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IMPLEMENTACIÓN DE PROCESOS EN EL COMANDO DE EDUCACIÓN Y DOCTRINA DEL EJÉRCITO (CEDE) BAJO METODOLOGÍA BPM. “LA PRIMERA REGLA DE CUALQUIER TECNOLOGÍA UTILIZADA EN LOS NEGOCIOS ES QUE LA AUTOMATIZACIÓN APLICADA A UNA OPERACIÓN EFICIENTE MAGNIFICARÁ LA EFICIENCIA.
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IMPLEMENTACIÓN DE PROCESOS EN EL COMANDO DE EDUCACIÓN Y DOCTRINA DEL EJÉRCITO (CEDE) BAJO METODOLOGÍA BPM. “LA PRIMERA REGLA DE CUALQUIER TECNOLOGÍA UTILIZADA EN LOS NEGOCIOS ES QUE LA AUTOMATIZACIÓN APLICADA A UNA OPERACIÓN EFICIENTE MAGNIFICARÁ LA EFICIENCIA. LA SEGUNDA ES QUE SI LA AUTOMATIZACIÓN SE APLICA A UNA OPERACIÓN INEFICIENTE, MAGNIFICARÁ LA INEFICIENCIA” BILL GATES DIRECTOR: ING. JAIME CADENA OPONENTE: ING. VÍCTOR PUMISACHO AUTOR: CAPT. ORLANDO ZALDUMBIDE
EL COMANDO DE EDUCACIÓN Y DOCTRINA DEL EJÉRCITO • RCG-00-02 2004, REGLAMENTO DE EDUCACIÓN. (FUNCIONES DEL CEDE) • SE CREA MEDIANTE O.C Nº 12-SGFT-IX-2005 • MISIÓN: “GESTIONAR LA EDUCACIÓN MILITAR, EDUCACIÓN REGULAR Y LA GENERACIÓN DE DOCTRINA, CON ESTÁNDARES DE CALIDAD Y EXCELENCIA, A FIN DE PREPARAR AL PERSONAL, DE ACUERDO CON LAS NECESIDADES INSTITUCIONALES Y NACIONALES.”
PROBLEMA El CEDE, actualmente consume indiscriminadamente recursos, por la presencia de varias herramientas que no estaban ajustadas a la normativa de la SNAP y que permitían la interpretación del lector, apoyado por la falta de personal capacitado, ha permitido que no se implementen los procesos.
MARCO TEÓRICO • GESTIÓN DE PROCESOS DE NEGOCIO-BPM
MARCO TEÓRICO • BPM CLUB BPM METODOLOGÍA EMPRESARIAL
MARCO TEÓRICO • BPM GARIMELA 2008 PROCESOS OPERACIONALES
MARCO TEÓRICO • BPM METODOLOGÍA
MARCO TEÓRICO • BPMN GARIMELA
MARCO TEÓRICO • BPMN Elementos
MARCO TEÓRICO • BPMS - SOFTWARE QUE SOPORTA BPM
MARCO TEÓRICO • AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS HITPASS, 2012 SELECCIONAR PROCESOS CRÍTICOS
MARCO TEÓRICO • BIZAGI
ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL • VARIAS HERRAMIENTAS
ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL • SISTEMA DOCUMENTAL
ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL • CONTROL INTERNO SOCIALIZAR CONCIENTIZAR
ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL ¿INCUMPLIMIENTO? • DESPERDICIOS: TIEMPO Y $$$$
TRABAJO REALIZADO (Elaborado: Orlando P. Zaldumbide M.)
TRABAJO REALIZADO IMPLEMENTACIÓN (Elaborado: Orlando P. Zaldumbide M.)
RESULTADOS • DOS ESCENARIOS • 1º 1 PLANIFICADOR • 2º 2 PLANIFICADORES
RESULTADOS $ 472,13
PROPUESTA DE MEJORA • IMPLEMENTAR
CONCLUSIONES • MODELAMIENTO • El Ejército hasta la presente fecha no ha adoptado en su totalidad la Norma Técnica de Administración por Procesos • En el Ejército existe una mala conceptualización de lo que es implementar procesos y lo que es cumplir lo que indica el manual de procesos
CONCLUSIONES • DISEÑO BPMN • Se determinó que no existe en el manual de descripción, clasificación, valoración de puestos, cargos y funciones del Ministerio de Defensa Nacional las funciones relacionadas con la educación. • El diseño en una sola herramienta facilitó el entendimiento y ahorro de recursos • Se adaptó los niveles o jerarquía de procesos, ya que de acuerdo a cada software esta varía, en este caso Bizagi reconoce 3 niveles: proceso, subproceso y actividad o tarea
CONCLUSIONES • DISEÑO BPMN • El diseño bajo una herramienta que dispone de menor cantidad de símbolos facilitó la lectura y ayudó a que el lector comprenda lo que quiso diagramar quien ha elaborado el flujo • Un modelador de estas características se los puede considerar como todo en uno ya que permite diagramar, simular, ejecutar y documentar sus procesos, soportando varios formatos y disponible en varios idiomas
CONCLUSIONES • SIMULACIÓN • Se determinó la carga laboral necesaria para el proceso y la más óptima • Existen muchos niveles jerárquicos, lo que vuelve burocrático al proceso, teniendo un documento que pasar por 4 filtros: revisión, supervisión, aprobación y legalización para poder pasar al siguiente proceso o salir de la organización, por tal motivo las funciones de: Comandante y Segundo Comandante se las puede fusionar ya que existen muy pocas actividades que en esas funciones se realizan y no agregan valor al proceso
CONCLUSIONES • SIMULACIÓN • El software que dispone de un diagramador y un simulador, permitió ahorrar tiempo • En las actividades/tareas ejecutadas por el Planificador Académico, se evidencia mediante la simulación un ahorro de $472,13 • El ahorro en tiempo de las 41 horas 55 minutos iniciales pasó a 16 horas 7 minutos, lo que corresponde a un 40% del tiempo y en costos de $ 21.825,64 a $ 8.700,00 aproximadamente que representaría también el 40% de ahorro
RECOMENDACIONES • Realizar los proyectos necesarios para la implementación de los demás procesos en el CEDE, especialmente aquellos críticos que tienen relación directa con el cliente • Realizar las coordinaciones o gestiones con la DDIE para que a nivel Ejército se implementen los procesos en base a lo que indica la SNAP respecto a: diagramas en BPMN, fichas de procesos, niveles y jerarquías de procesos, que permitirá cumplir con la norma legal vigente. • Capacitar al personal que usará el aplicativo • Medir, controlar y mejorar el proceso, para que se lo pueda optimizar • Realizar un solo proyecto