ESDH – et af ledelsens værktøjer

1. ESDH – et af ledelsens værktøjer Kommunaldirektør Mogens Hegnsvad – Gribskov Kommune 18. januar 2007

2. ESDH som ledelsens værktøj • I Gribskov kommune anvender ledelsen ESDH til: • Understøttelse af arbejdsprocesser • Servicering af politikerne • Indsamling af ledelsesinformation • Fælles sagsbehandling og videndeling

3. ESDH til understøttelse af ledelsesrollen • Bedre understøttelse af arbejdsprocesser, f.eks: • Dagsordenproduktion • Specialområdet i Børn og Unge • Servicering af politikerne, f.eks: • Pladsholder og formidling af dokumentation til politikerne • Indsamling af ledelsesinformation, f.eks: • Overblik over sagsmængde, f.eks. børnesager • Fælles sagsbehandling og videndeling, f.eks: • Sagsdeling og overblik, f.eks. KKR - sagerne

4. Eks på understøttelse af arbejdsproces- dagsordenproduktion • Det hele sker i ESDH-systemet • Sagsbehandleren skriver sagsfremstillingen og sender til kommentering hos lederen • Lederen skriver kommentar ind og sender evt. tilbage til sagsbehandleren der herefter retter • Lederen godkender endeligt (i kommentarfelt der gemmes) • Dagsorden flettes og formidles via ESDH • Mødet holdes • Protokol flettes via ESDH

5. Eks på understøttelse af arbejdsproces- Specialområdet i Børn og Unge (1) • Børnesag er specielt ESDH-systemet til håndtering af alle bekymringssagerne • Børnesag er skoler og dagtilbuds primære sagsbehandlingsværktøj • Børnesag anvendes til sagsbehandlingen på tværs af alle aktører, f.eks. skolen og forvaltningen • Børnesag anvendes til at skabe overblik over sagsmængden på området som en del af ledelsesinformationen

6. Eks på understøttelse af arbejdsproces- Specialområdet i Børn og Unge (2) • Konkret arbejdsgang • Dagtilbud/skole opretter en sag med notat omkring bekymring (- 1.ledsindsats) • Ad hoc gruppe inviteres ind i sagen og noterer og læser i sagen • Sagen dokumenteres løbende i Børnesag og der besluttes omkring evt. indsats og evt. overdragelse til forvaltningen • Hvis sagen overdrages til forvaltningen overgår dokumentationen til Borgersag

7. Servicering af politikerne • Pladsholder og formidling af dokumentation til politikerne • ESDH er pladsholder for de informationer der tidligere blev rundsendt til politikerne, f.eks. indbydelser • Formidles nu via intranet med link til dokumenter i ESDH der er publiceret til hjemmesiden • Giver samlet overblik over de informationer der er fremsendt til politikerne, og gøres tilgængeligt for politikerne hele tiden

8. Indsamling af Ledelsesinformation • Sagernes registrering i ESDH-systemerne giver mulighed for overblik over • Antal sager af bestemt karakter, f.eks. børnesager • Sagsbehandlingstiden pr. • Sagstype • Afdeling • Periode • osv

9. Fælles sagsbehandling og videndeling • ESDH sikre, at der sker en fælles sagsbehandling således at der ikke er dobbeltsager => lettere adgang for ledelsen at sætte sig ind i hele sager • ESDH sikre, at der er den videndeling der er behov for tværs af områderne => mere kvalificeret sagsbehandling også for lederne • ESDH sikre, at der er et overblik over relaterede sager, f.eks. alle KKR-sagerne

10. Brug af moduler i vores ESDH - som • Borgersag • Børnesag • Ejendomssag og støtter ledelsesopgave ved • fuld adgang løbende til enhver sag • "samskrive" med sagsbehandler • samler sager op til ledelsesmøder • - og visitationsudvalg o.lign organer • LIS : ledelsesinformation • - på resultatmål

11. Eksempel på LISPlanlægning/byggesagsafsnit

12. Eksempel på LIS - Ejendomsskemaer