Iratkezelés ellenőrzése, az ellenőrzés részletes feladatai

1. Iratkezelés ellenőrzése, az ellenőrzés részletes feladatai Dr. Kenyeres István Budapest Főváros Levéltára főigazgató Belső Ellenőrök Társasága II. SZAKMAI KONFERENCIA 2014. február 24.

2. Amiről szó lesz • Az iratkezelés ellenőrzésének jogi háttere • Az iratkezelés ellenőrzésének menetrendje, szempontjai

3. Jogszabályok • 1995. LXVI. törvénya köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről (Levéltári törvény – Ltv.) • 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendeleta közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről • 24/2006. (IV. 29.) BM-IHM-NKÖM együttes rendelet a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverrel szemben támasztott követelményekről • 2001. XXXV. törvény az elektronikus aláírásról • 114/2007. (XII. 29.) GKM rendelet a digitális archiválás szabályairól • 83/2012. (IV. 21.) Korm. Rendelet a szabályozott elektronikus ügyintézési szolgáltatásokról és az állam által kötelezően nyújtandó szolgáltatásokról • 78/2012. (XII. 28.) BM rendelet az önkormányzati hivatalok egységes irattári tervének kiadásáról

4. Iratkezelés ellenőrzése Szabályozott-e? Rendelkezésre állnak-e az iratkezelés szabályozásához szükséges szabályzatok, dokumentumok? Jogszabályoknak megfelelők-e a szabályzatok? Az iratkezelés a szabályzatoknak megfelelőn működik-e?

5. Szabályozás Az iratkezelés akkor szabályozott, amennyiben létezik • jóváhagyott, • a jogszabályoknak megfelelő, • folyamatosan aktualizált iratkezelési szabályzat (ISz) és annak részeként irattári terv (IT).

6. Egyéb, iratkezeléssel összefüggő szabályozási dokumentumok • Szervezeti és Működési Szabályzat • A szerv vezetője a szerv szervezeti és működési szabályzatában határozza meg az iratkezelés szervezeti rendjét, az iratkezelésre, valamint az azzal összefüggő tevékenységekre vonatkozó feladat- és hatásköröket, továbbá kijelöli az iratkezelés felügyeletét ellátó vezetőt. (Ltv. 3. § (3)) • Ügyrend • szignálás, kiadmányozás stb. • elektronikus aláírás rendje • Irattári ügyrend • Bélyegzőhasználati szabályzat

7. Egyéb, iratkezeléssel összefüggő szabályozási dokumentumok • Informatikai szabályzat • az elektronikus iratkezelési szoftver hozzáférési jogosultságai • az egyedi azonosítók, a helyettesítési jogok szabályozása • a külső és a belső név- és címtárak naprakészen tartása • üzemeltetési és adatbiztonsági követelmények • Adatmentés rendje, felelősei • Naplózás, hozzáférések szabályozása, dokumentálása • Adatvédelmi szabályzat

8. ISz megfelelősége • Közfeladatot ellátó szervek esetében az Isz akkor megfelelő, amennyiben szerkezete, tartalma megegyezik a 335/2005. Korm. Rend.-ben foglaltaknak vagy • Egyéb, szabályozott módon kerül kiadásra • Rendelet útján • Felügyeleti szerv útján

9. ISz kiadása az Ltv. alapján - 10. § • Egyedi iratkezelési szabályzatot ad ki: • a) aközfeladatot ellátó szervaz illetékes közlevéltárral egyetértésben, • b)a központi államigazgatási szerv a Magyar Nemzeti Levéltárral, az illetékes szaklevéltárral és a köziratok kezelésének szakmai irányításáért felelős miniszterrel egyetértésben, • c) az önkormányzati hivatal számára a jegyző (főjegyző) a Magyar Nemzeti Levéltárral és megyei kormányhivatallal egyetértésben, fővárosi önkormányzatok esetében Budapest Főváros Levéltárával és a fővárosi kormányhivatallal egyetértésben.

10. ISz kiadása az Ltv. alapján - 10. § • Egységes iratkezelési szabályzatot ad ki: • a) a szakmai irányítást ellátó miniszter vagy a központi államigazgatási szerv vezetője • a területi államigazgatási szervek, a Magyar Honvédség, valamint a rendvédelmi szervek - kivéve a polgári nemzetbiztonsági szolgálatok - részére a köziratok kezelésének szakmai irányításáért felelős miniszterrel, a Magyar Nemzeti Levéltárral és az illetékes szaklevéltárral egyetértésben, • b) az Országos Bírósági Hivatal elnöke a bíróságok, • a legfőbb ügyész az ügyészségek részére a Magyar Nemzeti Levéltárral egyetértésben, • c) az igazságügyért felelős miniszter • a közjegyzők és bírósági végrehajtók, valamint ezek kamarái, • az igazságügyi szakértői tevékenység végzésére feljogosított természetes személyek és gazdasági társaságok, igazságügyi szakértői intézmények, hatósági tolmácsok, hiteles szakfordítók és büntető ügyekben közvetítői tevékenységet végző ügyvédek tekintetében a köziratok kezelésének szakmai irányításáért felelős miniszterrel, valamint a kultúráért felelős miniszterrel egyetértésben.

11. ISz kiadása az Ltv. alapján - 10. § • (3) A központi államigazgatási szervek valamint a területi államigazgatási szervek, a Magyar Honvédség, valamint a rendvédelmi szervek ISz-eit a szakmai irányítást ellátó miniszter vagy a központi államigazgatási szerv vezetője egységes iratkezelési szabályzatban is kiadhatja. • (4) A szakmai irányítást ellátó miniszter az állami és helyi önkormányzati intézmények meghatározott csoportja részére a köziratok kezelésének szakmai irányításáért felelős miniszterrel, valamint a kultúráért felelős miniszterrel egyetértésben egységes iratkezelési szabályzatot vagy egyedi iratkezelési szabályzatuk mellékletét képező egységes irattári tervet ad ki. • (5) Az önkormányzati hivatal számára a helyi önkormányzatokért felelős miniszter a köziratok kezelésének szakmai irányításáért felelős miniszterrel és a kultúráért felelős miniszterrel egyetértésben egységes irattári tervet ad ki. • (6) A jogi személyiséggel rendelkező önkormányzati társulás, az önkormányzatok többcélú kistérségi társulása a társulási megállapodásban foglalt esetben rendelkezik az iratkezelés szabályozásáról.

12. ISz évenkénti felülvizsgálata A közfeladatot ellátó szervek iratkezelési szabályzatait évente felül kell vizsgálni és szükség esetén módosítani kell. (Ltv. 3. § ) Az irattári terv az iratkezelési szabályzat kötelező mellékletét képezi, melyet évente felül kell vizsgálni, és az irattári tervet alkalmazó szerv (szervek) feladat- és hatáskörében bekövetkezett változás vagy az őrzési idő megváltozása esetén módosítani kell.

13. ISz formai követelmények ellenőrzése • Az ISz az Ltv-nek megfelelő módon került-e kiadásra? • Kiadmányozott-e a szabályzat? • Rajta van-e a levéltár és a kormányhivatal záradéka? • Amennyiben elektronikus iktatási rendszert határoz meg az ISz, megvannak-e az ehhez kapcsolódó szabályzatok? • A használt elektronikus iratkezelési szoftver rendelkezik-e a aközfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverrel szemben támasztott követelményekről szóló 24/2006. (IV. 29.) BM-IHM-NKÖM együttes rendelet szerinti tanúsítvánnyal? • Ismert-e az ISz az iratkezelésben közreműködők előtt? (Megismerési nyilatkozat.)

14. ISz tartalmi ellenőrzése Iratkezelés rendje Szervezeti keretek – központi, osztott vagy vegyes iktatás Biztosított-e, hogy az ügyintézés folyamata, és az iratok szervezeten belüli útja pontosan követhető és ellenőrizhető, az iratok holléte pedig naprakészen megállapítható-e?

15. Iratkezelési folyamatok ellenőrzésének főbb területei • Küldemények átvételének rendje • Postabontás • Érkeztetés • Iktatás • Iktatókönyv lezárása, hitelesítése • Ügyintézés • Kiadmányozás • Irattározás • Kölcsönzés • Selejtezés vagy levéltárba adás

16. ISz tartalmi ellenőrzése • Iratkezelési Szoftver ellenőrzése – fenti folyamatok szúrópróba szerinti ellenőrzése • Papír alapú iktatás esetén iktató- és mutatókönyvek szúrópróba szerinti ellenőrzése

17. ISz tartalmi ellenőrzése - Ügyiratok szúrópróba szerinti ellenőrzése • Iratborító van-e? • Iktatott-e az irat? • Megtalálható-e az iktatószám az ügyiratborítón? • Érkezető- és iktatóbélyegző található-e az iraton? • Mellékletek nyilvántartása, megléte? • Ügyintéző kijelölésre került-e? • Kiadmányozás szabályszerű-e? • Határidő megállapításra került-e? • Irattári tételszám van-e az iratborítón? • Irattárazásra vonatkozó adatok kitöltésre kerültek-e?

18. ISz tartalmi ellenőrzése - Ügyiratok szúrópróba szerinti ellenőrzése - Elektronikus iratok kapcsán elvégzendő ellenőrzések • Az elektronikus iraton szereplő elektronikus aláírás érvényességét ellenőrizni és az ellenőrzés tényét az iktatásban rögzíteni kell. • Az elektronikus iratot gépi adathordozón (hajlékony lemez, CD ROM stb.) átvenni vagy elküldeni csak papíralapú kísérőlappal lehet. • Az adathordozót és a kísérőlapot mint iratot és mellékelt iratot kell kezelni. • A kísérőlapon a címzés adatai mellett fel kell tüntetni: • a számítógépes adathordozón lévő irat(ok) tárgyát, • a fájlnevét, fájltípusát, • rendelkezik-e elektronikus aláírással és • az adathordozó paramétereit. • Átvételkor ellenőrizni kell a kísérőlapon feltüntetett azonosítók valóságtartalmát.

19. ISz tartalmi ellenőrzése - Ügyiratok szúrópróba szerinti ellenőrzése - Elektronikus iratok kapcsán elvégzendő ellenőrzések • A papír alapú és az elektronikus iratot egyaránt tartalmazó ügyiratok ellenőrzése • Elektronikus iratok kísérőlapja megvan-e? • Olvasható-e az elektronikus irat? • Elektronikus úton érkezett küldemények esetében az átvevő a feladónak automatikusan megküldi-e a küldemény átvételét igazoló és az érkeztetés sorszámát is tartalmazó elektronikus visszaigazolást (átvételi nyugtát)? • Eat. szerinti kiadmányozás ellenőrzése • Mentések megléte

20. Irattári feladatok ellenőrzése • Irattár formai ellenőrzése • Elhelyezés, technikai és szakmai követelményeknek való megfelelőség vizsgálata • Kézi irattárak – szakszerű megőrzés feltételei adottak-e? (Elhelyezés, jogszabályoknak megfelelő hozzáférés, adatvédelem) • Központi irattár • Irattár(ak) állapota, légnedvesség és hőmérséklet mérése, dokumentálása, savmentes dobozok használata (szakmai követelmények betartásának ellenőrzése)

21. Irattár ellenőrzése – irattári folyamatok • Ügyiratok ISz szerinti irattári átadásának ellenőrzése • ISz szerinti határidők betartása • Átadási jegyzékek megléte • Irattári elhelyezés - raktári jegyzékek megléte, IT szerinti megőrzés megléte (tételek megléte, elkülönítése)

22. Irattár ellenőrzése – irattári folyamatok • Iratok belső és külső kölcsönzése rendjének ellenőrzése • A kölcsönzést utólagosan is ellenőrizhető módon, dokumentáltan kell végezni – van-e nyilvántartás? • Kölcsönzés SZMSZ-ben vagy ügyrendben meghatározott jogosultságok alapján történhet. - Ellenőrizendő • Papír alapú iratok esetében az irattárból kiadott ügyiratról ügyiratpótló lapot kell készíteni, amelyet mint elismervényt az átvevő aláír. Az aláírt ügyiratpótló lapot a kölcsönzés ideje alatt az irattárban az ügyirat helyén kell tárolni. – Ügyiratpótló lap megtekintése • Elektronikus iratok esetében a jogosult felhasználók naplózás mellett tekinthetik meg az iratot. - Naplózás megtekintése.

23. Irattár ellenőrzése – irattári folyamatok - selejtezés ellenőrzése Az ISz és az IT szerint selejtezéseket elvégzi-e rendszeresen a szerv? Selejtezési bizottságot létrehoznak-e? Annak összetétele megfelel-e a jogszabályi követelményeknek? (Legalább 3 tag, a selejtezést végzők nem lehetnek a bizottság tagjai.) A selejtezést az ISz-nek és a jogszabályoknak megfelelő módon hajtják-e végre?

24. Irattár ellenőrzése – irattári folyamatok - selejtezés ellenőrzése • Selejtezési jegyzőkönyvek szúrópróba szerinti ellenőrzése • Formai követelmények • Iktatott irat, bizottság tagjainak aláírásával • Tartalmilag megfelel-e a jogszabályoknak (selejtezés alá vont iratok évkörének, tételeinek megnevezése, adott esetben mennyisége) • Levéltári jóváhagyás meglétének vizsgálata – záradék megléte

25. Irattár ellenőrzése – irattári folyamatok -levéltári átadás A levéltár számára átadandó ügyiratokat az ügyviteli segédletekkel együtt nem fertőzött állapotban, levéltári őrzésre alkalmas savmentes dobozokban az átadó költségére az irattári terv szerint, átadás-átvételi jegyzőkönyv kíséretében, annak mellékletét képező átadási egység szerinti (doboz, csomag stb.) tételjegyzékkel együtt, teljes, lezárt évfolyamokban kell átadni. A visszatartott ügyiratokról külön jegyzéket kell készíteni. Az átadási jegyzéket és a visszatartott iratokról készített jegyzéket – a levéltárral egyeztetett módon – elektronikus formában is át kell adni. Ellenőrzés: Az ISz és IT szerinti szabályok és határidők szerinti levéltári átadás ellenőrzése a fentiek alapján Átadás-átvételi jegyzékek szúrópróba szerinti ellenőrzése

26. Köszönöm a figyelmet!