Itella Information

1. Itella Information Rēķinu digitalizēšana un elektroniska aprite Itella Workflow sistēmā Alvis Dimitris Pārdošanas un klientu apkalpošanas direktors Baltijā Itella Information

2. Itella Information Business Group Apgrozījums:2010 MEUR 260 Darbinieki:1 900 Itella Information, Somija Itella Information, Zviedrija Itella Information, Igaunija Itella Information, Norvēģija Itella Information, Latvija Itella Information, Dānija Itella Information, Lietuva Itella Information, Polija Itella Information, Vācija Jaunas kompānijas:Slovākija, Čehija, Austrija,Ungārija, Krievija Itella Information

3. 100% Somijas pastam piederošs uzņēmums 1998.gads – darbības uzsākšana Latvijā 70 darbinieku 5 500 000 Ls – apgrozījums 2010 3 pakalpojumu virzieni un apjomi 2010.gadā: Druka un aplokšņošana 14 000 000 aplokšņu 25 000 000 lapu Automātiskie maksājumi un maksājumu informācijas apstrāde 4 100 000 transakcijas 112 300 000 Ls Digitalizācija 1 000 000 lapu 2011.gada 1.cet. Klientu atsauksmes: Daži skaitļi par Itella Information Latvijā Itella Information AS

4. Izejošie rēķini Ienākošie rēķini Rēķinu apstrādes risinājumi • Privātpersonām • Digitālāsdrukas pakalpojumi, tiešais marketings • www.rekini.lv, internetbankase-rēķins e-pastā Itella Uzņēmums • Digitālāsdrukas pakalpojumi, iPosttiešais marketings • e-rēķini, B2B rēķini • Uzņēmumiem Skenēšana E-rēķinu saņemšana • Datu pārsūtīšana • konvertēšana un vizualizācija • uzturēšana, pārvaldība

5. e I Rēķinu digitalizēšana = skenēšana un rēķina datu izdalīšana II Itella WorkFlow = Web bāzēts risinājums rēķinu pārbaudei, grāmatošanai un apritei elektroniskā vidē To e- or not to e- ? Itella Information

6. Ienākošo rēķinu tipiskie apstrādes procesi Viena rēķina apstrādes izmaksas – 3,50 – 8,00 Ls Based on Internet and EDI in Effective Accounting by Salmi Vahtera Itella Information

7. DIGITALIZĀCIJA ITELLA WORKFLOW Rēķinu apstrādes procesi - Itella WorkFlow Laika ietaupījums ~80% Itella Information

8. Attēls un metadatikatram rēķinam </IND> - <EXT> <RECTYPE>EXT</RECTYPE> <ADMINID>LV40003380477</ADMINID> <ADMINIDQF>B30</ADMINIDQF> <STOREID>PDF</STOREID> <DOCID>TN Logistika-383.pdf</DOCID> <FUNCTION>INV</FUNCTION> </EXT> - <EIV> <RECTYPE>EIV</RECTYPE> <INVID>383</INVID> </EIV> </Invoice> - <BER> <RECTYPE>BSR</RECTYPE> <RECCNT>66</RECCNT> <TOTALINVOICES>1</TOTALINVOICES> <TOTALAMOUNT>54575</TOTALAMOUNT> </BER> </Batch> <RECTYPE>INV</RECTYPE> <SNDRID>LV40103191530</SNDRID> <SNDRIDQF>B30</SNDRIDQF> <RCPTID>LV40003380477</RCPTID> <RCPTIDQF>B30</RCPTIDQF> <INVID>383</INVID> <INVTYPE>380</INVTYPE> <AMOUNT>54575</AMOUNT> <CURRENCY>LVL</CURRENCY> <BILLERID>LV40103191530</BILLERID> <BILLERIDQF>B30</BILLERIDQF> <BILLERNAME1 /> <BILLERNAME2 /> <BILLERACCOUNT1>LV21HABA0551022373950</BILLERACCOUNT1> <PMTREF>N/A</PMTREF> <PMTREFQF>N/A</PMTREFQF> <CUSTREF>N/A</CUSTREF> <INVOICEEID>LV40003380477</INVOICEEID> <INVOICEEIDQF>B30</INVOICEEIDQF> <INVOICEENAME1>Itella Information</INVOICEENAME1> </INV> - <IND> <RECTYPE>IND</RECTYPE> <INVID>383</INVID> <INVOICEDATE>20090922</INVOICEDATE> <DELIVERYDATE1>N/A</DELIVERYDATE1> <TERMSPAYMENT>N/A</TERMSPAYMENT> <CUSTORDER>N/A</CUSTORDER> <CONTRNUMBER>N/A</CONTRNUMBER> Itella Information

9. Itella Workflow • Web bāzēts risinājums rēķinu apritei, pārbaudei un grāmatošanai elektroniskā vidē: • vienkārša piekļūšana rēķiniem; • nav nepieciešama programmatūras instalēšana; • vienkārša lietotāju pārvaldība. • Oriģinālā rēķina attēls un finansu sistēmā importējamie dati • Elektroniska aprite gan papīra gan e-rēķiniem (izglāb koku ??) • Dažādi lietotāju līmeņi, tiesības un to pārvaldība • Izmaksu sadalījums un grāmatošana lietotāju līmenī Itella Information

10. Itella Information

11. Itella Information

12. Personalizēts lapas dizains Itella Information

13. Kāpēc? • Ievērojami samazina gadījumu skaitu, kas saistīti ar rēķinu nozaudēšanu kompānijas iekšienē. It īpaši gadījumos, kad rēķinu apstiprinātāji fiziski atrodas dažādās vietās vai ir bieži komandējumos vai izbraukumos • Risinājums procesu sakārtošanai un darbinieku laika efektīvai izmantošanai • Samazina izdevumus, kas saistīti ar rēķinu saņemšanu, pārsūtīšanu, apstiprināšanu, grāmatošanu utt. • Ir izdevīga gadījumos, kad rēķina summa ir atkarīga no apmaksas termiņa • Samazina ar kļūdu identificēšanu un novēršanu saistītos izdevumus • Samazina papīra rēķinu uzglabāšanas izdevumus • Uzlabo izmaksu pārskatāmību un plānošanu • Saīsina problēmu risināšanas laiku • SVARĪGI – nav izdevīgi Uzņēmumā vienlaicīgi saglabāt divas rēķinu aprites sistēmas – papīra un elektronisko. Itella Information

14. Kas jādara Uzņēmumam? Lai piereģistrētu uzņēmumu Itella WorkFlow sistēmā (arī testa versijā), veicamās darbības: Jāsagatavo Uzņēmuma dati – rekvizīti Company name, Reg.no, Contact Phone, Legal Address, Post Address, Bank account Jāsagatavo kontu plāni (Chart of Accounts) Account number, Account name / description, Type, Default VAT%, VAT-code Jāsagatavo grāmatojumu struktūra (Accounting Dimentions), līdz 10 līmeņiem Number of checking level, Description of the checking level, Accounting dimention, Description Jāsagatavo WorkFlow lietotāju saraksts un rēķinu apstiprinātāju saraksti un nosacījumi Name, Surname, E-mail, Functions, Approval Limit (local currency) Jāsagatavo piegādātāju saraksts Supplier No, Supplier Name, Reg.no, Bank acc., Bank acc.2, Handler list title, 1st handler, 2nd handler, 3rd handler, Default terms of payment, Default VAT code, Accounts payable account Turpmākajā lietošanā visus parametrus var papildināt vai mainīt uzņēmuma darbinieki Itella Information AS

15. Kas NAV jādara Uzņēmumam? • Jāinvestē programmatūras iegādē, licencēs • Jāinstalē programmatūra uz uzņēmuma datoriem • Jāveic ilgstoša masveida darbinieku apmācība • Jātērē laiks, lai atrastu rēķina oriģinālus arhīva skapī • Jāgatavo rēķinu kopijas, lai nosūtītu piegādātajam vai citam interesentam sarežģījumu gadījumos Itella Information

16. Smart Move Alvis Dimitris alvis.dimitris@itella.lv www.itella.lv Itella Information