טיפול פרואקטיבי ב Buffer- בתכניות העבודה

1. טיפול פרואקטיבי בBuffer- בתכניות העבודה שמעון זיירמן רפאל מערכות מתקדמות בע"מ

2. רקע • ניהול פרויקטים במתודולוגיית השרשרת הקריטית עפ"י תורת האילוצים (TOC) משתמש ב-Buffer הפרוייקטי – כלי ניהול סיכונים רב-עוצמה,התורם ליכולת העמידה ביעדי הפיתוח או הייצור, בלוחות הזמנים ובתקציב המתוכנן, כל זאת בסביבת אי וודאויות/סיכונים טכניים, תכניתיים ותקציביים. • המימוש בפועל של המתודולוגיה, החל מתכנון ה-Buffer הפרוייקטי וכלה בניהולו השוטף נתקל בקשיים: • הכנסת Buffer לתכנית העבודה יוצרת לוח זמנים "לא ריאלי" שאינו מקבל אמון הצוות • בחירת Buffer קטן מהנדרש כ"פשרה" בין הצורך לבין משך תכנית העבודה מעקרת את יתרונותיו • צריכת ה Buffer בשלב מוקדם בפרויקט מקטין את האמון בשיטה • שיטת הרמזור לניהול ה-Buffer קשה לביצוע, קשה להחזיר Buffer לצבע הירוק • היעדר הנחיות לשינוי ה-Buffer עם הזמן ובפרט לקראת סיום הפרויקט

3. אי וודאויות/סיכונים בפרוייקטי פיתוח וייצור • טכניים: • האם קיים משפט היתכנות לתכן? • האם נשיג את הביצועים עליהם התחייבנו? • תכניתיים: • אי וודאות בהערכת משך הזמן הנדרש לביצוע כל משימה • אי וודאות באשר לזמינות משאבים במועד הנדרש (עובדים, מעבדות, מכונות וכד') • תקציביים: • אי וודאות בהערכת היקף ההשקעה הנדרש להשלמת כל משימה ומשימה • אי וודאות ביציבות שערי מטבע חליפין או במחירי שוק בייצור המקומי • בעיה מרכזית: המידע על אי הוודאויות והסיכוניםומשמעויותיהן הוא בעל אופי הסתברותי • יש סבירות שחלק מהסיכונים יתממש, חלק אחר לא יתממש. • סיכונים יתממשו במועדים שונים לא מתוכננים מראש לאורך חיי הפרויקט.

4. המענה: Buffer פרוייקטי יחיד • עקרונות המענה: • הכנסת Buffer פרוייקטי יחיד לתכנית העבודה • Buffer זה מייצג אינטגרל של הסיכונים ואי הוודאויות בפרוייקט • הכנסת Buffer פרוייקטי יחיד מפצה על היעדר מידע מפורט לסטיית התקן של כל משימה ומשימה בפרויקט. • השימוש ב-Buffer יחיד מאפשר למתכנן להפריד את העיסוק בתכנית הלוגית הבסיסית של הפרויקט מהעיסוק במשמעות הסיכונים ואי הוודאויות בפרוייקט.

5. Logical Plan RiskBuffer - Prepare Test Specimen Team A --Purchase material --Prepare specimen Team B - Plan and Perform Tests --Prepare Test Plan Team B Team B --Test in Field Both -- Analyze and Summarize - Project Buffer 30% Project Buffer Goal: Finish on Mar-15

6. הכנת תכנית העבודה בגישה פרואקטיבית • הקצאת זמן לביצוע התכנית כולה, מ-ARO ועד סיום. • הקצאת Buffer זמן בהתאם להערכת אי הוודאויות והסיכונים הטכניים, התכניתיים והתקציביים. • ברירת מחדל בהיעדר מידע נוסף: Buffer מומלץ בשיעור 20% ממשך התכנית • אך לא פחות מ10%- • כאשר רמת אי הוודאויות גבוהה, כדאי להגדיל ל-40% ואף ל-50% • הקצאת זמנים לפעילויות הפרויקט • טיפול בהסתייגויות גורמי הביצוע מזמנים קצרים מדי שהוקצו עבורם • איתור פתרונות חדשים ויצירתיים המאפשרים קיצור זמנים (מבלי לפגוע בפרויקט) • בעיקר מעולם הפרדת משתנים, מיקבול פעילויות וניתוח סיכונים שיטתי • גם אם לא נמצאו פתרונות יש לקבע תכנית ובה זמנים קצרים ביחס לדרישת המבצעים – במהלך ביצוע הפרויקט תהיינה הזדמנויות נוספות להעלאת רעיונות נוספים

7. ניהול פרואקטיבי של תכנית הפרויקט וה-Buffer • תגובות לפיגורים בביצוע יעדים, אי עמידה ביעדי סיום משימות: • תגובות לא אפקטיביות: • דחיית לוחות זמנים • "חדירה לינארית" ל-Buffer • הקטנת ה-Buffer

8. - Prepare Test Specimen Team A --Purchase material --Prepare specimen Team B הקטנת Buffer חדירה ל-Buffer דחיית סיום - Plan and Perform Tests --Prepare Test Plan Team B Team B --Test in Field Both -- Analyze and Summarize - Project Buffer 30% Project Buffer 15% PB 30% Project Buffer 30% Project Buffer Goal: Finish on Mar-15

9. ניהול פרואקטיבי של תכנית הפרויקט וה-Buffer • תגובות לפיגורים בביצוע יעדים, אי עמידה ביעדי סיום משימות: • תגובות לא אפקטיביות: • דחיית לוחות זמנים • "חדירה לינארית" ל-Buffer • הקטנת ה-Buffer • תגובה אפקטיבית: טיפול פרואקטיבי בתכנית הפרויקט וב-Buffer • תכנון לו"ז הפרויקט מחדש ללא שינוי במועד סיומו • שמירת ה-Buffer באותו שעור באחוזים מהזמן שנותר מהיום ועד לסיום הפרויקט • קיצור משך הזמן המיועד לביצוע הפעולות שנותרו עד לסיום הפרויקט וטיפול בהסתייגויות בשיטות זהות לשיטות ששימשו לתכנון הראשוני • הקטנת ה-Buffer באחוזים מותרת אך ורק אם הוסרו סיכונים וירדה מידת אי הוודאות בפרויקט

10. הפרוייקט מתוכנן מחדש מהיום ועד יום הסיום - Prepare Test Specimen Team A --Purchase material הלוגיקה קבועה.זמני משימות מתקצרים --Prepare specimen Team B - Plan and Perform Tests %Buffer ללא שינוי --Prepare Test Plan Team B Team B --Test in Field Both -- Analyze and Summarize - Project Buffer 30% Proj Buffer 30% Project Buffer טיפול בהסתייגויות Goal: Finish on Mar-15

11. ארוע לדוגמה

12. Kick Off - Samples Preparation Team A --Supply Material to Site B --Make Samples Team B -Testing --Preliminary Test Plan Team B Team B --Final Test Plan --Cycle I (Lab Test) Team B Team B --Cycle II (Lab & Field Test) --Test Results Evaluation Both Goal: Finish on Mar-15

13. FPR Kick Off Status Status - Samples Preparation Team A --Supply Material to Site B --Make Samples Team B -Testing --Preliminary Test Plan Team B Team B --Final Test Plan --Cycle I (Lab Test) Team B Team B --Cycle II (Lab & Field Test) --Test Results Evaluation Both --Project Buffer 40% Project Buffer Goal: Finish on Mar-15

14. FPR Kick Off Status Status Jan14 Jan27 - Samples Preparation Team A --Supply Material to Site B --Make Samples Team B -Testing --Preliminary Test Plan Team B Team B --Final Test Plan --Cycle I (Lab Test) Team B Team B --Cycle II (Lab & Field Test) --Test Results Evaluation Both --Project Buffer 40% Project Buffer 40% Project Buffer Goal: Finish on Mar-15

15. FPR Kick Off Status Status Jan27 עקרונות התכנית שנקבעה ב Jan 27 - Samples Preparation Team A --Supply Material to Site B --Make Samples Team B -Testing הזמן שהוקצה ל-Team B לביצוע הניסויים הוקטן ביחס לינארי מועד סיום הפרויקט נותר ללא שינוי למרות הדחייה המתוכננת של אספקת חומרי הגלם --Preliminary Test Plan Team B Team B --Final Test Plan --Cycle I (Lab Test) Team B Team B --Cycle II (Lab & Field Test) גודל ה Buffer נשמר בשיעור 40% מהזמן שנותר עד לסיום הפרויקט --Test Results Evaluation Both --Project Buffer 40% Project Buffer Goal: Finish on Mar-15

16. הסתייגות: הזמן שהוקצה לניסויים הוגדר כ"לא ריאלי" נדרשו רעיונות יצירתיים במענה לשאלה: מה נדרש בכדי להפוך את ה"לא ריאלי" ל"ריאלי"? FPR Kick Off Status Status Jan27 - Samples Preparation • רעיונות שהועלו: • גיוס יכולת של מעבדת ניסויים נוספת (הותנעו מגעים עם מעבדה חיצונית) • בחינה מחדש וקיצור תכנית הניסויים (מעבר על תכנית הניסויים גילה ניסויים מיותרים) Team A --Supply Material to Site B --Make Samples Team B -Testing --Preliminary Test Plan Team B Team B --Final Test Plan --Cycle I (Lab Test) Team B Team B --Cycle II (Lab & Field Test) --Test Results Evaluation Both --Project Buffer 40% Project Buffer Goal: Finish on Mar-15

17. FPR Kick Off Status Status Jan27 Feb 8 - Samples Preparation תקלה לא צפויה בשחרור המשלוח מהמכס. המשלוח מגיע ב Feb 14. Team A --Supply Material to Site B --Make Samples Team B -Testing אי-וודאויות הן יישות עם חיים עצמאייםוכושר הפתעה... --Preliminary Test Plan Team B Team B --Final Test Plan --Cycle I (Lab Test) Team B Team B --Cycle II (Lab & Field Test) --Test Results Evaluation Both --Project Buffer 40% Project Buffer Goal: Finish on Mar-15

18. FPR Kick Off Status Status Feb 8 Feb 14 - Samples Preparation 150Kg Team A --Supply Material to Site B --Make Samples Team B -Testing --Preliminary Test Plan Team B Team B --Final Test Plan --Cycle I (Lab Test) Team B Team B --Cycle II (Lab & Field Test) --Test Results Evaluation Both --Project Buffer 40% Project Buffer 25% PB Goal: Finish on Mar-15

19. FPR Kick Off Status Status Feb 14 עקרונות התכנית שנקבעה ב FEB 14 - Samples Preparation 150Kg Team A --Supply Material to Site B --Make Samples Team B מועד סיום הפרויקט נותר ללא שינוי למרות הדחיות הרבות שנצברו עד עתה -Testing --Preliminary Test Plan Team B Team B --Final Test Plan --Cycle I (Lab Test) Team B רמת הסיכון ירדה, גודל ה Buffer הוקטן ל-25% מהזמן שנותר עד לסיום הפרויקט Team B --Cycle II (Lab & Field Test) --Test Results Evaluation Both --Project Buffer 25% PB Goal: Finish on Mar-15

20. סוף דבר • אי וודאויות וסיכונים עיקריים נוספים לא התממשו, תוצאות הניסויים התקבלו ימים ספורים לפני המועד הנדרש. • ניהול הפעילות ע"י Team A בוצע בשיטות ניהול קלסיות ולא עמד בלו"ז הנדרש. • הניהול הפרואקטיבי של Team Bיצר את התנאים להתגייסות הצוות למציאת פתרונות לבעיות השונות ובכללן לפיגורים שנוצרו בעבודת Team A.

21. סכום • הוצגה גישה פרואקטיבית לתכנון וניהול הפרויקט באמצעות Buffer פרוייקטי יחיד. • בלב הגישה – שמירת Buffer באחוזים קבועים מהזמן שנותר עד לסיום הפרויקט ובהתאם לעוצמת אי הוודאויות והסיכונים שנותרו. • הגישה נשענת על מרכיבים נוספים בעלי חשיבות להצלחתה: • בניית תכנית לוגית פשוטה ויציבה לפרויקט • חיפוש מתמיד אחר פתרונות יצירתיים למצוקת הזמן והמשאבים • עבודת צוות ושיתוף פעולה

22. תודה רבה