Universidade Lusíada Metodologia de Gestão de Projectos de Sistemas de Informação Maio 2008

1. Universidade Lusíada Metodologia de Gestão de Projectos de Sistemas de Informação Maio 2008 César Ramalho Director Geral AYON – Business Solutions, Lda cesar.ramalho@ayon.pt

2. O Grupo • AYON Business Solutions • Soluções de gestão com base em software internacional e plataforma Microsoft • APR Sistemas de informaçãoSoluções de gestão com base em software nacional e plataforma Oracle • B2F Business To FutureSistemas de Business Inteligence

3. Os Clientes

4. Globalização Concorrência Ambiente Económico Fazer mais com menos Evoluções Tecnológicas Resultados Desafios

5. Pessoas Determinam o sucesso das Empresas

6. Produtividade Pessoal Trabalho em Equipa Acesso à Informação Amplificar o Potencial das Pessoas

7. Estudo de empresas

8. Produção Supply Chain Fátima, Financeira Carlos, IT CRM Luís, Vendas Julia, Marketing Luciana, Compras 2 Mundos Diferentes Produtividade Empresarial Processos de Negócio Produtividade Pessoal

9. Uma Empresa Operações Vendas e Marketing Financeiro Sistemas de Informação Outros

10. PERFIL - Demográfico - Carreira - Relacionamento - Ambiente de Trabalho - Processos de Negócio - Ferramentas de Trabalho ... Customer Model

14. Noções base – Definição de projecto Esforço temporário com o objectivo de criar um produto ou serviço único • Temporário porque tem um início e fim concreto, que é atingido quando os objectivos são cumpridos ou quando se torna claro que não vão ser atingidos e o projecto é abandonado • Único porque pressupõe fazer algo que nunca foi feito antes. A presença de elementos repetitivos não afecta o caracter único do esforço global

15. Noções base – O que é gestão de projectos ? Gestão de projectos é a aplicação de conhecimento, capacidades, ferramentas, e técnicas às actividades do projecto de forma a atingir ou ultrapassar as expectativas dos envolvidos no projecto Este processo envolve o equilíbrio entre necessidades concorrentes: • Âmbito, tempo, custo, e qualidade • Diferentes necessidades (identificadas) e expectativas (não identificadas)

16. Noções base – Principais grupos de processos

17. Porque falham os projectos de SI ?Os 3 factores críticos: O Cliente • Envolvimento da Gestão de Topo • Organização

18. Porque falham os projectos de SI ?Os 3 factores críticos: O Fornecedor • Conhecimento do Negócio do Cliente • Equipa • Produto adequado

19. Porque falham os projectos de SI ?Os 3 factores críticos: Gestão de projecto • Responsabilidade partilhada • Planeamento e Controlo

20. Gestão partilhada

21. Definição do âmbito • Identificar os problemas reais • Envolver • Definir claramente os objectivos • Ter sempre em conta a empresa real e os recursos disponíveis • Ter em mente a obtenção de resultados intermédios • Projectar a totalidade do ciclo de vida e os cadernos de encargos ?

22. A gestão das expectativas • Expectativas vs. Aspirações • O calendário não estica • Fale agora ou cale-se para sempre ? • Agora que já negociámos... • Envolver • Não prometa ! • Não se esqueça da comunicação

23. Metodologia geral de reuniões • Marcação antecipada por e-mail 1 semana antes • Recepção dos temas a abordar até 48 horas antes • Envio do plano da reunião 48 horas antes por e-mail (serve de confirmação) • Toda a documentação de suporte aos pontos tratados deve ser entregue em papel ou formato electrónico pela parte emissora • Os pontos que não façam parte do plano, serão tratados sempre a seguir aos previstos • Definir sempre datas de resposta, e responsável por esta, para os pontos que fiquem em aberto • Acta escrita sempre pelo Gestor de Projecto, enviada a todos os participantes no prazo máximo de 48 horas

24. Levantamento de necessidades • Marque o levantamento para uma altura que não seja inconveniente • Mantenha uma postura humilde • Lembre-se que tem dois ouvidos e uma boca • Tente detectar os “botões verdes” e os “botões vermelhos” do utilizador • Escreva tudo • Tente falar com o utilizador na sua linguagem • Não faça promessas

25. Levantamento de necessidades • Não aponte soluções para tudo • Não minimize os problemas do utilizador • Valide as necessidades • Verifique se o utilizador não faz pedidos por analogia com o que já conhece • Faça vários tipos de perguntas • Não entre em “áreas pantanosas” • Anote as sugestões do utilizador

26. Levantamento de necessidades • Valide todas as necessidades do utilizador • Tente determinar as suas expectativas • Use as ferramentas documentais adequadas • Identifique os responsáveis e todos a envolver • Comprometa • Envolva

27. Metodologias de referência • Vaporware e realidade Gestão de crise e talento individual são as metodologias mais usadas no mundo real Para além de uma metodologia sólida, a gestão de projectos baseia-se, principalmente, em relações humanas, bom senso e liderança

28. Metodologia de Gestão de Projectos

29. ?+! César Ramalho Director Geral AYON – Business Solutions, Lda cesar.ramalho@ayon.pt