Lección nro. 2 CONSTITUCION DE UN SISTEMA

1. Lección nro. 2 CONSTITUCION DE UN SISTEMA Utilizaremos el análisis de la constitución de un sistema como un medio para el estudio y la dirección de la empresa como un sistema total. La base de la construcción de un sistema radica en su análisis, y este se enfoca a través de la política y de los fundamentos del pensamiento del gerente , supervisor o líder. En resumen, es el líder o gerente quien puede hacer que la filosofía de los sistemas pueda ser llevada a la práctica.

2. La constitución de un sistema viene dada por: a) su objetivo b) su estructura - Componentes - Relaciones a) Todo sistema desde el momento en que es un conjunto ordenado y que responde a una estructura, reconoce la existencia previa de un objetivo, que es determinante para su acción posterior

3. b) La estructura es la esencia de la configuración del sistema, el mismo parte del sistema total que es la empresa, y por tanto la gradación de los objetivos que ésta presenta, es la que corresponde a todos los subsistemas. Los componentes: Son las distintas partes que lo integran y que se ordenan actuando conforme a sus propiedades, dando lugar a la actividad propia del sistema.

4. Son de diversa índole y según su nivel. Así son componentes los subsistemas que lo forman y también componentes los órganos empresariales o las personas que en última instancia ponen en funcionamiento el conjunto. Se diferencian: Los componentes decisorios o puntos focales de responsabilidad (PFR). Pueden ser personas y dentro de éstas poseer diferentes niveles de gerencia, dentro de la estructura organizativa, o bien no pueden tener un “grado” permanente en la empresa.

5. También un PFR puede ser un sistema informático, que toma decisiones programadas dentro de un área de acción, siempre con un PFR como responsable. Los componentes de ejecución son aquellos que procesan bienes y servicios a fin de producir otros derivados de éstos. Un taller es, por ejm. Un componente de ejecución del sistema de producción , que tiene a su vez componentes en otras unidades, hasta el componente último, que son los elementos que intervienen en la empresa.

6. Los componentes de ejecución se encuentran al servicio de los objetivos del sistema por sus características o propiedades particulares, más las que el propio sistema añade a través de las relaciones que determinan a su vez una forma de comportamiento coordinado. Por tanto, los componentes son las partes que cabe distinguir en el sistema y que llevan a cabo procesos de transformación de información, bienes y servicios, siendo en el primer caso componentes decisionales que aportan al sistema impulsos de gobierno mismo.

7. Relaciones: La actuación de los componentes entre sí dentro del sistema obedece a la posición particular que dentro del mismo ocupan. Por ejm. la capacidad de decisión de un comité de planificación de productos define el grado de relación que guarda con otros componentes del sistema de I&D, Producción, Marketing etc. Todo el mecanismo de las relaciones se encuentra dirigido a obtener un conjunto coherente, dentro del cual las relaciones informacionales (comunicación) ocupan un papel primordial.

8. Son relaciones en definitiva, las que a través de unas reglas de actuación definen el comportamiento de los componentes del sistema y que pueden ser producidas externamente al mismo. Un componente adquiere valor en función de sus relaciones. PRINCIPIOS EN LOS QUE SE BASAN LOS SISTEMAS Los principios básicos de los sistemas son: • Subsidiariedad • Interacción • Determinismo • Equifinalidad

9. Principio de la subsidiariedad: Ningún sistema es completo en sí mismo. Todo sistema es un subsidiario, en su delimitación y en sus aportes, de otros sistemas en virtud de los cuales actúa y los mismos que forman su entorno. Principio de interacción:Todos los sistemas que forman la empresa están mútuamente relacionados en su comportamiento, de manera que las acciones desarrolladas por uno de ellos tienden a influir en el comportamiento de los demás, trascendiendo los efectos del mismo a todo el sistema.

10. Principio del determinismo: Todo fenómeno de conjunto que actúe en, o a través, de los sistemas, es resultado de causas definidas y constatables. Los influjos y el resultado de la acción de los factores endógenos y exógenos, no son producto de fuerzas desconocidas. En uno u otro modo debe ser posible determinar el origen y la naturaleza de todos los actos que modifican el comportamiento e intervienen en la actividad. El sistema es el “arquitecto” de su propio destino

11. Principio de la equifinalidad: El sistema debe estar diseñado de forma que pueda alcanzar un mismo objetivo a través de medios y acciones diferentes entre sí. Esto significa direccionarse al cumplimiento de un fin con el uso de medios complementarios y sustitutivos, en orden a tener un amplio margen de equilibrio. Se miden los resultados, no las acciones o gestiones para lograr los mismos.

12. CARACTERÍSTICAS DE LOS SISTEMAS Las propiedades que caracterizan a los sistemas son varias, sin embargo, las siguientes características debe ser parte integrante de todo sistema • Estabilidad • Adaptabilidad • Eficiencia • Sinergia

13. Estabilidad:Es la cualidad por la cual el sistema permanece en funcionamiento eficaz, frente a las acciones de los factores externos al mismo. Es por tanto la cualidad de conservarse estructuralmente apto para realizar su objeto, absorbiendo los efectos de agentes negativos para su integridad. La estabilidad se conserva dentro de márgenes determinados, y el sistema se diseña para proteger su estructura en cierto tipo de situaciones. Recordemos que la estabilidad se logra administrando el desequilibrio, midiendo los riesgos y viviendo en una dinámica permanente de interacción con el entorno.

14. Adaptabilidad:Es la cualidad mediante la cual el sistema sea capaz de evolucionar dinámicamente con relación a su entorno, de manera que atraviese diferentes estados en los que conserve su eficacia y su orientación al objetivo que es su finalidad. La adaptación se lleva a cabo mediante decisiones a través de procesos que trascienden a toda la estructura del sistema, adaptando su comportamiento y su estructura, o influyendo en los procesos que son puestos en juego por el mismo.

15. En los sistemas sociales se manifiesta en situaciones de carácter conflictivo en ocasiones, puesto que la resitencia al cambio es uno de los fenómenos de conjunto y de las agrupaciones humanas, que producen más tensiones en su interior y que repercuten de modo más directo en su capacidad de funcionamiento. CAMBIO = PALABRA CLAVE PARA LA SUPERVIVENCIA DE UN SISTEMA “EL SISTEMA QUE NO CAMBIA MUERE”

16. Eficiencia: Es la cualidad por la cual el sistema atiende con economía de medios , poniendo en juego procesos que le permitan ser adaptable y equilibrado. El sistema debe estructurarse sobre la base de una rentabilidad máxima de los componentes que en él intervienen, y de un empleo óptimo de energía y recursos que eviten toda complicación innecesaria. Dentro de la empresa el criterio de rentabilidad se manifiesta en la eficiencia de los sistemas que pone en juego el desarrollo de su actividad.

17. Eficacia: Es la cualidad por la cual el sistema atiende en el tiempo adecuado y oportuno, alcanza los resultados, logra sus objetivos. EFICIENCIA + EFICACIA = PRODUCTIVIDAD existen muchas organizaciones que cuentan con una gran cantidad de recursos: humanos, financieros, tecnológicos, de conocimientos, logísticos; sin embargo, por más que se esfuerzan no logran alcanzar sus objetivos. Utilizan de la mejor manera posible sus recursos pero fracasan en la consecusión de sus objetivos. Otros derrochan lastimosamente sus recursos y aún así logran llegar alcanzar su objetivo. Los menos, son los que aprovechan al máximo los recursos con que cuentan y otros, aun con pocos recursos, los aplican bien y logran resultados fabulosos, logran ser productivos.

18. Sinergia: Es la cualidad por la cual la capacidad de actuación del sistema es superior a las de sus componentes sumados individualmente. Para ello ponen en juego cualidades diferentes, que estructuradas acordemente se combinan y dan como resultado la sinergia o el efecto de ampliación de la capacidad individual. EL PRODUCTO O RESULTADO ES MAYOR QUE LA SUMA INDIVIDUAL DE SUS COMPONENTES: 1 + 1 MAYOR A 2

19. El concepto de Sinergia, fue introducido por Ruth Benedict –antropóloga y poetisa- en una serie de conferencias ofrecidas en 1941, en el Bryn Mawr College. El concepto de sinergia es muy útil para comprender la psicodinámica intrapersonal; así veremos a personas con alto grado de sinergia como seres integrados en sí mismos; en cambio, en aquéllas con bajo grado de sinergia, observaremos una persona en conflicto consigo misma.