DSİ SÜREÇ YÖNETİM SİSTEMİ VE UYGULAMALARI

1. DSİ SÜREÇ YÖNETİM SİSTEMİ VE UYGULAMALARI KALİTE YÖNETİM ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ 2010, ANKARA Y.İlhan MÜFTÜOĞLU

2. Program • Kalite kavramı ve Kalite Yönetim Sistemi • DSİ’de Kalite yolculuğu • Süreç ve Süreç Yönetim Sistemi Kavramları • Fonksiyonel Yönetim • Mükemmellik Modeli ve Süreç Yönetimi • DSİ’de Süreç Yönetim Sistemi • Performans Yönetim Sistemi • 5018 Sayılı Kamu Mali Yön.ve Kontrol Kanunu ve Stratejik Plan • İç Kontrol Sistemi • Genel Değerlendirme

3. ŞARTLARA İLK DEFASINDA ZAMANINDA HER DEFASINDA UYMAKTIR. KALİTE HİZMET ALICILARIN / ÜRÜNÜNÜZÜ ALANLARIN MEMNUNİYETİDİR.

4. “İlk defasında” KALİTE PRENSİBİ Kalite Yönetim Sistemi Temel Eğitimi 4

5. KALİTE PRENSİBİ “Zamanında” Kalite Yönetim Sistemi Temel Eğitimi 5

6. KALİTE PRENSİBİ Yeni gelenlerin hepsi çorba istiyor ! “Her defasında” Kalite Yönetim Sistemi Temel Eğitimi 6 DOĞRU İŞLERİ DOĞRU YÖNTEMLE YAPMAKTIR !

8. KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ • Kalite Yönetim Sistemi; müşteri memnuniyeti ve kalite isteklerini karşılamak amacıyla kalite politikası ve hedeflerinin başarı ile elde edilmesi için sürdürülen faaliyetlerdir. • Toplam Kalite Yönetimi ise, yönetim ve tümçalışanların katılımı ile müşteri ve çalışanlarınmemnun edilmesidir.

9. TS EN ISO 9001:2008Kalite Yönetim Sistemlerinin kurulması esnasında uygulanması gereken şartların tanımlandığı ve belgelendirme denetimine tabi olan standarttır. TS EN ISO 9001:2008 NEDİR? Avrupa Standartlar Kuruluşu Standart Numarası Türk Standardları Enstitüsü TS EN ISO9001:2008 Uluslararası Standart Kuruluşu Revizyon Tarihi

10. ÖNLEMEYE DÖNÜK YAKLAŞIM • Okyanusu geçmekte olan bir gemi üzerinde • en fazla kimin kontrolü vardır? • Kaptan • Makine dairesi şefi • Dümenci

11. ÖNLEMEYE DÖNÜK YAKLAŞIM • Dr. Deming’in cevabı ise; “Geminin tasarımcısıdır. Çünkü gemi, tasarımının izin verdiğinden daha iyisini asla yapamaz.

12. “Dünyanın en iyi eğitim görmüş, motivasyonu en yüksek insanlarını işe alın ve işe yaramaz bir sistemin içine yerleştirin, göreceksiniz; her seferinde kazanan sistem olacaktır.”

13. DSİ ’de KALİTE YOLCULUĞU 2007 yılı Mart ayında teşkilatlanarak, Merkezde Personel ve Eğitim Dairesi Başkanlığı bünyesinde Şube Müdürlüğü, taşrada doğrudan Makam’a bağlı müstakil Başmühendislikler kuruldu. 32 / 32

14. DSİ ’de KALİTE YOLCULUĞU Münferit belgeler ile yönetim, standart hizmet üretmede engel teşkil edeceğinden, tüm teşkilatı aynı belge çatısı altında toplamak için çalışmalara başlandı. 32 / 32

15. DSİ ’de KALİTE YOLCULUĞU • Geçen süre içerisinde, gerek DSİ Genel Müdürlüğü’nce, gerekse diğer kurumlardan alınmak suretiyle; • 51 adet eğitim, • 18 adet çalıştay, • 7 adet panel, • 3 sempozyum, • 1 seminer, • 1 toplantı olmak üzere Toplam 81 adet eğitim faaliyeti yapılmıştır. 32 / 32

16. DSİ ’de KALİTE YOLCULUĞU 2009 yılı Haziran ayında, Kalite Yönetim Şube Müdürlüğü, Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı bünyesine alındı. Bölge teşkilatları, taşradaki veri akışı ve sistem yönetimi adına aynen bırakıldı. 32 / 32

17. SÜREÇ NEDİR? SÜREÇ; Belirli bir girdiyi, müşterileri için belirli bir dizi faydalı çıktıya dönüştüren; tanımlanabilen, sınırları konulabilen, tekrarlanabilen, ölçülebilen, mutlaka bir sorumlusu olan, fonksiyonlar arası ve birbirine bağlı değer yaratan faaliyet dizinidir. 32 / 32

18. SÜREÇ YÖNETİMİ NEDİR? Süreçlerin tanımlanması, sahiplerinin, tedarikçilerinin, müşterilerinin, vatandaş ihtiyaçlarının belirlenmesi, gerekli adımlarda ölçümler yapılarak performansının izlenmesi ve gerekli iyileştirmelerin yapılmasını içeren faaliyetlerin tümüdür.

19. SÜREÇLERLE YÖNETİM NEDİR? Değişim mühendisliğinin ikinci aşaması süreçlerle yönetim aşamasını içermektedir. Süreçlerle yönetim; yönetim kavramlarının ve yaklaşımlarının değişen koşullara ayak uyduramaması sonucunda ortaya çıkmıştır.

21. FONKSİYONEL YÖNETİM İş, belli sonuçları elde etmek amacıyla bir araya gelen, birbirini takip eden faaliyetlerin bütünüdür. İş, bu sonucu gerçekleştirmek üzere yatayda ilerlemektedir, bir bütündür ve hiyerarşilere göre tasarlanmamıştır.

22. FONKSİYONEL YÖNETİM • Fonksiyonel yönetim anlayışının temeli, iş bölümü ve hiyerarşidir. • Hiyerarşik yapıve fonksiyonel bölünme, işin doğal akışını engelleyiciniteliktedir.

23. BANKA ÖRNEĞİ 4 dk. 4 dk. 4 dk. 4 dk.

24. BANKA ÖRNEĞİ 1 dk. 4 dk. 4 dk. 4 dk.

25. FİDAN DİKME İŞİ

26. FİDAN DİKME İŞİ

27. FONKSİYONEL YÖNETİM • Ortak hedefler belirsizdir veya yoktur. • Bölümler arası iletişim ve işbirliği zayıftır, hatta kötü iletişim ve iç çekişmeler vardır. • Yöneticiler sadece kendi birimlerine ait faaliyetlerin performansı ve yönetimiyle ilgilenmektedirler. • Gelişmeler çoğunlukla faaliyet dahilinde kalmakta, bütüne yayılamamaktadır.

28. Fonksiyonel Yönetimde Yaşanan Problemler • Birim/bölüm bakış açısı çalışanları ve yönetimi bütünü görmekten alıkoyabilir. • Bir sorun olduğunda birimler ortak hedeflere kilitlenmek yerine kendi hedeflerini ön plana alabilirler. • Çalışanlar görevlerinin işin bütünündeki rolü ve öneminin farkına varmayabilir. • Çalışanların performansı işin bütününün performansından bağımsız olarak değerlendirilebilir.

29. ZAMAN “Her kuruluş ne zaman ve ne kadar değişmesi gerektiğine kendi karar vermelidir.” “Fonksiyonel Yönetim” “Süreçlerle Yönetim” Dikey, Fonksiyonel Yönetim Org. Süreçlerle Çakışan Fonksiyonel Yön. Org. Fonksiyonlarla Çakışan Süreçlerle Yön. Org. Yatay, Süreçlerle Yönetim Org. A.Mahmut ULAŞ

30. Stratejik Yönetimin Süreçlerle İlişkisi VİZYON MİSYON DEGERLER KURUM STRATEJİK HEDEFLERİ FONK/ SÜREÇ HEDEFLERİ BİREYSEL HEDEFLER BİREYSEL HEDEFLER BİREYSEL HEDEFLER

31. EFQM Mükemmellik Modeli Girdiler Sonuçlar Yenilik ve Öğrenme Liderlik Çalışanlar S Ü R E Ç L E R Temel Performans Sonuçları Çalışanlarla ilgili sonuçlar Politika & Strateji Müşterilerle ilgili sonuçlar Toplumla ilgili sonuçlar İşbirlikleri & Kaynaklar

32. SÜREÇ NEDİR?

33. SÜREÇ NEDİR ? SÜREÇ = TEKRARLANAN İŞ 32 / 32

34. SÜREÇ NEDİR ? ÖRNEK-1: Projelendirme işi bir süreçtir. Ancak,Çine Barajı ve HES İnşaatı bir süreç DEĞİLDİR !... ÖRNEK-2: Nüfus ve Vatandaşlık hizmetleri işi bir süreçtir. Nüfus kağıdı çıkarılması otomasyon projesi bir süreç DEĞİLDİR !... 32 / 32

35. SÜRECİN SESİ (ÖLÇME) ÇIKTILAR GİRDİLER TEDARİKÇİLER FAALİYETLER MÜŞTERİNİN SESİ (ÖLÇME) GENEL SÜREÇ ŞEMASI

36. SÜRECİN ÖZELLİKLERİ • Tanımlanabilirlik • Tutarlılık • Tekrarlanabilirlik • Ölçülebilirlik

37. Süreç Yönetiminin Hedefleri Nelerdir? • Etkinlik • Verimlilik • Uyumluluk • Kapasite • Çevrim Süresi

38. TEMEL SÜREÇLER ALT SÜREÇLER DETAY SÜREÇLER SÜREÇLERİN SINIFLANDIRILMASI

39. DSİ’DE SÜREÇ YÖNETİM SİSTEMİ DSİ Genel Müdürlüğü; • 9 adet temel, • 34 adet alt, • 30 adet detay olmak üzere Toplam 73 adet süreç ile yönetilmektedir. 32 / 32

40. SÜREÇLERİMİZ 40 / 32

41. SÜREÇLERİMİZ(DEVAMI) 41 / 32

42. İŞ AKIŞ ÇİZELGESİ NEDİR? Bir işin nasıl yapıldığını, hangi birimler arasında dolaştığını, uluslararası belirli sembollerle ve faaliyet adımları şeklinde gösteren diyagramlardır. 32 / 32

43. Semboller Akış Diyagramlarında kullanılan semboller En Basit Olanlar Daha Karmaşık Olanlar Aktivite DepolamaDosyalama Bağlantı Karar KontrolDenetim Bekleme Veri girişi Taşıma Tanımlı süreç Baş / Son KağıtDokümanlar Aktivite Akış Yönü

44. İŞ AKIŞ ÇİZELGESİ 44 /32

45. SÜREÇ İZLEME KARTI 45 / 32

46. Bilmediğinizi Ölçemezsiniz, Ölçmediğinizi Yönetemezsiniz. 46 / 32

47. Performans Göstergeleri • Süreçlerin etkinliğini ve iş üzerindeki etkisini ölçmek amacıyla belirlenen parametrelerdir. • Bunlar için hedefler belirlenir ve düzenli ölçümlerle gerçek durum tespit edilir. • Göstergeler, gidilen yönü ve zaman içinde kaydedilen iyileşmeleri gösterir. İşlev (Etkililik) Maliyet(Verimlilik + Çevrim Süresi) Süre(Esneklik + Kapasite)

48. Performans Göstergeleri Stratejik Amaçlar Bölüm Performans Göstergeleri Stratejik Stratejik Temel Alt Amaçlar Hedefler Süreçler Süreçler Büyüme • Tasarım Süreci • Planlama Süreci • Tedarik Süreci • Üretim Süreci Yeni Ürünler Ürün Gerçekleştirme Süreci Mevcut Ürünler Yeni Pazar

49. PERFORMANS GÖSTERGELERİ Stratejik Amaçlar Bölüm performans Göstergeleri Alt Süreç Performans Bölüm Performans Süreçler Göstergeleri Göstergeleri • Ürün Geliştirme Bölümü Hataları • Kalite Kontrol Bölümü Hataları • Satınalma Bölümü Hataları • Üretim Bölümü Hataları • Çevrim zamanı • Planlanmayan duruş • Verim • Hata oranı • Tasarım Süreci • Planlama Süreci • Tedarik Süreci • Üretim Süreci

50. PERFORMANS YÖNETİM SİSTEMİ AMAÇLARI KURUM ÇALIŞAN • Kurumun performansının artırılmasını ve rekabet avantajı elde etmesini sağlamak • Kurumun hedeflerinin gerçekleştirilmesini sağlamak • Çalışanın bireysel hedefleri ile kurumun hedefleri arasındaki bağı kurmak • GELİŞİM: Çalışanın performansı hakkında geri bildirimde bulunarak daha etkin ve verimli çalışmasını sağlamak • MOTİVASYON: Çalışanın aldığı geri bildirimle motivasyon düzeyini yükseltmek • İDARİ KARARLAR: Çalışanın ücreti, ödüllendirilmesi, terfisi vb konularda karar verilmesi