Synergieeffekte durch softwaregestützte Prozessmodelle

1. Synergieeffekte durch softwaregestützte Prozessmodelle Softwaregestützter Aufbau und softwaregestützte Umsetzung von QM-Systemen Prozessorientierung oder Normelementeorientierung ----------------------------------------------------------------------Vorteil und/oder Nachteil ??? Betrachtungen aus der Sicht eines Zertifizierers DEKRA Certification Services GmbH; G. Fischer => 6. SiSy-Konferenz

2. Vortragsgliederung • Wesentliche Aufgaben eines QM-System • Vorgehensweise beim Aufbau eines QM-Systems • Vor- und Nachteile der softwaregestützen Lösung in der Aufbauphase • Probleme bei der Zertifizierung und Aufrechterhaltung eines QM-Systems • Allgemeine Vorteile der Softwareunterstützung • Vorteile durch die Parallelität Prozessorientierung-Elementeorientierung • Zusammenfassung

3. Wesentliche Aufgaben eines QM-Systems Erreichen eines Vorsprunges vor der Konkurrenz durch optimierte Geschäftsprozesse! • Regelung/Überwachung der Beziehungen der Organisationseinheiten • Transparenz der Unternehmensprozesse • Aufdecken von Schwachstellen • Basis zur Darlegung der Leistungsfähigkeit

4. Voraussetzungen für den Aufbau eines QM-Systems Einplanung der Kosten! • Zieldefinition durch die Geschäftsführung • Bereitstellung notwendiger Hard- und Software • Freistellung der beauftragten Mitarbeiter • Durchführung von Motivationsveranstaltungen und Schulungen der Projektmitglieder

5. Wesentliche Schritte beim Aufbau eines QM-Systems • Entscheidung und Projektplan • Analyse der bestehenden Dokumentation • Erfassung der Abläufe / Daten • Erarbeitung der QM-Dokumentation • Prüfung und ggf. Korrektur der Dokumente • Freigabe und Einführung der Dokumentation

6. „Standardsoftware“ Schulungsaufwand keiner oder gering Anschaffungskosten keine oder gering Aufwand für Ersterfassung geringer Änderungsaufwand hoch „Spezielle Software“ Zusätzliche Schulungen Zusätzliche Kosten für Soft- und ggf. Hardware Aufwand für Ersterfassung höher Änderungsaufwand gering Vor- und Nachteile der softwaregestützten Lösung in der Aufbauphase

7. Probleme bei der Zertifizierung und Aufrechterhaltung eines QM-Systems I • Falsche oder fehlende Verweise auf mitgeltende Unterlagen in der Dokumentation • Falsche oder fehlende Übersichten der Dokumente und Aufzeichnungen • Falsche Zuordnung der Verantwortung und Befugnisse der Mitarbeiter • Fehlende oder veraltete Anweisungen bei den Mitarbeitern • Nutzung veralteter Formulare für Qualitätsaufzeichnungen • Fehlende Kenntnis der für den Arbeitsplatz geltenden QM-Dokumentation • Unzureichender Zugriff der Mitarbeiter auf QM-Dokumentation

8. Probleme bei der Zertifizierung und Aufrechterhaltung eines QM-Systems II • Änderungen nicht in Dokumentation eingearbeitet • Änderungen nicht entsprechend verteilt • Durch Änderungen fehlerhafte Abläufe erzeugt • Durch Änderungen fehlerhafte Zuordnungen der Verantwortungen und Befugnisse erzeugt • Durch Änderungen fehlerhafte Verweise erzeugt • Fehlende Dokumentation und Erkennbarkeit von Änderungen

9. Allgemeine Vorteile der Softwareunterstützung • Mehrfachnutzung einmal erfaßter Daten => Vermeidung von Übertragungsfehlern • Gleichbleibendes Layout => Erhöhung von Verständnis und Akzeptanz • Prüfung der Dokumentation auf Plausibilität => Vermeidung von Fehlern u.a. bei Änderungen • Netzfähigkeit => Sicherheit bei Zugriff, Verteiler, Aktualität • Integrierte Auswertungen vorhanden => aktuelle Übersichten (z.B. Auslastung) • Offenes System => unkomplizierte Erweiterbarkeit, Prozessorientierung-Elementeorientierung möglich

10. Prozess- vs. Elementeorientierung Zertifikat Elemente-orientierung Prozessorientierung Nutzung eines computergestützten Systems, dass die Vorteile beider Methoden verbindet und die aufwendige Dokumentation vereinfacht Methodik Norm

11. Vorteile durch Parallelität der Prozessorientierung-Elementeorientierung • Dokumentation ist an Wertschöpfungskette orientiert => besseres Verständnis und Akzeptanz • Dokumentation ist insgesamt abteilungsübergreifend => Verbesserung der Kommunikation, Erkennen der Schnittstellenprobleme • Bezüge zu den Normelementen bleiben transparent => „keine“ Probleme bei Zertifizierung

12. Zusammenfassung • Die Vorteile einer speziellen Software zur Erstellung der QM-Dokumentation greifen besonders in der Umsetzungsphase • Die Parallelität von Prozeßorientierung und Elementeorientierung sichert zusätzliche interne Effekte, ohne daß die Zertifizierungsfähigkeit eingebüßt wird • Die Nutzung spezieller Software und der prozessorientierte Aufbau sind dann zu empfehlen, wenn mehr als ein Zertifikat erreicht werden soll.