Málaskrá Stjórnarráðsins - Lærum hvert af öðru - 19. mars 2003

Málaskrá Stjórnarráðsins- Lærum hvert af öðru -19. mars 2003 Pétur Ásgeirsson Ingibjörg Steinunn Sverrisdóttir

Nokkur vandamál • Verkefnadreifing ekki skráð • Erfitt að fylgjast með vinnslutíma mála • Óformleg fyrirmæli • Mismunandi uppsetning á skjölum • Ekki tryggt að öll skjöl endi í skjalasafni • Mál ekki geymd í heilu lagi undir málsnúmeri • Ófullkomið skjalabókhald

Hvað er Lotus Notes? • Hópvinnukerfi • Upplýsingasöfunun - óformuð gögn • Ritvinnsla / sameiginlegur aðgangur • Tölvupóstur (NotesMail) • Intranet (dreifing upplýsinga) • Dagbókarkerfi • “Hvar er” - brunnurinn • Bókanir fundarherbergja og tækja • Boðanakerfi (scheduling)

Málaskrá ráðuneyta Skjala- og verkefnaskráning • Hefðbundin skráning • Innanhússverkefni Skjalagerð, ritvinnsla • Bréf, símbréf, minnisblöð, fundargerðir o.s.frv. Verkstjórn • Dreifing verkefna ásamt fyrirmælum • Eftirlit með verkefnum og vinnu Upplýsingavarsla/vinnsla • Starfsemi ráðuneytis • Mál og málaflokkar

Að auðvelda stjórnun • Auka yfirsýn stjórnenda • Bæta stjórnunarferil • Tryggja að ávallt sé ljóst hver ber ábyrgð á afgreiðslu máls • Auka eftirlit með starfsemi

Að bæta upplýsingastreymi • Tryggja að fljótlegt sé að kanna hvar mál er statt og hver annast afgreiðslu þess • Halda saman öllum upplýsingum um afgreiðslu máls • Bæta leit í skjalasafni • Tryggja að skjöl séu færð í skjalasafn • Upplýsingar um starfsemi ráðuneytisins

Skilvirkni • Aukin yfirsýn stjórnenda • Aukin yfirsýn starfsmanna yfir verkefni • Fyrirmæli og verkefni berast fljótar og með skipulegri hætti til starfsmanna • Auka aðgang starfsmanna að upplýsingum um afgreiðslu mála, fordæmi o.þ.h. • Einfalda ritvinnslu með stöðluðum uppsetningum skjala • Eftirlit með afgreiðslutíma mála

Ferill mála Innsent erindi Ráðherra og ráðuneytisstjóri Skrifstofa / Sendiráð Starfsmaður Mál 97010001 • Innsent skjal • Minnisblað • Símtal • Fundargerð • Útsent bréf (2 eintök) Mál WAS19990001 Innsent skjal Skráning - Skjalavarsla Skjalasafn

Tenging við sendiráð Miðlari 3 Málaskrá Brussel Miðlari 2 Málaskrá sendiráðanna safnbrunnur B Miðlari 4 Málaskrá London L Miðlari 5 Málaskrá París P O Miðlari 6 Málaskrá Osló Yfirfærsla breytinga á Málaskrá frá sendiráðum, tvisvar á dag Yfirfærsla mála sem færð hafa verði á sendiráðsstarfsmenn, tvisvar á dag. Miðlari 1 Málaskrá aðalskrifstofu Yfirfærsla málaskrár, tvisvar á dag Yfirfærsla tölvupósts, 30 mín. fresti Yfirfærsla tölvupósts, stöðug

Miðlun upplýsinga • Þekkingarstjórnun • Miðlun og aðgengi upplýsinga • Gagnagrunnur • Fordæmisgögn • Saga mála • Tenging við önnur mál

Mörg kerfi • Verkstjórnarkerfi • Skjalastjórnunarkerfi • Rafrænt skjalasafn • Bréfadagbók

Mál Öll gögn sem tengjast tilteknu viðfangsefni / úrlausnarefni sem er til meðferðar og / eða ákvörðunar í stjórnsýslunni Starfsmannahandbók Stjórnarráðsins 2002

Mál • Forsíða • Öll gögn varðandi málið • Staða málsins • Hver ber ábyrgð á málinu • Hvernig málið var unnið • fyrirmæli - tilmæli • hverjir komu að málinu • hversu langan tíma tók að afgreiða málið

Fjármálaráðuneytið • 70 starfsmenn • 6 skrifstofur og yfirstjórn • 3 vinnustöðvar • Málaskrá 1997 • tölvuskráning síðan 1987 • 80.000 skjöl og 11.250 mál • Meðalstærð

Aðgangur • Allir starfsmenn hafa aðgang • Aðgangsstýringar • Yfirmenn geta séð stöðu mála á sinni skrifstofu

Fólk og fræðsla • Mannlegur þáttur og fræðsla • Nýir starfsmenn á námskeið • Nýliðaprógram • Handbók um Málaskrá • Samstarf milli ráðuneyta • Málaskrárnefnd • Samstarf skjalastjóra • Samstarf við framleiðendur / seljendur

Nýjungar • Allt innkomið efni skannað inn • Hægt að hengja inn viðhengi úr öðrum forritum • Hægt að hengja inn tölvupóst • Utanríkisráðuneytið og sendiráð í einum brunni • Geymsluskrá - allt lífshlaup skjals í einu kerfi

Framtíð - þróun • Einföldun á ferlum • Nefndabrunnur • Gagnvirkni - upplýsingar á vef - rafræn eyðublöð - rafrænar undirskriftir • Tölfræði • Skil á rafrænum gögnum til Þjóðskjalasafns • Aukin skipti á rafrænum upplýsingum milli ráðuneyta, stofnana ríkisins / Málaskráa

Málaskrá Stjórnarráðsins - Lærum hvert af öðru - 19. mars 2003