Microsoft Project 98

1. Microsoft Project 98 ohjelmiston käyttö Tekijät: Erkko Lahnajärvi Jukka Peltola Juhani Hakanen Petteri Kannisto

2. OHJELMA LÖYTYY START -MENUSTA OHJELMAN KÄYNNISTYESSÄ OHJELMA TOIVOTTAA KÄYTTÄJÄN TERVETULLEEKSI Erkko

3. GANTT CHART -NÄKYMÄ TEHTÄVIEN SYÖTTÖ IKKUNAN VASEMPAAN LOHKOON OIKEASSA PUOLISKOSSA NÄKYVÄT TEHTÄVIEN AIKAJANAT NÄKYMIEN KOLME ERI PÄÄLUOKKAA: GRAAFISET NÄKYMÄT TAULUKOT KAAVIOT Erkko

4. Uuden projektin aloittaminen Uuden projektin määrittely aloitetaan syöttämällä ohjelmalle projektin perustiedot ja aikataulu… Petteri

5. Valitse project valikosta komento project information, jolloin project information for– ikkuna avautuu. 1. Määrittele, aloitetaanko projektin aikataulutus projektin aloitus- vai lopetuspäivämäärästä 2. Nyt syötä joko lopetus- tai aloituspäivämäärä Petteri

6. 3. Päivämäärä, josta ohjelma laskee rahallisia arvoja ja projektin edistymistä. Jos kohtaan jätetään NA, se tarkoittaa, että ohjelma käyttää Current date arvoa myös Status date – arvona. Petteri

7. 4. File/Properties valikossa voit syöttää projektin perustiedot. Tietoja ei tarvitse syöttää heti projektin alussa, koska ne näkyvät vasta raporttien tulostuksessa. Projektin otsikko Aihe Tekijä Manageri Firma Kategoria Avainsanat Kommentteja Linkki Petteri

8. Olet nyt onnistunut määrittelemään projektin perustiedot ja aikataulun. Onneksi olkoon! Petteri

9. TEHTÄVIEN SYÖTTÖ Tehtävät voidaan syöttää monella eri tavalla ja monessa eri näkymässä. Yksi tapa on tehdä se Gantt Chart –näkymässä ja kuten Excelissä, voi tiedot kirjoittaa suoraan sarakkeisiin. 1. Gantt Chart –näkymä on oletusnäkymä, joka avautuu ellei oletusarvoja ole muutettu. 2. Task Name sarakkeen ensimmäinen solu kertoo Tehtävän Nimen 3. Jokaisen tehtävän kesto voidaan syöttää heti tehtävän nimen syötön jälkeen, Duration sarakkeessa. Duration sarakkeeseen määriteltävässä tehtävän kestossa voidaan käyttää lyhenteitä:w = weeks, viikkojad = days, päiviäh = hours, tuntejam = minutes, minuuttejaMikäli lyhennettä ei syötetä, vaan kesto valitaan askeltimella, tehtävän kesto on oletusarvoisesti päivinä. 2. 3. 1. Juhani

10. Tehtävien Linkitys :D Projekti on paljon muutakin kuin pitkä lista erillisiä tehtäviä. Tehtävät yleensä liittyvät tavalla tai toisella toisiinsa. Vaikka tehtäville annetaan kesto, täytyy vielä määritellä, milloin mikäkin tehtävä aloitetaan suhteessa johonkin toiseen tehtävään. 2. Tämän jälkeen klikaa Link Tasks -painiketta. Tämän jälkeen tehtävät linkitetään ns. Finish-to-Start suhteella. Tämä tarkoittaa sitä, että seuraava tehtävä aloitetaan vasta, kun edellinen tehtävä on suoritettu loppuun. 1. Valitse linkitettävät tehtävät. 3. Voit purkaa linkin tehtävien väliltä klikkaamalla Unlink Tasks Linkittämällä tehtävät ohjelma laskee automaattisesti projektin aika taulun. Lisäksi se määrittää automaattisesti kaikkien tehtävien aloitus- ja lopetuspäivämäärät. Juhani

11. MILESTONE -TARKISTUSPISTE TARKISTUSPISTE MÄÄRITELLÄÄN KUTEN TEHTÄVÄ, MUTTA KESTOKSI LAITETAAN NOLLA TARKISTUSPISTE VOIDAAN ASETTAA HAVAINNOLLISTAMAAN TEHTÄVÄN ALOITUS- TAI PÄÄTTYMISKOHTAA VINONELIÖ NÄYTTÄÄ TARKISTUSPISTEEN PAIKAN

12. TEHTÄVÄN AIKATAULUTUS TYÖAJAN MUOKKAAMINEN TAPAHTUU VALIKOSTA Tools/Change Working Time HUOM! ENNEN TEHTÄVIEN SYÖTTÖÄ KANNATTAA KALENTERIIN SYÖTTÄÄ KAIKKI TIEDOSSA OLEVAT VAPAAPÄIVÄT. PROJECT LASKEE AUTOMAATTISESTI NE POIS TYÖN PITUUDESTA.

13. TEHTÄVÄN AIKATAULUTUS TASK INFORMATION –IKKUNA SAADAAN NÄKYVIIN TUPLAKLIKKAAMALLA TEHTÄVÄRIVIÄ SYÖTETTÄESSÄ TEHTÄVÄN KESTO, OHJELMA LASKEE VIIKONLOPUT JA VAPAAPÄIVÄT MUKAAN TYÖPÄIVIEN MÄÄRÄÄN. SYÖTETTÄESSÄ TEHTÄVÄLLE SEKÄ ALOITUS- ETTÄ LOPETUS PVM, OHJELMA LASKEE TEHTÄVÄN KESTOKSI VAIN TYÖPÄIVÄT. JOS TEHTÄVÄN AIKANA ON VIIKONLOPPUJA TAI VAPAAPÄIVIÄ, EI NIITÄ HUOMIOIDA TYÖVÄPÄIVIEN LUKUMÄÄRÄSSÄ.

14. Tehtävien Linkitys :D Kun tehtävä linkitetään edellä kuvatulla tavalla, niin tehtävien suhteeksi syntyy oletusarvoisesti äsken mainittu Finish-to Start-suhde. Microsoft Project 98 tunnistaa muitakin tehtävien välisiä suhteita. Tehtävien suhteiden lisäksi voidaan niiden välille määritellä lag time -viive 1. Task Dependency -ikkuna avautuu, kun tehtävien välistä suhdeviivaa kaksoisklikataan 2. Valitse linkkityyppi 3. Lag-kohdassa voidaan määritellä tehtävien välinen viive. 4. Linkki tehtävien välille voidaan myös luoda Task Information -ikkunassa. Kaksois napsauta tehtävää tai valitse tehtävä ja napsauta työkaluriviltä Task Information -painiketta Juhani

15. LINKKITYYPIT • FINISH-TO-START –SUHDE: • YLEISIMMIN TARVITTAVA SUHDE JA OLETUSARVO • -ELI EDELLINEN TEHTÄVÄ ON SAATAVA PÄÄTÖKSEEN ENNENKUIN SEURAAVA TEHTÄVÄ VOIDAAN ALOITTAA • START-TO-START –SUHDE: • TÄLLÄ MÄÄRITELLYT TEHTÄVÄT VOIDAAN ALOITTAA SAMANAIKAISESTI • FINISH-TO-FINISH –SUHDE: • -TEHTÄVÄT VALMISTUVAT SAMANAIKAISESTI • START-TO-FINISH –SUHDE: • -EDELLISEN TEHTÄVÄN OLTAVA TOIMINNASSA VIELÄ KUN UUSI TEHTÄVÄ ON VALMIS

16. Tehtävien Linkitys :D 5. Siirry avautuvan Task Information -ikkunan Predecessors-välilehdelle 7. Ajaa saman asian kuin kohta 3. 6. Valitse Task Name -sarakkeesta tehtävä, johon valittu tehtävä halutaan linkittää. Valitse Type-sarakkeeseen linkityssuhde. Juhani

17. SYÖTETTYJEN TEHTÄVIEN TARKENTAMINEN * YHTEENVETO- JA ALITEHTÄVÄT LISÄTÄÄN RIVEJÄ ! Erkko

18. UUSI RIVI LISÄTÄÄN VALITSEMALLA INSERT –VALIKON NEW TASK 1 RIVEJÄ LISÄTÄÄN VALITSEMALLA TEHTÄVÄ, JONKA ALAPUOLELLE TEHTÄVIÄ/RIVEJÄ LISÄTÄÄN SITTEN VEDETÄÄN HIIRELLÄ ALASPÄIN JA PAINETAAN INDENT Erkko

19. 2 KUN TEHTÄVISTÄ TULEE ALITEHTÄVIÄ, YLEMMISTÄ TEHTÄVISTÄ TULEE YHTEENVETOTEHTÄVÄN TIETOJA EI VOI MUUTTAA KUIN MUUTTAMALLA ALITEHTÄVÄN TIETOJA YHTEENVETOTEHTÄVIÄ Erkko

20. Aikataulutuksen rajoittaminen Voit vaihtaa tehtävien alkamis- tai loppumispäivämääriä Task Information –ikkunassa, joka avataan tuplaklikkaamalla tehtävää. Siirry Advanced –välilehteen Määrittele päivämäärät tarvittaessa Date -kohtaan Jos aikataulutusta on rajoitettu, se näkyy merkintänä ilmaisinsarakkeessa. Valitse rajoitusmääritys Jukka

21. Eri rajoitusmäärityksiä: As Late As Possible – tehtävä aloitetaan niin myöhään kuin mahdollista, kuitenkin niin, että tehtävä päättyy ennen kuin projekti päättyy As Soon As Possible – tehtävä aloitetaan heti, kun se on linkityksessä määriteltyjen suhteiden mukaan mahdollista. Oletuksena kaikilla tehtävillä on tämä rajoitus Finish No Earlier Than – tehtävä ei saa päättyä aikaisemmin kuin päivämääräksi on asetettu Finish No Later Than – tehtävä ei saa päättyä myöhemmin kuin päivämääräksi on asetettu Must Finish On – tehtävän on päätyttävä asetettuna päivänä Must Start On – tehtävä on aloitettava asetettuna päivänä Start No Earlier Than – tehtävä ei saa alkaa asetettua päivää aiemmin Start No Later Than – tehtävä ei saa alkaa asetettua päivää myöhemmin Kaikki muut paitsi As Soon As Possible ja As Late As Possible vaativat päivämäärän määrittämisen Huom: Tehtävien aikataulutuksien rajoittaminen rajoittaa ohjelman kykyä aikatauluttaa projektia automaattisesti, joten rajoituksia kannattaa käyttää vain silloin kun se on välttämätöntä. Jukka

22. TOISTUVAT TEHTÄVÄT VALITAAN INSERT- VALIKOSTA RECURRING TASKS TOISTUVIA TEHTÄVIÄ VOI OLLA ESIMERKIKSI JOHTORYHMÄN KOKOUKSET TAI PROJEKTIRYHMÄN JOHTAJIEN PALAVERIT MÄÄRITTELE TEHTÄVÄN NIMI JA KESTO MÄÄRITTELE TEHTÄVÄN ESIINTYMISTIHEYS LOPPUAJANKOHTA PÄIVÄMÄÄRÄNÄ TEHTÄVIEN TOISTUMINEN ALKAA LOPPUAJANKOHTA TEHTÄVIEN TOISTON LUKUMÄÄRÄNÄ

23. Se on... nyt sitten siinä!