve özel yaşantılarını korumak ve geliştirmek amacıyla yasal temsilcilerinin yazılı izni ile çocuk dernekleri kurabilir veya kurulmuş çocuk derneklerine üye olabilirler. • 12 yaşını bitiren küçükler yasal temsilcilerinin izni ile çocuk derneklerine üye olabilirler ancak yönetim ve denetim kurullarında görev alamazlar. • Çocuk derneklerine 18 yaşından büyükler kurucu veya üye olamazlar.

9. Derneğe üyelik işlemlerini nasıl yapacağım? a) Üyelik başvuruları yazılı olarak yapılmış mı? b) Bu başvurular yönetim kurulunca en çok otuz gün içinde karara bağlanmış mı? c) Sonuç başvuru sahibine yazılı olarak bildirilmiş mi? d) Tüzel kişilik üyeliği var mı? Varsa tüzel kişiliğin yönetim kurulunca alınmış kararı ve temsilcisi belirtilmiş mi?

10. Temsilcilik nasıl açabiliriz? • Dernekler, gerekli gördükleri yerlerde dernek faaliyetlerini yürütmek amacıyla temsilcilik açabilirler. Temsilcilikler, şube veya dernek genel kurullarında temsil edilmezler. Şubeler temsilcilik açamazlar. Temsilciliğin adresi, yönetim kurulu kararıyla temsilci olarak görevlendirilen kişi veya kişiler tarafından o yerin mülkî idare amirliğine yazılı olarak bildirilir .

11. Genel kurul toplantılarını ne zaman yapmak gerekir? • Dernek tüzüğünde belli edilen zamanlarda olağan, • Yönetim veya denetim kurulunun gerekli gördüğü hallerde veya dernek üyelerinden beşte birinin yazılı isteği üzerine otuz gün içinde olağanüstü toplanır. • Olağan genel kurul toplantılarının en geç üç yılda bir yapılması zorunludur.

12. Üyeler genel kurul toplantısına hangi usullerle çağrılabilir? • Yönetim kurulu kararı nasıl alınır? (tarih, saat, yer, 2. toplantı, çağrı usulü, gündem) • Genel kurula katılacak üye listesi düzenlenir • Toplantı; 15 gün önceden günü, saati, yeri ve gündemi gazetede ilan edilmek veya yazılı yada elektronik posta yoluyla üyelere duyurulur. Bu duyuruda çoğunluk sağlanamadığı taktirde 2. toplantının günü, saati ve yeride belirtilir. • İki toplantı arası 7 günden az 60 günden fazla olamaz.

13. Toplantı usulünasıldır? • Üyeler, yönetim kurulunca düzenlenen listedeki adları karşısına kimliklerini göstererek imzalarlar ve toplantı yerine girerler • Tüzel kişilik üyelerinin temsili nasıl olmalıdır? • Kimlik belgesini göstermeyenler, belirtilen listeyi imzalamayanlar ile genel kurula katılma hakkı bulunmayan üyeler toplantı yerine alınmaz. Bu kişiler ve dernek üyesi olmayanlar, ayrı bir bölümde genel kurul toplantısını izleyebilirler.

14. Toplantı yeter sayısı sağlanmışsa durum bir tutanakla tespit edilir ve toplantı açılır. Toplantıda çoğunluk sağlanamamışsa da tutanak tutulur. • Açılıştan sonra divan seçilir. • Dernek organlarının seçimi için yapılacak oylamalarda, oy kullanan üyelerin divan heyetine kimliklerini göstermeleri ve hazırun listesindeki isimlerinin karşılarını imzalamaları zorunludur. • Genel kurulda her üyenin bir oy hakkı vardır; üye oyunu şahsen kullanmak zorundadır. • Dernekler genel kurullarında isterlerse gizli oy yerine açık oy da kullanabilirler.

15. Toplantılara Hükümet Komiserinin katılması uygulamasına son verilmiştir. • Şubeler genel merkez genel kurulundan en az 2 ay önceden genel kurulunu yapmak zorundadır. • Olağan veya olağanüstü genel kurul toplantılarını izleyen 30 gün içinde, yönetim ve denetim kurulları ile diğer organlara seçilen asıl ve yedek üyeleri içeren Genel Kurul Sonuç Bildirimi ve ekleri yönetim kurulu başkanı tarafından İl Dernekler Müdürlüğüne bildirilir. • Şubeler genel merkeze sonuçları bildirmek zorundadır. • Divan tutanağında 1. ve 2. toplantı tarihleri, derneğin ve toplantıya katılan üye sayısı, seçilenlerin isimleri ve toplantıda görüşülen hususların belirtilmesi ve divan heyetince imzalanmaları zorunludur.

16. Yurtdışından nasıl yardım alınabilir? • Dernek veya vakıflar, Yurtdışından Yardım Alma Bildirimini iki nüsha olarak doldurup mülki idare amirliğine önceden bildirimde bulunmak şartıyla yurt dışındaki kişi, kurum ve kuruluşlardan ayni ve nakdi yardımalabilirler. Nakdi yardımların bankalar aracılığıyla alınması ve kullanılmadan önce İl Dernekler Müdürlüğüne bildirim şartının yerine getirilmesi zorunludur.

17. Dernekler hangi usule göre defter tutarlar? • Dernekler işletme hesabı esasına göre defter tutarlar. Ancak, yıllık brüt gelirleri 2012 yılı için 862.357,00 TL’yi aşan dernekler takip eden hesap döneminden başlayarak bilanço esasına göre defter tutarlar. • Hesap dönemi 1 Ocak’ta başlar ve 31 Aralık’ta sona eder. • Ancak dernekler isterlerse bilanço esasına göre de yukarıdaki miktara bağlı kalmaksızın bilanço esasına göre defter tutabilirler.

18. Derneklerin tutması gereken defterler hangileridir ve defterler nasıl tutulmalıdır? • A-Basit Usulde Tutulacak Defterler Karar Defteri: Bu deftere kararın tarih ve sayısı ile konusunun yazılması zorunludur, ancak alınan karar birden fazla konuyu içeriyorsa, konu kısmına genel nitelikte ibareler yazılabilir. Karar defterinin "Toplantıya Katılan Üyelerin Adı ve Soyadı" kısmına yalnızca toplantıya katılan yönetim kurulu üyelerinin adı ve soyadları yazılır. Toplantıda alınan kararlar "Kararın Metni" kısmına yazılır ve kararın altı toplantıya katılan üyeler tarafından imzalanır. Ancak, karara katılmayan üyeler, karara katılmadıklarını belirten ibareleri yazarak kararın altına imza atarlar. Aynı toplantıda alınan kararların birden fazla sayfaya yazılması halinde, her sayfa paraf edilerek kararın bittiği sayfa imzalanır. Her yılın ilk kararına (1)’den başlayarak numara verilir.

20. Üye Kayıt Defteri: Yazılı olarak yapılan üyelik başvurusu üzerine, dernek yönetim kurulunca başvurusu kabul edilen gerçek kişi üyenin; adı soyadı, T.C. kimlik numarası, tabiiyeti, anne adı, cinsiyeti, üyeliğe giriş ve üyelikten çıkış tarihlerinin deftere yazılması zorunludur. Ayrıca, mesleği, yerleşim yeri ve e-mail adresi de deftere yazılabilir. Üyeler arasında yabancı kişilerin bulunması halinde T.C. kimlik numarası satırına, varsa kişinin tabiiyetinde bulunduğu ülkenin vatandaşlık numarası ve benzeri bilgiler yazılır. Resim yapıştırmak ve aidatları bu deftere işlemek zorunlu değildir.

22. Evrak Kayıt Defteri Evrak kayıt defteri; karşılıklı sayfalarda yer alan, "Gelen Evrak" ve "Giden Evrak" şeklinde iki bölüm halinde tutulur. Gelen evraklar gelen evrak bölümüne, giden evraklar giden evrak bölümüne olmak üzere, her bir satıra ilgili evraka ait bilgiler yazılır. Gelen ve giden evrak kayıt sıra numaraları, her yılın başında (1) sıra numarası ile başlar. Gelen ve giden evrak kayıt defteri, "gelen evrak kayıt defteri" ve "giden evrak kayıt defteri" olarak ayrı defterler halinde tutulabilir. Bu şekilde tutulan defterler bir araya getirilerek tek bir defter olarak muhafaza edilir.

25. Demirbaş Defteri Bu defterin her bir satırına ve ilgili sütunun altına bir demirbaşa ait bilgiler yazılır. Parçaları ile bir bütün olan ve bu şekilde alınmış demirbaşlar bir satıra kaydedilir ve adedi sütununa takım ve benzeri ibareler yazılır. Diğer sütunlara yazılamayan, ancak yazılması gerekli görülen bilgiler açıklama sütununda belirtilir. Bilânço esasına göre defter tutulması halinde, demirbaş defteri tutulmaz.

27. İşletme Hesabı Defteri Karşılıklı sayfalarda yer alan, "Gelirler" ve "Giderler" şeklinde iki bölüm halinde tutulur. Gelirler gelir bölümüne giderler gider bölümüne olmak üzere, her bir satıra ve ilgili sütunun altına bir belgeye ait bilgiler yazılır. Bu defter hesap dönemi sonunda, Dernekler Yönetmeliğinin eki (Ek-16)’da belirtilen örneğe uygun olarak düzenlenen "İşletme Hesabı Tablosu" nun yazılması ile kapatılır. Yeni döneme ait kayıtlara (1)’den başlayarak sıra numarası verilir.

30. Alındı Belgesi Kayıt Defteri Dernekler tarafından bastırılan Dernek Gelirleri Alındı Belgeleri (Bağış Makbuzu) sıra numaralarına göre bu deftere işlenir. Makbuzlar teslim alana imza karşılığında verilir ve işlemi bittiğinde imza karşılığında teslim alınır. Alındı Belgelerinin genel kurul toplantıları sonunda bir tutanakla yeni sayman üyeye teslim edilmesi gerekir.

32. B-Bilanço Esasında Tutulacak Defterler • Karar Defteri • Üye Kayıt Defteri • Evrak Kayıt Defteri • Alındı Belgesi Kayıt Defteri • Yevmiye Defteri (noter) • Büyük Defter (Defter-i Kebir) (noter) • Envanter Defteri (noter)

33. Defterleri tutarken nelere dikkat etmeliyiz? • Tutulacak defter ve kayıtların Türkçe olması zorunludur. • Defterler mürekkepli kalemle yazılır. • Defterler bilgisayar ortamında da tutulabilir. • Defter ve kayıtlara rakam ve yazılar yanlış yazıldığı takdirde düzeltmeler ancak yanlış rakam ve yazı okunacak şekilde çizilmek, üst veya yan tarafına veya ilgili bulunduğu hesaba doğrusu yazılmak suretiyle yapılabilir. Yanlış rakam ve yazının çizilmesi halinde, bu rakam ve yazıyı çizen tarafından paraflanır. • Defterlere geçirilen bir kayıt; kazımak, çizmek veya silmek suretiyle okunamaz hale getirilemez.

34. Karar defterinin sayfa sonunda imza için bırakılan bölümü hariç defterlerin satırları, çizilmeksizin boş bırakılamaz ve atlanamaz. Ciltli defterlerde, defter sayfaları ciltten koparılamaz. Tasdikli form veya sürekli form yapraklarının sırası bozulamaz ve bunlar yırtılamaz. • İşlemler, defterlere günlük olarak kaydedilir. Ancak, gelir ve gider kayıtları; İşlemlerin, işin hacmine ve gereklerine uygun olarak muhasebe düzeni ve güvenliğini bozmayacak bir süre içinde kaydedilmesi şarttır. Bu gibi kayıtlar 10 günden fazla geciktirilmez. • Bilgi ve belgelerin defterlere tarih sırasına göre düzenli tutulması zorunludur.

35. Defterler nereden ve hangi dönemlerde tasdik edilecek? • Derneklerce tutulması zorunlu olan defterlerin dernekler biriminden veya noterden onaylı olması zorunludur. • Bu defterlerin kullanılmasına sayfaları bitene kadar devam edilir ve defterlerin ara tasdiki yapılmaz. • Ancak, bilanço esasına göre tutulan defterler ile form veya sürekli form yapraklı defterlerin, kullanılacağı yıldan önce gelen son ayda, her yıl yeniden tasdik ettirilmesi zorunludur. • Dernek defterlerinin şekli 2007 yılında değiştirilmiştir.

36. Dernek Gelirleri nasıl tahsil edilir? • Dernek gelirleri alındı belgesi ile tahsil edilir. • Dernek gelirlerinin bankalar aracılığı ile tahsili halinde banka tarafından düzenlenen dekont veya hesap özeti gibi belgeler alındı belgesi yerine geçer. • Dernek gelirlerinin toplanmasında kullanılacak alındı belgeleri yönetim kurulu kararı ile matbaalara bastırılır. Matbaalara ait bilgilerin bu belgeler üzerinde yazılması zorunludur. • Bastırılan alındı belgelerinin seri ve sıra numaraları ile diğer baskı işlerinde kusur bulunup bulunmadığı, sayman üyece kontrol edilir.

37. Alındı belgeleri, matbaadan sayman üye tarafından bir tutanak ile teslim alınır. • Bastırılan alındı belgesi ciltlerinin 15 gün içinde basımevleri tarafından İl Dernekler Müdürlüğüne bildirilmesi zorunludur. • Dernek saymanınca teslim alınan alındı belgeleri Alındı Belgesi Kayıt Defterine kaydedilir. Alındı belgelerinin, eski ve yeni saymanlar arasında tutanakla devir teslimi yapılır. • Alındı belgelerinden kaybolan veya çalınanlar bir tutanak ile tespit edilir. Yönetim kurulunca karar alındıktan sonra ilgili mahkemeden zayi belgesi çıkartılır.

38. Alındı belgeleri, sabit boyalı sert veya sivri uçlu tükenmez kalemle okunaklı bir biçimde silintisiz ve kazıntısız olarak doldurulur. Ödemede bulunana asıl yaprak koparılarak verilir, koçan kısmı ciltte bırakılır. Düzenleme sırasında hata yapılırsa, hatalı belge yaprağı ödemede bulunana verilmez. Asıl ve koçan yaprakların üzerine “İPTAL” ibaresi yazılıp her ikisi koparılmadan ciltte bırakılır. • Daha önce Maliye Bakanlığınca bastırılan ve Mal Müdürlüklerinden satın alınan alındı belgeleri kullanılmaz.

39. Dernek giderleri nasıl belgelendirilir? • Fatura, perakende satış fişi, serbest meslek makbuzu gibi harcama belgeleri ile yapılır. • Gider Pusulası ve Gider Makbuzu düzenleyebilir. • Dernekler tarafından kişi, kurum veya kuruluşlara yapılacak bedelsiz mal ve hizmet teslimleri Ayni Yardım Teslim Belgesi ile yapılır. Kişi, kurum veya kuruluşlar tarafından derneklere yapılacak bedelsiz mal ve hizmet teslimleri ise Ayni Bağış Alındı Belgesi ile kabul edilir. • Bu Belgeler de dernek yönetim kurulları tarafından bastırılır.

40. Yıl sonunda yapılması gereken işlemler nelerdir?1- İşletme hesabı esasına göre kayıt tutan dernekler yıl sonlarında (31 Aralık) “İşletme Hesabı Tablosu” düzenlerler. 2- Bilanço esasına göre defter tutanların ise bilanço ve gelir tablosunu düzenlemeleri yeterlidir.

41. Yetki Belgesi nasıl alınır? • Dernek adına gelir tahsil edecek kişi veya kişiler, yetki süresi de belirtilmek suretiyle, yönetim kurulu kararı ile tespit edilir. Gelir tahsil edecek kişilerin açık kimliği, imzası ve fotoğraflarını ihtiva eden Yetki Belgesi dernek tarafından üç nüsha olarak düzenlenerek, dernek yönetim kurulu başkanınca onaylanır. Yetki belgelerinin birer sureti dernekler birimlerine verilir.

42. Dernek adına gelir tahsil edecek kişiler, ancak adlarına düzenlenen yetki belgelerinin bir suretinin dernekler birimine verilmesinden itibaren gelir tahsil etmeye başlayabilirler. Dernekler birimlerince kendilerine verilen her bir yetki belgesi için otomatik sıra numarası verilir. • Yetki belgelerinin süresi, yönetim kurullarının görev süresi ile sınırlıdır. Yeni seçilen yönetim kurullarının, yetki belgelerini yenilemesi zorunludur.

43. Yetki belgesinin süresinin bitmesi veya adına yetki belgesi düzenlenen kişinin görevinden ayrılması, ölümü, işine veya görevine son verilmesi hallerde, verilmiş olan yetki belgelerinin dernek yönetim kuruluna bir hafta içinde teslimi zorunludur. Ayrıca, gelir toplama yetkisi yönetim kurulu kararı ile her zaman iptal edilebilir. • Yetki belgesi ile ilgili değişiklikler yönetim kurulu başkanınca, 15 gün içerisinde dernekler birimine bildirilir.

44. Dernek adına gelir tahsil etmekle yetkili olan kişiler, tahsil ettikleri paraları 30 gün içerisinde dernek saymanına teslim ederler veya derneğin banka hesabına yatırırlar. Ancak, tahsilatı 2012 yılı için 1.722.- TL’yi geçenler, 30 günlük süreyi beklemeksizin tahsil ettikleri parayı en geç iki iş günü içinde dernek saymanına teslim ederler veya derneğin banka hesabına yatırırlar. • Dernek kasasında bulundurulabilecek para miktarı, ihtiyaçlar dikkate alınarak yönetim kurulunca belirlenir. • Yetki belgesi olmayanlar ile yetki belgesinin süresi bitenler alındı belgesi kesemezler.

45. Ne zaman lokal izni alabilirim? • Lokal, dernek üyelerinin sosyal ihtiyaçlarını karşılamak üzere mülki idare amirinin izniyle açılan tesistir. Dernekler, başka bir dernek, gerçek veya tüzel kişi ile ortaklaşa lokal açmaz. Federasyon ve konfederasyonlar hariç, lokal açabilmesi için derneğin en az bir yıldan beri faaliyette bulunması şarttır. Çocuk dernekleri lokal açamaz.

46. Lokal izni için nereye başvurabilirim? • Büyükşehir belediyesi sınırları içinde kalan ilçeler dahil olmak üzere diğer ilçelerde açılacak lokaller için kaymakamlığa bir dilekçe ile başvurulur. Bu başvurularda Kaymakamlık yazı işleri müdürleri iş ve işlemleri takip etmekle yükümlüdür. Başvurulara aşağıda belirtilen belgeler eklenir.

47. Yönetim kurulu kararının örneği, • Lokal olarak açılacak yerin tapu senedi örneği, • Kiralık ise kira kontratının örneği, • Mesken olarak görünen yerler için kat maliklerinin oy birliği, mesken ve işyerinin birlikte yer aldığı binalarda mesken sahiplerinin tamamının onayı ve işyeri sahiplerinin oy çokluğu ile aldıkları kararın örneği, iş hanlarında ise yönetim kurulu kararı örneği, • Dernek lokali okul öncesi eğitim, ilk ve orta öğretim resmi ve özel okul binaları ile özel eğitime muhtaç bireylerin devam ettikleri öğretim kurumlarına yüz metreden yakın mesafe içinde olamaz.

48. Derneklerin; belediye ve mücavir alanlar içinde açacakları lokaller için yapı kullanma (iskan) izin belgesi, bu belgenin bulunmadığı durumlarda ise ilgili belediyeden alınacak söz konusu yerin lokal olarak kullanılmasında sakınca olmadığına dair belge; bu alanlar dışındaki lokaller için bayındırlık ve iskan müdürlüklerinden alınacak lokal olarak kullanılmasında sakınca olmadığına dair belge. • Lokal olarak açılan yerin yerleşim yerinin değiştirilmesi halinde yukarıda sayılan işlemler tekrar edilir.

49. Lokal olarak açılacak yerin ve bulunduğu binanın fenni ve yangın güvenliği ile toplum sağlığı ve çevre bakımından belediyece, genel güvenlik ve asayişin korunması yönünden kolluk kuvvetlerince incelenmesi yapılır. • Başvuru belgeleri ve inceleme sonuçları olumlu olan derneklere, mülki idare amirince lokal açma ve işletme izni verilir. • Lokalin hangi derneğe ait olduğunun belirtildiği “……..Derneği Lokali” ibaresinin yazılı olduğu levha ile “Üye olmayan giremez” ibaresinin yazılı olduğu levhanın asılması zorunludur.

50. Lokal açma ve işletme belgesi düzenlendikten sonra 15 gün içinde dernekler birimlerince; kolluk amirliği, belediye, alkollü içki kullanılmasına izin verilenler için tekel idaresi, çevre müdürlükleri ile derneğin bağlı bulunduğu vergi dairesine lokalin açıldığı bildirilir. Kolluk kuvvetleri bu bilgilere istinaden izinsiz açılan lokalleri men eder. • Her dernek lokaline, yönetim kurulu kararıyla sorumlu bir müdür tayin edilerek mülki idare amirine bildirilir.