İlaç Sektörü IT/IS Yöneticileri Nisan.2012 Toplantısı

1. İlaç Sektörü IT/IS Yöneticileri Nisan.2012 Toplantısı 25.Nisan.2012

2. Gündem • İlaç Takip Sistemi İkinci Faz’ın canlı kullanıma geçişi esnasında karşılaşılan sıkıntılar. • Mayıs.2012 Ankara İ.E.G.M. toplantısında bu sıkıntılarınve muhtemel çözümlerin nasıl paylaşılacağının belirlenmesi. • Haziran.2012 Toplantısının gündem tespiti.

3. İlaç Takip Sistemi İkinci Faz’ın canlı kullanıma geçişi esnasında karşılaşılan sıkıntılar. Anketimize katılım 83 civarı üyemiz göz önüne alındığında katılım oranının %10’nu bulmadığını görüyoruz. Bu durum ya hiç bir sıkıntımızın olmadığı yada Nasrettin Hoca’nın Timur’un Filleri Fıkrasında belirttiği durum oluşmaktadır. Şimdi eldeki verilere göre verilen cevaplara bir göz atalım.

4. İlaç Takip Sistemi İkinci Faz’ın canlı kullanıma geçişi esnasında karşılaşılan sıkıntılar(1). • Bu problem nasıl oluşmakta ve karşımıza çıkmaktadır? • Problemle karşılaşan meslektaşlarımız nasıl bir çözüm izledi? • Bu problemin çözülmesi ve/veya daha az bizlere sıkıntı yaşatması için önerileriniz nelerdir?

5. İlaç Takip Sistemi İkinci Faz’ın canlı kullanıma geçişi esnasında karşılaşılan sıkıntılar(2).

6. İlaç Takip Sistemi İkinci Faz’ın canlı kullanıma geçişi esnasında karşılaşılan sıkıntılar(3).

7. İlaç Takip Sistemi İkinci Faz’ın canlı kullanıma geçişi esnasında karşılaşılan sıkıntılar(4).

8. İlaç Takip Sistemi İkinci Faz’ın canlı kullanıma geçişi esnasında karşılaşılan sıkıntılar(5).

9. İlaç Takip Sistemi İkinci Faz’ın canlı kullanıma geçişi esnasında karşılaşılan sıkıntılar(6). • (6) Depo tarafından ITS Mal İade bildirimleri problem oluşturmaktadır? Bu fonksiyonun ya henüz kullanılmadığı yada kullanan üyelerimizin cevap vermediği görülmüştür. Sonuç olarak bu fonksiyonda paylaşılmış bir sıkıntı mevcut değil.

10. İlaç Takip Sistemi İkinci Faz’ın canlı kullanıma geçişi esnasında karşılaşılan sıkıntılar(7). • (7) Depo tarafından ITS Mal Satış bildirimleri problem oluşturmaktadır? Bu fonksiyonda paylaşılmış bir sıkıntı mevcut değil.

11. İlaç Takip Sistemi İkinci Faz’ın canlı kullanıma geçişi esnasında karşılaşılan sıkıntılar(8).

12. İlaç Takip Sistemi İkinci Faz’ın canlı kullanıma geçişi esnasında karşılaşılan sıkıntılar(9).

13. İlaç Takip Sistemi İkinci Faz’ın canlı kullanıma geçişi esnasında karşılaşılan sıkıntılar(10).

14. İlaç Takip Sistemi İkinci Faz’ın canlı kullanıma geçişi esnasında karşılaşılan sıkıntılar (11).

15. İlaç Takip Sistemi İkinci Faz’ın canlı kullanıma geçişi esnasında karşılaşılan sıkıntılar(Novartis). • Depolardan derlenenler: • Faturave PTS kalemsayısıfarklı • PTS XML'iboş • PTS bildirimiyapılmamış • PTS ürünmiktarlarıhatalı • PTS vesatışbildirimiyapılmamış • PTS verisiilefizikiürünkarekodufarklı • Satışbildirimibaşkadepoyayapılmış • Satışbildirimiyapılmamış • Üretimvesatışbildirimiyapılmamış

16. İlaç Takip Sistemi İkinci Faz’ın canlı kullanıma geçişi esnasında karşılaşılan sıkıntılar(Novartis). • Çağrı merkezi kayıtlarından: • Sevkiyatiçerisindeokutulmadangönderilenbağlar • Karekodusilikokunmuyor • Soğukzincirürünleri • Mal alımbildirimiyapılmadığıiçinsatılamıyor • Faz1 ürünleriiçin PTS talebi • Deaktiveedilmişvesatılamıyor • Başkabireczanedesatılmışvesatılamıyor • Başka depo üzerinde gözüküyor

17. İlaç Takip Sistemi İkinci Faz’ın canlı kullanıma geçişi esnasında karşılaşılan sıkıntılar(Novartis). • Her depodabukonularıkoordineedecektekbirmuhatapolmasıvekonuyudepoiçinde organize etmesivekayıtlarınıntutulması (çağrımerkezibenzeribiryapıolabilir) • Sorunlailgiliincelemeyapılıpsorununtanımlanmasıvebilgisinin belli bir format içerisindeeksiksizbildirilmesi • Sorununaraştırmasonucubulunanesasnedeni • Sevkiyatnumarası • Sevkiyatiçerisindesorunluürünün en azbirineait karekod bilgisi • Sorunyaşayandepo/şubeveiletişimbilgisi • Gerekirseürünün/bağınfotoğrafı

18. İlaç Takip Sistemi İkinci Faz’ın canlı kullanıma geçişi esnasında karşılaşılan sıkıntılar(Novartis). • İstanbuliçisevkiyatlarda mal alımsırasındayaşanansistemselproblemlerdesevkiyatınhemeniadeedilmeyip, sorununçözümünefırsattanımakiçin “SevkiyatŞartlı Kabul Tutanağı” ilebirsonrakisevkiyatakadarbekletilmesi • Depolarıniadeettikleriürünleri “Mal iadebildirimi” yaptıktansonragöndermeleri • Depolarda mal kabulündeyaşanangecikmeleraraçlarınçokbeklemesineyolaçıyor • Eczadepolarının GLN değişiklikleriniöncedenüreticilerebildirmesi • Mayıstoplantısıkonuları: • İadevegeritoplamaprosedürü • Özeldurumlardaeczaneyesatışbildirimiyapılabilmesi • Depolararasındaçapraz mal değişimiyapılabilmesi

19. İlaç Takip Sistemi İkinci Faz’ın canlı kullanıma geçişi esnasında karşılaşılan sıkıntılar (11). Ayrıca e-mail grubu ve bazı görüşmelerde paylaşılan hususlar düzenlendiğinde: •Sevkiyat Tırlarının daha çok bekletilmesi ve ek maliyet oluşması. •Eczaneden yapılan deneme yanılma satışları. Sahipsiz ürüler “havuz problemleri”. •1 nci faz ürünü olup 1 Mart öncesi ecza deposunun mal alımı yapılan satışların İTS ye bildirmeden olmadan iade etmesi. •Ecza deposu Mal iptal bildirimi yaptıklarında bizde görünmesi gerekirken Sahipsiz ürünler havuzunda görünmesi •İADE prosedürlerinin oturtulmamış olması. Bu nedenle diğer paydaşların yaptığı aktivitelerde bir düzen sağlanamıyor. •Bir depoda olması gereken ürünün başka bir depodan çıkması ve çözümü. •Herhangi bir araştırma sorgulama yapılmadan problem iletilmesi. •Ecza depolarının GLN lerinin aniden deaktive edilmesi •Şirketlerin bu sürecin aşabilmesi için şirket içi görev ve sorumlulukların belirlenmesinden şikayetlerin toplanması yöntemine kadar oluşturduğumuz frameworkün konuşulması

20. Mayıs.2012 Ankara İ.E.G.M. toplantısında bu sıkıntıların ve muhtemel çözümlerin nasıl paylaşılacağının belirlenmesi. Sıkıntılarımızı önceki slaytlarda özetlemeye çalıştık. “Eğer problemleri sıralayıp, çözüm önerisi getiremez isek bizlerde problemin birer parçası haline geliriz. Sonuç olarak iş birimlerimize, yöneticilerimize ve yetkililere ne sunabiliriz?” Butoplantımızın en önemli hedefi sıkıntılarımızın/problemlerimizin tespiti ve muhtemel çözüm önerilerinin derlenmesidir.

21. Mayıs.2012 Ankara İ.E.G.M. toplantısında bu sıkıntıların ve muhtemel çözümlerin nasıl paylaşılacağının belirlenmesi (1). Bir excel dokümanı üzerinde: • Problemler/Sıkıntılar Kolonu oluşturulacak ve katılımcıların belirtiği sıkıntılar/problemler yazılacak. • Muhtemel çözüm ve iyileştirme önerileri diğer bir kolona yazılacak(Sektör ve İ.E.G.M. şeklinde iki ayrı alt kolonda olabilir). • Excel dokümanı, grup üyeleri ve katılımcılarla paylaşılacak.

22. Haziran.2012 Toplantısının gündem tespiti. • Yeni Türk Ticaret Kanunu ve IT/IS Birimlerinin yönetmesi/yapması gereken hususlar. • CloudTeknolojisi’nin IT/IS yöneticilerine yönelik sektörün lider tedarikçilerinden özel tanıtımın talep edilmesi. • Mobil teknolojilerin sektörümüzde kullanımı konusunda önemli tedarikçilerimizden özel tanıtım talep edilmesi. Not: Toplantı tarihide tespit etmemiz gerekiyor.