Human Resource Management

1. Human Resource Management Pertemuan 9 PPSI

2. Learning Objectives • Urgensi HRM yang baikdalamproyek • HRM dalamprojek • Beberapateori HRM • HR planning • Isupentingdalamakuisisi staff • Tim development • Tool danteknikuntukmanajementimprojek • Software bantu untuk HRM

3. Project Human Resource Management • Pembentukantim yang efektifdalamprojek • Mencakup: • HR planning :identifikasidanmencatataturanprojek, tanggungjawabdanmelaporkanrelasiantar personal • Memperolehtimprojek :mendapatkanpersonil yang dibutuhkanuntukbekerjadalamprojek • Membentuktimprojek :membentuk skill individudankelompokuntukmeningkatkanpreformaprojek • Mangaturtimprojek : tracking performa member tim , motivasitim, mendapatkan feedback rutin, menyelesaikanisudankonfilik, kkordinasiuntukmembantumeningkatkanperformaprojek

4. Keys to Managing People • Teoripsikologidanmanagementelahmelakukanbanyak reset danpemikiranbagaimanacaramengaturanggotatim • Area yang terkaitprojekmanagemendalammengaturorang : • Teorimotivasi • Pengaruhdankekuatan • efektifitas

5. Intrinsic and Extrinsic Motivation • Intrinsic motivation / motivasi internal : motivasi yang membuatorangikutsertadalamaktifitaskarenakeinginanmerekasendiri • Extrinsic motivation / motivasieksternal : motivasi yang membuatorangikutkarenaadanyahadiahataumenghindarihukuman

6. Maslow’s Hierarchy of Needs • Abraham maslow : manusiamemilikikualitas yang unik yang membuatmerekadapatmembuatpilihan yang independent untukmengaturtujuanmereka • Maslow membuathirarkikebutuhan yang mengkatagorikanorangberdasarkanmotivasidalammencapaiksebuahkebutuhan

7. Figure 9-1. Maslow’s Hierarchy of Needs

8. Herzberg’s Motivational and Hygiene Factors • Frederick herzbergmembedakanmotivasimenjadi : • Motivational faktor : pretasi, pengakuan, kerja, tanggungjawab, kemajuan, danperkembangan. Iniadalahfaktur yang menyebabkankepuasandalampekerjaan • Hyginefaktor : gajibesar, supervisi yang lebih, danlingkunganbekerja yang lebihatraktif. Iniadalahfaktorpenyebabketidakpuasanjikatidakada, tetapitidakmembuatpekerjamencarilebih Information Technology Project Management, Fourth Edition

9. Thamhain and Wilemon’s Ways to Have Influence on Projects • Authority: legitimasijenjanguntukmemberikanperintah • Assignment: PM memilikikemampuanuntukmempengaruhipekerjalewattugasnya • Budget: PM mempunyaikemampuanuntukmemgaturkebijakandana • Promotion: kemampuanuntukmenaikkanposisipekerja • Money: kemampuanuntukmenaikkangajidankeuntunganpegawai

10. Thamhain and Wilemon’s Ways to Have Influence on Projects (cont’d) • Penalty: PM memilikikemampuanuntukmemberikanhukumanThe project manager's ability to cause punishment. • Work challenge: kemampuanuntukmenentukantugas yang dapatmengkapitalisasikesenanganpegawaiuntukmengerjakantugastertentu • Expertise: PM memilikikemampuandanperesepsibahwasetiapanggotatimitupenting • Friendship:kemampuanuntukmembentukrelasibaikantara manager dengan yang lain

11. Ways to Influence that Help and Hurt Projects • Projekkemungkinanbesarakansuksesjika PM mempengaruhipegawaidengan: • keahlian • Tantanganpekerjaan • Projekkemungkinanbesarakangagaljika PM terlalubergantungpada: • otoritas • uang • hukuman

12. Meningkatkanefektifitas : Covey’s Seven Habits • Be proactive. • Begin with the end in mind. • Put first things first. • Think win/win. • Seek first to understand, then to be understood. • Synergize. • Sharpen the saw.

13. Organizational Planning • Mencakup : identifikasidandokumentasiaturanprojek, tanggungjawabdanlaporankomunikasi • Output mencakup • Diagram organisasiprojek • perencanaanmanajemen staff • Matriktugasdantanggungjawab • Histogram kebutuhan

14. Figure 9-2. Sample Organizational Chart for a Large IT Project Information Technology Project Management, Fourth Edition

15. Figure 9-3. Work Definition and Assignment Process Information Technology Project Management, Fourth Edition

16. Responsibility Assignment Matrixes • responsibility assignment matrix (RAM)adalahsebuahmatriks yang memetakanpekerjaandalamprojek,sepertidideskripsikandiwbshinggaorang yang bertanggungjawabdalampekerjaansepertidideskripskandalam OBS • Dapatdibuatdenganberbagaimacamcarauntukmendapatkankebutuhanunikprojek

17. Figure 9-4. Sample Responsibility Assignment Matrix (RAM)

18. Figure 9-5. RAM Showing Stakeholder Roles

19. Table 9-1. Sample RACI Chart R = Responsibility, only one R per task A = Accountability C = Consultation I = Informed

20. Staffing Management Plans and Resource Histograms • staffing management plan menggambarkankapandanbagaimanaorangperluditambahkandanmembukatimprojek • resource histogram adalahsebuahdiagaramkolom yang menunjukkanjumlah resource yang dialokasikanuntukprojek

21. Figure 9-6. Sample Resource Histogram

22. Memperolehtimprojek • Memperolehorang yang berkualitasuntuktimadalahhal yang krusial • PM adalahorang yang paling pintardalamtim, tetapibiasanyalemahdalamrekrutmen • Perencanaan staff danprosedurrekrutmen yang baiksangatpenting,sepertiinsentifuntukrekrutmen • Beberapaperusahaanmemberikan 1 dolar per jam untukorang yang bisamerekrut staff • Beberapaperusahaanmemperbolehkan staff bekerjadarirumahsebagaiinsentif

23. Why People Leave Their Jobs • Merekamerasatidakbisamelakukanperubahan • Merekatidakmendapatkanpengakuan yang pantas • Merekatidakmendapatkanpelajaranapapunatautidakdapatberkembang • Merekatidaksukarekankerja • Merekainginmendapatkan salary lebih

24. Resource Loading • Resource loading : jumlahindividu resource yang dibutuhkanpadaperiodewaktutertentu • Overallocation : berarti resource digunakanmelebihitugasuntukpekerjaanpadawaktutertentu

25. Figure 9-7. Sample Histogram Showing an Overallocated Individual What’s wrong with this picture? Assume 100 percent means Joe is working eight hours per day.

26. Resource Leveling • Resource leveling : teknikuntukmenyelesaikankonflik resource denganmenundapekerjaan • Tujuanutamadari resource leveling adalahmembuatsebuahdistribusi resource yang lebihbaikdanmengurangioverallocation

27. Figure 9-8. Resource Leveling Example

28. Developing the Project Team • Tujuanutamadaritim development adalahmembantu staff bekerjasamadenganlebihefektifuntukmeningkatkanperformaprojek • Hal iniakanmembuatkerjasamatimlebihsuksesdalammenyelesaikanprojek

29. Tim yang tidak sinergi If We Can’t Measure, We Can’t Manage

30. Tuckman Model of Team Development • Forming (pembentukan) : pengenalan,terbentuknyaikatan, pembuatanvisimisi • Storming (perselisihan) : reaksisosialdanemosimunculkarenadampakinteraksiantarindividu • Norming (penetapannilai) : kesepakatan yang dianutbersama, pendapatlebihterbuka • Performing (pencapaiankinerja): penghayatantugaslebihbaik, lebihkearahbagaimanamencapaitugasnya • Adjourning (pembubaran):fasesetelahtugasselesai

31. Myers-Briggs Type Indicator (MBTI) • MBTI adalah tool populeruntukmendefinisikanmacam personality danmembantutimuntukmengertisatusama lain • 4 dimensitersebutmencakup: • Extrovert/Introvert (E/I) • Sensation/Intuition (S/N) • Thinking/Feeling (T/F) • Judgment/Perception (J/P)

32. Wideman and Shenhar’s Views on MBTIand Project Management* • Most suited for project leadership: • 100 percent: INTJ, ENTJ, ISTJ, ESTJ • 50 percent: INTP, ENTP, ENFP, ENFJ • Best suited as followers: • 100 percent: INFJ, ISFJ • 50 percent: INTP, ENTP, ENFP, ENFJ, ESFJ • Not suited for project work: • 100 percent: INFP, ISFP, ESFP, ISTP • 50 percent: ENFP, ESTP *Wideman, R. Max and Aaron J. Shenhar, “Professional and Personal Development: A Practical Approach to Education and Training,” Project Management for Business Professionals, edited by Joan Knutson, 2001, p. 375. Information Technology Project Management, Fourth Edition

33. MBTI and Suitability to Project Work* What do you think about these views? *Wideman, R. Max. “Project Teamwork, Personality Profiles and the Population at Large: Do wehave enough of the right kind of people?” (http://www.maxwideman.com/papers/profiles/profiles.pdf ).

34. Social Styles Profile • berdasarkanhubungandenganmasyarakat,manusiadidefinisikandalam 4 zona • drivers (pengarah) • expressives (ekspresif) • analyticals (analitik) • amiables (ramah) • untukorangdenganposisiberkebalikan (driver dan amiable, analitikdanexpresif) biasanyasusahuntukbekerjasama

35. Figure 9-9. Social Styles

36. Reward and Recognition Systems • Team-based reward and recognition systems dapatmeningkatkankerjasama • Fokuspadahadiahuntuktimdapatmeningkatkantujuantertentu • memberiwaktuuntuktim member untuksalingmenjadi mentor danmembantusatudengan yang lain dapatmembantumenyelesaikan goal danmeningkatkan HR

37. Tools and Techniques for Managing Project Teams • Observation and conversation • Project performance appraisals • Conflict management • Issue logs

38. General Advice on Teams • Sabardanbersikapbaiklahdengananggotatim • Selesaikanmaslaahlebihbaikdaripadamencarikesalahanorang • Lakukan meeting yang rutindanefektif • Berikanwaktuuntuktimuntukmeningkatkan basic tim building • Batasijumlahtimdari 3 hingga 7 anggota • Rencanakansebuahaktifitassosialuntukmembantu member timdanstakholder lain untuksalingmengenalsatusama lain • Kenaliciri-ciriketegangantim • Rawatanggotatimdandoronguntuksalingmembantu

39. Using Software to Assist in Human Resource Management • Software dapatmembantumembuat RAMS danresource histograms. • Denganmenggunakan software project management software untuk human resource management, HRD dapat: • Mendelegasikan resource • Identifikasipotensikekurangan resource • Level resources.

40. Chapter Summary • Project human resource management includes the processes required to make the most effective use of the people involved with a project. • Main processes include: • Human resource planning • Acquiring the project team • Developing the project team • Managing the project team