Sekretariat szkoły

Sekretariatszkoły Irena Dzierzgowska Warszawa, 2004

Ćwiczenie Inteligentna, miła, pracowita, urocza, impulsywna, uparta, krytyczna, zazdrosna

Ćwiczenie Uparta, krytyczna, impulsywna, zazdrosna, miła, pracowita, urocza, inteligentna Wszystko zależy od pierwszego wrażenia!

Zadania sekretariatu szkoły Sprawy uczniowskie • opracowywanie sprawozdań GUS dot. spraw uczniowskich • wydawanie i aktualizowanie legitymacji uczniowskich i prowadzenie ich ewidencji • prowadzenie ksiąg uczniów i dzieci • prowadzenie rejestru przyjęć do klasy I • prowadzenie rejestru obowiązku szkolnego • załatwienie spraw związanych z przyjęciem uczniów do szkoły i przejściem uczniów do innej szkoły • prowadzenie innej dokumentacji związanej z procesem dydaktyczno – wychowawczym zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami oraz dyspozycjami dyrektora i władz nadrzędnych • przechowywanie dokumentacji uczniów oraz inne dokumenty, zgodnie z odrębnymi przepisami

Zadania sekretariatu szkoły Sprawy szkoły • prowadzenie zasobów kancelaryjnych zgodnie z instrukcją i jednolitym rzeczowym wykazem akt • dokonywanie odbioru, rejestracji i rozdziału korespondencji przychodzącej • przygotowanie, rejestracja i wysyłanie korespondencji wychodzącej • przyjmowanie i przekazywanie wiadomości • zabezpieczenie i przechowywanie pieczęci urzędowych, druków ścisłego zarachowania i innych dokumentów • obsługa interesantów, udzielanie informacji

Zadania sekretariatu szkoły Sprawy szkoły • prowadzenie teczek osobowych pracowników szkoły • opracowywanie sprawozdań GUS w zakresie zatrudnienia • sporządzanie danych wyjściowych do list płac wszystkich pracowników szkoły • zamawianie druków szkolnych • prowadzenie archiwum • sporządzanie sprawozdań • wykonywanie innych czynności zleconych przez dyrektora Zespołu

Zadania sekretariatu szkoły Ewentualnie • prowadzenie całokształtu zagadnień administracyjnych • czuwanie nad właściwym przebiegiem inwentaryzacji środków trwałych materiałów i przedmiotów nietrwałych • pełnienie obowiązku kasjera szkoły – rozliczanie rachunków i prowadzenie ewidencji • przechowywanie dokumentacji finansowej szkoły • prowadzenie księgowości Rady Rodziców (na ich wniosek) • udział w projektowaniu budżetu szkoły

Słowniczek pojęć Adnotacja - zapis na dokumencie Decyzja administracyjna - decyzja rozstrzygająca sprawę indywidualną. Musi zawierać podstawę prawną, uzasadnienie i pouczenie o możliwości odwołania Dokumenty urzędowe -takie, których sporządzenie należy do obowiązków danego urzędu Instancja -dla szkół w sprawach administracyjnych i finansowych wójt (burmistrz, prezydent) w innych – kurator oświaty Odwołanie -zaskarżenie nie ostatecznych decyzji do organów wyższego stopnia

Słowniczek pojęć Podstawa prawna -przepis prawny pozwalający na rozstrzygnięcie danej sprawy Postępowanie administracyjne -rodzaj procedury określony w KPA Protokół - dokument, w którym utrwala się istotne czynności mające znaczenie dla sprawy Skarga - odformalizowany środek wyrażenie niezadowolenia Strona postępowania - każdy, czyjego interesu dotyczy postępowanie, albo kto żąda czynności organu ze względu na swój interes

Słowniczek pojęć Tajemnica państwowa - wiadomość, której ujawnienie osobom nieupoważnionym może narazić na szkodę obronność, bezpieczeństwo, lub inny ważny interes państwa Tajemnica służbowa -wiadomość nie stanowiąca tajemnicy państwowej, z którą pracownik zapoznał się w związku z pełnieniem swoich obowiązków, a której ujawnienie osobom nieupoważnionym może narazić na szkodę interes społeczny, uzasadniony interes szkoły lub obywatela Termin -graniczna data, przy zachowaniu której należy dokonać określonej czynności, albo upływ czasu liczony w dniach, tygodniach, miesiącach lub latach Zaświadczenie - rodzaj dokumentu, który w sposób urzędowy potwierdzająca określone fakty lub stan prawny

Czynności sekretarki • przyjmowanie i rozdział korespondencji, • prowadzenie ewidencji wpływów specjalnych i wartościowych, • pisanie i powielanie pism, • wysyłanie korespondencji, • przyjmowanie i nadawanie telegramów, telefonogramów, telefaksów, e-maili, • udzielanie informacji interesantom, kierowanie ich do właściwych osób

Podaniewg. Kodeksu Postępowania Administracyjnego Art. 63. § 1. Podania (żądania, wyjaśnienia, odwołania, zażalenia) mogą być wnoszone pisemnie, telegraficznie lub za pomocą dalekopisu, telefaksu, poczty elektronicznej, a także ustnie do protokołu. § 2. Podanie powinno zawierać co najmniej wskazanie osoby, od której pochodzi, jej adres i żądanie oraz czynić zadość innym wymaganiom ustalonym w przepisach szczególnych. (...) § 4. Organ administracji publicznej obowiązany jest potwierdzić wniesienie podania, jeżeli wnoszący je tego zażąda. Art. 64. § 1. Jeżeli w podaniu nie wskazano adresu wnoszącego i nie ma możności ustalenia tego adresu na podstawie posiadanych danych, podanie pozostawia się bez rozpoznania. § 2. Jeżeli podanie nie czyni zadość innym wymaganiom ustalonym w przepisach prawa, należy wezwać wnoszącego do usunięcia braków w terminie siedmiu dni z pouczeniem, że nieusunięcie tych braków spowoduje pozostawienie podania bez rozpoznania.

Podaniewg. Kodeksu Postępowania Administracyjnego Art. 65. § 1. Jeżeli organ administracji publicznej, do którego podanie wniesiono, jest niewłaściwy w sprawie, powinien niezwłocznie przekazać je do organu właściwego, zawiadamiając o tym wnoszącego podanie. § 2. Podanie wniesione do organu niewłaściwego przed upływem przepisanego terminu uważa się za wniesione z zachowaniem terminu.

Czynności sekretarkiod momentu wpłynięcia korespondencji • Ostemplowanie korespondencji w dniu wpływu i zaznaczenie daty i liczby załączników • Sprawdzenie adresu nadawcy oraz stanu opakowania – odnotowanie uszkodzeń • Wpisanie korespondencji do rejestru wpływów • Umieszenie na telegramach, faksach, pismach władz centralnych, pismach procesowych itp. adnotacji: „korespondencja specjalna”

Czynności sekretarkiod momentu wpłynięcia korespondencji • Otwarcie kopert z wyjątkiem: • pism adresowanych imiennie • pism opatrzonych gryfem „tajne” lub „poufne” • przesyłek wartościowych przekazanych za pokwitowaniem • Sprawdzenie: • czy pismo nie zostało mylnie skierowane • czy zawiera wszystkie załączniki • Odnotowanie wszystkich dostrzeżonych braków

Czynności sekretarkiod momentu wpłynięcia korespondencji • Dołączenie oryginalnej koperty do pisma w przypadku:: • pism pism poufnych, wartościowych, poleconych • pism, w których istotna jest data wpływu” • pism mylnie zaadresowanych • występowania niezgodności zapisów w piśmie i na kopercie • Przekazanie pisma adresatowi w tego samego dnia

Teczki rzeczowe • Teczki rzeczowe zakładane są zgodnie z: • instrukcją kancelaryjną • jednolitym wykazem akt

Przygotowanie pism urzędowych • Format A-4 • Nagłówek • Data w prawym górnym rogu • Adresat pisma i jego adres • Znak sprawy • Powołanie się na pismo, rozmowę, przepis prawny • Treść • Podpis – imię nazwisko, stanowisko

Pisemne załatwienie sprawy • Notatka służbowa • Adnotacja • Pisemna odpowiedź • Protokół

Kalendarz dyrektora Zawiera zajęcia zaplanowane i skategoryzowane wg schematu: Kategoria A – zajęcia i spotkania na których koniecznie musi być obecny dyrektor, nie może tych zajęć przenieść ani odwołać Kategoria B– zajęcia z cyklu obowiązkowych, ale można je ostatecznie przenieść lub wysłać osobę w zastępstwie Kategoria C– zajęcia zaplanowane zgodnie z planem na dany tydzień, w koniecznych przypadkach można je przesunąć na kolejne dni (tu ostrożnie, żeby one nie stały się kategoria B lub A) Kategoria D– godziny do zagospodarowania na nieprzewidziane działania, na przekładane zajęcia lub na planowanie różnych działań

Dokumentacja szkoły • Dokumentacja uczniowska • Dokumentacja organizacyjna • Dokumentacja kadrowa • Dokumentacja finansowa • Dokumentacja bazy

Księga ewidencji Księga uczniów Dziennik lekcyjny Inny dokument oceniania – o ile został określony w statucie szkoły Dziennik zajęć Dziennik zajęć rewalidacyjno-wychowawczych Dziennik indywidualnego nauczania lub dziennik indywidualnych zajęć rewalidacyjni-wychowawczych Arkusz ocen ucznia Księga arkuszy ocen Protokoły sprawdzianów i postępowania kwalifikacyjnego Uchwały rady pedagogicznej Dziennik pedagoga i psychologa Dokumentacja badań i czynności uzupełniających Imienna ewidencja wydanych świadectw, dyplomów i indeksów i legitymacji (z wyjątkiem świadectw promocyjnych Dokumentacja uczniowska

Arkusz organizacji szkoły Indywidualny program nauki Plan rozwoju zawodowego Program poprawy efektywności kształcenia i wychowania Pięcioletni program rozwoju szkoły Plan nadzoru Program wychowawczy szkoły i program wychowawczy Raport z mierzenia jakości pracy szkoły Ramowy program rozwoju szkoły Statut szkoły Szkolny plan nauczania Szkolny zestaw programów nauczania Zestaw programów nauczania Wewnątrzszkolny system zapewnienia jakości Wieloletni plan doskonalenia nauczycieli Dokumentacja organizacyjna szkoły

Sekretariat szkoły